SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ Código:PCC-SGI-12

Fecha: 07-03-2019

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CONTRATISTAS

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1. OBJETIVO

Establecer las directrices para seleccionar y evaluar contratistas y proveedores de

acuerdo con los requisitos establecidos por PETROTRANS ZOMA S.A.S.,
cumpliendo las normas de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente HSEQ
al realizar las actividades establecidas para la empresa, disminuyendo el riesgo
de accidentabilidad.

2. ALCANCE

Aplicable a todas las labores autorizadas por PETROTRANS ZOMA S.A.S. a

contratistas y proveedores para ser ejecutadas dentro de la compañía.

Se determina con base en los productos y/o servicios adquiridos considerados de

impacto para la ejecución actividades que pueden afectar de manera importante
la seguridad y salud de funcionarios, trabajadores, contratistas y subcontratistas si
es el caso.

Los proveedores identificados como críticos sujetos a control están relacionados

con los productos y/o servicios relacionados a continuación:

 Servicios de alimentación
 Elementos de protección personal y seguridad industrial, EPP.
 Suministro agua para consumo humano (agua de botellones).
 Suministro de medicamentos e implementos médicos (botiquines).
 Servicios medicina preventiva y del trabajo (exámenes periódicos
ocupacionales, de ingres, retiro).
 Mantenimiento de vehículos preventivos y correctivos

3. RESPONSABILIDADES

GERENTE: Revisar, aprobar y hacer cumplir este procedimiento. Realizar la

búsqueda, evaluación, selección y Reevaluación de Contratistas.

PROFESIONAL RESPONSABLE DEL SG – SST Y HSEQ: implementar el

procedimiento ante contratistas y proveedores, hacer entrega del manual de
contratistas en el momento que se solicite la cotización. Intervenir inmediatamente
al Contratista que este incumpliendo con algún requisito. Verificar el cumplimiento
a los requisitos definidos en el presente documento. Acompañar los procesos de
Selección de Contratistas solicitados por Negociación y Compras. Comunicar los
incumplimientos identificados durante inspecciones de seguridad.
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CONTRATISTA Y PROVEEDOR: Cumplir a cabalidad lo establecido en el

presente documento.

4. DEFINICIONES

Contratista Crítico: Contratistas que prestan servicios que tienen gran impacto en
la seguridad o salud de sus trabajadores.

Empresa o persona contratista: es toda persona jurídica, legalmente constituida

con quien LA EMPRESA contrata una labor o servicio. La empresa contratista tiene
como responsabilidad leer y cumplir obligatoriamente todo lo establecido en este
manual.

Evaluación Proveedores y Contratistas: Proceso mediante la cual se logra la

validación o aprobación de algunos proveedores y contratistas, que tengan las
competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades de la entidad.

Producto: Corresponde a la clasificación genérica para compras generales de

bienes tangibles (insumos, suministros, herramientas, productos terminados, etc.)

Personal contratista: es toda persona contratada directa o indirectamente

(subcontratistas) por la empresa o persona contratista para trabajar dentro de las
instalaciones de LA EMPRESA. Todas estas personas deben conocer y acatar las
normas establecidas en este manual

Proveedor: Una organización o persona que suministra un producto, no se

requiere contrato.

Proveedor Crítico: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto puede

afectar la seguridad o salud de los funcionarios de la entidad.

Selección de Proveedores: Determinación de proveedor con el cual se va a

realizar la compra de acuerdo a los requisitos establecidos para su selección.

5. REQUISITOS PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Todos los contratistas deben garantizar el suministro y uso de los Elementos de

Protección Personal a los trabajadores que presten sus servicios a la entidad o
serán suministrados por la misma de acuerdo a las condiciones suscritas en el
contrato.
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Tabla 1. Requisitos para Contratistas y Proveedores

ambientalPermiso

SG-SSTCertificado
INVIMARegistro

Seguridad
Afiliación
Razón Social

Licencia SO
Habilitación
TIPO SERVICIO /

RUT

EPP
NIT
PRODUCTO

Social
CONTRATISTAS
Mantenimiento vehículos X X X x X X X
Prestación de servicios
X X X X X X
profesionales

Servicios de aseo X
PROVEEDORES
Elementos de seguridad
X X X
industrial, EPP y dotaciones.
Suministro Agua para
X X X
consumo
Medicina Preventiva y del
X X X X
Trabajo.

Estos requisitos deben ser comunicados a los proveedores y contratistas al

momento de realizar solicitar cotizaciones.

6. CRITERIOS DE SELECCION

Se recomienda tener en cuenta los siguientes criterios adicionales y otorgar mayor

puntaje durante la selección de los contratistas:

 Que cuenten con Sistema de Gestión en Seguridad y salud en el trabajo

(SST) implementado y funcionando (con certificado de la ARL que tengan).

 Que no hayan presentado accidentes mortales l durante el periodo anterior

a la contratación – (certificado de accidentalidad ARL).

7. REQUISITOS LEGALES
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 Los Contratistas, deberán cumplir con la legislación vigente en el momento de la

firma del contrato y en su ejecución, así como toda nueva norma aplicable que
pudiera ser aprobada o revisada durante la vigencia del mismo y garantizar que
los colaboradores a cargo la conozcan y la cumplan.

 Los Contratistas son responsables de los actos de los colaboradores, así como
también por cualquier consecuencia penal que se derive del incumplimiento de
cualquier Ley, Normas y Reglamentos de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio
Ambiente.

8. SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ

8.1 Requisitos Generales:

De acuerdo al tipo de actividad, PETROTRANS ZOMA S.A.S. podrá requerir la

documentación relacionada a continuación como soporte necesario antes de
iniciar las actividades o durante el desarrollo de la misma.

 La empresa Contratista deberá tener su programa de Gestión de Seguridad y

Salud en el trabajo de acuerdo a la normatividad vigente, el cual podrá ser
solicitado y auditado en cualquier momento.

 La Empresa Contratista debe mantener un cronograma de trabajo en Seguridad,

Salud en el trabajo y Medio Ambiente acorde a los riesgos y a la legislación
vigente.

 La empresa Contratista deberá evidenciar la inducción en Salud, Seguridad en el

trabajo y Medio ambiente de sus colaboradores y adicionalmente el proceso de
formación continua en SST.

NOTA: Contratos en donde se desarrollen tareas de alto riesgo (Trabajos en

alturas, espacios confinados, trabajos en caliente etc), requieren del
acompañamiento de una profesional SST por parte del contratista)

8.2 Elementos de protección personal y ropa de trabajo

 Los Contratistas deben garantizar el suministro de ropa de trabajo conforme lo

establecido en los artículos 170 y siguientes del Capítulo I del Título IV de la
Resolución 2400 de 1979, la cual debe ser adecuada para las actividades y deben
garantizar que sus trabajadores usarán los EPP y la ropa de trabajo que se les ha
suministrado.
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 Los EPP deben ser entregados de acuerdo a los riesgos asociados a las tareas
a realizar.

 Los elementos de protección personal que deben utilizar los Contratistas para
cualquier caso son:
- a) Protectores auditivos: Si hay exposición a ruido.
- b) Botas de Seguridad: Para personal operativo que deba ingresar a plantas de
producción y que laboren con herramientas, máquinas, equipos, entre otros. ó
donde se reglamente su uso (Ej: Descargue de productos).
- c) Gafas de Seguridad: Cuando existe el riesgo de proyección de partículas,
salpicadura de químicos en los ojos, entre otros.
- d) Casco de Seguridad: Cuando existe el riesgo de golpes en la cabeza por
caída de objetos, herramientas o cuando se exige el uso del mismo por el cliente
donde se desarrolla el trabajo.
- e) Guantes de vaqueta o carnaza: Cuando se deben manipular herramientas,
máquinas y material metálico.
- f) Careta para soldadura: Deben ser utilizadas al realizar tareas de soldadura.
- g) Equipo para protección contra caída.

NOTA: si dentro de las actividades a realizar hay riesgos de carácter eléctrico los
EPP deberán ser los adecuados para ejecutar la actividad. (Dieléctricos).

El Contratista deberá verificar y controlar que sus trabajadores utilicen de manera

adecuada y permanente los elementos de protección personal. Estos deberán
contar con las respectivas certificaciones.

8.3 Equipos y maquinaria

 Todo Contratista que ingrese al contrato con equipos, debe entregar una
relación de los mismos con el fin de poderlos retirarlos al finalizar el trabajo y
entregar una copia al Administrador de contrato.

 El Contratista debe suministrar las herramientas y equipos adecuados para la

ejecución del trabajo, el Administrador de contrato validara y autorizara las
condiciones de los equipos para determinar si están en óptimas condiciones de
seguridad

 Cuando las actividades a realizar sean trabajos eléctricos, deberán contar con
superficies dieléctricas y polo a tierra en caso de que aplique.

8.4 Reporte e investigación de incidentes

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 Los Contratistas deben contar con un procedimiento de investigación y reporte

de incidentes de acuerdo a lo establecido en la legislación y contar con personal
capacitado en investigación de Incidentes.

 Todo incidente debe ser reportado inmediatamente por el Contratista a su

respectiva ARL con copia al responsable del contrato de PETROTRANS ZOMA
S.A.S

 El Contratista deberá realizar la investigación del incidente dentro de los 10 días

después de ocurrido el mismo, en caso de no poder hacerlo con la persona
accidentada, se realizará una investigación preliminar y posteriormente se revisará
la información.

 El Contratista una vez realice la investigación del incidente de trabajo, deberá

presentar al responsable del contrato el plan de acción derivado de la
investigación.

 El Contratista debe tener formatos en el lugar de trabajo, para el reporte de

Incidentes laborales y la lista de las clínicas adscritas a la ARL correspondiente,
con las direcciones donde se puede enviar al lesionado.

 Todo Contratista debe contar con la lista actualizada de los colaboradores y los
teléfonos de un familiar en caso de emergencia.

 En caso de un incidente laboral o enfermedad repentina; el proveedor o

contratista deberá activar la cadena de llamadas de emergencia para que se haga
presente una persona de la empresa en el lugar del evento o en la institución de
salud.

8.5 Plan de Emergencias

 Mantener y adecuar el MEDEVAC de la empresa de acuerdo al proyecto.

 La empresa Contratista debe tener en el lugar de trabajo el procedimiento a

seguir en caso de enfermedad y/o accidente laboral.

 En caso de ser necesario, en el lugar donde se desarrolla el trabajo, la empresa

Contratista deberá tener una persona capacitada en primeros auxilios y un
botiquín.

 En caso de una emergencia interna en la empresa, el Contratista debe dirigirse

al punto de encuentro más cercano designado por la empresa acatando la
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señalización y siguiendo las orientaciones dadas por el coordinador de

evacuación.

 Queda totalmente prohibido que el personal Contratista no calificado intente dar

primeros auxilios a cualquier lesionado, tampoco traslade o mueva al lesionado,
salvo que exista amenaza para su vida si permanece en el lugar del accidente.

8.6 Competencia, Formación, Toma de Conciencia, Inducción y

Capacitación

 Los Contratistas asegurarán que el personal asignado para ejecutar los trabajos
sea competente, en cuanto a su educación, formación, habilidades y experiencia
para las funciones que va a desarrollar.

 Los Contratistas deberán asegurar la formación y desarrollo del plan de

formación que hayan establecido.

8.7 Productos químicos y peligrosos

Si la labor a contratar exige el uso de productos químicos suministrada por el

contratista, deberá asegurar los siguientes aspectos:
 El Contratista debe contar con un procedimiento de manejo de productos
químicos, el cual deberá mantener actualizado.

 Los trabajadores del Contratista que manipulan estos materiales deberán ser
incluidos en los programas de capacitación específicos para químicos.

 Los Contratistas son responsables del cumplimiento de las normas relacionadas

con la identificación y etiquetado de productos químicos y peligrosos.

 Los productos químicos a utilizar deben incluir etiquetas, hojas de seguridad

(MDS), fichas técnicas.

8.8 Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos para

Contratistas.

 Los Contratistas deben establecer y mantener procedimientos para la

identificación continua de peligros, la evaluación de los riesgos y la
implementación de medidas de control necesarias.

 Actividades de todo el personal que tenga acceso al lugar de trabajo (incluyendo

Contratistas sub-Contratistas).
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 Evaluar el área donde se ejecutara la actividad contractual, identificando los

peligros a los que estaría expuesto.

 Recomendaciones para definir planes de acción.

8.9 Auditorias

 Se podrán efectuar auditorías al Contratista de acuerdo con el procedimiento del

sistema de seguridad y salud en el trabajo de la organización. Los Contratistas
autorizan a la compañía a auditar e inspeccionar en cualquier momento los
equipos, sitios de trabajo, personal, sistema de permiso de trabajo, análisis de
riesgos, herramientas, elementos de protección personal, requisitos legales y
documentos que sean necesarios para evaluar el cumplimiento de la normatividad
y las normas de Seguridad Social, Salud en el trabajo y de Protección del
Ambiente. En el evento que en las auditorías se identifiquen No Conformidades u
Oportunidades de mejora, se deberá generar un plan de acción que el contratista
deberá entregar como máximo diez (10) días hábiles, de dicho plan por
PETROTRANS ZOMA S.A.S. realizará al mes siguiente.

 Se deberá notificar a la gerencia sobre el resultado de la Auditoría.

9. Seguridad y Salud en el trabajo

 Deben contar con las Evaluaciones Médicas Ocupacionales (Ingreso, Periódicas,

Retiro, Pos Incapacidad), dando cumplimiento a la legislación.

 El Contratista también deberá mantener disponibles los certificados médicos de

trabajo en altura donde especifique la valoración de acuerdo al reglamento
técnico.

 Toda Empresa Contratista debe realizar periódicamente los exámenes médicos

acorde a los riesgos a los cuales están expuestos.

 La empresa Contratista deberá programar y desarrollar dentro de su programa

de Seguridad y Salud en el trabajo, actividades de medicina preventiva y del
trabajo, tendientes a prevenir la presencia de enfermedades de origen común y /o
laboral.

10. Medio ambiente

 Garantizar en el desarrollo de las actividades del objeto contractual, el uso

adecuado de los recursos naturales y la conservación del Medio ambiente
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identificando los impactos ambientales generados y tomando medidas de

mitigación.

 El Contratista deberá mantener disponibles licencias y permisos ambientales en

caso de aplicar para el desarrollo de sus actividades cuando se ameriten su
revisión por la organización.

 El Contratista deberá generar una certificación, indicando que ha concluido la

actividad de manejo de residuos o desechos peligrosos para la cual ha sido
contratado, de conformidad con lo acordado entre las partes, cuando aplique en el
desarrollo de sus actividades.

 El Contratista deberá contar con documentos o registros que evidencien el

manejo y control de sus actividades y de aquellas que intervengan en el uso de los
recursos naturales.

11. Política No drogas, alcohol, tabaquismo y porte de armas

 La empresa Contratista adoptará su propia política asegurando un lugar de

trabajo libre de alcohol, drogas, tabaquismo y sustancias psicoactivas, quedando
estrictamente prohibido su uso mientras preste servicios a la organización.

12. Desempeño en Seguridad

El Contratista deberá presentar, cuando se le solicite, su gestión en SST, para lo

cual debe reportar la siguiente información.

 Trabajadores Expuestos.
 Horas hombre trabajadas.
 Número de incidentes.
 Nº de días perdidos.
 Registros de inducción y entrenamiento.
 Actividades realizadas en prevención.
 Capacitaciones realizadas.
 Temas de formación.

13. Sanciones

Cualquier incumplimiento a las normas de seguridad establecidas por

PETROTRANS ZOMA S.A.S serán sancionadas de la siguiente manera:

1ra. Violación: Intervención inmediata a la tarea (Administrador del contrato y

HSEQ)
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2da.Violación: Llamado de atención por escrito al Contratista (Administrador con

soporte de HSEQ)
3ra.Violación: Revisión del evento y definición de continuidad del contrato con la
empresa Contratista (Administrador y HSEQ)

Sanciones específicas en caso de:

 Presentarse a laborar bajo influencia del alcohol o Ingresar licor e ingerirlo en el

área de trabajo.
 Ingresar sustancias psicoactivas y consumirlas en el área de trabajo
 Realizar amenazas a colaboradores de PETROTRANS ZOMA S.A.S. o del
cliente.
 Ocasionar incidentes o daños a la propiedad de PETROTRANS ZOMA S.A.S.,
por negligencia o descuido del personal.

14. Documentos de Referencia

 Legislación Colombiana vigente

13. Documentos Asociados

 Política SG-SST
 Política No Drogas, Alcohol, Tabaquismo y Porte de Armas.

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE EJECUCION VERSION CAMBIO

7/03/2019 0 Emisión del Documento