METODOLOGÍA

El conjunto de requisitos de la norma ISO 9001 para la gestión de la calidad reflejan una

manera responsable, sensible y práctica de administrar una empresa, y para muchas de ellas

se requerirá de varios meses de trabajo en su implementación, antes de que se produzcan

beneficios internos importantes. Un proceso de implementación de esta magnitud requerirá

las mismas actividades básicas de cualquier otro proyecto de gran dimensión.

La empresa CAFETOL trabajara con el modelo de implementación del SGC, que está

conformado por.

 ETAPA 1: es tal vez la más importante, pues habrá mayores posibilidades de

éxito en la implementación cuando se tiene el apoyo decidido y el compromiso

de todos los niveles de la compañía.

 ETAPA 2: se reúne el equipo del proyecto, se le capacita en los requisitos de

la norma, se evalúa el estado del sistema de calidad actual y se elabora un plan

detallado acerca de la organización del proyecto, se le proporciona los recursos

y se administra.

 Las etapas 3 a la 7 se desarrollan de manera secuencial. Para una planeación

efectiva se requiere conocer a fondo los procesos claves de la organización

(etapa 3), que en muchos casos quedan consignados en los planes de calidad

(etapa 4). Los resultados de estos planes son fundamentales para el diseño o

perfeccionamiento de la mayoría de los elementos del sistema de calidad

(etapa 5). Estos elementos se estandarizan con su documentación formal

(etapa 6) para su posterior implementación (etapa 7). Los cambios finales a la

documentación y el cierre de cualquier no conformidad en la implementación

 se traslapan con la validación del sistema de calidad (etapa 8), la cual se debe

asegurar (etapa 9)

ETAPA 2: CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN.

COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO

Hace referencia a la combinación de cuestiones internas y externas que pueden tener un

efecto en el enfoque de la organización para el desarrollo y el logro de objetivos.

La organización realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre las cuestiones

externas e internas.

Matriz Contexto Organizacional

ETAPA 3: COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS

PARTES INTERESADAS

CAFETOL estará en efecto potencial y en la capacidad de proporcionar regularmente

productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios

aplicables, en la organización se determinan:

a) Las partes interesadas comprendidas dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.

b) Los requisitos pertinentes de estas partes interesadas para el Sistema de Gestión de la

Calidad.

En este requisito la empresa realizará seguimiento y revisión de la información de estas partes

interesadas y los requisitos pertinentes.

 ETAPA 4: DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD

La empresa CAFETOL determina los límites y la aplicabilidad del Sistema de Gestión de la

Calidad para establecer su alcance.

Para ello se tuvo en cuenta las cuestiones externas e internas, los requisitos de las partes

interesadas, los productos y servicios de la organización.

ETAPA 5: ALCANCE

El alcance del sistema de gestión de la calidad de la empresa CAFETOL corresponde a todos

los procesos que hacen parte de su modelo de operación, con el fin de garantizar la prestación

de los servicios en la comercialización del café, control de calidad en la producción,

proveedores e inspección final.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS

En este apartado se establecen los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los

requisitos de la Norma Internacional.

En el siguiente esquema se muestra los procesos necesarios para el sistema de gestión de

calidad y su aplicación a través de la organización:

a) Entradas requeridas y salidas esperadas de los procesos.

b) Secuencia e interacción de los procesos.

c) Recursos necesarios.

d) Asignación de responsabilidades.

e) Evaluación de los procesos e implementación de cambios necesarios.

f) Mejora de los procesos y el sistema de gestión de calidad

 ETAPA 6: LIDERAZGO Y COMPROMISO

La alta Dirección mostrará liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de

calidad:

a) Rendición de cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión de calidad

b) Control sobre el establecimiento de la política de calidad y los objetivos de la calidad

para el sistema de gestión de la calidad.

c) Control sobre los recursos necesarios para el sistema de gestión de calidad.

d) Gestión eficaz y conforme a los requisitos establecidos por la norma.

e) Con mira a obtener los resultados previstos.

f) Responsabilidad en todos los roles en que se despeña la alta dirección.

PROCEDIMIENTO PARA CAPACITACIONES, ENTRENAMIENTO E

INDUCCIÓN
1. OBJETIVO:
Elaborar y desarrollar un plan de formación, capacitación entrenamiento, inducción, re-
inducción de acuerdo con los criterios establecidos y las necesidades en cada proceso, en
cuanto al SG-SST y respectivas actualizaciones de esta norma, de manera que tenga el nivel
de competencia suficiente para las exigencias del cargo.

1. Alcance:
Este procedimiento aplica a todo el personal que labora e interviene directa e indirectamente
con la operación y el SG-SST.

2. Definiciones:

 Capacitación: Actividades planeadas por el Hospital, para desarrollar en sus

funcionarios y colaboradores, nuevas habilidades, conocimientos y actitudes que les
permitan desempeñarse eficientemente en sus cargos actuales y futuros.
 Inducción: Información específica al cargo, dada a un nuevo funcionario del
 hospital para realizar satisfactoriamente las funciones asignadas.
 Instructor Interno: Funcionario con la competencia, conocimiento y
calificación requerida para ejecutar una capacitación al interior del hospital.
 Instructor externo: Persona, ajena al hospital con la competencia,
conocimiento y calificación requerida para ejecutar una capacitación al interior del
hospital.
3. responsabilidad y autoridad.
Alta Dirección: Responsabilidad de la revisión y aprobación del plan de capacitación, así
como de la aprobación del presupuesto requerido para la realización de las mismas.
Gerente de personal, responsable del SG-SST directora de calidad y atención al usuario:
Responsabilidad de la gestión y coordinación de la detección de necesidades de capacitación,
el desarrollo y seguimiento de las mismas los registros asociados a su realización y las
medidas a que haya lugar.
Direcciones, Gerentes y Coordinadores: Responsabilidad por la detección de necesidades de
capacitación del grupo humano a su cargo, la realización de las capacitaciones propias de su
área y el seguimiento a la aplicación del conocimiento en el puesto por parte del funcionario,
de la información impartida dentro del plan de capacitación.
Funcionarios y trabajadores: Responsabilidad con cumplir con los horarios determinados para
las capacitaciones, previendo con anticipación aspectos laborales o personales que interfieran,
interrumpan o suspendan su participación.

4. Organización y ejecución de la capacitación

Es responsabilidad del Jefe de talento humano, responsable de SST, líder de calidad la
administración integral del Plan institucional de capacitación de cada una de las áreas de
la empresa, teniendo en cuenta el tipo de capacitación (interna o externa)

5. Capacitación interna.
El funcionario responsable de impartir la capacitación, solicitara como mínimo con cinco
días de anticipación al Jefe de talento humano, responsable de SST, líder de calidad la
administración la gestión de recursos físicos y técnicos necesarios para su ejecución,
quienes serán responsables de gestionarlos y suministrarlos oportunamente.

6. Capacitación externa.
Es responsabilidad del Jefe de talento humano, responsable de SST, líder de calidad
 recibir y evaluar las diferentes ofertas o cotizaciones de cotización de capacitación,
orientadas al cumplimiento del Plan institucional de capacitación.

7. Registro de capacitaciones.

El Jefe de talento humano, responsable de SST, líder de calidad es responsable de

mantener actualizadas las estadísticas de capacitación por funcionario, áreas, temas e
instituciones, preparando y presentando a la alta dirección los resultados.
8. Evaluación de la capacitación.
Sera responsabilidad de cada director, jefe o coordinador de acuerdo al área capacitada,
realizar la evaluación de validación del conocimiento aprendido de la información
impartida en la capacitación interna, a cada una de los funcionarios. Para garantizar la
asimilación del conocimiento adquirido.

ETAPA 7: PLANIFICACIÓN

ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES

OBJETIVOS DE LA POLITICA DE CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA

LOGRARLOS

 Analizar las necesidades de nuestros clientes y consumidores, así como sus

expectativas actuales y futuras, mediante métodos de recolección de datos.

 Establecer un plan de formación para el personal enfocados en los valores de la

empresa y el desarrollo de la producción.

 Ejecutar periódicamente evaluaciones a los trabajadores en el desarrollo de la

producción y medición de los riesgos a los que se encuentran expuestos.

META:
 Sea el 90% de la muestra del total al cual se le aplicó el método de recolección de

datos, la cual exponga las necesidades y expectativas más representativas de la

población.

 Sea el 80% del personal capacitado muestre resultados para el mejoramiento de la

productividad en la organización.

 Sea el 90% de los trabajadores evaluados en el desarrollo de la producción muestren

altos índices de rendimiento y una reducción del 80% de los riesgos negativos.

ETAPA 8: MEJORA

La organización determina y selecciona oportunidades de mejora en cuanto a necesidades y

expectativas de los clientes, promocionada a corregir o reducir efectos no deseados, mejorar

el desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad.

NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA

Respecto a las no conformidades se lleva a cabo el siguiente procedimiento:

Revisión de los formatos de estado de no conformidades. (Numero, cliente, fecha de

detección, fecha propuesta de implementación de la acción correctiva, responsable de la

acción correctiva, seguimiento, observaciones).

Decisiones para controlar y corregir la no conformidad.

Análisis de la no conformidad, determinación de las causas, determinación de no

conformidades similares.

Implementación de acción correctiva, Plan de acción y seguimiento.

La organización documentara y guardara la información respecto a la naturaleza de las no

conformidades y cualquier acción tomada y resultados obtenidos como evidencia del sistema.

ETAPA 9: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La alta dirección hará revisiones del sistema de gestión de la calidad cada cierto intervalo

planificado dentro del cronograma de actividades, para asegurarse de su conveniencia,

adecuación, eficacia y alineación continuas con la dirección estratégica de la organización.

La persona encargada de la revisión de los formatos, procedimientos, funciones y

cumplimiento de la política organizacional y del sistema de gestión de calidad corresponde a:

ENTRADAS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN:

Información sobre el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

Información en cuanto a satisfacción del cliente y retroalimentación de las partes pertinentes,

grado en que se han logrado los objetivos de la calidad; desempeño de los procesos y

conformidad de los productos y servicios, las no conformidades, acciones correctivas

realizadas, resultados de seguimiento y medición, resultados de las auditorías, adecuación de

los recursos y oportunidades de mejora.

SALIDAS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN:

Decisiones y acciones de oportunidades de mejora, cualquier necesidad de cambio en el

sistema de gestión de calidad, necesidad de recursos.

Documentación de toda la información como evidencia de los resultados de las revisiones por

la dirección.