Actividad 4 Auditoria Interna

AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD
DESARROLLO DE ACTIVIDAD 3
TALLER N° 3
A. Memorador de citación auditoria
Bogotá, Cundinamarca, 10 abril 2020
Señor Director
MARIO PÁNDULFO MARTIN NEITA
Director Cárcel y Penitenciaria Para Miembros de la Fuerza Publica
CRA. 46 N. 20B-99 –Batallón de Ingenieros N° 4 “General Pedro Nel Ospina”
Bello, Antioquia
Asunto: Auditoria inventarios-activos fijos
Respetuosamente me permito Informar al señor Director Cárcel y Penitenciaria Para

Miembros de la Fuerza Pública ubicada en el municipio de Bello, Antioquia que el equipo
auditor de la Dirección de Centros de Reclusión Militar del Ejército Nacional se iniciara
desplazamiento vía aérea el día Domingo 03 de mayo del año en curso con el fin de
iniciar proceso de auditoría interna al proceso de inventarios y activos fijos en general de
su cárcel, con el objetivo de verificar, analizar y efectuar una evaluación documental
pertinente a este proceso y determinar la gestión de su direccionamiento.
El equipo auditor está compuesto por los siguientes funcionarios así:
Cedula
Nombres y Apellidos Cargo
Ciudadanía
July Alexandra Neita 1026053113 Especialista Auditorías Internas
Carlos Antonio Guimarães 14567098 Especialista sistema SAP
Carlos Alberto Benavides 14138557 Jefe de Calidad
Miriam Facundina Piñeros 1023456 Controlador
Coordinaciones con el líder auditor Carlos Alberto Benavides Olarte Cel.3114550789
Agradezco de antemano la atención prestada en espera de una pronta solución a este

problema de trámite administrativo.
Coronel. ROBERTO CARLOS ZAFRA CARMIÑO

Director Centros de Reclusión Militar del Ejército Nacional
ACTA DE APERTURA VERSIÓN: 1.0
DE AUDITORIA CODIGO: 65987654
EJERCITO NACIONAL
INTERNA PROCESO EDICIÓN: Marzo 2019
MEJORA CONTINUA
Lugar y Fecha: Hora:

08:00 Am
Batallón de Ingenieros N° 4 Ospina
Instalaciones Cárcel y penitenciaria

de Alta y Media Seguridad Para
Miembros de la Fuera Publica
Lunes 04 de mayo de 2020
Proceso a Auditar: Manejo de Activos fijos fiscales de la cárcel
Objetivo de la Auditoria:
verificar y auditar todos los procesos relacionados con los Activos Fijos que
tienen a cargo la cárcel y penitenciaria de alta y media seguridad para miembros
de la fuerza pública del Ejército Nacional en el municipio de Bello, Antioquia,
alineados con las políticas del sistema integrado de gestión.
Criterios de la Auditoria:
• Constitución política
• Directiva Estructural de Planeamiento logístico del Ejercito Nacional
• Directiva de Planeamiento logístico 2019
• Manual de Bienes y Servicios 2018
• Manual de procedimientos administrativos y financieros para el manejo
de bienes del Ministerio de Defensa.
• Circular N° 008/2019 plaquetizacíon de Bienes
• Circular No. 006/2015 Actualización Circular n°616346/2010 Jefe
Bienes en Servicio (propiedad planta y equipo) perfil, funciones y
responsabilidades (Numeral 7.2)
• Manuales
• Escalafón de cargos EJC
•
Fecha de cierre de auditoria: miércoles 06 de mayo de 2020
ORDEN DEL DIA

1. Reunión de Apertura
2. Presentación del equipo auditor (Oficiales-Suboficiales-civiles)
3. Ejecución de la Auditoria
4. Presentación de no conformidades
GRUPO AUDITOR
Nombres y Cedula
Cargo Firma
Apellidos Ciudadanía
Especialista
July Alexandra
1026053113 Auditorías
Neita
Internas
Carlos Antonio Especialista

14567098
Guimarães sistema SAP
Carlos Alberto
14138557 Jefe de Calidad
Benavides
Miriam
Facundina 1023456 Controlador
Piñeros
ASISTENTES
N° Nombres y Apellidos Cargo Firma
1 Mario Pándulfo Martin Neita Director Cárcel
Cristóbulo Pármenio Piñeros

2 Subdirector
Molano
Arístides Narcicio Castro Jefe Área

3
González Logística
Jefe Inventarios
4 Rómulo Diego Bermeo Ayala
Plata y equipo
OBSERVACIONES
- Tener en todos los soportes en medio físico y magnético.
- Las no conformidades que se solucionen y presenten los debidos soportes antes del
término de la auditoria se darán por solucionados.
MARIO PÁNDULFO MARTIN NEITA

FIRMA RESPONSABLE DEL PROCESO
CARLOS BENAVIDES
FIRMA AUDITOR LIDER
B. Revisión documental durante la realización de la auditoría.
N° Documento revisado Observaciones del documento

Acto administrativo de
01 Elaborada vigencia 2020
nombramiento cargo
02 Acta entrega del cargo Última actualización año 2019
03 Plan de trabajo anual Elaborada vigencia 2020
Cronograma de revistas vigencia
2020
Acta asignación de activos a
Jefes de área de la cárcel
Actas asignación individual a
cada funcionario
Actas de revista selectiva de
07 No se están llevando a cabo
activos
08 Informe Elaborada vigencia 2020
09 Actas de revista mensual Elaborada vigencia 2020
10 Actas trimestral de actualización Elaborada vigencia 2020
11 Actas reintegros No se está llevando a cabo
No se han efectuado reintegros en el
12 Actas baja material
último año
13 Actas alta material Elaborada vigencia 2020
Certificación procesos
14 No se está llevando a cabo
administrativos
15 Solicitudes Elaborada vigencia 2020
C. Comunicación durante desarrollo de la auditoría.
La forma de comunicación que se llevara a cabo en el desarrollo de la auditoria es la

entrevista al funcionario responsable directo del proceso
Le se solicitará a medida que avance la auditoria los debidos soportes documentales

según la lista de verificación en cada caso.
D. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
Descripción
Soporte observación y/o
CALIFICACIÓ
documental y/o hallazgo
N
evidencia (Condición, criterio,
Norma de referencia y/o Aspectos a verificar causa y efecto)
No. S
criterio de verificación (Actividades)
D IN N N
91-100
60-74
75-90
< 60
JEFE DE BIENES EN SERVICIO
BASPC Y UT
FUNCIONES ESPECIFICAS
Circular No. 006/2015
Actualización Circular
n°616346/2010 Jefe Bienes en Verificar que este nombrado en la
1
Servicio (propiedad planta y orden del día como un único cargo
equipo) perfil, funciones y
responsabilidades(Numeral 7.2)
Manual de procedimientos
administrativos para el manejo
de bienes del Ministerio de
Defensa Nacional vigencia año
2018 (2.5 Funciones del Elaborar el plan de trabajo y su
responsable de los bienes en respectivo cronograma,
servicio y bienes con control contemplando todas las
2 administrativo) actividades que va a realizar en el
Circular No. 006/2015 año, esto con el propósito de
Actualización Circular controlar los inventarios de los
n°616346/2010 Jefe Bienes en diferentes Centros de Costos
Servicio (propiedad planta y
responsabilidades (Numeral 7.2,
literal 1 - 20)
2018 (2.5 Funciones del
responsable de los bienes en
servicio y bienes con control Llevar control de los bienes que
3 administrativo) están en servicio por
Circular No. 006/2015 dependencias.
n°616346/2010 Jefe Bienes en
literal 3)
2018 (2.5 Funciones del Mantener actualizada la base de
responsable de los bienes en datos de bienes por centros de
servicio y bienes con control costos y usuarios en el sistema
4 administrativo) SAP. Mantener actualizado el
Circular No. 006/2015 inventario por dependencias
Actualización Circular debidamente firmado por los
n°616346/2010 Jefe Bienes en funcionarios responsables.
literal 4 - 9)
responsable de los bienes en Practicar pruebas selectivas y
servicio y bienes con control confrontarlas con la base de datos
5 administrativo) del SAP garantizando la
Circular No. 006/2015 coherencia entre los bienes físicos
Actualización Circular y la información en el sistema.
literal 5)
de bienes del Ministerio de Verificar las existencias físicas y
Defensa Nacional vigencia año realizar el cruce con el estado de
2018 (2.5 Funciones del Propiedad Planta y equipo en
responsable de los bienes en servicio y con los almacenes
servicio y bienes con control respectivos a través de la
6 administrativo) plataforma SAP. Coordinar con los
Circular No. 006/2015 almacenistas, jefes de
Actualización Circular dependencias y usuarios finales
n°616346/2010 Jefe Bienes en de los bienes se reflejen todos los
Servicio (propiedad planta y movimientos en el respectivo
equipo) perfil, funciones y boletín.
literal 6 - 18)
Elaborar los inventarios de bienes
en servicio en forma semestral
servicio y bienes con control
(toma física) y actualizarlo con las
7 administrativo)
novedades presentadas e
informar por escrito al ejecutivo las
novedades detectadas.
literal 7 - 8 - 19)
de bienes del Ministerio de Hacer conciliación semestral con
Defensa Nacional vigencia año el área de Contabilidad,
2018 (2.5 Funciones del verificando existencias físicas
responsable de los bienes en contra registros
servicio y bienes con control contables, de acuerdo con el
8 administrativo). informe de bienes en servicio,
Circular No. 006/2015 certificando que están acordes
Actualización Circular con los registros
n°616346/2010 Jefe Bienes en contables, en caso de diferencia
Servicio (propiedad planta y se debe especificar los faltantes o
equipo) perfil, funciones y sobrantes.
literal 10)
En coordinación con los
almacenistas elabora y rinde el
servicio y bienes con control
estado de Propiedad planta y
9 administrativo).
equipo en servicio consolidado del
mes de acuerdo a los formatos
preestablecidos
literal 11)
Depura constantemente los
bienes en servicio es decir los que
2018 (5.10.2.1 Registros
están obsoletos dañados y realizar
individuales).
el reintegro a los mismos con la
10 Circular No. 006/2015
documentación soporte, para que
el almacenista tramita su baja,
destrucción, incineración según
corresponda.
literal 12)

Servicio (propiedad planta y Verificar permanentemente que se
equipo) perfil, funciones y reintegre en forma oportuna los
responsabilidades (Numeral 7.2, bienes inservibles por deterioro,
11 literal 13) obsolescencia o por cambio de
Manual de procedimientos tecnología, siguiendo los
administrativos para el manejo procedimientos establecidos en el
de bienes del Ministerio de manual de bienes.
2018 (4.1.2.7 Reintegro de
bienes).
2018 (5.8 Sistema de verificar que todos los bienes en
identificación de bienes). servicio estén plaqueteados con
12 Circular No. 006/2015 las etiquetas de código de barras
Actualización Circular establecidas por el SAP -SILOG
n°616346/2010 Jefe Bienes en MDN.
literal 14)
Verificar que los jefes de
dependencia hayan asignado a los
2018 (5.9 hoja de vida).
funcionarios subalternos los
13 bienes entregados para el
desempeño de sus funciones con
la respectiva acta de asignación
individual.
literal 14)
Verificar que los equipos a los
cuales es necesario realizarles el
mantenimiento frecuente cuenten
2018 (5.9 Entrega de bienes a
con la hoja de vida actualizada en
funcionarios).
donde se registre el
14 Circular No. 006/2015
mantenimiento preventivo y
correctivo realizado, repuestos
utilizados, funcionario que efectuó
el mantenimiento, firma que
recibió a satisfacción.
literal 17)
Verificar que los bienes donados
Circular No. 006/2015 (DIAN), sean incorporados total y
Actualización Circular oportuna con sus respectivos
Nro.616346/2010 Jefe Bienes en soportes (Resolución de
15 Servicio (propiedad planta y Donación, acta de donación) y que
equipo) perfil, funciones y los registros contables
responsabilidades (Numeral 7.2, correspondan a los establecidos
literal 22) para tal fin en las directivas y
circulares.
Circular No. 006/2015 Verificar que los bienes

Actualización Circular devolutivos recibidos en donación
Nro.616346/2010 Jefe Bienes en de personas jurídicas y naturales
16 Servicio (propiedad planta y dada de alta por el almacenista de
equipo) perfil, funciones y la unidad cumplan lo establecido
responsabilidades (Numeral 7.2, con la Resolución de la delegación
literal 23 - 24) de resolución del gasto del MDN

Actualización Circular Verificar que los bienes inmuebles
Nro.616346/2010 Jefe Bienes en arrendados cuenten con los
17 Servicio (propiedad planta y contratos de arrendamiento y
equipo) perfil, funciones y cumplan con el principio de
responsabilidades (Numeral 7.2, anualidad.
literal 25)

Nro.616346/2010 Jefe Bienes en
Realizar cruce permanente con el
área técnica de comercio exterior
de los bienes donados por Plan
18 responsabilidades (Numeral 7.2,
Colombia y que estén registrados
Literal 26 -27)
en el sistema SAP-SILOG con el
Directiva permanente 01096 del
indicador L
2016 Procedimiento de Control
de Inventarios (Numeral 12,
literal C).

Nro.616346/2010 Jefe Bienes en Verificar que los bienes muebles e
19 Servicio (propiedad planta y inmuebles provenientes de
equipo) perfil, funciones y convenios se hayan dado de alta
Literal 28 )
En coordinación con el contador
Verificar que las
responsabilidades por perdida o
2018 (5.10.2.1 Registros
daño estén reconocidas. El Jefe
individuales). Directiva
de bienes en servicio, debe
permanente 01096 del 2016
mantener actualizado el registro
Procedimiento de Control de
20 de los bienes en servicio,
Inventarios (Numeral 12, B).
conforme a las salidas de almacén
reportadas por el almacenista y los
informes por daños o pérdidas que
afecten la responsabilidad del
funcionario por los bienes a su
cargo.
Literal 29 )
de bienes del Ministerio de Verificar que los bienes en
Defensa Nacional vigencia año comodato cumplan con todos los
2018 (4.1.2.5 Bienes recibidos requisitos legales establecidos en
en comodato). los contratos ( seguros, tiempo de
21 Circular No. 006/2015 tenencia, mantenimientos,
Actualización Circular partidas fijas, condiciones de
Nro.616346/2010 Jefe Bienes en reintegros entre otros en
Servicio (propiedad planta y coordinación con el auxiliar de
equipo) perfil, funciones y bienes.
Literal 34-35 )
Verificar que los batallones de
ingenieros que desarrollen o
adelanten proyectos del plan de
consolidación hayan tramitado la
22 Servicio (propiedad planta y
documentación correspondiente a
los almacenistas y se hayan dado
de alta y se encuentren en
Literal 36 )
servicio.
Circular No. 006/2015 Realizar cruce de los inventarios
Actualización Circular del Comando de ingenieros
Nro.616346/2010 Jefe Bienes en coincidan con los inventarios de la
Servicio (propiedad planta y oficina de Finca Raíz. Verificar que
equipo) perfil, funciones y no hayan bienes pendientes por
23
responsabilidades (Numeral 7.2, trámites administrativos, terrenos
Literal 37) invadidos, embargos judiciales y
Directiva permanente 01096 del de ser así informar la situación
2016 Procedimiento de Control actual y su correspondiente plan
de Inventarios (Numeral 12, E). de mejora.
2018 (5.10.2 Cambio de
funcionarios a las Realiza los paz y salvos a los
dependencias). funcionarios que salen de la
24
Circular No. 006/2015 unidad, por bajas o traslados de
Actualización Circular los bienes que figuran a su cargo
Literal C )
E. Generación de Hallazgos del Auditor
Fecha: Fecha: 04/08/2015 Auditor(es): Auditores Internos

Proceso auditado: Control de Calidad Auditado(s): Area de Calidad
N N
Evidencia de Criterios de la
N° Hallazgos de la auditoría C C C
auditoría auditoría M m
Manual de
procedimientos
administrativos y Se evidencia que no se están
Revistas
1 financieros para el llevando a cabo las revistas X
selectivas
manejo de bienes selectivas
del Ministerio de
Defensa.
Se evidencia qu ele
Nombramiento
funcionario no ha sido
del cargo Escalafón de cargos
2 nombrado mediante acto X
mediante acto EJC
administrativo (orden
administrativo
semanal) de la cárcel
Manual de Se evidencia que se realizó
procedimientos reintegro de 10
administrativos y computadores marca DELL
Actas de
3 financieros para el ref. Super rax a almacen de X
reintegro
manejo de bienes comunicaciones de la unidad
del Ministerio de centralizadora pero no se
Defensa. elaboró el acta
Manual de Se evidencia que no se están
procedimientos elaborando las
Certificaciones administrativos y certificaciones mensuales en
04 procesos financieros para el donde se da fe que en la X
administrativos manejo de bienes cárcel no se adelantan
del Ministerio de investigaciones por perdida o
Defensa. daño de activos fijos
Se pudo establecer que el
Manual de suboficial de inventarios y
procedimientos activos fijos realizo la
Acta asignación
administrativos y entrega de activos al jefe de
de activos a
05 financieros para el área responsable, pero este X
Jefes de área de
manejo de bienes salió a vacaciones y no
la cárcel
del Ministerio de elaboro el acta de entrega de
Defensa. los activos a quien lo
reemplaza
Las actas están elaboradas
con vigencia 2020 pero se
Manual de
puede evidenciar que el jefe
procedimientos
del área recibió el cargo en el
Actas asignación administrativos y
mes de abril del año en curso
06 individual a cada financieros para el X
y no ha efectuado las actas
funcionario manejo de bienes
de asignación individual
del Ministerio de
entregando a cada uno de
Defensa.
los funcionarios que están
bajo su cargo
Se pudo evidenciar que se
realizó revista selectiva el día
23 de marzo por parte del
señor SS. MATEUS URIBE
Manual de
CRISTIAN el cual refleja en
procedimientos
su informe que todos los
administrativos y
Revistas activos están sin novedad,
07 financieros para el X
Selectivas pero en ese entonces existía
manejo de bienes
un pc portátil marca HP-
del Ministerio de
PAVILLION N° de inventario
Defensa.
8000000000000234556
activo fijo N° 16800456789 el
cual se encontraba fuera de
servicio y no fue reportado.
F. Conclusiones de Auditoria.
 Se deben hacer las revistas selectivas.

 Se debe hacer el nombramiento del cargo del funcionario.
 Se deben elaborar las actas de reintegro de los activos fijos entregados al
almacén.
 Se deben hacer Certificaciones procesos administrativos.
 Los funcionarios que salgan por periodo mayor de 30 días deben elaborar las
actas de entrega al funcionario que quede en su reemplazo.
 Se deben elaborar las actas asignación individual a cada funcionario.
 Se debe reflejar las observaciones que se encuentren en las diferentes revistas
selectivas en el informe final.
 Se destaca la excelente disposición del funcionario por presentar la auditoria y
por mejorar el proceso.
G. Realización de reunión de cierre, se anexa planilla de asistencia reunión firmada

por asistentes.
H. Conclusiones
Durante la elaboración de esta actividad consolidé conocimientos y aclaré

algunas dudas que existían.
Mediante el desarrollo de esta actividad pude establecer la forma en que se lleva

toda la consecución y desarrollo de la auditoria.
Pude organizar de forma satisfactoria mis conocimientos en cuanto al desarrollo

de las auditorias.

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AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

A. Memorador de citación auditoria

Bogotá, Cundinamarca, 10 abril 2020

Respetuosamente me permito Informar al señor Director Cárcel y Penitenciaria Para

El equipo auditor está compuesto por los siguientes funcionarios así:

Coordinaciones con el líder auditor Carlos Alberto Benavides Olarte Cel.3114550789

Agradezco de antemano la atención prestada en espera de una pronta solución a este

Coronel. ROBERTO CARLOS ZAFRA CARMIÑO

Lugar y Fecha: Hora:

Instalaciones Cárcel y penitenciaria

Lunes 04 de mayo de 2020

Proceso a Auditar: Manejo de Activos fijos fiscales de la cárcel

Fecha de cierre de auditoria: miércoles 06 de mayo de 2020

ORDEN DEL DIA

Carlos Antonio Especialista

1 Mario Pándulfo Martin Neita Director Cárcel

Cristóbulo Pármenio Piñeros

Arístides Narcicio Castro Jefe Área

MARIO PÁNDULFO MARTIN NEITA

N° Documento revisado Observaciones del documento

C. Comunicación durante desarrollo de la auditoría.

La forma de comunicación que se llevara a cabo en el desarrollo de la auditoria es la

Le se solicitará a medida que avance la auditoria los debidos soportes documentales

Circular No. 006/2015

Circular No. 006/2015 Verificar que los bienes

Circular No. 006/2015

Circular No. 006/2015

Circular No. 006/2015

E. Generación de Hallazgos del Auditor

Fecha: Fecha: 04/08/2015 Auditor(es): Auditores Internos

 Se deben hacer las revistas selectivas.

G. Realización de reunión de cierre, se anexa planilla de asistencia reunión firmada

Durante la elaboración de esta actividad consolidé conocimientos y aclaré

Mediante el desarrollo de esta actividad pude establecer la forma en que se lleva

Pude organizar de forma satisfactoria mis conocimientos en cuanto al desarrollo

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