Le cycle achats/ fournisseurs

-Les commandes

Toute commande doit être autorisée par le dirigeant et fait l'objet d'un bon de
commande valorisé et établi en quatre exemplaires à partir d'un carnet à souche.
Chaque bon de commande est vérifié par le responsable des achats eu égard aux
tarifs et conditions de règlement particulières. Le bon de commande est ensuite
signé par le dirigeant qui appose son paraphe sur l'un des exemplaires. Chaque
commande est suivie quant aux délais d'exécution par le responsable des achats
qui relance systématiquement les fournisseurs lorsque la date de livraison est
dépassée.

-La réception des commandes

Les achats réceptionnés sont contrôlés avec le bon de commande et le bon de

livraison du fournisseur par le magasinier qui contrôle les caractéristiques
principales des articles réceptionnés et émet un bon de réception pré numéroté
en trois exemplaires.

Le bon de réception reprend les caractéristiques du produit livré :

- quantité reçue ;

- nombre ;

- référence ;

- date de réception ;

- visa.

- La réception des factures

A la réception de la facture, un timbre « original » et un numéro d'ordre sont

portés sur le premier exemplaire par le responsable des achats. Un numéro
identique est attribué à chaque exemplaire reçu (cette référence interne établi un
lien précis entre les pièces et l'enregistrement comptable). Les doubles sont
transmis le jour même au comptable.

Le classement des factures se fait selon le principe suivant :

- par ordre numérique selon le numéro attribué à chaque facture, pour l'original ;

- par fournisseur, pour disposer d'un dossier facile à consulter en cas d'appel,
pour le premier double

- par chantier, dans les entreprises de travaux publics et de bâtiment pour le

deuxième double.

La comptabilisation

Les factures doivent être comptabilisées dès leurs réceptions par le service
comptable après vérification des conditions de prix et de règlement.

Après comptabilisation, l'original de la facture reçoit le timbre « comptabilisé »

ou un visa d'enregistrement.

Le service comptable tient un journal d'achats qui permet d'enregistrer dans

l'ordre chronologique les factures classées par numéro. Chaque écriture doit
indiquer :

- la date de la facture ;

- le numéro de la pièce justificative ;

- le numéro du compte fournisseur mouvementé ;

- l'identification du fournisseur ;

- le montant TTC ;

- la ventilation de la charge par destination ;

- La TVA récupérable.

Le règlement

Après vérification de l'original de la facture avec le bon de réception (quantités

reçues) et le bon de commande (vérification des prix unitaires, des conditions de
règlement, des remises accordées), le comptable appose le timbre « bon à payer
».

Après délivrance du « bon à payer », les prévisions de règlement sont

enregistrées sur un échéancier avec l'indication de la date d'échéance, des
références de la facture, du mode de règlement. Cet original est immédiatement
classé par ordre numérique.
IV.2.1.6- Le traitement des retours de marchandises

Un bon de retour pré numéroté est établi par le magasinier en trois exemplaires.
Un exemplaire est classé dans un dossier « attente d'avoir » annoté des
références de la facture ; un autre reste à la souche. Les avoirs reçus sont
rapprochés des « attente d'avoir » : le comptable veille à ce que la note de crédit
correspondant au retour soit bien établie par le fournisseur. Le bon de retour
anciennement classé dans le dossier « attente d'avoir » est ensuite joint à l'avoir
correspondant. A l'aide de son exemplaire, le magasinier enregistre la sortie sur
ses fiches d'inventaire.

En cas de retour de marchandises, le magasinier établit un bon de retour et

actualise son fichier.