MANEJO DE REPUESTOS EN HELPPEOPLE

Para el manejo de los repuestos, se cargó en HelpPeople el Kardex inicial de la existencia de los
repuestos en el almacén, el cual contiene el código de elemento, código de la parte, nombre del
elemento, valor unitario, existencia, fecha de creación (del registro en el Kardex) y fecha de
actualización (última fecha en que se actualizó el elemento por algún movimiento).

Diariamente, le llegará al(a) Administrador(a) de Repuestos un reporte automáticamente con el

Kardex actualizado a la fecha para que tenga conocimiento de la existencia actual de los repuestos
en el Almacén.

Creación de Nuevos Registros de Repuestos en HelpPeople

Para la creación de un nuevo registro en HelpPeople, se debe enviar al Administrador de la

Herramienta un archivo en Excel con la siguiente información:

Código del elemento: código único que identificará al repuesto en la herramienta

Código de parte: código de la parte de elemento

Nombre del elemento: descripción de elemento

Valor unitario: valor de adquisición del elemento (este es un valor referencial)

Cantidad: cantidad a cargar del mismo elemento

Esta información será cargada por el Administrador de la Herramienta directamente a la base de

datos.

Actualización de Registros de Repuestos en HelpPeople

Para mantener actualizado el Kardex de Repuestos en HelpPeople se puede hacer de dos maneras:

1. A través de las solicitudes de servicio

2. A través de novedades de inventario

1. A través de solicitudes de servicio

A través de las solicitudes de servicio (incidentes o requerimientos), el técnico de soporte en

sitio diagnostica la necesidad de un repuesto y escala la solicitud al Administrador de
Repuestos. Para asignar un repuesto a una solicitud de servicio se deben realizar los siguientes
pasos:

 Realizar la consulta de la solicitud a la cual se le va a asignar el repuesto

 Abrir la solicitud consultada y ubicar la orden de trabajo que se encuentre abierta

 Abrir la orden de trabajo que se encuentre abierta

 Sobre la orden de trabajo se debe registrar un avance con la siguiente información:
o Fecha Inicio: Fecha en la que inicia el registro del avance
o Fecha Fin: Fecha en la que finaliza el registro del avance (debe ser mayor a la
fecha de inicio
o Porcentaje de avance: Se debe especificar el porcentaje del avance, el cual debe
ser inferior al 100%. Tenga en cuenta que es posible registrar varios avances para
la misma orden de trabajo
o Solución: Describa detalladamente el repuesto que va a asociar a la solicitud
indicando la cantidad
o Datos opcionales: Aquí debe diligenciar el código del elemento (repuesto) seguido
de un asterisco (*) y posteriormente digite la cantidad de unidades del repuesto
que va a asociar a la solicitud:
115007000096*1

o Posteriormente haga clic en el botón “Guardar” ( ) para salvar los cambios del
avance realizado.
o Si requiere asociar mas repuestos a la misma solicitud, repita estos pasos las veces
que sea necesario

 Esta acción actualizará el elemento en el Kardex de Repuestos restando la cantidad

indicada e insertará un registro (histórico) sobre la acción realizada.
2. A través de novedades de inventario

Periódicamente se deben hacer inventarios físicos de los repuestos en el almacén para

comprobar que las existencias físicas son iguales a las existencias del sistema. De esta manera,
se podrán identificar las diferencias entre lo físico y lo reportado por el sistema. De acuerdo
con la autorización del Líder del Parque Computacional del ICBF, se debe solicitar a la mesa de
servicio un caso con la actualización de los artículos (repuestos) en donde se encuentre
diferencia, esta diferencia puede ser positiva o negativa.

La solicitud requerida a la Mesa de Servicio se puede hacer a través de un correo electrónico o

a través del Portal de Autoservicio.

Si se hace a través de un correo electrónico a la mesa de servicio, la clasificación de este tipo

de solicitudes es la siguiente:

Área de servicio: Hardware Usuario Final

Servicio: Parque Computacional
Categoría: Inventario Repuestos
Actividad: Modificar repuesto

Si se hace a través del Portal de Autoservicio, debe escoger la siguiente clasificación:

Recursos Tecnológicos  Inventario Repuestos  Modificar

Una vez generada la solicitud de servicio (tipo Requerimiento) asignada al grupo UT GESTION
REPUESTOS, se deben realizar los siguientes pasos para actualizar el inventario:

 Realizar la consulta de la solicitud asignada al administrador de repuestos:

 Abrir la solicitud consultada y ubicar la orden de trabajo que se encuentre abierta

 Abrir la orden de trabajo que se encuentre abierta
 Sobre la orden de trabajo se debe registrar un avance con la siguiente información:
o Fecha Inicio: Fecha en la que inicia el registro del avance
o Fecha Fin: Fecha en la que finaliza el registro del avance (debe ser mayor a la
fecha de inicio
o Porcentaje de avance: Se debe especificar el porcentaje del avance, el cual debe
ser inferior al 100%. Tenga en cuenta que es posible registrar varios avances para
la misma orden de trabajo
o Solución: Describa detalladamente el repuesto que va a actualizar a la solicitud
indicando la cantidad
o Datos opcionales: Aquí debe diligenciar el código del elemento (repuesto) seguido
de un asterisco (*) y posteriormente digite la cantidad de unidades del repuesto
que va a asociar a la solicitud:
115007000096*1

o Posteriormente haga clic en el botón “Guardar” ( ) para salvar los cambios del
avance realizado.
o Si requiere actualizar más repuestos a la misma solicitud, repita estos pasos las
veces que sea necesario
 Esta acción actualizará el elemento en el Kardex de Repuestos sumando la cantidad
indicada a la cantidad actualmente existente e insertará un registro (histórico) sobre la
acción realizada.