MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA L.A.

LUIS ALBERTO PRECIADO

APRENDIZ:

PAULA CRISTINA ATEHORTUA BRAN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

TUTORA:

AMPARO MARÌA QUINTERO MANDON

ESPECIALIZACION TECNOLÒGICA EN GESTION DEL TALENTO HUMANO POR

COMPETENCIAS – METODOLOGIA

SEPTIEMBRE DE 2019
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JUSTIFICACIÒN

La actualidad en el campo del mercado cada vez se vuelve más exigente y ha reconocido el

talento humano como parte fundamental de las organizaciones. Es por ello que la dirección estratégica

de las empresas actuales ha ido evolucionando y mejorando la implementación de un

direccionamiento del talento humano pensando en el bienestar de sus trabajadores, al igual que el

establecimiento de un manual de funciones el cual resultará una solución útil para la empresa, porque

organiza su estructura interna, regula funciones generales y específicas de cada cargo, valora y permite

el seguimiento del desempeño del personal ocupante del puesto, contribuyendo a mejorar la calidad,

eficacia y productividad del Talento humano.

La utilidad que tiene el Manual de funciones es “conocer la actividad interna de lo que

respecta a la descripción de tareas, requerimientos y a los puestos responsables de su

ejecución, también apoyan en la inducción del puesto de trabajo, entrenamiento y

capacitación del personal ya que el manual hace una descripción detallada en las actividades

de cada área”.

La Distribuidora LAP busca el lograr el bienestar de sus empleados, proveedores y la comunidad,

propendiendo por el cuidado del medio ambiente y del entorno, es por esto que la conveniencia de

desarrollar un Manual de funciones para el área comercial de la compañía, se genera teniendo en

cuenta el hallazgo identificado durante la elaboración de un diagnóstico organizacional, lo cual

evidenció que la compañía a pesar de contar con una estructura organizacional definida, se hace

necesaria una reestructuración en algunas de sus áreas vinculando el cargo de “Coordinador

Comercial”, el cual está direccionado en la actualidad por el señor Carlos Rodríguez, quien a pesar de

su experiencia dentro de la compañía no ha tenido en cuenta el talento humano como fortaleza para el
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trabajo en equipo y el éxito de los procesos misionales. El Manual de funciones tendrá como objetivo

beneficiar el talento humano, el clima laboral y el perfil del cargo de quien lo ocupe, estará basado en

criterios de formación, calidad humana, bienestar empleados y experiencia con el mismo.

“Las reestructuraciones empresariales constituyen un proceso natural en la vida

de las empresas. Por restructuración debe entenderse cambio, en algunos casos, un

cambio importante. Y estos cambios, ya sean abordados en un plazo largo o de forma

urgente son propios de de empresas en fase de expansión o madurez. De hecho, las

reestructuraciones son la esencia del aumento de productividad y de la regeneración de

las empresas.” Gaughan, P. (2007).

La implementación del manual de funciones ofrece una oportunidad de mejora en el

funcionamiento de la empresa donde se puede identificar la necesidad de crear cargos con sus

respectivas responsabilidades de tal forma que se organice las tareas asignadas para que se hable un

mismo idioma en la empresa y se establezcan criterios de que permitan a los directivos a través de un

trabajo en equipo, el cumplimiento a corto o largo plazo de las metas y objetivos de la compañía. El

manual describirá todas las actividades de la empresa, distribuyendo la responsabilidad a cada persona

según su cargo.
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TABLA DE CONTENIDOS

1. Políticas y Normas............................................................................................................................5
2. Definición del Manual de Funciones y Descripciones de Cargos....................................................5
3. Beneficios de Este Proceso...............................................................................................................6
4. Participantes......................................................................................................................................7
5. Periodicidad......................................................................................................................................8
6. Proceso a Desarrollar en el Manual..................................................................................................8
7. Instrumentos de Medición.................................................................................................................8
8. Instructivo Para La Utilización.......................................................................................................10
9. Bibliografía.....................................................................................................................................11

Imagen Nro. 1

Beneficios del manual de funciones (diseño propio)………………………………………………….7

Tabla Nro.1

Identificación del cargo de Coordinador Comercial y de Mercado………………………………….9

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1. Políticas y Normas

Las normas de una empresa son el conjunto de disposiciones formales o informales que rigen

el funcionamiento interno de una organización administrativa. Como sabemos, las normas rigen las

conductas socialmente aceptables o institucionalmente necesarias, que garantizan el correcto y

armónico comportamiento humano, ya sea prohibiendo las conductas indeseadas (normas

prohibitivas) o permitiendo las deseadas (normas permisivas).

Las normas o políticas son vitales para toda forma de organización humana, ya que al ser

internalizadas por los individuos que componen el conjunto, hacen innecesaria la constante

supervisión y el refuerzo, ya que cada persona actúa en conformidad con el código aprendido.

La ausencia total de normas conduce a la anarquía y la desorganización, así como el mal

diseño de normas lleva a la pérdida de tiempo, de energía o al malestar del personal; por lo que una

buena política de normas será clave para la convivencia productiva de los trabajadores de cualquier

empresa.

Para funcionar correctamente, las normas de una empresa deben ser justas, conocidas por

todos, vinculadas a los objetivos laborales, conscientes, relacionada con los valores empresariales y

por último deben ser útiles. Enciclopedia de Ejemplos (2019).

2. Definición del Manual de Funciones y Descripciones de Cargos

Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene unas directrices, normas y tareas que

debe desarrollar cada funcionario de una empresa en las actividades cotidianas, debe tener conceptos

técnicamente elaborados, basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen

el establecimiento de guías y orientaciones. Es de anotar que éste no debe interferir en las capacidades
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intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los

trabajadores u operarios de una empresa.

Cabe anotar que el manual permite al interesado consultarlo al momento de generarse dudas en

cuanto a la ejecución de una función en el cumplimiento del cargo, ya que estos podrán tomar las

decisiones más acertadas teniendo en cuenta la parte administrativa. De igual forma establece de

manera puntual la responsabilidad, las obligaciones de cada uno de los cargos, sus requisitos, perfiles,

incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los

cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los

problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones, tanto los informes como los manuales

deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado

desarrollo y calidad de la gestión.

3. Beneficios de Este Proceso

Son muchísimos los beneficios en la elaboración del manual de funciones de una compañía,

en el caso de la Distribuidora L.A.P, dará soporte a los procesos y procedimientos. De igual forma la

aplicación del mismo permitirá organizar, coordinar y monitorear todos los procesos administrativos,

como el direccionamiento del talento humano y al que haremos referencia en el presente proyecto, el

área comercial. A continuación se relacionan otros beneficios, así:

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Imagen Nro. 1 Beneficios del manual de funciones (diseño propio).

Este

Manual es una

base que le da soporte y claridad a los cargos en las empresas. Por lo tanto es fundamental su

aplicación para organizar, coordinar y controlar todos los procesos administrativos en todas las

empresas como la selección de personal, inducción y reinducción a empleados, capacitaciones,

entrenamientos según las responsabilidades de cada funcionario y adicional gestionar la evaluación de

desempeño.

4. Participantes

En el desarrollo del presente Manual participa la aprendiz Paula Cristina Atehortua Bran, de

la Especialización Tecnológica Virtual de Gestión de Talento Humano por Competencias del Servicio
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Nacional de Aprendizaje SENA, bajo la guía y supervisión de la señora instructora María Amparo

Quintero Mandón; teniendo como planteamiento diagnóstico realizado a la Distribuidora L.A.P,

empresa que evidencia intervención para reestructuración de varios procesos de la compañía, los

cuales requerían acciones de mejora que los lleve a prestar su servicio con eficiencia, eficacia y

efectividad, tanto en la parte interna como externa de la empresa.

5. Periodicidad

El tiempo mínimo para evaluar y revisar la aplicación del manual, será como mínimo cada (6)

seis meses, lo que ayudará a evidenciar si ha sido funcional y efectivo, o si requiere de ajustes o en su

defecto actualizaciones en cuanto a funciones dentro de las mismas áreas y procesos.

6. Proceso a Desarrollar en el Manual

En el manual de funciones se deben instaurar criterios para que sean de obligatorio

cumplimiento dentro de los diferentes cargos de la empresa.

Este proceso se realiza como instrumento dinámico que permita el buen funcionamiento de la

empresa por medio de una excelente gestión del talento humano de la misma con el fin de que sea

aplicado a todos los empleados en especial del área comercial.

7. Instrumentos de Medición

Teniendo en cuenta lo anterior se trabajará con base en entrevistas, análisis documental y

observación participante lo cual permitirá identificar las habilidades, actitudes, destrezas y

conocimientos de cada una de las personas, indispensables para desempeñar eficientemente su cargo,

vinculando directivos y subalternos, con el fin de evidenciar los diferentes procesos con que cuenta la

empresa y la manera como se están llevando los mismos. De igual forma generar plan de contingencia
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que coadyuve a salvaguardar las debilidades identificadas, y generar la planeación estratégica de

actividades en pro de la mejora continua institucional.

Tabla Nro.1 Identificación del cargo de Coordinador Comercial y de Mercado.

I. IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Coordinador Comercial y de Mercadeo
CARGO DE QUIEN DEPENDE: Gerente General
II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

III. MISIÒN DEL CARGO

Desarrollar las labores propias de oficina tales como clasificación y archivo de documentos,
atención a los clientes y manejo de la agenda del Gerente.
IV. FUNCION DEL CARGO
Un coordinador comercial debe ser capaz de dirigir su equipo de ventas, hacer que su grupo siga
los objetivos de la compañía e incrementen las condiciones comerciales para la compañía, debe
estar atento a motivar y apoyar las estrategias en ventas de su equipo.
V. RESPONSABILIDADES
Encargado de las ventas y las planillas de pago por comisiones, para todos los vendedores de la
empresa.
VI. NIVEL DE AUTORIDAD
Coordinación del proceso de ventas
Autoridad sobre comisionistas y vendedores de la empresa.

VII. RENDICION DE CUENTAS

Seguimiento a contratos vigentes.
Informe de seguimiento a proveedores (Documentación, evaluación, reevaluación etc.)
Presentación de indicadores del proceso de compras mensuales.
Reporte de actos y condiciones inseguras.
Las demás que el cargo requiere.
VIII. ESPECIFICACIONES DEL CARGO

EXPERIENCIA:

Un año de experiencia como Vendedor.

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EDUCACION:

Técnico, Tecnólogo o Profesional en Administración, contabilidad, Sistemas, Finanzas o carreras

afines.

Nota 1: Si la persona no cumple con el nivel de educación exigido por la empresa, pero el tiempo
de experiencia es igual o mayor al requerido, se considera como competente y apto para ocupar el
cargo.

FORMACION:

 Inducción General
 Inducción al cargo
 Normatividad vigente para los procesos de la empresa
 Identificación de peligros (Panoramas básicos en S&SO y Ambiental)
 Seguridad y salud en el trabajo.
 Atención al cliente

Manejo de Excel
Manejo de Word
Manejo de Power Point
Básico en sistemas
Manejo del idioma inglés.

COMPETENCIAS:

 Comunicación efectiva
 Calidad de trabajo
 Conocimiento de la industria
 Trabajo en equipo
 Orientación al logro
 Manejo y análisis de la información

 Formación que debe traer la persona, para cumplir con los requisitos del cargo.

8. Instructivo Para La Utilización

Dar a conocer el proyecto del manual de funciones al área directiva de la empresa, con el fin de

realizar cambios pertinentes y debatir la propuesta inicial. Posteriormente de su exhaustiva revisión y

aprobación se publicará el manual en un lugar visible.

Socializar el manual con todos los colaboradores. De igual forma publicar cada revisión o

mejora al manual, y su respectiva evaluación de desempeño.

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Realizar una revisión con una periodicidad anual del manual de funciones, con el propósito de

verificar que las funciones están debidamente ajustadas a las necesidades actuales de la empresa

Establecer el criterio de tiempo de ejecución requerida para el desempeño de la tarea, que

posibilite la valoración de la carga de trabajo y de esta forma justificar la existencia del cargo o la

necesidad de ampliar una nueva vacante.

9. Bibliografía

 Rodríguez M., Darío (2005). Modelos de análisis (pp.47 - 69), en Diagnóstico organizacional.
México D.F. Alfaom

 Ávila, C. (2016). Implementación de la gestión por competencias en una entidad financiera.

Bogotá: Universidad Central.

 Enciclopedia de Ejemplos (2019). "Políticas y Normas de una empresa". Recuperado

de: https://www.ejemplos.co/10-ejemplos-de-normas-de-una-empresa/

 GAUGHAN, P. (2007): Mergers, Acquisitions and Corporate Restructurings,Wiley, Nueva

York.

 HAWAWINI, G. y VIALLET, C. (2011): Finance for Executives: managing for value

creation, Cuarta Edición, Editorial South-Western Cengage Learning,Independence.

 LEV, B. (2012): Ganando la confianza de los inversores, Profit Editorial,Barcelona.

 NORLEY, L., SWANSON, J. y MARSHALL, P. (2008): A Practitioner's Guide to

Corporate Restructuring, City Financial Publishing, Surrey.

 ZILKA, C. (2019): Business Restructuring: An Action Template for Reducing

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Cost and Growing Profit, Wiley, Nueva York.