ESTÁNDAR DE DOCUMENTACIÓN

COR.STN.001 VERSIÓN: 1

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN – SIG CONSULTORES

E INGENIEROS SAS

ESTÁNDAR CORPORATIVO

ESTÁNDAR DE DOCUMENTACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE Katherine Franco
CARGO Coordinadora SIG

FIRMA

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CONTROL DE CAMBIOS

DESCRIPCIÓN DE ELABORÓ/
VERSIÓN FECHA SECCIÓN REVISÓ APROBÓ
LA MODIFICACIÓN MODIFICÓ
1

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1. OBJETIVO
El objetivo de este documento es definir la metodología para crear, actualizar, y controlar la
información documentada del Sistema Integral de Gestión – SIG, estableciendo los niveles
de aprobación y la gestión documental.

2. ALCANCE
Este estándar aplica a toda la información documentada que se administre a través del
SIG.

3. DEFINICIONES

Corporativo: es la alta dirección definida por Consultores e Ingenieros SAS, que dirige y
controla una organización al más alto nivel.

Documento: información y el medio en el que está contenida. Ejemplos: una política,

estándar, pauta, requerimiento, especificación, referencia, manual,
procedimiento/instrucción de trabajo, formato o plantilla. Dentro de este estándar, la palabra
“documento” es usada como un término genérico.

Documento controlado: un documento elaborado bajo los estándares del SIG, el cual es
trazable para fines de revisión.

Documento no controlado: Copia electrónica o impresa de un documento controlado, de

origen interno o externo. Antes del uso de un documento no controlado, el usuario deberá
verificar que es la versión más reciente.

Estándar: conjunto de reglas para implementar políticas que definen criterios mínimos
aceptables. El estándar hace mención específica de tecnologías, metodologías,
procedimientos de implementación y otros factores detallados. El cumplimiento con
estándares es mandatorio, a menos que el estándar establezca las condiciones específicas
bajo las cuales su incumplimiento es permitido.

Formato: documento estandarizado, que permite registrar información de manera manual,

o electrónica y sirve para generar los registros de las actividades efectuadas o de los
resultados alcanzados.

Información documentada: información que Consultores e Ingenieros SAS tiene que

controlar y mantener, y el medio que la contiene.

Manual: un sumario o compilación de políticas, pautas, requerimientos, especificaciones,

procedimientos/instrucciones de trabajo, formatos.

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Parte interesada: persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse
como afectada por una decisión o actividad.

Política: intenciones y direcciones de Consultores e Ingenieros SAS como las expresa

formalmente su alta dirección.

Procedimiento: forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para
proporcionar un resultado previsto.

Referencia: documento interno o externo que se refiere a información adicional o

relacionada. Referencias externas como pautas de la industria, estándares y legislación (ej.:
ISO, API, IADC), serán controladas por la Función relevante para asegurar que la revisión
más actualizada está siendo usada.

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades realizadas.

Sistema Integral de Gestión –SIG: Sistema de Gerenciamiento de Consultores e

Ingenieros SAS, que incluye los 8 elementos de la estructura del SIG para todos los
procesos de Consultores e Ingenieros SAS, los cuales se interrelacionan para establecer
políticas, objetivos y estándares; para lograr la Sostenibilidad de la Organización, la
satisfacción del cliente, operaciones seguras y conformidad de los requisitos de las partes
interesadas.

4. RESPONSABILIDADES
Es la responsabilidad de las personas designadas, para asegurar que los documentos
contenidos en el Sistema Integral de Gestión de Consultores e Ingenieros SAS estén
alineados con los valores corporativos.

5. DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

A continuación, se presentan los lineamientos generales para la elaboración de
documentos, su codificación, aprobación, emisión, revisión, control de revisiones o
modificaciones, distribución, anulación, manejo e identificación de documentos
obsoletos o que han perdido vigencia, en el marco del SIG, para facilitar su utilización y
conservación.

5.1. JERARQUÍA DE DOCUMENTOS

Como muestra la ILUSTRACIÓN 1 PIRÁMIDE JERARQUÍA DOCUMENTAL DEL
SIG, los documentos del SIG están ubicados en diferentes niveles de la jerarquía
de documentos, basada en el tipo de documento definido en la sección 3.

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5.2. CONTROL DE DOCUMENTOS

El documento “maestro” será el documento aprobado y autorizado en Microsoft
Word; este debe ser publicado en formato no editable PDF en la plataforma de
gestión documental de Consultores e Ingenieros SAS. Todos los nuevos
documentos creados después de la fecha de publicación de este estándar,
deberán cumplir con este los parámetros indicados en este documento. Los
documentos preexistentes serán modificados para cumplir con esta norma a
medida que se revisan, o dentro de un año de la fecha de publicación de este
estándar.

Las copias no controladas pueden ser usadas indefinidamente siempre y cuando

sean validadas como vigentes, por un número de revisión y/o fecha de vigencia
contra la referencia oficial en línea, antes de cada uso.

5.3. PROPIEDAD DEL DOCUMENTO, REVISIÓN Y APROBACIÓN

La propiedad y responsabilidad para la creación y mantenimiento de documentos
deberán residir dentro de la función especializada que corresponda.

TIPO DE DOCUMENTO ESTADO FUNCIÓN/CARGO

Propiedad Corporativo
Sistema de Gestión / Política Revisa Gerente Funcional
Aprueba Gerente General
Estándar / Requerimiento / Propiedad Función
Especificación / Revisa Gerente Funcional
Referencia / Manual Aprueba Gerente General
Propiedad Función
Procedimiento / Instructivo de trabajo / Director/Superintendente de
Revisa
Formato Función
Aprueba Gerente Funcional
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5.4. PROCESO DE APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

El siguiente flujograma de aprobación debe ser utilizado para todos los tipos de
documentos

5.5. IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

Todos los documentos publicados deben ser identificados con un código de
referencia único. La identificación del documento está compuesta por los
siguientes elementos en este formato:

Código de la Función. Código del documento. Número de consecutivo -

Nombre del documento.

5.5.1. CÓDIGO DE LA FUNCIÓN

Función que crea y controla el documento (Propietario)

CÓDIGO DE LA
FUNCIÓN
FUNCIÓN
Corporativo / Corporate COR
Desarrollo de Negocios / Business
BD
Development
Operaciones / Operations OPS
HSEQ HSEQ
Gestión Humana / RRHH HR
Cadena de Suministro / Supply Chain
SCMS
(Servicios / Services)
Cadena de Suministro / Supply Chain
SCMM
(Materiales / Materials)
Cadena de Suministro / Supply Chain
SCMP
(Compras / Purchasing)
Financiero / Finance FIN
Control y Gestión / Control and
CM
Management

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5.5.2. CODIGO DEL DOCUMENTO

Se refiere a la categoría del documento (Tipo de documento).

DEFINICIÓN CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTO

Estándar STN
Manual MAN
Políticas POL
Reglamentos RGM
Programas PGM
Procedimientos PRT
Instructivos INS
Formatos FOR
Planes PLN

5.5.3. NÚMERO DE CONSECUTIVO

Se refiere al consecutivo, numero de 3 dígitos comenzando con 001.

5.6. ESTADO DEL DOCUMENTO

El estado del documento del Sistema de Gestión de Consultores e Ingenieros
SAS deberá clasificarse de la siguiente manera:

5.6.1. BORRADOR: Documento en el proceso de creación o bajo revisión. Los

documentos en el estado borrador deberán residir biblioteca de borradores.
Deberá tener una marca de agua “BORRADOR”.
5.6.2. PUBLICADO: Versión revisada y aprobada de un documento que está
publicado en la plataforma de gestión documental. Estas son versiones en
PDF de los documentos aprobados.
5.6.3. RETIRADO: Documento obsoleto, que ya no es necesario y es archivado.
Los documentos en el estado retirado deberán residir en biblioteca de
archivo.

5.7. DOCUMENTO REVISADO

La versión inicial de un documento deberá ser etiquetada como versión 0. Las
versiones posteriores serán secuenciales: 1, 2, 3, 4 etc. Cualquier cambio al
formato del documento (ej.: logo) o a su contenido requerirá un nuevo número de
versión. Los cambios en las nuevas versiones deben ser identificados. Para esto,
se identifica con subraya el texto nuevo en la última versión. Las versiones
revisadas de los documentos deberán proceder a través de
elaboración/modificación, revisión y aprobación definidas en la Sección 5.4 para
asignarles el siguiente número de versión.

5.8. DOCUMENTO APROBADO

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Una vez el documento ha sido aprobado con los cambios por parte de la función,
el Coordinador SIG actualiza los datos de revisión y fecha en el Listado Maestro
de Documentos.

5.9. DOCUMENTO RETIRADO

Para que un documento sea retirado deberá ser revisado por el coordinador
funcional y aprobado el retiro por la función/cargo de acuerdo al tipo de
documento. El Coordinador SIG actualiza los datos de revisión y fecha en el
Listado Maestro de Documentos y el documento se deberá guardar en la carpeta
de documentos retirados.

5.10. ESTRUCTURA DE DOCUMENTACIÓN Y PAUTAS DE LOS FORMATOS

Los documentos pueden ser publicados en papel tamaño carta o A4 dependiendo
del tamaño más usado de donde proviene el documento. De ser necesario, los
documentos deberán ser reformateados si se imprime en lugares que usan un
tamaño distinto. Se debe hacer una excepción para grandes proyectos de
impresión como manuales. En este caso los gerentes del documento serán
responsables de determinar el número de tamaños A4 y carta de los manuales
requeridos para su distribución inicial.

5.11. PLANTILLAS DE DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

En orden de estandarizar los documentos, se han creado las siguientes plantillas
y pautas de formatos de la documentación del Sistema de Gestión de Consultores
e Ingenieros SAS:

5.11.1. PLANTILLA DE DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Se usa cuando se creen documentos de Función del Sistema de Gestión, tales
como estándares, requerimientos, procedimientos/instrucciones de trabajo, etc.
La plantilla de la documentación del sistema de Gestión de Consultores e
Ingenieros SAS incluye los siguientes trece elementos:

1. CUADRÍCULA DE ENCABEZADO: Es un elemento común de todas

las páginas de los documentos y contiene la información de
identificación de la siguiente manera:
a. Nombre del documento: es un nombre que describe el
documento. Debe ir en mayúscula sostenida, negrilla, tipo
letra Arial tamaño 12.
b. Código de identificación: cada procedimiento debe tener una
designación alfanumérica de acuerdo a lo establecido en la
sección 5.5. Tipo letra Arial, tamaño 10.
c. Versión: se relaciona el número de la versión vigente. Tipo
letra Arial, tamaño 10.
d. Logo: debe estar ubicado en la parte derecha y cumplir con
las especificaciones de tamaño, alto 0,81cm y alto 4,3 cm.

EJEMPLO:
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ESTÁNDAR DE
DOCUMENTACIÓN
COR-
STN- Versión: 9
001
2. CUADRÍCULA
DE APROBACIÓN: Lista nombres y cargos de las personas que
elaboran, revisan, y aprueban el documento. EJEMPLO:

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE Katherine Franco Zulma Gallego Nelson Vargas
CARGO Coordinador SIG Gerente HSEQ Gerente General

3. CUADRÍCULA DE CONTROL DE CAMBIOS: Revela históricamente

las revisiones al documento iniciando con la versión 0 para la versión
inicial. Contiene el número de versiones, la fecha de revisión,
descripción del cambio, nombre y cargo de quien elabora/modifica,
revisa, y aprueba. EJEMPLO:
DESCRIPCIÓN
ELABORÓ/
VERSIÓN FECHA SECCIÓN DE LA REVISÓ APROBÓ
MODIFICÓ
MODIFICACIÓN
Se asigna nuevo
nombre al
documento, se
Katherine Nelson
define nuevos
05-06- Franco Zulma Gallego Vargas
8 Todo lineamientos para
2019 Coordinador Gerente HSEQ Gerente
la estructuración
SIG General
de la base
documental del
SIG

4. CUADRÍCULA PIE DE PÁGINA: contiene la advertencia de impresión

del documento como una copia no controlada, y pagina X de Y. Tipo
de letra Arial, tamaño 10. EJEMPLO:

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5. TABLA DE CONTENIDO: automática 2. se obtiene de la herramienta

“Insertar Título” en la pestaña de “Referencias” de Microsoft Word.
6. OBJETIVO: proporciona un corto resumen del documento (Sección
1)
7. Alcance: describe la aplicabilidad y limitaciones del documento
(Sección 2)
8. DEFINICIONES: explican la terminología y abreviaturas usadas en el
documento (Sección 3)

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9. RESPONSABILIDADES: Identifica roles y responsabilidades

(Sección 4)
10. DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO: detalla requerimientos
específicos y reglas del documento (Sección 5)
11. DOCUMENTOS ASOCIADOS: documentos relacionados con el
documento maestro (Sección 6)
12. REFERENCIAS: nombra otras fuentes para información adicional o
relacionada (Sección 7).
13. ANEXOS: materiales adicionales que apoyan el contenido del
documento (Sección 8). Los anexos se deben identificar con letras
mayúsculas consecutivas. Ejemplo: ANEXO A, ANEXO B, etc.

5.12. OTRA DOCUMENTACIÓN

La estructura para otros documentos incluye especificaciones, manuales,
referencias, formatos, pueden ser adaptadas para cumplir las necesidades de los
contenidos, pero debe seguir la plantilla de documentación del SIG tan cerca
como sea posible. Como mínimo, los siguientes elementos deben ser incluidos:
a. Logo de Consultores e Ingenieros SAS
b. Identificación del documento
c. Número de versión
d. Fecha de emisión
e. Página X de Y

Las pautas del formateo incluyen:

a. Texto: Arial
b. Alineación de texto: Justificado
c. Interlineado: Sencillo
d. Anexos: identificado con caracteres alfabéticos (Ej.: anexo A); cada anexo
debe aparecer en una página aparte.
e. Marca de Agua: “Borrador”, aplicada mientras el documento está listo para
firmas.

5.13. DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos externos tales como manuales, textos, apuntes, libros, manuales
de operación y mantenimiento, cartillas, memorias, informes, normas, códigos,
especificaciones, leyes, estatutos, reglamentaciones, etc., copiados en medio
impreso, se ordenan, custodian o almacenan en el proceso correspondiente
según sea el caso, bajo la responsabilidad del Gerente.

5.14. LEGIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

Para asegurar la legibilidad de los registros, deben:
a. Ser diligenciados de manera clara, con el fin que sean entendidos fácilmente.
b. Evitar tachones, enmendaduras y cualquier acción que pueda alterar la
legibilidad del mismo o su validez.

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c. Usar tinta no borrable, que evite su alteración.

Así mismo los documentos soportes (físicos) de cada proceso deben conservar
en buen estado.

5.15. LINEAMIENTOS PARA EL MANEJO DE CONFIDENCIALIDAD DE LA

INFORMACIÓN
Para el manejo de la información documentada del SGI de Consultores e
Ingenieros SAS, cuenta con herramienta tecnológica con asignación de accesos y
claves por usuario, lo cual garantiza los permisos y niveles de consulta.

Los usuarios no podrán modificar, utilizar, reproducir ningún documento de

propiedad de Consultores e Ingenieros SAS, para fines particulares para uso
inadecuado o perdido de integridad. Dentro del contrato individual de trabajo es
considerado como una falta grave.

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