ESTUDIO DE CASO “ENCUADERNADORA S.A.

TUTOR:
JAIRO ENRIQUE PARRA HERRERA

CÁCERES CÁCERES JOHAN LEANDRO CÓD. 1811025660

GONZÁLEZ ARIZA JESELYS KARIME CÓD. 1811024532
MORALES PLAZAS GLINNIS KARIM CÓD. 1311170025
RODRÍGUEZ AVILA JOSÉ LIZARDO CÓD. 1711023302

MÓDULO
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
2020
TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................ 3
1.1. OBJETIVO PRINCIPAL ................................................................... 4
1.2. JUSTIFICACÓN ............................................................................... 5
1.3. METODOLOGÍA .............................................................................. 6
1.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ................................................ 7
 1. INTRODUCCIÓN

Este trabajo a continuación tiene como finalidad establecer y distinguir los

diferentes conceptos del proceso de compras y aprovisionamiento, frente a una
dificultad que se puede presentar en la gestión de la misma; para entender la
importancia de ver con antelación y a un futuro todas las variables que se
pueden presentar, para poder tomar la mejor decisión posible.

También se observará la importancia de la materia prima para desarrollar un

producto terminado según las especificaciones de calidad, de la compañía
objeto del estudio, como lo es el bagazo de caña de azúcar, así como la de
tener un segundo y tercer proveedor alternativo en una empresa.

Se presenta un análisis en donde se trata el proceso de compras,

aprovisionamiento y si no se tiene un estudio, análisis, orden y clasificación de
los posibles problemas de estructura y procedimientos muy claro; no se puede
llevar a cabo una buena gestión.

Se hace énfasis en las competencias que necesitan ser fortalecidas, para poder
tener un buen desarrollo de acciones preventivas y correctivas frente a
circunstancias que se pueden presentar.

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1.1. OBJETIVO PRINCIPAL

Identificar, abordar y plantear una solución con éxito a la problemática de la

función de compras y abastecimiento en el caso del estudio particular de la
empresa “LA ENCUADERNADORA S.A.”

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1.2. JUSTIFICACÓN

El desarrollo de este proyecto es importante para poder analizar y saber tomar

decisiones asertivas frente a situaciones externas e internas que pueden
afectar el proceso productivo de una organización y la lucha que se genera para
buscar las mejores soluciones a esta clase de eventos que se pueden presentar
de manera fortuita e inesperadas.
Es importante hacer un abrebocas de las situaciones que se presentaron y que
desencadenaron todos estos sucesos:

 La empresa encuadernadora S.A.S empresa especializada en el diseño,

producción y distribución de productos de papelería escolar, ofreciendo un
diverso catálogo de productos y que ofrece sus productos a diferentes tipos
 de entidades, contando también con presencia a nivel internacional.
 Su principal proveedor Papelitos S.A.S empresa dedicada a la
elaboración y comercialización de papeles y cartulinas, papel fabricado a
partir de la fibra de caña de azúcar catalogada como materia amigable
 con el medio ambiente.
 Crisis del 15 de septiembre de 2008 se inicia el paro nacional de
 corteros de caña en el Valle del Cauca y Risaralda.
  La preocupación de la empresa.
  Primera Reunión 17 de septiembre de 2008.
  Segunda reunión 18 de septiembre de 2008.
 Posibles soluciones para la empresa.
Todos estos sucesos que se presentaron nos llevan a observar como resaltar la
importancia que debe tener la cadena de compras, producción y
abastecimiento de una empresa, la gestión que se debe realizar manejando
una buena comunicación con proveedores la combinación de tecnologías y
prácticas de negocios innovadoras. Anticipando los posibles errores para así
poder minimizar el impacto de las posibles contingencias que se puedan
presentar determinando quienes pueden ser nuestros potenciales proveedores
y que proveedores podemos tener como ases bajo la manga.
Sin que se vaya a ver afectada la calidad de los productos que se vayan a
ofrecer.

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1.3. METODOLOGÍA

1. diagnóstico de situación: consiste en hacer un análisis sobre la cadena de

abastecimiento; entendiendo las causas de la problemática, las causas de
operar con un solo proveedor y los niveles de inventarios del mismo.

2. lluvia de ideas para buscar o encontrar la mejor solución al problema: para

este debemos analizar las distintas propuestas con mentalidad creativa sin
prejuicios, abriendo paso a la innovación en busca de resultados estratégicos
favorables.

3. valoración de cada una de las posibilidades: realizar un análisis de

competitividad por méritos y objetividad, analizando la capacidad de dar
solución a la problemática de la Encuadernadora s.a. con la mejor capacidad de
respuesta.

4. análisis de las mejores 3 propuestas o de mayar impacto: una vez analizada

cada propuesta y seleccionadas las mejores, se seleccionan 3 que marquen
una posible solución a la problemática.

5. aprobación y puesta en marcha de la propuesta seleccionada: una vez

seleccionada la propuesta se debe hacer una socialización con los miembros
de la junta directiva, ajustes y/o modificaciones que implementen el método de
solución y celeridad a la difícil situación adoptando una continuidad al proceso
industrial.

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1.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN

A raíz de la noticia del inicio del paro nacional de corteros de caña

representados por Asocaña, en los departamentos del Cauca Risaralda y Valle
del Cauca, se consultaron a un ejecutivo de cuenta de papelitos s.a., quien
comento: Papelitos aún no ha parado la planta, pues tienen el bagazo de caña
para quince días, además considera que ese paro no durara más de una
semana, y las cosas continuaran como si nada. Entiende que están realmente
preocupados, y que la empresa aun le ha comunicado nada formal al respecto,
pero de lo que, si tiene conocimiento, es que el segundo molino de Papelitos
S.A. no se verá afectado por el paro, porque el ingenio que lo abastece de el
bagazo de caña no participo de él, pero que ese solo molino no puede cubrir
toda la demanda de la encuadernadora.
Otro problema que se tiene es el corto tiempo del que se dispone para tomar la
decisión más adecuada la cual debe ser muy diplomática y que por así decirlo
afecte a menos personas ya sea dentro y/o fuera de la empresa.
Debido a que esta reunión no les dio ninguna alternativa de solución y en la
planta los comentarios y el nerviosismo de los empleados empeoraba, citaron a
una reunión con la alta gerencia de la empresa, cuál era el estado de inventario
para revisar las acciones preventivas para no afectar la temporada principal de
la empresa, teniendo en cuenta que lo siguiente: Papelitos S.A., su único
proveedor en su primer molino tiene provisión de el Bagazo de caña para
abastecer sus máquinas por quince días a partir de la fecha, el Molino dos no
va a parar su producción por que no entro en paro, pero ese molino solo no
puede cubrir toda la demanda necesitada por la empresa.
Los niveles de inventario de papel de la encuadernadora que ascienden a dos
mil toneladas que, sumado las correspondientes entregas de papelitos, existe
un faltante de 6.840 toneladas, lo que indica que no se cumplirán con lo
planeado para atender la temporada alta.