PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD03

PROCEDIMIENTO COMISIÓN DE SERVICIOS VERSIÓN 3

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Grupo de Talento Humano Coordinador Grupo de Talento Humano
Profesional Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación Secretario General
FECHA: FECHA: FECHA:
17/10/2014 24/10/2014 10/12/2014
Tramitar las solicitudes de comisión de los funcionarios y contratistas mediante la aprobación de recursos (tiquetes aéreos, terrestres y viáticos) para el cumplimiento oportuno
OBJETIVO
de la misión de la entidad
Inicia con la recepción del formato de solicitud de comisión diligenciado por parte de las dependencias, continua con el trámite en caja menor, firma del ordenador del gasto y
ALCANCE entrega de tiquetes, termina con el trámite de la comisión legalizada
AMBITO DE
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Autorización de Desplazamiento y Permanencia: Facultad otorgada al contratista vinculado por prestación de servicios para ejecutar temporalmente las obligaciones contractuales en lugar
diferente a la de la sede habitual pactada en el contrato.
Autorizar: Facultar a un contratista para prestar el servicio fuera de la sede donde habitualmente desarrolla las actividades y cumple con el objeto contractual.
Certificado de Permanencia: Es el documento expedido por autoridad o persona natural o jurídica competente, en el que se certifica el sitio de estadía, el día de llegada y de salida de un
empleado público o contratista de prestación de servicios de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de una comisión o una autorización de desplazamiento y permanencia
Conferir: Otorgar permiso al funcionario para prestar el servicio fuera de la sede habitual de trabajo.
Comisión de Servicios: Situación administrativa en la cual el empleado público por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugar
diferente de su sede habitual de trabajo.
Gastos de Desplazamiento y Permanencia: Valor que corresponde a gastos de transporte, alojamiento y manutención que se ocasionen como consecuencia de los desplazamientos que
deban realizar los contratistas vinculados por prestación de servicios, con el propósito de atender diligencias propias del objeto contractual cuando así lo estipule el respectivo contrato, previo
cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa vigente.

Gastos de Transporte: Valor de los transportes que incurren los funcionarios o contratistas en desarrollo de comisiones de servicio o autorización de desplazamiento del país o en el exterior,
tales como: terrestre-intermunicipal e internacional, marítimo, fluvial y férreo. Asimismo, se denominan gastos de transporte el valor del combustible y de los peajes cuando para el cumplimiento
de la comisión o autorización de desplazamiento deban utilizar los automotores de propiedad de la Superintendencia Nacional de Salud

Reconocimiento y Pago: Aprobar y pagar los valores correspondientes por concepto de viáticos, gastos de desplazamiento y permanencia, gastos de viaje y/o tiquetes aéreos.
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Viáticos y Gastos de Viaje: Valor que se reconoce a los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud, por concepto de gastos de alojamiento, alimentación y transporte, cuando
previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa vigente y la expedición del acto administrativo correspondiente, deba desempeñar funciones en lugar diferente a su sede
habitual de trabajo.
NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Artículo 3 De los Fines de la Contratación Estatal. Los servidores públicos tendrán en consideración
que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los
fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los
derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.
Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública” Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades
estatales que, además de la obtención de utilidades cuya protección garantiza el Estado, colaboran con
ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones.

El texto subrayado fue derogado por el art. 32 de la Ley 1150 de 2007.

ARTÍCULO 2 Los organismos y entidades fijarán el valor de los viáticos según la remuneración
mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las
condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a
cabo la labor, hasta por el valor máximo de las cantidades señaladas en el artículo anterior.
Decreto 1345 de 2013 “Por el cual se fijan las escalas de viáticos”
Para determinar el valor de los viáticos se tendrá en cuenta la asignación básica mensual, los gastos de
representación y los incrementos de salario por antigüedad.

Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la

comisión, sólo se reconocerá el cincuenta por ciento (50%) del valor fijado.
Decreto 177 de 2014 “Por el cual se fijan las escalas de viáticos.” Aplica todo el decreto
Decreto 2768 de 2012 “Por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las
Aplica todo el decreto
Cajas Menores”
Resolución 150 de 17 de enero 2014 “Por medio de la cual se hace una delegación Artículo 2 Funciones de Administración de Personal: Delegar en el empleo de Secretario General de la
de funciones” Superintendencia Nacional de Salud, las siguientes funciones de relación con asuntos de
administración de personal así
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Numeral 5: Autorizar, otorgar y ordenar el pago de comisiones de servicio en el interior o fuera del país
a los servidores de la entidad.
Resolución 527 de abril de 2013 “Por medio de la cual se establece el reglamento
de las comisiones para los empleados públicos y el reconocimiento de los gastos de Aplica toda la resolución
desplazamiento para los contratistas de prestación de servicios”
Artículo 4: "Los dineros y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la
fecha de terminación de la comisión", emitida por la Superintendencia Nacional de Salud en
Resolución No. 051 del 13 de enero de 2012
concordancia con la Resolución No. 1 del 02 de enero de 2012 del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público.
Resolución No. 1 del 02 de enero de 2012 del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público. “por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas Aplica toda la resolución
Menores”
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1- Los viajes y desplazamientos deben programarse y planearse con suficiente ant elación. De est a maner a, una vez se obt engan las apr obaciones correspondientes,
las solicitudes deben tramitarse ante el Grupo de Talento Humano con cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha de inicio del viaje . Solo excepcionalmente y por
necesidades del servicio, se podrán autorizar viajes y desplazamientos por fuera de dicho término.

2- Todas las comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento y permanencia deben ser legalizadas dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su vencimiento ante el Grupo de Talento
Humano presentando los siguientes documentos.

3- Para el trámite de nuevas comisiones o autorizaciones de desplazamiento y permanencia, es requisito indispensable haber legalizado las conferidas o autorizadas con anterioridad. Si el
funcionario o contratista no ha legalizado la última, no podrá tramitar nuevas solicitudes hasta tanto cumpla con este requisito , sin perjuicio de la responsabilidad que se derive por
su omisión.

4- La solicitud de modificación, adición o prórroga deberá realizarse con anticipación al vencimiento de la comisión y/o gastos de viaje por parte del funcionario o contratista o por quien
programó la comisión, diligenciando los formato modificación autorización de desplazamiento y permanencia nacional e internacional para los funcionarios Código APFT13, modificación
autorización de desplazamiento y permanencia nacional e internacional para contratistas código APFT27, según corresponda.

5- En el certificado de permanencia, se debe indicar el nombre, apellido, cargo y entidad del empleado que certifica, el lugar y la fecha de expedición del mismo.
6- Todas las dependencias que con ocasión del ejercicio de sus funciones requieran la autorización de comisiones, deberán remitir trimestralmente al Grupo de Talento Humano el cronograma
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de actividades a realizar fuera de la sede habitual, lo anterior con el fin de acceder a las tarifas más económicas en tiquetes aéreos, dicha información deberá contener el Nombre Del
Funcionario O Contratista, Fecha De Viaje Y Horarios De Vuelo (Inicio y Fin), Lugar De Destino y objeto comisión. Adicionalmente este cronograma no podrá ser modificado cuando
ya se hayan efectuado las compras de los tiquetes, por cuanto esto implica asumir una penalidad a cargo de la entidad.

7- Para la autorización de comisiones donde se desplace más de un funcionario se deberá informar cual es el rol que desempeña cada uno de los funcionarios que asisten (deben ser
diferentes), justificando la necesidad del viaje para cada uno de los funcionarios.

8- Las dependencias encargadas de la Inspección, Vigilancia y Control que requieran realizar visitas en alguna de las ciudades o ciudades cercanas donde se encuentren los centros de
atención, coordinaran con el Delegado de Protección al Usuario la realización de las mismas con el apoyo de los funcionarios que se encuentran en dichas regiones.

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ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
1 Recibir el formato de solicitud de El funcionario del Grupo de Talento Humano recibe en físico la Grupo de Talento Secretario Todas las
comisiones de servicio Autorización de Desplazamiento y Permanencia Nacional e Humano Ejecutivo dependencias de la Autorización de
Internacional para los Funcionarios código APFT11, Autorización entidad Desplazamiento
de Gastos de Viaje Nacional para Contratistas código APFT12 o Técnico y Permanencia
modificación autorización de desplazamiento y permanencia Administrativo Nacional e
nacional e internacional para los funcionarios Código APFT13, Internacional
modificación autorización de desplazamiento y permanencia para los
nacional e internacional para contratistas APFT27debidamente Funcionarios
diligenciado, por parte de las áreas interesadas y aprobado por el código APFT11
jefe inmediato, (Superintendente, Superintendentes Delegados,
Jefes de oficina y Secretario General) Autorización de
Gastos de Viaje
Nacional para
Contratistas
código APFT12

Modificación
Autorización de
Desplazamiento
y Permanencia
Nacional e
Internacional
para los
Funcionarios
Código APFT13

Modificación
autorización de
desplazamiento y
permanencia
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ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
nacional e
internacional
para contratistas
APFT27
2 Verificar la información El funcionario del Grupo de Talento Humano verifica que la Grupo de Talento Secretario Todas las Autorización de
consignada en los Formatos. información consignada en los formatos contenga las siguientes Humano Ejecutivo dependencias de la Desplazamiento
características: entidad y Permanencia
Técnico Nacional e
Administrativo Internacional
1. Este completa los datos del funcionario o contratista que se para los
va a desplazar. Funcionarios
2. Este diligenciado y acorde la información contractual y la código APFT11
dependencia.
3. Verificar que se detalle el objeto del desplazamiento, en Autorización de
donde se justifica la necesidad del viaje o desplazamiento. Gastos de Viaje
4. Validar que esté bien diligenciado el destino Nacional para
5. Validar que esté bien diligenciada la fecha y duración de la Contratistas
comisión código APFT12
6. Verificar que esté bien liquidado el monto
7. Verificar que esté aprobado por el jefe inmediato. Modificación
Autorización de
Cuando haya verificado la información consignada en el formato Desplazamiento
Autorización de Desplazamiento y Permanencia Nacional e y Permanencia
Internacional para los Funcionarios código APFT11, el funcionario Nacional e
del Grupo de Talento Humano genera el consecutivo del mismo. Internacional
para los
Si se requiere de modificación, adición o prorroga de las comisiones Funcionarios
de servicio, las áreas interesadas deberán diligenciar el formato Código APFT13,
modificación autorización de desplazamiento y permanencia
nacional e internacional para los funcionarios Código APFT13, el modificación
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ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
formato modificación autorización de desplazamiento y permanencia autorización de
nacional e internacional para contratistas APFT27, según desplazamiento y
corresponda, e inicia en la actividad número 1. permanencia
nacional e
internacional
para contratistas
APFT27
3 Revisar y aprobar la El funcionario del Grupo de Talento Humano ingresa los datos en el Grupo de Talento Coordinador del Secretaría General Libro de bancos
disponibilidad presupuestal. formato de libro de bancos de caja menor código APFT24 Humano Grupo de de la caja menor
contenidos en la Autorización de Desplazamiento y Permanencia Talento Humano código APFT24
Nacional e Internacional para los Funcionarios código APFT11,
Autorización de Gastos de Viaje Nacional para Contratistas código Técnico
APFT12, Modificación Autorización de Desplazamiento y Administrativo
Permanencia Nacional e Internacional para los Funcionarios Código
APFT13, Modificación autorización de desplazamiento y Secretario
permanencia nacional e internacional para contratistas APFT27, Ejecutivo
según sea el caso.

Adicionalmente el funcionario del Grupo de Talento Humano verifica

4 Tramitar los tiquetes para las
comisiones de servicio
en el Sistema de Información Financiera que los rubros estén
disponibles y que sean coherentes a lo que se está solicitando en
él, para luego ser revisado por el Coordinador del Grupo de Talento
Humano y enviado por medio físico a Secretaría General para firma
del Ordenador del Gasto para la realización del trámite de tiquetes.
El Funcionario del Grupo de Talento Humano, realiza la reserva de Grupo de Talento Secretario Secretaría General Copias de los
los vuelos y cuando se recibe la solicitud de las comisiones firmadas Humano Ejecutivo tiquetes
por el ordenador del gasto, se emiten los tiquetes para hacerlos
llegar a los funcionarios o contratistas.

5 Pagar la autorización de Se registra en el formato de libro de bancos de caja menor código Grupo de Talento Técnico Secretaría General Comprobante de
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ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
desplazamiento y permanencia APFT24, generando un consecutivo, fecha, dependencia, nombre y Humano Administrativo caja menor para
al solicitante valor de la comisión. viáticos y gastos
de viaje Código
Luego se genera el archivo plano que arroja el aplicativo del banco APFT23
para la consignación del beneficiario y se sube a la banca virtual de
la entidad financiera. Para generar el reporte de transacciones Libro de bancos
históricas de la sucursal virtual. de caja menor
código APFT24.

Inmediatamente, se genera el comprobante de caja menor para Base de datos de

viáticos y gastos de viaje Código APFT23 para realizar el pago en pagos APFT25
el Sistema de Información Financiera el cual arroja un código
automático y consecutivo que son (egreso de caja y pago con Reporte de
egreso) y por último se alimenta el formato base de datos de pagos transacciones
APFT25. históricas de la
sucursal virtual.
6 Legalizar los viáticos El funcionario que viaticó debe hacer llegar al grupo de Talento Grupo de Talento Técnico Todas las SIIF, archivo
Humano los siguientes documentos: Humano Administrativo dependencias de la físico, el cual
entidad reposa en el
1. Original y fotocopia de pasabordos aéreos o del recibo de Grupo de
pago del tiquete terrestre debidamente expedido por una Tesorería, en
compañía de transporte (NIT) que corresponda o recibió de cada legalización
caja de quien autorizo la comisión. que se realice.
2. Comprobantes, facturas o recibos en casos de haberse
incurrido en gastos adicionales susceptibles de ser Informe de
reconocidos y pagados de acuerdo con la normativa vigente. comisión de
3. Original del certificado de permanencia expedido por la servicios y/o
autoridad competente en los términos del artículo decimo de autorización de
la Resolución 0527 del 2 de Abril de 2013 o certificación de gastos de viaje
quien autorizo la comisión cuando no es expedida. código APFT10
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ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
4. Comprobantes, facturas o recibos por concepto de pago
transporte terrestre en el caso en que el aeropuerto se
encuentre ubicado fuera del perímetro urbano del destino de
viaje.
5. Informe de comisión de servicios y/o autorización de gastos
de viaje código APFT10

Luego de recibir los documentos, el funcionario del Grupo de

Talento Humano ingresa el egreso de caja en el Sistema de
Información Financiera para generar los códigos de la legalización
de los viáticos.

Se tiene un plazo para legalizar los viáticos de tres días hábiles

luego de haberse terminado la comisión.
7 Realizar la solicitud de El funcionario del Grupo de Talento Humano ingresa al Sistema de Grupo de Talento Técnico
reembolso Información Financiera para realizar el cierre y generar la solicitud Humano Administrativo
de reembolso, consecutivo de solicitud de reembolso, teniendo en
cuenta que todos los pagos generados en el mes anterior estén
debidamente legalizados.
8 Solicitar el Certificado de El funcionario del Grupo de Talento Humano solicita al Grupo de Grupo de Talento Técnico Grupo de Correo
Disponibilidad Presupuestal y Presupuesto por medio de correo electrónico el Certificado de Humano Administrativo Presupuesto electrónico
expedir el acto administrativo Disponibilidad Presupuestal Generado del Sistema de Información soportando la
para cierre de mes Financiera, y luego de que se encuentre generado, el profesional solicitud en el
de Grupo de Presupuesto, lo regresa por medio de correo Sistema de
electrónico al Grupo de Talento Humano Información
Financiera
Luego de recibir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal por
correo electrónico, el funcionario del Grupo de Talento Humano Resolución de
elabora el acto administrativo para la aprobación del CDT, en el aprobación CDT
formato de resoluciones código GDFL01 para la revisión de los Código GDFL01
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ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
responsables que autorizaron las comisiones. Las carpetas deben
estar organizadas y debidamente foliadas.
9 Solicitar los reembolsos para el El funcionario del Grupo de Talento Humano radica el acto Grupo de Talento Técnico Grupo de Memorando de
pago de desplazamientos administrativo junto con las carpetas de soporte de las Humano Administrativo Tesorería traslado.
legalizaciones de las comisiones al Grupo de Tesorería y al grupo
de presupuesto por memorando y en físico para luego archivarlo. Profesional Grupo de
Presupuesto
El grupo de Tesorería realiza los giros a la caja menor de viáticos
para tener la disponibilidad de dinero y poder pagar los viáticos del
siguiente mes.

Los reembolsos se deben solicitar de acuerdo al Decreto 2768/2012

del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, tan pronto se haya
causado el 70% del monto de la caja menor de viáticos o en su
defecto legalizando el cierre de mes.
10 Realizar la conciliación bancaria Finalizando los pagos del mes anterior hay que solicitar los Grupo de Talento Técnico Grupo de Conciliación
extractos bancaros del mes que se legalizo para realizar la Humano Administrativo Contabilidad Bancaria código
respectiva conciliación bancaria de la caja menor código APFT26, APFT26
firmada por el responsable de la caja menor, coordinador del Grupo Profesional
de Talento Humano y la Coordinadora de Contabilidad y se archiva
en caja menor.
PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
2 Verificar la información consignada en los Formatos. Se valida la información consignada Grupo de Talento Autorización de
por medio de los formatos Humano Desplazamiento y
Autorización de Desplazamiento y Permanencia
Permanencia Nacional e Internacional Nacional e
para los Funcionarios código APFT11 Internacional para
los Funcionarios
Autorización de Gastos de Viaje código APFT11,
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ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Nacional para Contratistas código Autorización de
APFT12 Gastos de Viaje
Nacional para
Formato Modificación Autorización de Contratistas
Desplazamiento y Permanencia código APFT12,
Nacional e Internacional para los Formato
Funcionarios Código APFT13 Modificación
Autorización de
Formato Modificación autorización de Desplazamiento y
desplazamiento y permanencia Permanencia
nacional e internacional para Nacional e
contratistas APFT27 Internacional para
los Funcionarios
Código APFT13

Modificación
autorización de
desplazamiento y
permanencia
nacional e
internacional para
contratistas
APFT27
3 Revisar y aprobar la disponibilidad presupuestal. Por medio de la verificación en el libro de bancos de
Sistema de Información Financiera caja menor código
contrastándolo con el formato de libro APFT24
de bancos de caja menor código
APFT24

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ANÁLISIS DE TIEMPO
- Los viajes y desplazamientos deben programarse y planearse con suficiente ant elación. De est a maner a, una vez se obt engan las apr obaciones
correspondientes, las solicitudes deben tramitarse ante el Grupo de Talento Humano con cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha de inicio del viaje. Solo
excepcionalmente y por necesidades del servicio, se podrán autorizar viajes y desplazamientos por fuera de dicho término.
- Todas las comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento y permanencia deben ser legalizadas dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su vencimiento ante el Grupo de
Talento Humano presentando los siguientes documentos.
- Para el trámite de nuevas comisiones o autorizaciones de desplazamiento y permanencia, es requisito indispensable haber legalizado las conferidas o autorizadas con anterioridad. Si el
funcionario o contratista no ha legalizado la última, no podrá tramitar nuevas solicitudes hasta tanto cumpla con este requisito, sin perjuicio de la responsabilidad que se derive por su
omisión.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N.A.

CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL FECHA DEL CAMBIO
VERSIÓN
EL DOCUMENTO EFECTUADOS CAMBIO DD/MM/AAAA

Mediante Resolución 4086 de 2014 se adoptó

Adopción del documento el Manual de Procesos y Procedimientos de la Secretario General 19/12/2014 1
entidad.

Se ajusta política número 4 y actividades 1, 2 y

3 mediante requerimiento 3-2015-008770 de
Ajuste de política de operación y
2015 en donde se solicita el ajuste del nombre Secretario General 19/05/2015 2
actividades
del formato código APFT13 y la creación del
formato APFT27.

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Se ajusta análisis de tiempos y documentos de

Ajuste del documento referencia ante Requerimiento NURC: 3-2015- Secretario General 21/07/2015 3
014210 de 2015.

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