Versión No 1

PROCESO DE COMPRAS
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Código: COMP-01

1. OBJETIVO

Definir la metodología para asegurar que la adquisición de productos o servicios

cumplan los requisitos de compra especificados en materia de calidad, seguridad y
salud en el trabajo y medio ambiente, así mismo definir el alcance y control
aplicado al proveedor, a los contratistas y al producto o servicio adquirido.

2. ALCANCE

Este procedimiento rige a partir de la fecha de su publicación y a

plica para todas las compras que se realizan fuera y dentro de la empresa, así
como contratistas y empleados independientes; va desde la identificación de la
necesidad de compra, hasta la reevaluación de los proveedores.

3. DEFINICIONES

3.1. Proveedor. Organización o persona que proporciona un producto, el

proveedor puede ser interno o externo a la empresa.

3.2. Infraestructura: Sistemas de instalaciones, equipos y servicios necesarios

para el funcionamiento de una organización.

3.3. Capacidad: Aptitud de una organización sistema o proceso para realizar un

producto que cumple los requisitos para ese producto.

3.4. Control de calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada al

cumplimiento de los requisitos de la calidad.

3.5. Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o servicio.

3.6. Producto: Resultado de un proceso.

3.7. Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o

especificado.
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3.8. Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de la observación y

dictamen, acompañada cuando sea apropiada por medición, ensayo/ prueba o
comparación con patrones

3.9. Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de

que se han cumplido requisitos especificados.

3.10. Especificación: Documento que establece requisitos.

3.11. Requisito: Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u

obligatoria.

3.12. Calidad: Grado en que un conjunto de características inherentes cumple

con los requisitos.

3.2. Compra. Proceso mediante el cual se adquiere un producto o servicio a un

determinado proveedor, el cual deberá ser seleccionado, evaluado, y re-evaluado.

3.3. SG-SST. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

3 CONDICIONES GENERALES

4.1 CONDICIONES GENERALES

4.1.1. Selección de proveedores.

Los criterios de selección se establecen con el fin de verificar la capacidad del

proveedor de dar cumplimiento a las políticas de calidad, seguridad y salud en el
trabajo y medio ambiente, del proveedor y los requisitos técnicos que aseguren la
conformidad del producto y/o servicio. Los criterios son los siguientes:

1. Calidad del Producto/servicio

2. Oportunidad en la respuesta a los requerimientos del contratante
3. Cumplimiento.

Todo proveedor o contratista con trabajadores a cargo debe adoptar y mantener

las disposiciones que garanticen el cumplimiento de las normas de seguridad y
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salud en el trabajo de la empresa, por parte de sus trabajadores o subcontratistas,

durante el desempeño de las actividades objeto del contrato o servicio prestado.
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4.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

Gerente /
Correo
1 Surge la necesidad de realizar una compra de bien o servicio. Auxiliar
electrónico
administrativa
Detectada la necesidad de compra se revisa el listado de proveedores con el
fin de verificar si se encuentra alguno que suministre lo requerido.
2 Gerente
N/A
Si no existe un proveedor que cumpla con las especificaciones requeridas,
se busca un nuevo proveedor, se solicitan cotizaciones y los documentos
Solicitadas las cotizaciones, se realiza análisis de la opción de compra más
3 conveniente (si es el caso) y se inicia el proceso de selección de N/A Gerente
proveedores
Evaluados los nuevos proveedores, se selecciona el proveedor que más Gerente /
4 convenga y que cumpla los requisitos establecidos en materia de calidad, N/A Gerencia
seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente. administrativa
Al recibir los bienes o servicios comprados, se inspecciona el producto,
verificando que este cumpla con las especificaciones descritas en la solicitud
de compra, que su entrega sea completa, oportuna, con soportes
documentales solicitados en SST y que se encuentre en buen estado.
Comunicado a los
5 Gerente
Si no cumple con las especificaciones o no se encuentra en buen estado, se proveedores
devuelve la mercancía al proveedor.

Si no cuenta con los soportes de la documentación solicitada en SST, se

solicita por escrito al proveedor mediante comunicado.
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No. ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

Anualmente se realiza la reevaluación de proveedores según los criterios
establecidos y los resultados de verificación de la compra, teniendo en
6 cuenta el desempeño del proveedor. Realizada la re-evaluación de N/A
proveedores, se envía a cada uno de ellos los resultados obtenidos vía fax o
correo electrónico.
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4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Decreto 1072 de 2015

 NTC-ISO 9001: 2008. Sistema de gestión de la calidad. Requisitos.
 NTC-ISO 9000: 2010. Sistema de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario
 NTC ISO 18001:2007. Sistema de gestión de seguridad industrial y salud ocupacional
 NTC ISO 14001:2004 Sistema de gestión ambiental

5. HISTORIAL DE REVISIÓN

VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA

01 Emisión inicial del documento 13/03/2019