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1. Desorganización personal.

Si no te organizas, perderás infinidad


de tiempo decidiendo qué es lo siguiente que vas a hacer y
cómo. Organízate con eficacia (siempre recomiendo GTD como
método de organización personal, pero cualquier sistema que te
permita gestionarte es perfectamente válido). Dedica todos los
días un pequeño rato a organizar tus cosas y ganarás mucho
tiempo después. Planifica, agrupa tareas parecidas dentro de un
mismo contexto y prepara un plan diario de acción.
2. Objetivos confusos. Si no tienes claros tus objetivos, no podrás
definir el trabajo a realizar ni planificarlo adecuadamente. Además,
las prioridades cambiarán constantemente y generarán conflictos.
Define claramente tus objetivos a corto, medio y largo plazo, y
hazlo periódicamente. Separa lo importante de lo urgente.
3. No tomar decisiones. Esperar a tener toda la información
necesaria para tomar una decisión puede provocar una crisis o que
desperdicies una oportunidad. Toma las decisiones cuanto antes;
en ocasiones será más eficiente decidir sin suficiente información.
Las indefiniciones sólo generan más confusión.
4. No saber decir NO. Aceptar peticiones que no te aportan nada te
hará perder muchísimo tiempo. Aquí tienes ayuda al
respecto: Razones y Consejos para Decir NO.
5. Incapacidad de delegar. Si no delegas adecuadamente, terminarás
haciendo cosas que otros pueden hacer mejor, más rápidamente y
con menor coste. Y ese es un grave error.
6. Falta de concentración. Evidentemente, el trabajo excesivo, la
fatiga, el estrés y otros factores pueden pasar factura. Aquí
tienes 15 Consejos para Mantener la Motivación y la
concentración.
7. Mala comunicación. Cuando aceptes un trabajo o delegues una
tarea, debe haber una comunicación clara. Transmite las
necesidades con claridad y asegúrate de que el mensaje ha
llegado correctamente. Escucha con atención. Si se hace mal el
trabajo, habrá que modificarlo o rehacerlo, y eso supondrá romper
tu actual planificación y entrar en estado de emergencia.
8. Aplazar tareas. Si, de forma habitual, dejas para otro momento las
tareas que menos te gustan, éstas terminarán volviendo con un
efecto destructivo sobre tu organización personal (provocando el
ya mencionado estado de emergencia). Hazlas cuanto antes y
evitarás el estrés y la culpabilidad que se genera al aplazarlas.
9. Interrupciones. Además del tiempo que te quita una interrupción
en sí misma, se necesitan una media de 15 minutos para
recuperar la concentración perdida. Si tienes visitas inesperadas,
pide disculpas e intenta posponerlas a un momento más
adecuado. Corta de forma educada y firme a
los pesados habituales de tu empresa (siempre los hay).
Igualmente, con cortesía, corta las conversaciones teléfonicas
innecesarias. Desconecta el móvil en los momentos que necesites
máxima concentración.
10. Correo, redes sociales y mensajería instantánea. Pueden ser
otra clase de interrupciones. Si los tienes abiertos, recibirás
notificaciones, irás a verlas y querrás contestar. Ciérralo todo y
planifica de 2 a 4 momentos al día en los que entrar, vaciar la
bandeja de entrada y dejar todo en orden. Elimina los correos que
no necesites.
11. Reuniones. Suelen hacer perder mucho tiempo, con el
agravante de que afectan a mucha gente. Si 8 personas pierden
30 minutos en una reunión, son 4 horas de trabajo perdidas. En
primer lugar, siempre hay que evaluar la necesidad de la reunión y
convocar sólo a las personas implicadas. Se deben preparar
correctamente de antemano, definiendo los temas a tratar y
estableciendo un tiempo máximo. Aquí tienes una serie de buenas
prácticas para realizar reuniones efectivas.
12. Crisis o estados de emergencia. Son la locura. Todo se va al
garete. La mayoría de ellas son consecuencia de algo que se hizo
mal o no se hizo. Hay que prevenirlas en la medida de los posible.
¿Cómo? Definiendo claramente objetivos y tareas, organizando,
planificando, tomando decisiones, comunicando con claridad,
diciendo NO a lo innecesario, delegando correctamente,
eliminando interrupciones… no permitiendo que te roben tu
tiempo.
 
Francisco Sáez
@franciscojsaez

Francisco es el fundador y CEO de FacileThings. Es también un Ingeniero


en Informática al que le apasiona la productividad personal y la filosofía
GTD como medios para lograr una vida mejor.

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https://prezi.com/cudocrup_tu-/matriz-de-administracion-del-tiempo/

https://facilethings.com/blog/es/thieves

1. Utiliza la Regla de los Dos Minutos. La Regla de los Dos Minutos tiene su


origen en GTD y dice que si estás planificando una acción que se puede
hacer en menos de dos minutos, no la planifiques; hazla. Puedes
extender ese tiempo a 5 ó 10 minutos. Si haces de esta regla un hábito,
habrá una multitud de tareas que no vas a tener la oportunidad de
posponer.
2. Da un pequeño primer paso. Si temes a una tarea por el motivo que sea,
plantéate trabajar solo 5 minutos y dejarlo. Cuando empiezas a trabajar
el miedo se desvanece y coges inercia para continuar y terminar el
trabajo. Al dar el primer paso vences esa resistencia y empiezas a ver de
otra manera cosas que antes te parecían imposibles. Deja de pensar y
hazlo.
3. Las rutinas ayudan. Si conviertes la tareas repetitivas y aburridas en
rutinas, terminarás haciéndolas sin apenas esfuerzo. Las rutinas son
hábitos o costumbres que haces de forma casi inconsciente y simplifican
tu vida.
4. Toma decisiones. Muchas veces vas aplazando una tarea
inconscientemente, simplemente porque no te paras a pensar en ella.
Dedica un par de minutos para aclarar qué significa realmente esa tarea
y toma una decisión al respecto. Puede que decidas demorarla de una
manera racional, en cuyo caso no estás procrastinando y no te sentirás
mal por ello.
5. Haz un seguimiento de tu tiempo. Anota en algún sitio qué tareas
realizas cada día y cuanto tiempo has dedicado a cada una. Al anotar tu
tiempo creas un compromiso interno que te hace ser más responsable
con respecto a cómo lo utilizas.
6. Aprende a decir no. Apuesto a que muchas de las tareas que pospones
son compromisos que te has buscado por no saber decir que no.

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7. No tengas miedo a abandonar. Puede que no sea el momento de hacer


algo. A veces creemos que tenemos que hacer algo simplemente porque
lo hemos empezado. Si el tiempo hace que ese proyecto ya no tenga
tanto sentido o no sea lo suficientemente importante, simplemente
déjalo y haz otras cosas. Esperar no significa procrastinar.
8. Gestiona tu energía, no tu tiempo. Es importante que trabajes en tus
mejores momentos. Si estás agotado o de mal humor, tus probabilidades
de procrastinar aumentan considerablemente. Para tener una mejor
actitud, descansa lo suficiente, controla tu nutrición y haz ejercicio.
9. Utiliza la estrategia de Seinfeld. Jerry Seinfeld, actor y cómico, utiliza esa
estrategia para no dejar de escribir chistes cada día. Si tienes que hacer
una tarea todos los días, coge un calendario y marca con una X cada día
que lo haces. El objetivo es no romper la cadena de equis en el
calendario.
10.Divide el trabajo en tareas pequeñas y concretas. Un proyecto grande y
complejo puede resultar abrumador. Al dividirlo en pequeñas tareas
consigues ver claro el camino y la resistencia a enfrentarte a él
disminuye.
11.Establece una recompensa para cuando termines esa tarea que se
resiste. Motívate pensando en lo que harás después de hacerla—algo
que realmente te apetezca, te relaje y no suponga ningún esfuerzo.
Define tus propios incentivos.
12.Haz que sea divertido. Si se trata de una tarea aburrida, busca maneras
de hacerla divertida. Juegos, estrategia Seinfield, técnica Pomodoro,
recompensas en cada avance, etc.
13.Hazlo público. Si se trata de un reto importante, hazlo público. Habla de
ello con tu familia y con tus amigos, públicalo en tus redes sociales, en
tu blog… Te sentirás responsable y comprometido, y te costará aplazar
el trabajo.
14.Utiliza las palabras adecuadas. Expresa las acciones de forma clara,
concisa y motivadora. Las palabras importan cuando te enfrentas a una
nueva tarea.
15.Utiliza una lista de tareas corta. Un lista larga puede arruinar tu
sensación de control y convertirse en una fuente de estrés y
frustración. Cuanto más corta sea tu lista de próximas acciones, más
fácil te resultará estar focalizado en lo que de verdad tienes que hacer.
16.Utiliza herramientas que te gusten. No quieras hacerlo todo con una hoja
de papel y un lápiz. Utilizar cosas atractivas puede ayudarte a empezar
con más ganas una determinada tarea.
17.Revisa regularmente tus objetivos. Si una tarea es complicada, incierta o
aburrida, pero es importante para lograr un objetivo, tener siempre
presente esa meta debería ayudarte a no procrastinar.
18.Trabaja tus hábitos. Si te conoces a ti mismo y averiguas por qué
aplazas constantemente cierto tipo de tareas, podrás cambiar tus
hábitos y encaminarlos hacia una menor procrastinación y una mayor
productividad.
19.Evita las distracciones. Cuantas más tentaciones tengas para hacer otra
cosa en vez de lo que tienes que hacer, más fácil será procrastinar.
Mantén el móvil, las notificaciones y el acceso a internet desconectados
cuando te dispongas a afrontar tareas complicadas.
20.¿Tienes un sistema? Si tienes un sistema de productividad personal
como GTD, será más fácil que tengas claro qué tienes que hacer y por
qué no debes aplazarlo.

¿Se te ocurren más ideas? Si hay algo más que te ayude a no


procrastinar, déjanos un comentario.
 
Francisco Sáez
@franciscojsaez

Francisco es el fundador y CEO de FacileThings. Es también un Ingeniero


en Informática al que le apasiona la productividad personal y la filosofía
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