Ciclo de vida de desarrollo de sistemas

    El analista debería aplicar un enfoque sistemático en el análisis y el diseño de los sistemas
de información. El ciclo de desarrollo de los sistemas o ciclo de vida de los sistemas (SDLC:
Systems Devetopment Life Cycle) es un enfoque por etapas de análisis y de diseño, que
postula que el desarrollo de los sistemas mejora cuando existe un ciclo específico de
actividades del analista y de los usuarios. En general, los analistas no están de acuerdo
respecto al número exacto de etapas que conforman el ciclo de desarrollo de los sistemas;  sin
embargo, se reconoce la importancia de su enfoque sistemático.    Se dividirá   el ciclo de vida
en siete etapas, que aunque se presentan de manera discreta, nunca se llevan a cabo   
como     un     elemento Independiente. En lugar de ello. se realizan al mismo tiempo diversas
actividades, y éstas llegan a repetirse. Por ello es de mayor utilidad suponer que e! ciclo de
desarrollo de los sistemas transcurre en etapas (con actividades en acción que luego cesan
poco a poco) y no como elementos separados.

1. Identificación de problemas, oportunidades y objetivos

     En esta primera etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista se involucra en la
identificación de los problemas, de las oportunidades y de los objetivos.  Esta fase es crucial
para el éxito del resto del proyecto, pues  nadie estará dispuesto a desperdiciar su tiempo
dedicándolo al problema equivocado.

La primera etapa requiere que el analista observe de forma objetiva lo que ocurre en una
empresa. Luego, en conjunto con los otros miembros de la organización hará notar los
problemas.  Muchas veces esto ya fue realizado previamente: y por ello. es que se llega a
invitar al analista.

   Las oportunidades son  aquellas situaciones que el analista considera que pueden
perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de información computarizados. Al  aprovechar
las oportunidades, la empresa puede lograr una ventaja competitiva o llegar a establecer un
estándar industrial.

    La identificación de objetivos también es un componente importante de la primera fase.  En

un comienzo, el analista deberá descubrir lo que la empresa intenta realizar, y luego. Estará en
posibilidad de determinar si el uso de los sistemas de información apoyaría a la empresa para
alcanzar sus   metas,   el   encaminarla   a problemas     u     oportunidades específicas.
2. Determinación de los requerimientos de información

    La siguiente etapa que aborda el analista, es la determinación de los requerimientos de

información a partir de  los  usuarios  particularmente involucrados.   Para identificar los
requerimientos de información dentro de ¡a empresa, pueden utilizarse diversos instrumentos,
los cuales incluyen: el muestreo, el estudio de los datos y formas usadas por la organización,  
la   entrevista,   los cuestionarios: la observación de la conducta   de   quien   toma   las
decisiones, así como de su ambiente: y también el desarrollo de prototipos.

    En esta etapa el analista hace todo lo posible por identificar qué información requiere el
usuario para desempeñar sus tareas. Puede ver, cómo varios de los métodos para establecer
las necesidades  de  información,   lo obligan a relacionarse directamente con los usuarios.
Esta etapa sirve para elaborar la imagen que el analista tiene de la organización y de sus
objetivos. En ocasiones, se llegan a concluir sólo las primeras dos etapas del ciclo de
desarrollo de los sistemas.      El analista  es  e! especialista que emprende esta clase de
estudios.

3. Análisis de las necesidades del sistema

   La siguiente etapa que ejecuta el analista de sistemas consiste en analizar las necesidades
propias del sistema.    Una vez más, existen herramientas y técnicas especiales que facilitan al
analista la realización de las determinaciones requeridas. Estas incluyen  el  uso de los
diagramas de flujo de datos (DFD)que cuentan con una técnica estructurada para representar
en forma gráfica la entrada de datos de la empresa, los procesos y la salida de la información.
A partir del diagrama de flujo de datos se desarrolla un diccionario de datos que contiene todos
los elementos que utiliza el sistema, así como sus especificaciones,       si       son
alfanuméricos,   descripción,   clave primaria, entre otros.

   Durante esta fase. el analista de sistemas   también   analiza   las decisiones estructuradas
por realizar, que  son  decisiones  donde  las condiciones, condiciones alternativas, acciones y
reglas de acción podrán determinarse. Existen tres métodos para el análisis de las decisiones
estructuradas: el  lenguaje estructurado (en nuestro caso el español), las tablas de decisión y
los árboles de decisión.

    No todas   las decisiones en las empresas      se      encuentran estructuradas;   no  
obstante,   es importante que las comprenda e! analista de sistemas. Las decisiones semi-
estructuradas (decisiones que se toman bajo nesgo) con frecuencia se apoyan en los Sistemas
de Toma de Decisiones.    Cuando analiza las decisiones   semi-estructuradas.   el analista las
examina de acuerdo con el grado de complejidad del problema y con el  número de criterios
considerados al llevar a cabo las decisiones.

   El análisis de decisiones de criterio múltiple (aquellas decisiones donde numerosos  factores 

tienen   que equilibrarse) también es parte de esta etapa.   Se disponen de muchas técnicas
para e' análisis de decisiones de criterio múltiple; incluyendo entre otras, e! proceso de
intercambio y la aplicación de métodos de ponderado.

    A esta altura del ciclo de desarrollo del sistema, el analista prepara una propuesta del
sistema que resume todo lo que ha encontrado, presenta un análisis costo / beneficio de las
alternativas    y    plantea    las recomendaciones (si es que existen) de lo que deberá
realizarse.  Si la dirección acepta alguna de las recomendaciones,     el     analista procederá
de acuerdo con ella.

4. Diseño    del sistema recomendado

   En esta etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista de sistemas usa la
información que recolectó con anterioridad y elabora el diseño   lógico   del   sistema   de
información.    El analista diseña procedimientos precisos de captura de datos, con el fin de que
los datos que se introducen al sistema sean los correctos. El analista también diseña accesos  
efectivos al sistema de información, mediante el uso de las técnicas de diseño de formularios y
de pantallas.

    Una parte del diseño lógico del sistema de información es el diseño de la interfaz con el
usuario.   La interfaz conecta al usuario con el sistema, y evidentemente, es de suma
importancia. Serían ejemplos de interfaces para el usuario: el uso del teclado para introducir
preguntas o respuestas, el uso de menús en la pantalla, con las opciones que tiene el usuario,
el uso de dispositivos como el ratón (mouse) y muchos otros.

   La etapa del diseño también incluye e! diseño de los archivos o la base de datos que
almacenará aquellos datos requeridos  por quien toma  las decisiones en la organización. Una
base de datos bien organizada es fundamental para cualquier sistema de información.  En esta
etapa, el analista diseña la salida (en pantalla o impresa) hacia el usuario, de acuerdo con sus
necesidades de información.

5. Desarrollo y documentación del software

   En esta etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista trabaja con    los  
programadores    para desarrollar todo el software original que sea necesario.  Dentro de las
técnicas estructuradas para el diseño y documentación de! software se tienen:   el   método  
HIPO,   los diagramas de flujo. ios diagramas Nassi-Schneiderman, ios diagramas Warnier-Orr
y el pseudocódigo. Aquí es donde, el analista de sistemas transmite   al   programador   los
requerimientos de programación.

   Durante esta fase, el analista también colabora con los usuarios para desarrollar    la   
documentación indispensable     del     software, incluyendo  los  manuales     de
procedimientos. La documentación le dirá al usuario como operar el software, y así también,
qué hacer en caso de presentarse algún problema.

6. Pruebas y mantenimiento del sistema

    El sistema de información debe probarse antes de utilizarlo. El costo es  menor  si  se 
detectan  los problemas antes cié la entrega del sistema.    El programador realiza algunas
pruebas por su cuenta, otras se llevan a cabo en colaboración con el analista de sistemas.   En
un principio, se hace una serie de pruebas,  con  datos  tipo,   para identificar las posibles fallas
del sistema: más adelante, se utilizarán los datos reales.
   El mantenimiento del sistema y de su documentación empiezan justamente en esta etapa: y
después,   esta función se realizará de forma rutinaria a lo largo de toda la vida del sistema. Las
actividades de mantenimiento integran una buena parte de la rutina del programador, que para
las empresas    llegan    a    implicar importantes sumas de dinero.  Sin embargo, el costo del
mantenimiento disminuye de manera importante cuando    el    analista    aplica procedimientos
sistemáticos en el desarrollo de los sistemas.

7. Implantación y evaluación de sistema

    En esta última etapa del desarrollo del sistema, el analista ayuda a implantar el sistema de  
información.   Esto incluye el adiestramiento que el usuario requerirá. Si bien, parte de esta
capacitación la dan las casas comerciales,   la   supervisión   del adiestramiento  es  una
responsabilidad   del   analista   de sistemas.    Más aún, el analista necesita planear la suave
transición que trae consigo un cambio de sistemas. Aunque la evaluación del sistema se
plantea como parte integrante de la última etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas;
realmente, la evaluación toma parte en cada una de las etapas.     Uno de los criterios
fundamentales que debe satisfacerse, es que en futuro usuario utilice el sistema desarrollado.

Mantenimiento de los sistemas de información

 Con posterioridad a la fase de implementación de los sistemas, se impone la fase de
mantenimiento. El mantenimiento de sistemas es el mantenimiento continuo después del inicio
del funcionamiento. Cuando se elaboran planes para la estrategia de información, las
organizaciones no pueden dejar de considerar que el mantenimiento de sistemas es la fase
más prolongada y costosa del ciclo de vida de los sistemas. Las implicaciones del volumen de
trabajo para mantenimiento para los planes de estrategia de información en una organización
es un tema que merece atención especial. La estructura de organización necesita flexibilidad
para apoyar el mantenimiento de los sistemas existentes concurrente mente con la ejecución
de nuevas tecnologías. Es importante considerar la evaluación y el monitores de un sistema en
términos del mantenimiento necesario y, en consecuencia, reducir o contener los costos
implícitos. El mantenimiento de sistemas puede clasificarse en cuatro grupos, cada uno de los
cuales repercute en el plan estratégico de información institucional de diferentes maneras:

 Mantenimiento correctivo: Independientemente de cuán bien diseñado, desarrollado y

probado está un sistema  o aplicación, ocurrirán errores inevitablemente. Este tipo de
mantenimiento se relaciona con la solución o la  corrección de problemas del sistema. Atañe
generalmente a problemas no identificados durante la fase de    ejecución. Un ejemplo de
mantenimiento correctivo es la falta de una característica requerida por el usuario, o  su
funcionamiento defectuoso.

 Mantenimiento para fines específicos: Este tipo de mantenimiento se refiere a la creación

de características nuevas o a la adaptación de las existentes según lo requieren los cambios en
la organización o los usuarios, por ejemplo, los cambios en el código tributario o los reglamento
internos de la organización.

 Mantenimiento para mejoras: Se trata de la extensión o el mejoramiento del desempeño del

sistema, ya sea mediante el agregado de nuevas características, o el cambio de las existentes.
Un ejemplo de este tipo de mantenimiento es la conversión de los sistemas de texto a GUI
(interfaz gráfica de usuarios).

 Mantenimiento preventivo: Este tipo de mantenimiento es probablemente uno de los más

eficaces en función de los costos, ya que si se realiza de manera oportuna y adecuada, puede
evitar serios problemas en el sistema. Un ejemplo de este mantenimiento es la corrección del
problema del año 2000.        

 Mantenimiento De Sistemas

  El mantenimiento es un aspecto más del desarrollo de sistemas de información. Sin embargo,

efectuar cambios y ajustes no necesariamente indica la corrección de errores o la ocurrencia de
problemas, entre los cambios más frecuentes solicitados por los usuarios finales se encuentra
el agregado de información al formato de un reporte. Se pueden revisar los requerimientos del
sistema como consecuencia de su uso o del cambio de las necesidades de operación. Quizás
sea necesario corregir algún descuido que ocurrió durante el proceso de desarrollo. A menudo,
surge la necesidad de capturar más datos y almacenarlos en la base de datos, o quizás sea
necesario añadir características para la detección de errores con la finalidad de evitar que los
usuarios del sistema emprendan por equivocación una acción no deseada. También existe el
agregado de nuevas funciones, como mejoras en la seguridad. Todas estas situaciones son
realidades del mantenimiento de aplicaciones. Cuando se presentan, sin embargo, son un buen
indicador de que el sistema se está utilizando, de que tiene una función útil y de que los
usuarios no lo están archivando.

Importancia
    Es la última fase del Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas, en donde los SI son
sistemáticamente reparados y mejorados.Por definición, el proceso de mantenimiento de un SI
es de gran relevancia ya que es un proceso de devolución al principio del Ciclo de Vida y de
repetición de los pasos de desarrollo para la Implementación de cambios. Es la fase más
prolongada y costosa del ciclo de vida de los sistemas, consiste en realizar todas las
actividades necesarias a fin de mantener el sistema trabajando.

Uso de los lenguajes de programación

Una vez que se identifica una tarea y se conoce el algoritmo para resolverla, el programador
debe codificarlo en una lista de instrucciones, propias de algún lenguaje de computación. Los
programas pueden ser escritos en cualquier lenguaje de la amplia gama disponibles. 

  La escogencia del más adecuado, dependerá de factores como la experiencia del

programador con un lenguaje, determinar cuál producirá el programa menos complicado, la
flexibilidad y la compatibilidad del programa como resultado del lenguaje usado.

Calidad del software

  Es una preocupación a la que se dedican muchos esfuerzos. Sin embargo, el software casi
nunca es perfecto. Todo proyecto tiene como objetivo producir software de la mejor calidad
posible, que cumpla, y si puede supere las expectativas de los usuarios. Características propias
del software aquellas que tu quieres controlar y asegurar, el software es un producto inmaterial
que no se fabrica, tampoco se degradan físicamente, sino que se desarrolla. El software puede
tener errores, incidencias pero no son similares a lo que cualquier equipo de carácter físico. La
calidad del software se encuentra casi a la par de la calidad tradicional, ligeramente detrás
debido a que la calidad tradicional tiene varias décadas de historia, mientras que la calidad de
software tiene entre 50 y 30 años de haber surgido. La calidad del software la obtención de un
software con calidad implica la utilización de metodologías o procedimientos estándares para el
análisis, diseño, programación y prueba del software que permitan uniformar la filosofía de
trabajo, en aras de lograr una mayor confiabilidad, mantenibilidad y facilidad de prueba, a la vez
que eleven la productividad, tanto para la labor de desarrollo como para el control de la calidad
del software.
     Los sistemas de administración de bases de datos

    Un sistema de administración de bases de datos (SABD) es sencillamente el software que

permite que una institución centralice sus datos, los administre eficientemente y proporcione
acceso a los datos almacenados mediante programas de aplicación.

   La mayoría de SABD tiene un lenguaje especial llamado lenguaje de manejo. Este lenguaje
tiene comando que permiten a los usuarios finales y a los especialistas en programación
extraer datos de la base de datos para satisfacer las solicitudes de información y/o desarrollar
aplicaciones.

    El tercer elemento es el diccionario de datos. Es un archivo automatizado que almacena

definiciones de los elementos de datos y características de los mismos, como su uso,
representación física, propiedad, autorización y seguridad. El diccionario de datos sirve como
una importante herramienta de administración de datos.

FASES

    Los sistemas de información realizan un ciclo de vida que se cumple en varias fases.
Diversos autores, como lo son: Kendall & Kendall, James Senn y Llorens Fabregas, utilizan
diversas denominaciones para cada una de estas fases. Nosotros vamos a presentar la
denominación establecida para el ciclo IBM/AD propuesta por Llorens Fabregas

Fases

Las fases, son las siguientes:

           

    Fase I – Requerimientos

   Esta fase fundamental para que la estrategia informática encaje dentro de las metas de la
empresa, ya que en ella se cumplen las funciones del modelaje del negocio y planificación de
sistemas; esto con el fin de proyectar las estrategias del negocio y determinar de esta forma
sus requerimientos de información.

Aunque la fase de requerimientos puede aplicarse a todos los procesos de la empresa, o a un

área en especifico, suele ser mas practico analizar área por área del negocio.

    Durante esta fase se desarrolla un modelo del área estudiada, donde se representa: Los
procesos que se llevan a cabo, la información utilizada por ellos y las reglas políticas y
practicas de la empresa relacionada con estos procesos.

    Este modelo permite proyectar las estrategias, procesos y flujos de datos de la empresa al
igual que las interrelaciones entre procesos y datos, con el fin de desarrollar un plan de sistema
de información capaz de guiar el desarrollo de un sistema que permita dar soporte al área en
estudio en el cumplimiento de sus objetivos.

El Plan de Sistemas debe contener:

    Los sistemas que requiere el área del negocio, así como sus bases de datos y la información
que intercambiaran o compartieran.

    Descripción detallada de cada sistema y aplicación incluyendo sus objetivos funcionales y
sus bases de diseño.

    Todo hardware y software que serán utilizados para el funcionamiento requeridos por el área
de negocio (incluyendo las redes)

    Métodos de desarrollo para cada sistema como lo es adquisición de paquetes, nuevo
desarrollo o actualizaciones

    Esquema de los problemas actuales del área de negocio y de las posibles mejoras que se
puedan realizar en cada sistema

    Análisis de los beneficios que se espera derivar de los sistemas que conforman la
arquitectura

    El plan de sistemas de información es uno de los factores más importantes para el
departamento de informática o sistemas ya que constituye la guía para emprender los
proyectos que requiera el cliente, reclutar y adiestrar al personal necesario y la adquisición e
instalación de hardware y software necesarios.Además, el plan de sistemas es fundamental
para la construcción y desarrollo de un ambiente de alta calidad y productividad ya que:

La arquitectura de sistemas sobre la cual descansa el plan para una determinada área de
negocios define la forma de cómo cada aplicación desarrollada será destinada a dar soporte a
objetivos claves y estratégicos para esa especifica área del negocio y, por ende, a la empresa.

Se determinara una definición precisa de los beneficios, alcances y objetivos de cada sistema,
lo cual creara soluciones que el negocio realmente necesite. Estos sistemas se ajustaran a las
estrategias definidas por la gerencia. Cada proyecto tendrá una prioridad fijada por la gerencia,
lo que determinara el orden de ejecución.

Cada aplicación desarrollada podrá ser interrelacionada con otros sistemas.

            Fase II - Análisis / Diseño

    El objetivo de esta fase es desarrollar el diseño arquitectónico de los sistemas, utilizando los
requerimientos obtenidos en la primera fase. En el diseño arquitectónico se engloban dos
componentes: los datos y los procesos, los cuales serán analizados y diseñados desde una
perspectiva conceptual a una física, dentro de las cuatros actividades que se encuentran en
esta fase.

    Actividades dentro de la fase de Análisis/Diseño.

    Analizar y Diseñar Proceso: Las operaciones del negocio y los requerimientos de
funcionamiento definidos en la primera fase, se toman en cuenta con el propósito de determinar
la forma en que debe funcionar el sistema.

    Analizar y Diseñar Los Datos: Con los requerimientos de información definidos en la fase I se
debe organizar los distintos modelos de datos que nos ayuden a diseñar la base de datos que
hagan falta para que el sistema funcione de acuerdo al modelo de funcionamiento.

    Diseñar y Organizar Los Componentes Físicos: Todo componente físico como (pantallas,
base de datos) que hagan posible el funcionamiento del sistema de acuerdo al modelo de
funcionamiento.

    Planificar El Desarrollo De Los Componentes Físicos: actividad en la cual planificamos la

forma en que pueden ser construidos e implementados los componentes físicos de una forma
rápida y productiva.

   En esta fase de análisis / diseño puede incluirse una sub.-fase de evaluación de paquetes.
Esta se pudiese realizar si en los requerimientos se estableció adquirir un paquete de
aplicaciones en lugar de completar un diseño arquitectónico.

            Fase III – Construcción

Dentro de esta fase de construcción existen actividades separadas en cinco sub.-fases:

• DESARROLLO DE INFRAESTRUCTURA

Durante esta fase se desarrollará y organizará la infraestructura que permita cumplir las tareas
de construcción en la forma más productiva posible.

• ADAPTACIÓN DE PAQUETES

Ofrece una desventaja fundamental: el personal de la instalación no conoce los componentes

del paquete con la misma profundidad con que conoce los componentes desarrollados por ellos
mismos. Uno de los objetivos centrales de esta sub-fase es conocer al máximo detalle posible
el funcionamiento del paquete, este asegurará que el paquete será utilizado con el máximo
provecho, tanto desde el punto de vista del negocio, como de la utilización de recursos. Cada
componente del paquete será revisado en forma exhaustiva por el equipo Analista – Usuario,
con el fin de conocer y comprender todos los aspectos del paquete.

• DESARROLLO DE UNIDADES DE DISEÑO INTERACTIVA

Las unidades de diseño interactivas, son procedimientos que se cumple o se ejecutan a través
de un dialogo usuario – sistema.

Las actividades de esta sub-fase tienen como objetivo central:

Especificar en detalle las tareas que debe cumplir la unidad de diseño

Desarrollar componentes

Realizar las pruebas unitarias y las pruebas de integración a nivel de la unidad de diseño.

• DESARROLLO DE UNIDADES DE DISEÑO BATCH

   Las unidades de diseño Batch, son aquellos procedimientos que se cumplen en forma
automatizada, pero en la que no se entabla un dialogo entre usuario y el analista, sino que
involucra grupos de transacciones que se alimentan al computador de una sola vez. Su objetivo
central es igual a la fase de desarrollo de unidades de diseño interactivas. En esta sub.-fase se
preparan especificaciones hechas utilizando una combinación de técnicas como flujo gramas,
diagramas de estructuras, tablas de decisiones etc. Cualquiera que se utilice será útil para que
la especificación sea clara y se logre el propósito de que el programador comprenda y pueda
programar y probar los programas correspondientes.

• DESARROLLO DE UNIDADES DE DISEÑO MANUALES

Esta subfase incluyen las tareas que se ejecutan en forma manual que se incluyen dentro de lo
procedimientos administrativos. Las actividades de esta subfase tienen como objetivo central
desarrollar todos los procedimientos administrativos que rodearán y gobernarán la utilización de
los componentes computarizados desarrollados en la fase de diseño detallado y construcción.

            Fase IV – Pruebas

Esta fase, da inicio luego de que las diferentes unidades de diseño han sido desarrolladas y
probadas por separado. Durante su desarrollo, el sistema se emplea de forma experimental
para asegurar que el software no falle, es decir que funcione de acuerdo a sus especificaciones
y a la manera que los usuarios esperan que lo haga, y de esta forma poder detectar cualquier
anomalía, antes de que el sistema sea puesto en marcha y se dependa de el. Para evaluar el
desenvolvimiento del sistema, en esta fase se llevan a cabo varios niveles de prueba:

Funcional: Prueba desde el punto de vista de los requerimientos funcionales.

De Sistema: Prueba desde el punto de vista de los niveles de calidad del sistema y de
desempeño.

De Integración: Prueba de interfaces.

De Aceptación Técnica: Prueba de manejo de condiciones extremas.

Si el Sistema cumple de forma satisfactoria con estos niveles mencionados anteriormente, se

procede a realizar la carga de los archivos, base de datos y tablas del nuevo sistema, para de
esta forma dar inicio al proceso de aceptación final, durante el cual, el sistema comenzará a
funcionar bajo la responsabilidad del departamento de operaciones y del usuario, por un lapso
determinado de tiempo llamado Periodo de Aceptación.

Finalizado el Periodo de Aceptación, se le dará al sistema la aprobación final, para que pase a
ser el sistema oficial.

            Fase V - Producción / Mantenimiento

Una vez que un sistema pasa a formar parte de la vida diaria de la empresa, cada programa,
cada procedimiento y cada estructura de datos se convierte en una pieza del negocio que,
como tal, deberá funcionar en forma constante, exacta y confiable. L a operación del negocio
ahora dependerá del funcionamiento del sistema, por lo que las tareas de mantenimiento
cobran vital importancia.

Durante la fase de mantenimiento, se ponen en práctica todas las políticas y los procedimientos
destinados a garantizar la operación continúa de los de los sistemas y a asegurar su efectivo,
con el fin, de que éstos se constituyan en una verdadera herramienta de apoyo al logro de los
objetivos estratégicos de la empresa.
 

Tareas básicas

 -ESPECIFICACION DE UN PROBLEMA

 - ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

 -DESARROLLO

 -IMPLEMENTACION

Documentación de los Sistemas

   La documentación consiste en material que explica las características técnicas y la operación
de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a
usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como
interactuar con el sistema y a los operando como hacerlo funcionar.
   Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la lógica de un
programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros
documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómo
usarlo.

    Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de documentación", el

cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe
prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.

Necesidades

    La documentación básica necesaria de un sistema de información deberá contar con:

Carpeta de papeles de trabajo (análisis):Síntesis del documento de generación Presupuesto o

plan de fijación de tareas Documentación del relevamiento detallado Formularios o
comprobantes analizados Papeles de trabajo del análisis Estudio de factibilidad y diagnóstico.

Carpeta de sistemas (diseño global): Fijación de los objetivos del sistema Descripción global
del sistema Modelo lógico del sistema (DFD, diccionario de datos, especificación de la lógica)
Diseño de entradas y salidas Normas y procedimientos para los usuarios (en operaciones de
rutina, de respaldo, de emergencia, de recupero, de uso de back-up) Recursos materiales y
humanos necesarios Estudio técnico-económico acerca de la posibilidad de procesar el sistema
mediante el uso de un computador.

Carpeta de programas (diseño detallado): Descripción detallista del programa Diagrama de

lógica Descripción de entradas Descripción de salidas Descripción de archivos Tablas, cuadros
de control de consistencia y parámetros utilizados Controles del programa sobre archivos y
datos.

Carpeta de operaciones: Normas de control de entradas, salidas y de procesamientos Normas

de operación, de recupero, de back-up, de seguridad de archivos Cronograma de procesos
Descripción de usuarios.

Funciones de la documentación

Funciones de la documentación de sistemas

  La documentación, como concepto generalizado, representa el conjunto de documentos
recogidos para fines determinados. La documentación, como concepto específico, para
diferenciarla de la anterior, consiste en el empleo de Técnicas Documentales, es decir, de
tratamiento permanente y sistemático de documentos o datos para la información especializada
qué requieren los utilizadores.

 La selección: De documentos a partir de conocimientos lo más    completos posible de cuanto

existe, se está haciendo o va a producirse. Recoge, principalmente, documentos de tipo visual,
auditivo o audiovisual.
 La identificación: De los documentos consiste en la aplicación de reglas de escritura y
presentación gráficas, simples, normalizadas y unívocas con el fin de asegurar una mejor
comunicación.

 El análisis documental: Es un conjunto de operaciones realizadas para representar el

contenido de un documento de forma distinta al original, con el fin de facilitar la consulta o la
búsqueda en una etapa posterior.

 El almacenamiento ("stockage"): Es la acumulación de documentos originales o reproducidos,

introducidos en la memoria documental de bodoque permitan las operaciones de recuperación
y búsqueda fundamentales para localización del contenido informativo.

La difusión: De los documentos o de la información recogida y tratada y analizada. Tiene en

cuenta el ejercicio de las técnicas de comunicación entre personas presentes o ausentes en
tiempo y espacio.

Objetivos de la documentación de sistemas:

 Definir detalladamente el sistema.

 Explicar las características técnicas y la operación de un sistema.

 Mejorar la comunicación.

 Proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo y para

enseñar a los usuarios  como interactuar con el sistema y a los operando como hacerlo
funcionar.

 Vinculo para la capacitación.

 Ayudar al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de sistemas.

 Optimizar la gestión de mantenimiento.

 Ser de utilidad para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los
sistemas.

 Fomentar la integración.
 Ayudar a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integración de sistemas.

 Proporcionar estabilidad al sistema.

 Asegurar que el sistema opere correctamente.

 Minimizar el consumo de recursos.

 Utilizar eficientemente los recursos que se dispongan.

Importancia de la gerencia del desarrollo y mantenimiento de los sistemas

Consiste en una serie de acciones que garantiza el correcto funcionamiento de los equipos
informáticos y todo el sistema informático, tanto si se trata de funcionamiento de software como
de hardware. Es importante dentro de la empresa debido a que por la dependencia actual de
muchas empresas a la informática, en ocasiones un pequeño problema informático puede
provocar grandes desbarajustes dentro de la empresa, sin contar que existen muchos datos
confidenciales e informes que deben estar bien salvaguardados en los ordenadores.

Dentro de las acciones de mantenimiento de los sistemas nos encontramos con:

·         Control remoto de equipos

·         Control y mantenimiento de servidores

·         Reparación física de ordenadores y servidores

·         Reparación de periféricos

·         Configuración, reparación e instalación de software y drivers

·         Instalación y configuración de antivirus

   Seguridad informática

Es importante saber que las empresas, más que cualquier otra persona, necesitan mantener su
sistema informático correctamente, no sólo por los gastos que puede suponer algún problema
informático sino también por los datos que se pueden guardar en los equipos informáticos y la
pérdida de tiempo que sucede cuando los sistemas informáticos no funcionan. A día de hoy
existe una gran dependencia informática.

El mantenimiento informático permite abaratar costes en reparaciones y mantenimientos

informáticos, sin contar el ahorro que supone el hecho de que no haya nada que dificulte el
trabajo del día a día. Es necesario en grandes empresas, pero también es necesario en
pequeñas y medianas empresas.
Habitualmente muchas empresas informáticas ofrecen mantenimiento informático por una
cuota mensual, cuota que garantiza a la empresa la seguridad del sistema informático y las
garantías de no tener que pagar más por el mismo trabajo. Si una empresa paga 50 euros al
mes por el mantenimiento informático se garantiza no tener que ir a una empresa informática a
que le cobren 60 euros por formatear el equipo, por poner un ejemplo, así como se garantiza
que si se le estropea el ordenador tendrá a alguien en un período corto de tiempo arreglándolo.

Tendencias

La gerencia informática necesita ejercerse con un criterio global, siguiendo los conceptos
modernos de productividad, competitividad e innovación. Además, incluyendo en su gestión
administrativa las tecnologías de última generación.

    Para adaptar las empresas a esos nuevos conceptos, implica una gerencia que incluya y
practique las tendencias que recomienda el ex presidente de la General Electric, el
mundialmente reconocido como el mejor ejecutivo, Jack Wells.

Él considera lo siguiente:

a) Una visión global con actuación local.

b) Empoderamiento para los ejecutivos que tienen poder de decisión.

c) Outsourcing, para aprovechar adecuadamente los conocimientos y las experiencias de

quienes tienen buen éxito en sus gestiones.

d) Liderazgo, como una cualidad inherente y fundamental para gerenciar una empresa.

e) Darle a la empresa una estructura administrativa plana, para cambiarle su antigua estructura
piramidal, que tiende a resaltar la connotación jerárquica, más que las responsabilidades.