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SYNERGY

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y CONTRATISTAS

CÓDIGO PR-SST-004

CONTROL A LAS MODIFICACIONES


REVISIÓN FECHA ELABORADO POR REVISADO POR OBSERVACIONES Y/O MODIFICACIONES
0 Dic-16 Asesor Externo Gerente Documento Inicial
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y CONTRATISTAS

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1. OBJETIVO

Asegurar que los productos, bienes y servicios adquiridos o alquilados que tengan incidencia en la
Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) no constituyan una fuente de peligro para los trabajadores
y cumplan los estándares necesarios en SST.

2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento aplica a todas las áreas de la compañía que requieran realizar
compras de productos, bienes y servicios.

3. DEFINICIONES

 Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.
 Área responsable: Área en la cual se requiere la adquisición del producto, bien o
servicio.
 Contratista: Persona natural o jurídica que suscribe un contrato para la ejecución de una
actividad o prestación de un servicio por un precio determinado, asumiendo todos los
riesgos para realizarlos con sus propios medios, con libertad y autonomía técnica.
 Contratista Crítico: Contratistas que prestan servicios que tienen gran impacto en la
seguridad o salud de sus trabajadores.
 EPP: Elementos de protección personal.
 Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos: Proceso para
establecer si existe un peligro y definir las características de este.
 Proceso de Compras: Área o sección de una empresa que se encarga de la compra de
productos y servicios.
 Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los
trabajadores, en los equipos o en las instalaciones.
 Productos: Cosa producida natural o artificialmente, como resultado de un trabajo u
operación.
 Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.
 Proveedor Crítico: Organización o persona que proporciona un producto bien o servicio,
con potencial afectación al cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud en el
trabajo.
 Seguridad y Salud en el Trabajo: Es la disciplina que trata de la prevención de las
lesiones y las enfermedades causadas por las condiciones del trabajo, y de la protección y
promoción de la salud de los trabajadores.
 Selección de Proveedores: Determinación de proveedor con el cual se va a realizar la
compra de acuerdo a los requisitos establecidos para su selección.

4. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES

COMPRAS
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 Este procedimiento debe permitir establecer los requisitos de Seguridad y Salud en el


Trabajo requeridos para la compra de productos, bienes y servicios.

 Determinar los requisitos de compra desde el punto de vista de seguridad y salud en el


trabajo.

 Comunicar a los proveedores los requerimientos en materia de Seguridad y Salud en el


Trabajo establecidos en la organización.

 Identificar los peligros y riesgos en los productos, bienes y servicios recibidos garantizando
que durante su desempeño se cumpla con los requisitos en Seguridad y Salud en el
Trabajo.

 Realizar las medidas de prevención y control recomendadas por Seguridad y Salud en el


trabajo para las nuevas adquisiciones.
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Área responsable Área de Compras Seguridad y Salud en Alta Dirección


el Trabajo

Solicitud
No
Visto
compra o
Bueno
alquiler

Si
Establecer Fin
Elaboración del
requisitos de
pedido compra en SST

Envío pedido al
proveedor

Control documentación
y requisitos de compra

Si Si
Visto Visto
Bueno Bueno

No No
Comunicación con
proveedor y propuesta
de corrección

Acepta producto
solicitado

Registro de
productos
adquiridos
No
Revisión
de Fin
Riesgos

Si
Procedimiento de
identificación de
peligros y
valoración de
riesgos
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CONTRATISTAS

a. Criterios de Selección

Se recomienda tener en cuenta los siguientes criterios para la selección de los contratistas y
proveedores:

 Que cuenten con sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo (SST)


implementado y funcionando (con certificado de la ARL que tengan).

 Que tengan certificaciones en sistemas de gestión OHSAS 18001, ISO 9001, ISO 14001 o
cualquier otra certificación que garantice el compromiso en la implementación de Sistemas
de gestión.

 Que no hayan presentado accidentes mortales durante el periodo anterior a la


contratación (certificado de accidentalidad ARL).

 En el caso de contratar personas naturales, exigir y verificar la afiliación a la ARL, EPS y


AFP. Adicionalmente solicitar los certificados que sean necesarios de acuerdo al trabajo
que va a realizar.

b. Requisitos para Contratistas y Proveedores

Se les debe solicitar la siguiente documentación a los contratistas y proveedores de acuerdo al


servicio que vayan a realizar:

 RUT
 Cámara de Comercio
 Licencia S.O (si aplica)
 Permiso Ambiental (si aplica)
 Certificado Trabajos en Alturas (si aplica)
 Entrega de EPP
 Afiliación Seguridad Social
 Otras Certificaciones

Todos los contratistas o personas naturales que ejecuten un servicio en Synergy, deben
garantizar el suministro y uso de los Elementos de Protección Personal o serán suministrados por
la empresa misma de acuerdo a las condiciones del contrato suscrito. Adicionalmente los
elementos de protección personal deben cumplir con las especificaciones necesarias de acuerdo al
trabajo que se va a realizar.

Estos requisitos deben ser comunicados a los proveedores y contratistas al momento de realizar
el contacto y solicitud de cotizaciones.

TABLA DE CONTROL DE REGISTROS


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IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO MEDIO SITIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN


CÓDIGO NOMBRE DE ARCHIVO RESPONSABLE RETENCIÓN
SOPORTE
- Área
Correos Digital PC del Responsable Anual Back up
Electrónicos responsable Área de
de compras Compras
Área SST
- Orden de Físico -
Compra o correo Digital Contabilidad Contador xxxxx xxxxx
electrónico
-
Contrato / Orden Físico Área Contratos 1 Año Archivo
de Servicio Contratos Fiscal Muerto

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