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NÚMERO FECHA DE EMISIÓN
TIPO DE DESCRIPCIÓN - EPÍGRAFE DEL
No. DE LA EMITIDO POR:
DOCUMENTO DÍA MES AÑO DOCUMENTO
NORMA
“Ordena la transferencia de la
Ministerio del documentación histórica de los
1 Decreto 1382 19 08 1995
Interior organismos nacionales al Archivo
General de la Nación”
“Reglamenta la transferencia de la
Archivo General
2 Acuerdo 08 18 10 1995 documentación histórica de los
de la Nación
organismos del orden nacional.
“Reglamenta la transferencia de la
documentación histórica de los
Archivo General
3 Decreto 998 08 04 1997 archivos de los organismos del orden
de la Nación
nacional al Archivo General de la
Nación”.
“Por el cual se expide el régimen de
Presidencia de
4 Decreto 254 21 02 2000 liquidación de las entidades públicas
la Republica
del orden nacional”.
Las entidades públicas que se
supriman o se fusionen deberán
entregar sus archivos a las entidades
que asuman sus funciones o al
ministerio o entidad a la cual hayan
Congreso de la
5 Ley 594 14 07 2000 estado adscritas o vinculadas.
Republica
Parágrafo. Las entidades públicas que
se privaticen deberán transferir su
documentación histórica al ministerio o
entidad territorial a la cual hayan
estado vinculadas”.
“Por el cual se desarrolla el artículo 15
Archivo General
6 Acuerdo 038 20 09 2002 de la ley general de archivos 594 de
de la Nación
2000”.
“Por el cual se reglamenta la entrega
de documentos y archivos de las
Archivo General
7 Acuerdo 041 30 10 2002 Entidades que se liquiden, fusionen o
de la Nación
privaticen y se desarrolla el artículo 20
y su parágrafo”.
“Por el cual se adiciona un parágrafo
al artículo primero del Acuerdo 041 de
Archivo General
8 Acuerdo 015 20 10 2003 2002”. “Por el cual se establecen los
de la Nación
lineamientos básicos para la
organización de fondos acumulados”.
“Por el cual se modifica el Acuerdo
No. 07 del 29 de junio de 1994”El
Consejo Directivo del Archivo General
Archivo General de la Nación de Colombia en uso de
9 Acuerdo 027 31 10 2006
de la Nación sus facultades legales y en especial
de las conferidas por la Ley 80 de
1989 y el Acuerdo 017 del 27 de
febrero de 2001
“Por el cual se establecen los
Archivo General
10 Acuerdo 02 23 01 2004 lineamientos básicos para la
de la Nación
organización de fondos acumulados”.
Por medio del cual se desarrollan los
Archivo General artículos 46, 47 y 48 del Título XI
11 Acuerdo 006 15 10 2014
de la Nación “Conservación de Documentos” de la
Ley 594 de 2000.
La presente noma contempla métodos
para la medición de archivos con
Archivo General
12 NTC 5029 19 12 2001 documentación que se encuentre en
de la Nación
soporte papel preferiblemente de
tamaño carta u oficio.
2000 Archivo General La Ley 594 de 2000 traza los
13 Ley 594 de la Nación lineamientos generales para la
organización de fondos acumulados
Se aplica a todo edificio y local de
Acuerdo las empresas, entidades u
14 049 2000
organizaciones destinados para
sedes de archivos
Por el cual se desarrolla el Artículo
15 de la Ley General de Archivos
594 de 2000. Establece que los
servidores públicos, al
desvincularse de las funciones
titulares, entregarán los
documentos y archivos a su cargo
15 debidamente inventariados,
Acuerdo 038
2002
conforme a las normas y
procedimientos que establezca el
Archivo General de la Nación, sin
que ello implique la exoneración de
responsabilidad a que haya lugar en
caso de irregularidades
16 Acuerdo 002 Generalidades y del expediente de
archivo. Todas las entidades
públicas y privadas tienen la
obligación a creación y respetar la
ley general de archivos.
Todas la entidades públicas y
2014 privadas que cumplan funciones
públicas están obligadas crear y
formar expediente y archivarlos
cronológicamente. También están
obligadas a clasificar, organizar,
conservar, describir y facilitar el
acceso y consulta de dicha
información. Los funcionarios que
laboran en la dependencia u oficina
de archivo serán responsables de
administrar los expedientes,
reconociendo el sistema de
descripción y ubicación física de
los expedientes conservados en sus
archivos, especificando su
localización,
Clasificación documental en el
archivo general territorial y en el
archivo histórico) Los municipios,
distritos y departamentos podrán
crear el Archivo General
Territorial.
La adecuada organización de los
fondos debe tener en cuenta los
17 05 05
2013
principios de orden original y
Acuerdo
procedencia, la integridad de los
fondos y las directrices que el AGN
Descripción colectiva de los fondos
La descripción documental obedece
a un proceso sistemático que debe
ser realizado en las diferentes fases
del archivo.
Por medio del cual se expide el
Decreto Único Reglamentario del
Sector Cultura, En este decreto se
aclara que el AGN hace parte del
Ministerio de cultura y este a su
vez del Sistema Nacional del
Patrimonio Cultural de la Nación.
Con este decreto se modifican
varias normas a las que ya no se
hacen referencia como el Decreto
Decreto 1080 2609 de 2012 donde se reglamenta
18 26 05 2015
el 5 de la ley 594 de 2000, de la
misma manera el decreto 2578 de
2012, donde se reglamenta el
sistema general de archivos, y se
deroga el decreto 4124 de 2004.
Patrimonio archivístico, Evaluación
de los documentos de archivo,
Responsabilidad de quienes
manejan los documentos públicos
son los servidores y empleados
públicos
Ley 594 de 2000
La Ley 594 de 2000 traza los lineamientos generales para la organización de fondos acumulados, en donde en
cada uno de los títulos y sus correspondientes artículos, mediante su implementación se organizan.
Establece las normas y principios que regulan la función archivística del Estado. Para ello se ha establecido en
esta Ley una serie de artículos que le permiten a una entidad pública o privada regulados por la Ley, guiarse y
llevar una adecuada gestión de archivo de documentación.
Según el Archivo General de la Nación - AGN, los fondos acumulados para el caso de las entidades públicas o
privadas, están conformados por la documentación que se generó desde la fundación hasta la última
reestructuración, considerando las entidades que la precedieron o se fusionaron con ella.
Según la Ley 594 de 2000, el desorden de la documentación al interior de la entidad, ha promovido la
eliminación, supresión y el deterioro de la documentación, debido a que cuando existen fondos acumulados, su
causa se debe también a las indebidas condiciones de conservación y seguridad de los documentos.
La organización de los fondos acumulados, deben responder a condiciones que permitan la correcta
conservación de la documentación de la entidad a largo plazo, especialmente para los documentos que tienen
valores secundarios en su información. En este caso la Ley General de Archivos, dicta en el artículo 46 “que los
archivos de la administración deberían implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las
fases del ciclo vital de los documentos”.
Respecto a los fondos acumulados que se puedan generar por la fusión entre entidades, en el Artículo 20, la Ley
General de Archivos, dicta: “Las entidades públicas que se supriman o se fusionen deberán entregar sus
archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o
vinculadas. Parágrafo. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al
ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado vinculadas”.
Tiene 13 capítulos a saber:
Y 52 artículos a saber:
Artículo 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la
función archivística del Estado.
Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes
niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la
presente ley.
Capítulo III
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
Las entidades públicas podrán utilizar diversos medios electrónicos de archivos y tecnología de la información,
con el fin de logar la creación, conformación y gestión de sus expedientes. Los expedientes electrónicos deben
crearse con base en las series documentales, construidos en los cuadros de clasificación documental de acuerdo
al funcionamiento de la entidad.
Los expedientes electrónicos deben agruparse series y subseries documentales, además se deben foliar de
acuerdo con el artículo 59 de la ley 1437 de 2011, pues están obligadas a implementar la foliación de los
documentos electrónicos de forma que se garantice la integridad y autenticad. El índice de electrónico permite
la identificación de la totalidad de documentos, secuencia, y protege a los expedientes, brindando la posibilidad
de recuperación de documentos.
En caso de la depuración electrónica, se prohíbe cualquier operación al expediente de su tramitación, así como
la selección o depuración de documentos.
Los documentos electrónicos deben describir desde su tramitación archivística, de acuerdo la entidad también
deberá formar series y subseries igual al que archivos físicos.
Los expedientes electrónicos se puede realizar transferencias secundarias a los archivos generales del orden
municipal, distrital, departamental y al Archivos general de la nación.
Capítulo IV
DISPOSICIONES FINALES
-En la organización de archivos no se podrán utilizar pastas, AZ de argolla ni anillado.
-Un expediente electrónico y tecnológicos, se debe establecer el vínculo archivístico entre los documentos del
mismo tramite, de forma que una vez cerrado se facilite su gestión archivística como una sola unidad
documental, cualquier persona tiene derecho a examinar los expedientes, salvo las reservas reglamentadas en la
Ley.
- De acuerdo la ley, los documentos que tengan confidencialidad, se harán en cuaderno o expediente separado,
el cual se conservara integrado al expediente principal.
ACUERDO 06 DE 2014
El sistema integrado de conservación tiene como finalidad garantizar la conservación y preservación de
cualquier tipo documental en archivo o tecnología, independientemente con la cual se haya elaborado.
Los funcionarios o contratista deben cumplir con las normas para asegurar la conservación y preservación de la
gestión documental en todas las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Todas unidades documentales deberán ser conservadas, cuidadas, guardadas y preservadas.
El Programa de conservación preventiva es definido como los procesos y procedimientos de conservación
aplicables al Plan de Conservación Documental y Digital a largo plazo.
-Capacitación y sensibilización.
-Control y mantenimiento
-Desinfección
-reservar
-Prevención de emergencias y atención de desastres.
CAPITULO II
PLAN DE CONSERVACION DOCUMENTAL
Conjunto de acciones a corto, mediano o largo plazo, el cual tiene el objetivo de ejecutar los programas,
procesos y procedimientos.
Para la formulación del plan, se debe tener en cuenta tratamientos por personal capacitado usando materiales,
como químicos que no alteren la información o soportes, razón por la cual es indispensable realizar un
cuidadoso análisis de materiales garantizando su permanencia y perdurabilidad.
CAPITULO III
PLAN DE PERSERVACION DIGITAL A LARGO PLAZO
Estándares para la gestión de la información electrónica, mantenimiento, acceso y preservación de la
información.
La preservación digital teniendo en cuenta la naturaleza única de los documentos digitales, debe evaluarse bajos
los siguientes riesgos:
-Antigüedad y degradación del soporte físico
-antigüedad del formato del documento
-antigüedad del software y hardware
-Fallas organizacionales
Para proceso y procedimientos de la preservación digital se debe tener en cuenta:
- el cronograma de transferencia y eliminación de documentos de conformidad tablas de retención documental o
tabla de valoración documental: -los formatos o soportes almacenamiento de los documentos, las acciones,
Preservación necesarias para garantizar, los requisitos auditoria y vigilancia tecnología.
El día 26 de mayo de 2015 se expidió el Decreto 1080 “Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Cultura”.
Con este decreto se modifican varias normas a las que ya no se hacen referencia como el Decreto 2609 de 2012
donde se reglamenta el 5 de la ley 594 de 2000, de la misma manera el decreto 2578 de 2012, donde se
reglamenta el sistema general de archivos, y se deroga el decreto 4124 de 2004.
En este decreto se aclara que el AGN hace parte del Ministerio de cultura y este a su vez del Sistema Nacional
del Patrimonio Cultural de la Nación
TITULO II PATRIMONIO ARCHIVISTICO
Sistema Nacional de Archivos, sus fines, Instancias (nacional. Territorial e institucional). Archivos generales
territoriales, funciones. De los concejos territoriales de archivo y sus funciones. De los concejos
departamentales y distritales de archivo y sus funciones. De los comités técnicos de archivo y sus funciones.
Del comité interno de archivo.
Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos
SISNA- sistema de información del sistema nacional de archivos