Caso de Estudio

Border States Industries alimenta el crecimiento rápido con ERP

PREGUNTAS DEL CASO DE ESTUDIO

1. ¿Qué factores de administración, organización y tecnología fueron
responsables de los problemas encontrados por Border States Industries al
momento de expandirse? Justifique su respuesta
La falta de alineación existente entre la estrategia, estructura y los diversos
procesos de la organización a través del sistema ERP, es el problema directo
presentado por la empresa Border States Industries [1].
La implementación de un sistema de información ERP, es una actividad que
requiere análisis y planificación acordes con el impacto que busque generar la
organización [2], precisamente se deben considerar las dimensiones
organizacionales desde 4 aspectos como lo son:
 Tecnológico: forma en que la organización utiliza los recursos para vender
sus productos o servicios.
 Político: modo en que la organización es dirigida, son las relaciones
jerárquicas entre los miembros de la organización y la forma en que se toman
las decisiones.
 Económico: dotación de recursos que dispone la organización.
 Social: estructuras conformadas por personas que tienen funciones, roles y
niveles jerárquicos.
BSE busca la expansión y el crecimiento, por ello en 1988, implemento su propio
sistema ERP conocido como Rigel para dar el soporte necesario a sus procesos de
negocio. Pero desde la administración en el foco político de expansión no se
contempló la idea del crecimiento que tendría el negocio, lo que demuestra falta de
planificación organizacional, a nivel tecnológico los encargados de infraestructura
no planearon el crecimiento que tendría la empresa y su integración con los
servicios brindados por el ERP existente, así que no trabajaron en la integración y
actualización de otros servicios tecnológicos adicionales en el ERP implementado,
por lo tanto la compañía tenía crecimiento en puntos de ventas y comercialización,
pero se encontraba soportado con el mismo sistema ERP, de esta forma no se
estaba dotando de recursos tecnológicos a la organización, a través de la inversión
económica en infraestructura tecnológica.
Esto llevó a tener dificultades, para la expansión de la compañía, presentando un
problema desde los 4 factores mencionados, pero con implicación directa en el
factor tecnológico que impedía el crecimiento comercial de la organización.
Problemas presentados desde los aspectos organizacionales:
Falta de planeación eficiente y completa por parte de Border States Industries para
tener claros la dirección, actividades y objetivos a cumplir, junto con las políticas
organizacionales de expansión comercial.
Falta de capacitación tecnológica a los empleados en otros sistemas y ERP, que
permitieran mantener actualizado o integrar nuevas tecnologías a la implementación
de servicios en la organización, también se evidencia falta de conocimiento en otros
sistemas como SAP.
El programa y visión organizacional que tenía BSE no era suficiente para expandirse
y eso afecto la empresa.
La organización pensó en expandir sus líneas de negocio, pero no analizaron que
esa expansión requería servicios adicionales en tecnología, los ERP requieren de
escalabilidad, impacto organizacional, costo de implementación y el impacto
comercial del ERP en la implementación.
El uso tecnológico de un ERP afecta a toda la organización a diferencia de un
proyecto de software tradicional que solo afecta a un área limitada de la
organización [1].
2. ¿Qué tanto transformó la solución del nuevo sistema a la empresa?
Explique su respuesta.
ERP (Enterprise resource plannign) es un sistema que permite a las organizaciones
planificar los recursos y gestión de la información que tienen, está especializado en
estructurar la información, permitiendo satisfacer las necesidades de la gestión de
procesos que tiene la organización [3].
La implementación del ERP tiene un efecto en la consistencia e integridad de la
información, precisamente el nuevo sistema le permitió lograr:
 La reducción de sus costos de procesos y procedimientos.
 El incremento de sus ventas.
 El crecimiento de sus utilidades.
Desde que se implementó el ERP de SAP, la compañía empezó a tener un gran
crecimiento, a través de las ventas que aumentaron un 300 por ciento, se dispararon
las ganancias a más del 500 por ciento, el 60 por ciento de las transacciones de
cuentas por pagar se empezaron a realizar vía electrónica mediante EDI y el
procesamiento de SPA se redujo en un 63 por ciento. También desde el punto de
vista de logística y comercialización se generó una rotación de inventario de más de
cuatro veces al año. En vez de esperar de 15 a 20 días por los estados financieros
mensuales, los resultados están disponibles en menos de un día después de haber
cerrado los libros. Otro aspecto positivo que trajo la solución del nuevo sistema en
la empresa es la reducción en tiempo y procesos manuales de los correos entrantes,
depósitos bancarios y transporte de cheques físicos a las sucursales bancarias, ya
que más del 60% de las facturas se tienen en forma electrónica, lo que reduce el
tamaño y tiempo del personal invertido en este proceso y evita el número de errores
en los procesos de transacción, minimizando el costo de las transacciones ya que
se realizan en forma virtual.
La solución a través de este sistema ERP, ayudo al crecimiento y transformación de
la empresa entorno a las operaciones del negocio, a través de la integración de
módulos para ventas, administración, finanzas, control, administración de personal
y recursos humanos, se permitió la interacción con otros sistemas de distribuidores
y entidades bancarias permitiendo cubrir las necesidades de la empresa y creando
un vínculo más estrecho con proveedores y clientes, de esta forma se mejoró las
ventas, ganancias operacionales y la reducción de costos de la organización.
Precisamente los ERP tienen la opción de automatizar y simplificar los procesos
que se realizan en forma manual, mejorando la competitividad de la empresa, como
se evidencia en el incremento de puntos y productos de venta. Permite integrar las
áreas contables, administrativas y comerciales de la organización, facilitando un
proceso de control y auditoria, demás permite tener funciones integradas a las
actividades de la organización [4] .

3. Si usted hubiera estado a cargo de las implementaciones del ERP de SAP,

¿qué hubiera hecho diferente?
Los ERP son sistemas que permiten integrar las operaciones del negocio a través
de un conjunto de procesos y son la columna vertebral o base principal de este
proceso sobre el departamento contable y administrativo de la empresa. Así que las
empresas que adquieren los ERP deben efectuar la evaluación pertinente, según
las expectativas, costos de inversión inicial y tiempo de implementación del sistema,
incluyendo los beneficios y objetivos que se buscan con este. Después de
seleccionar el ERP más conveniente para la empresa, se debe decidir que módulos
se empezaran a habilitar en el sistema, satisfaciendo las políticas y objetivos de la
organización [5].
Teniendo en cuenta que BSE es una distribuidora mayorista y que esta actividad
debe perfeccionarse con un mayor uso de la tecnología para optimizar sus procesos
y estrechar relaciones con sus socios, primero hubiera hecho una planificación más
adecuada, partiendo de la tecnología implementada y capacidad instalada hasta la
tecnología a implementar son SAP, teniendo presente los costos de inversión y el
tiempo de ejecución, así como realizar la conversión y limpieza de los datos del
sistema heredado.
Se debe tener claridad que para ejecutar la instalación y uso del ERP se
comprometen las acciones y actividades que tiene el negocio, incluyendo los
recursos disponibles de la organización, así que el tiempo de implementación es el
factor crítico a considerar, también debe existir una gerencia de proyectos encarga
de la ejecución durante el tiempo de implementación [6].
Con la planificación y escalamiento del proceso se puede ir evaluando el
comportamiento del sistema frente a las actividades de la organización. Ir
generando una capacitación con cada lanzamiento de las etapas de ERP, esto
permite que los usuarios se acoplen y conozcan el nuevo sistema, además
identificar fallas y problemas para ir solucionando en la etapa de implementación.
Mantener en constante actualización al equipo de trabajo en el ERP y generar
actualizaciones al sistema a medida que la organización tenga necesidades.

Referencias

[1] Grabski, Leech, and Lu, “Risks and Controls in the Implementation of ERP
Systems,” Int. J. Digit. Account. Res., vol. 1, no. 1, pp. 47–68, 2001.
[2] S. C. Riascos-Erazo and H. Arias-Cardona, “Análisis del impacto
organizacional en el proceso de implementación de los Sistemas de
Información ERP-Caso de Estudio* Analysis of organizational impact on the
process of implementation of ERP Information Systems-Case Study,” vol. 12,
no. 1, 2016.
[3] R. Prat Serena, L. Muñiz. "La implantaciòn de sistemas tipo ERP: Su efecto
sobre la organización y los recursos humanos,” no. 150, pp. 32-45, 2003
[4] A, Benvenuto, “Implementación De Sistemas ERP Su Impacto En La Gestión
De La Empresa E Integración Con Otras TIC,” vol. 14, pp. 33-47,2006. Dialnet.
[5] “Portal de Revistas Ulima | Interfases núm. 004 (2011) Riesgos y controles en
los proyectos de implementación de ERP.” [Online]. Available:
http://revistas.ulima.edu.pe/index.php/Interfases/article/view/155/106.
[Accessed: 07-Nov-2019].
[6] M. Maldonado, “El impacto de los factores críticos de éxito en la
implementación de sistemas integrados de ERP,” Journal of Economics,
Finance and Administrative Science, vol. 13, núm. 25, diciembre, 2008, pp.
77- 118