INFORME DE DIAGNOSTICO-DISTRIBUIDORA LAP

OBJETIVO DEL INFORME DIAGNOSTICO A EMPRESA DISTRIBUIDORA LAP

El objeto del presente informe es conocer el estado actual de Distribuidora LAP, para lo cual se va  
a implementar un método de diagnóstico organizacional basado en el método “Do It Yourself ” o
Hágalo usted mismo” a fin de establecer una serie de condiciones que no han permitido a
distribuidora LAP, mantener un constante volumen de ventas, debido entre otros factores a la
desorganización interna de la misma. El resultado esperado de este diagnóstico es establecer un
plan de mejoramiento a corto plazo en aquellas áreas que presentan deficiencias.

El modelo “Hágalo usted mismo” a ejecutar en LAP Distribuidora está basado en un Check List de
recolección de datos por áreas de trabajo donde se relacionan preguntas de respuesta básica y
comprometida que arroje datos concretos

2.      ALCANCE DEL DIAGNOSTICO

El alcance será determinar qué aspectos están deteriorando la empresa desde su interior, cuales
no están funcionando acorde a las prioridades, identificar que situaciones internas no permiten
que la empresa mantenga su volumen de ventas, porque el clima laboral se presenta en un
contexto negativo, presentando alta rotación de personal.  Para que los objetivos planteados a la
Distribuidora LAP se pongan en curso, deberán tener como común denominador; el compromiso
de los trabajadores y directivos a realizar un cambio en los aspectos negativos o faltantes
encontrados, los cuales se les presentaran de forma realista, medibles en el corto plazo,
específicos para cada situación, área o persona.

3.      EVIDENCIAS PRE-DIAGNOSTICO

3.1 ORGANIZACIÓN

Al iniciar el diagnostico empresarial, se evidencia que don Luis Alberto desde el inicio de sus
actividades, se preocupó por que la Distribuidora, en aquel entonces una tienda, tuviera el
enfoque necesario para convertirse en el largo plazo en una gran organización empresarial, para lo
cual estableció la razón de ser y propósito que llevaría a LAP Distribuidora a su exposición en el
tiempo así:

MISIÓN:

Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo, con altos
estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución, orientada a
satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un excelente servicio
y precios competitivos.  Contamos con un equipo humano comprometido y capacitado.
En concordancia actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados, nuestros
proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad. Nos distinguimos
por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas prácticas para el
cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.

VISION:

Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia en la
distribución de productos de consumo masivo, garantizando a nuestros clientes altos estándares
de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como en sus expectativas.

-Así mismo desde el inicio don Luis Alberto definió los valores que guiarían a la compañía y sus
trabajadores en la senda correcta a fin de hacer las cosas bien y trabajar con ética.

Concretamente se identificó con seis (6) valores esenciales que regirían la forma en que la
empresa y los trabajadores se comportarían  y ofrecerían servicios a sus clientes así:

La Seguridad y la Salud

Nos importan: la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que trabajan
bajo nuestra responsabilidad, así como de aquellas que se benefician con nuestros productos y
servicios.

El Colaborador

Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y su

bienestar general.

El Entorno

Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos conductas
que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio con un desarrollo sostenible
comprometidos con nuestra responsabilidad como ciudadanos del mundo.

La Calidad

Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.

El Profesionalismo

Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto a nivel

externo como interno con todos los grupos de interés.
En el transcurso de los años LAP Distribuidora fue estructurando su organigrama a medida que
personal de confianza y trayectoria iba creciendo de la mano de la empresa, presentándose
actualmente así:

3.2 ORGANIGRAMA JERARQUICO

4.      HALLAZGOS DEL DIAGNOSTICO:

4.1 TAMAÑO:

En un periodo de  10 años el crecimiento de la empresa ha presentado un crecimiento constante

que fue la base de la decisión de expandir el negocio. Es así como se abren puntos de venta y
distribución en seis (6) ciudades de tamaño medio, contando cada una con flota propia de
vehículos, además de los contratados por flete para cumplir con las necesidades del negocio.

Cada nuevo Centro de Distribución cuenta con personal de 18 puestos de trabajo con contratación
directa que se encargan de tareas comerciales y administrativas.  Además para tareas de bodega y
transporte se encuentran de 20 a 25 empleados con contratación indirecta, dejando así la planta
de personal:

Trabajadores directos: 168, de las cuales 60 pertenecen a Dirección General que está ubicada en la
capital de la nación, y 108 en los seis Centros de Distribución y venta.

Trabajadores indirectos: Fluctúa entre 120 y 300 empleados dependiendo de la temporada o

cierre de ventas a clientes
4.2 OBJETO:

LAP Distribuidora se dedica a la comercialización de productos de consumo masivo, con altos

estándares de calidad; a través de una cadena privada de distribución que presta sus servicios a la
comunidad de tenderos, ofreciendo un excelente servicio y precios competitivos.

4.3 EL NEGOCIO:

·         Razón Social: Distribuidora Luis Alberto Preciado. LAP SAS

·         NIT: 800.436.543 – 9

·         Dirección Sede Principal: Calle 71 No. 4 – 345

·         PBX: 8 34 90 00

·         LAP@lapsas.com.co

·         Página Web: www.lapsas.com.co

·         Representante Legal: Santiago Preciado González

·         Documento identidad Representante Legal: 80.000.000 de Bogotá

SUPEDITADO A:

·         Superintendencia de Industria y Comercio

·         Fenalco

ENTORNO:

·         Consumo Masivo

4.4 CULTURA ORGANIZACIONAL:

En palabras de la propia empresa: Contamos con un equipo humano comprometido y capacitado.

En concordancia actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados, nuestros
proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad.

Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas
prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.
Los valores que la empresa ha expresado y con los cuales se identifica para trabajar, ya fueron
identificados.

4.5 ESTRUCTURA INTERNA:

La estructura organizacional de LAP Distribuidora está conformada de esta manera: Junta

Administrativa, Gerencia, Dirección Financiera y Administrativa y de Logística. Las compras y todo
el manejo comercial se encuentra en cabeza del Señor Preciado, pues él considera que allí está el
éxito del negocio.

4.6 COMUNICACIONES:

Las relaciones en LAP Distribuidora están dadas por la cordialidad, pues este fue el principio que
fundo don Luis Alberto, transmitiéndole esto a su Hijo mayor Santiago, quien funge como Gerente
General y posee un carácter jovial, gran facilidad de palabra e indiscutible don de gentes. Sueña
con llegar a conformar un equipo directivo de primer nivel y disponer de una plantilla de
colaboradores apasionados, que vivan para su empresa y la sientan como parte propia.

4.7 PODER, AUTORIDAD Y LIDERAZGO:

A nivel jerárquico Santiago está por debajo de la Junta Directiva, quienes son los que determinan
los rumbos que la empresa deba tomar. En el tercer escalón están Dirección Financiera y  
Administrativa en manos del señor  Ricardo Vargas y de Logística Fernando Pérez, quien a su vez
recibe informes de gestión de Coordinación comercial y Mercadeo en manos de Carlos Rodríguez y
de Coordinación del Talento Humano, Carolina Prieto. Los Gerentes de los Centros de Distribución
fuera de la ciudad, le reportan a cada una de las áreas según sea el asunto a tratar: La parte
comercial con el Gerente, las compras, los pagos, los arreglos de los vehículos, la contratación del
personal y la terminación de contratos con los directores de las diversas áreas. El funcionamiento
comercial está determinado exclusivamente por las directrices de don Luis Alberto; por lo tanto las
cabezas de área tienen una baja capacidad para tomar decisiones, sus capacidades de innovación y
liderazgo están limitadas y esto hace que su empoderamiento sea mínimo, lo cual deja entrever un
sistema totalmente formal, pero muy ortodoxo.

Así el orden jerárquico se establece que:

·         Nombre: Carlos Rodríguez

·         Cargo: Coordinador Comercial

·         Responsabilidades: Ventas, y pago por comisiones para los vendedores de la empresa.

·         Nombre: Fernando Pérez

·         Cargo: Director de Logística

·         Responsabilidades: Distribución y Transportes.

·         Nombre: Ricardo Vargas

·         Cargo: Director Financiero y Administrativo

·         Responsabilidades: Contabilidad y Cartera.

·         Nombre: Carolina Prieto

·         Cargo: Coordinadora de Talento Humano

·         Responsabilidades: Nomina, Reclutamiento y Selección de Talento Humano.

Debido a que la empresa estableció la implementación de software propio, se ha restringido la

capacitación en temas de desarrollo personal, ventas y mercadeo, pues don Luis Alberto cree que
el éxito el negocio se encuentra en la propia gestión; Únicamente se han desarrollado aquellas
capacitaciones que tienen que ver directamente con el manejo de los productos, es por ello que la
propia Coordinadora de Talento Humano, Carolina prieto no ha podido capacitarse, ni actualizarse
en las nuevas tendencias en gestión humana, debido a esta dinámica empresarial

4.8 CONFLICTO:

Situación problema: 

Al interior de LAP Distribuidora don Carlos es bien conocido por su carácter franco, directo y a
veces explosivo, ejerce un rol altamente controlador frente al equipo de Asesores de Ventas, que
frecuentemente inhibe el desarrollo de los procesos comerciales necesarios para mejorar la
competitividad de la empresa.

Es una persona resistente al cambio. Frecuentemente asume un enfoque muy pragmático,

orientado a los resultados, a la calidad en los procesos y a la excelencia operacional, descuidando
la relación con los miembros de su equipo de trabajo y presionándolos constantemente para
alcanzar las metas, muchas veces sin importarle lo que tengan que hacer para alcanzar los
objetivos trazados. En las reuniones de dirección, únicamente participa en los temas relativos a su
área de responsabilidad y suele adoptar una actitud de calculada indiferencia, ante los temas de
Talento Humano.

Por el contrario, don Fernando Pérez se esfuerza por innovar pero sus ideas no tienen eco, no las
defiende y las deja de lado. En ocasiones deja ver la huella de sus compañeros y se apega entonces
a la “vieja guardia” de la empresa. A veces se muestra temeroso para decidir y ante la indiferencia
del Director Financiero y Administrativo, casi siempre busca construir rápido consenso con Carlos,
el Coordinador Comercial, para no sentirse solo.

Don Ricardo es una persona leal, de entera confianza. Es un buen elemento, pero no ha
desarrollado suficientemente su pensamiento estratégico. Es muy tosco en el trato personal y con
escasa visión de largo plazo. Busca constantemente aprobación de sus superiores, pretende
agradarles, asumiendo una actitud de abierta adulación y servil complacencia, que ha merecido la
indiferencia de sus pares.

Apremiada por las urgencias de la operación, Carolina Ha tenido sucesivos enfrentamientos con el
Director Financiero y Administrativo, quien considera que la Gestión de Talento Humano, no es tan
relevante para la empresa, como si lo es una excelente ejecución financiera.

Con base en este análisis podemos determinar que los conflictos en LAP Distribuidora están dados
por las personas, más que por los procesos mismos, siendo las situaciones de trabajo, las
generadoras de los mismos, presentándose evasión de soluciones y poca o nula gestión en la
mediación para minimizar los efectos del estrés y mal clima laboral.

4.9 DESCRIPCION DE CARGOS:

No existen manuales de funciones ni descripción del cargo, donde cada actor de esta situación
pueda ver sus procesos estandarizados y estructurados en donde normalmente se  describieran las
labores y funciones de cada puesto de trabajo. Esta situación es la misma raíz del problema, ya
que nadie tiene claras sus responsabilidades ni desempeño esperado, al ser estas dadas de forma
directa y por medios laxos, lo que no permite una correcta gestión de las competencias que cada
uno pudiese tener para aportar al éxito de la empresa. Se evidencia que el personal está
capacitado por sus propios méritos, mas no por la capacitación ofrecida por la compañía en áreas
que a los trabajadores les pudiera interesar para un crecimiento personal, laboral y/o profesional.
Adicional a esto se evidencia que dentro de la empresa se crece por antigüedad y no por
meritocracia.
4.10 MOTIVACION:

En este aspecto la organización no tiene nada que ofrecer al trabajador, pues no existen planes de
crecimiento, de mejora, de capacitación, de incentivos o de bienestar que haga que los
colaboradores fluyan y se auto motiven. Esta situación es precisamente la que ha generado la
rotación de personal de forma temprana, pues en el último año tuvo un incremento del 5 %. Dado
que el trabajador espera mucho más que un sueldo, espera también un salario emocional, que
puede ser dado por el reconocimiento a la labor desempeñada, beneficios en metálico, o
crecimiento dentro de la empresa. Si el trabajador no percibe  ninguna situación de logro,
rápidamente evade su sentido de pertenencia por una organización que no muestra interés en
desarrollarlo de alguna forma.

4.11 CLIMA ORGANIZACIONAL:

Debido al poco o nulo carisma y liderazgo que muestran los mandos intermedios, la escaza
gestión, los inexistentes incentivos y la mala organización interna, LAP Distribuidora padece de un
pésimo clima laboral, donde cada jefe de área tienen una baja capacidad para tomar decisiones,
sus capacidades de innovación y liderazgo están limitadas y esto hace que su empoderamiento a la
gestión exitosa sea mínimo. A pesar de que LAP Distribuidora pareciera estar estructurada, lo
cierto es que se nota que no se contó con el tiempo para revisar en detalle la organización
comercial y los perfiles de profesionales que debían estar en cada una de las áreas de la empresa,
lo que genera descontento general al interior de la misma.

4.12 SINDICATO:

A pesar del elevado número de trabajadores directos, no existe un aglomerado de los mismos que
de forma organizada se interesen y velen por los intereses generales de los trabajadores, de sus
condiciones, o de lo que pudiese suceder si las mismas condiciones cambiaran, como de hecho
viene sucediendo con las ventas, lo cual repercute directamente en los intereses de cada
trabajador, por lo menos para mantener su trabajo.
4.13 TOMA DE DECISIONES:

No hay autonomía de decisión, pues la gestión es centralizada en unos pocos y no existen

manuales de funciones, ni descripción de cargos.

5.      HALLAZGOS DEL DIAGNOSTICO:

A nivel general es evidente que la planta de personal está inconforme más con la gestión directiva
que con su trabajo personal, pues aunque no existen beneficios o motivación para el personal, la
empresa si produce resultados así las ventas vayan a la baja. El nivel de compromiso es muy bajo
lo que desencadena en deserción laboral, y alta rotación de personal, pudiéndose ir en esta
circunstancia talento humano de valor.

A pesar de que la compañía esta económica y productivamente rodando, y tiene los medios
necesarios para corregir el rumbo de sus finanzas, las raíces de producción que son sus mismos
trabajadores están en constante plan de retirada, producto del aburrimiento que ocasionan sus
mandos directos, el nulo reconocimiento a la labor y el poco beneficio que se recibe a cambio de
una labor bien hecha. La pésima escogencia de los jefes y mandos intermedios, que desconocen
por completo la gestión integral del talento humano, la falta de estructura interna y de elementos
de valor agregado hacen que LAP Distribuidora requiera urgentemente la implementación de un
modelo de Gestión por Competencias, que está comprobado si funciona. Establecer un plan de
mejoramiento que debe aplicarse a la compañía es un lapso de tiempo que pueda corregir los
procesos de a poco. Este modelo va a permitir que el talento humano existente, y próximo a
reclutar, logre explotar sus competencias, logrando crecimiento personal, laboral y profesional
dentro de la compañía, aportando a esta su experiencia en beneficio mutuo, y compromiso
retribuido.

6.      CRONOGRAMA DE TRABAJO:

Estimular el desarrollo de las competencias laborales entendidas como destrezas o habilidades

que se detectan a partir de un estudio previo, lo cual se pueden alcanzar mediante los siguientes
ítems;

Realización de un manual de funciones.

Realizar actividades encaminadas a mejorar las relaciones interpersonales y de integración.

Realizar un manual de procedimientos para lograr la integración de las diferentes áreas.

Efectuar talleres de sensibilización que involucre a los directivos y colaboradores encaminados a
orientar mejor sus funciones.

Estimular mediante talleres formativos a todos los empleados en el cumplimiento de los objetivos
empresariales; Misión, Visión y Valores.

Efectuar formación institucional que involucre desde la gerencia general hasta todos los
departamentos de la compañía, guiados por el departamento de talento humano para que el clima
laboral mejore en todos los departamentos.

Crear con apoyo de la alta gerencia que se implemente una política de incentivos y
reconocimientos para los empleados que realizan su trabajo en forma destacada y que se apliquen
correcciones e indicaciones para quienes fallan en su desempeño, será un factor determinante
para el mejoramiento del ambiente de trabajo.

7.      CONCLUSIONES SOBRE LA VIABILIDAD DE IMPLEMENTAR LA MGPCTH

Si LAP Distribuidora acepta la aplicación de la MGPCTH se lograra la integración de los

trabajadores con sus roles de trabajo bien definidos, pero flexibles. Los trabajadores podrán
contar con entrenamiento en el cargo, descripción de tareas a través de su manual de funciones.
Reconocimiento de sus beneficios por la labor realizada con apropiación de responsabilidades, de
comunicación, de su don de gentes y su rol dentro de la organización, así como del compromiso
esperado por la misma a través del compromiso expresado por LAP Distribuidora para el logro de
los objetivos propuestos a todos los niveles de gestión.