TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoría interna – AA3 que se muestra a

continuación:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a
la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear,
además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.
CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

Coordinador de Gestión Documental.

Líder de Transferencias Documentales.
Líder de Archivo Central.
Líder de Archivo Inactivo.
MEMORANDO
FECHA: MAYO 10 de 2020.
DE: GERENCIA DE CALIDAD.
PARA: COORDINACION GESTIÓN DOCUMENTAL.
REF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.
EMPRESA: SUCROAL S.A
La gerencia de calidad realizara Auditoría Interna de Observación al proceso de
la referencia; con el objetivo de verificar y evaluar que se están aplicando los
procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y
acción de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador
de Archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad. Proporcionar al
auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la
empresa. La visita será realizada por un equipo de cuatro auditores de calidad y
debe ser atendida por el Coordinador de Gestión Documental, el Líder de
Transferencias Documentales, el Líder de Archivo Central y por el Líder de
Archivo Inactivo, el 20 de mayo del presente año a las 8:00 AM con una
duración de 8 horas, en las instalaciones de Archivo Central. Adjunto lista de
chequeo y procedimientos establecidos en el SGC empresarial para el proceso
en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda
recibida o alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder antes del
15 de mayo próximo

Atentamente,
Gerencia de Calidad.
REUNION DE APERTURA
GERENCIA DE FECHA: MAYO 10 DE 2020
CALIDAD
REPRESENTANTE DE ING. JORGE ARTURO MARTINEZ
CALIDAD
AUDITOR LIDER JUAN CAMILO RENGIFO RAYO
JHON CARLOS HERNANDEZ TORRES.
EQUIPO AUDITOR MARTHA LUCIA COLORADO MARTINEZ
LEYDI JHOANA NIEVA BARANDICA
SECTOR GESTIÓN DOCUMENTAL.

-Determinación del grado de conformidad del

Sistema de Gestión de Calidad con los criterios
establecidos en la norma ISO 19011:2011.
-Identificar mejoramientos potenciales en el Sistema
OBJETIVO de Gestión de Calidad.
-Proporcionar al auditado una oportunidad de
mejorar el Sistema de Calidad implementado en la
empresa.
-Determina la eficacia y la eficiencia del Sistema de
Calidad implementado para cumplir objetivos
específicos de calidad.
Auditoría Interna de Observación y Seguimiento.
ALCANCE Proceso desarrollado durante la fecha de la
Auditoría Interna.
CRITERIO Política de documentación.
Manual de procedimientos.
Instructivos.
Formatos.
Lista de chequeo y procedimientos establecidos en
el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En
METODOLOGIA caso de tener alguna observación o aclaración a la
agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor
comunicarla al Auditor Líder antes del 15 de mayo
próximo.

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRES Y CARGO FIRMA

APELLIDOS
JORGE MARTINEZ REPRESENTANTE DE
CALIDAD
 JUAN CAMILO RENGIFO AUDITOR LIDER
JHON C HERNANDEZ EQUIPO AUDITOR
MARTA L COLORADO EQUIPO AUDITOR
LEYDI JHOANA NIEVA EQUIPO AUDITOR

b-Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento

revisado Observaciones del documento.
(Manual de Procedimientos, Registros de Observaciones y Hallazgos, Manual
de Calidad M-AM-00, Versión 01 de mayo 08 del 2019, entre otros).
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Manual de Procedimientos. Copias controladas del Manual de
Calidad.
2 Registros de Observaciones y Hay riesgo de que los hallazgos y
Hallazgos. observaciones sean alterados.
3 Manual de Procedimientos Verbalmente conocen el
operativos M-PC-002 versión procedimiento, pero no está
01 de mayo de 2019. documentado.
4 Instructivos de Archivos de Hay riesgo de perder información
Gestión a Archivo central I-EL- debido al desorden.
004.
5 Manual de documentos de Se da por entendido que cada uno
Archivo inactivo M-DR-006. conoce sus funciones, pero no se
documenta.
6 Manual de calidad M-AM-001 Esta la posibilidad de que
Versión 00 de mayo 08 del desconozcan el manual y sus
2019. reglas.

c-Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
El auditor interno proporciona al equipo de dirección y a la alta gerencia sobre la
eficacia de la gobernanza, la gestión de los riegos y el control. Para desarrollar
esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estándares de comunicación y
usa esta habilidad para establecer relaciones con una gama amplia de partes
interesadas a desarrollar.
d-Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de chequeo).
LISTA DE CHEQUEO SI NO
 Lista de verificación X
Manual de calidad (Documentación nivel l) X
Procedimientos operativos (Documentación nivel ll) X
Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel lll) X
Formatos y registros (Documentación nivel lv) X
Documentación completa X
Horario de apertura del servicio X
Señalización y exhibición del proceso a auditar en lugar X
visible
Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso X

e-Generación de hallazgos de auditor.

(Su finalidad es que identifique las diferencias entre evidencia, criterio y hallazgos
de la auditoria).
Fecha: Auditor (es): Grupo Auditor de
Calidad
Proceso Auditado: Transferencias Auditado (s): Coordinación de
Documentales Gestión Documental
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Formatos del Existen varias
manual de M-PC-002 copias de
procedimientos formatos no se X
. conoce cuál es el
más reciente.
2 Instructivos de Se usan siglas
archivos de I-EL-003 internas X
gestión a codificadas.
archivo central.
3 Libros de Libros de los Se diligencia a
archivo central. archivos mano en
completos. diferentes tintas, X
no se logra
entender en
ocasiones.
4 Formatos de No se escriben
archivo M-DR-004 los nombres de X
inactivo. los encargados
de este archivo.
5 Instructivos de Dependiendo de
Archivos de I-EL-006 la carga laboral
gestión. se llena X
completamente o
no.
 6 Libros de Libros con las Debido llenado
documentos de observaciones de los libros X
observación. completas. encontrados.
7 Copias del Son entregadas
manual de M-AM-008 para todo el
calidad. personal de X
planta.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f-Prepare y realice las conclusiones de auditoría

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
-Verificación de la implementación y mantenimiento eficaz del
sistema de gestión de la calidad de acuerdo a los requisitos de
la norma ISO 19011:2011 siguiendo el plan de auditoria, en las
ACTIVIDADES instalaciones de la empresa, en Palmira Valle del Cauca.
DESARROLLADAS -Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron tres
(3) no conformidades mayores y dos (2) no conformidades
menores. La empresa presento las acciones correctivas para
dar respuesta a las No conformidades encontradas.
-Se destaca el compromiso del personal del área y de los
clientes internos, quienes se unen para desarrollar un proceso
de alto sentido de responsabilidad y cumplimiento con un
enfoque de productividad y eficiencia para el logro de los
objetivos propuestos.
ASPECTOS RELEVANTES -El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por
interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de Gestión
de Calidad bajo parámetros de la norma ISO 19011:2011; a
través de la coordinación y participación activa en el
desarrollo de los procesos del sistema.
-La ampliación del listado de documentos externos,
incluyendo las nuevas oficiales del Archivo General de la
Nación, con el propósito de evitar que en el transcurso del
tiempo se pueda perder información valiosa sobre la
ASPECTOS POR MEJORAR actualización de los procesos inherentes.
-Con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo
completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la
gestión de los procesos por el personal responsable definir y
ubicar explícitamente las Acciones de mejoramiento del ciclo
PHVA.

g-Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoria (ver punto a. de esta actividad).
 REUNION DE CIEERE
GERENCIA DE FECHA: MAYO 25 DE 2020
CALIDAD
REPRESENTANTE DE ING. JORGE ARTURO MARTINEZ
CALIDAD
AUDITOR LIDER JUAN CAMILO RENGIFO RAYO
JHON CARLOS HERNANDEZ TORRES.
EQUIPO AUDITOR MARTHA LUCIA COLORADO MARTINEZ
LEYDI JHOANA NIEVA BARANDICA
SECTOR GESTIÓN DOCUMENTAL.

-Determinación del grado de conformidad del

Sistema de Gestión de Calidad con los criterios
establecidos en la norma ISO 19011:2011.
-Identificar mejoramientos potenciales en el Sistema
OBJETIVO de Gestión de Calidad.
-Proporcionar al auditado una oportunidad de
mejorar el Sistema de Calidad implementado en la
empresa.
-Determina la eficacia y la eficiencia del Sistema de
Calidad implementado para cumplir objetivos
específicos de calidad.
Auditoría Interna de Observación y Seguimiento.
ALCANCE Proceso desarrollado durante la fecha de la
Auditoría Interna.
CRITERIO Política de documentación.
Manual de procedimientos.
Instructivos.
Formatos.
Lista de chequeo y procedimientos establecidos en
el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En
METODOLOGIA caso de tener alguna observación o aclaración a la
agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor
comunicarla al Auditor Líder antes del 15 de mayo
próximo.

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRES Y CARGO FIRMA

APELLIDOS
JORGE MARTINEZ REPRESENTANTE DE
CALIDAD
JUAN CAMILO RENGIFO AUDITOR LIDER
JHON C HERNANDEZ EQUIPO AUDITOR
MARTA L COLORADO EQUIPO AUDITOR
 LEYDI JHOANA NIEVA EQUIPO AUDITOR

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
-La auditoría interna es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para
obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener un buen
procedimiento para la realización de las mismas y contar con una frecuencia
adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos, garantizando
así la calidad de la labor que desempeña en su campo económico.
-La actividad sirvió para tener una visión mas amplia de los parámetros a seguir
al momento de realizar una auditoria interna bajo los lineamientos de la ISO
19011:2011

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.