REQUEST FOR QUOTATION FORM 

Date:  December 22, 2011 

The City invites your company to provide a price quotation for the following: 

Supply of varying graduations of crushed gravel as per the City of Penticton 
Specifications 

Prices should be firm for the calendar year of 2012. 
Pricing FOB your site for pick up by City as required. 

Quotations will be accepted no Later than:  2:00 pm, Tuesday, January 10, 2012 

Quotations may be faxed or mailed.  Please note that the City will not be held responsible 
for transmission problems or other errors that could occur. 

To:  City Purchasing Department 
City of Penticton 
616 Okanagan Ave. E. 
Penticton, BC  V2A 3K6 
Fax No. (250) 490­2557 

Contact information 

General inquiries  Cathy Ingram  Purchasing Manager  250­490­2555 

Main Contact  John Fenske  Works Superintendent  250­490­2542 

Thank you for submitting your quotation. 

Cathy Ingram 
Purchasing Manager 

NOTE:  Should any potential bidders download this Request for Quotation, it 
is the proponent's responsibility to check for Addendas which will be posted 
on the City of Penticton's website. 
(http://www.penticton.ca/EN/main/business/tenders­rfps.html)
City of Penticton – (RFQ­Supply of Crushed Gravel 2012) 

CONDITIONS 

1)  A qualified quotation is one, which meets both the specifications as outlined in the 
enclosed specification section of the quotation document, as well as the Conditions 
contained in this Request For Quotation (RFQ). A qualified quotation must also meet 
cost expectations of the City for this particular RFQ. 

2)  The City of Penticton reserves the right to accept any or all Request for Quotations or 
parts of Quotations and to waive any informalities, irregularities or technicalities.  The 
City also reserves the right to award the Contract for such goods or services as the 
City  deems  will  best  serve  its  interest.   It further reserves the right to award the 
Contract  on  a  split  order  basis,  lump  sum,  or  individual  item basis, or such other 
combination unless otherwise specified by the City or the tenderer. 

3)  A quotation, which is not qualified, is one, which does not meet the specifications 
and/or Conditions and/or exceeds the cost expectations of the City. In the event that 
any  or  all  quotations  exceed  the  cost  expectations  and/or  do  not  conform  to 
specification, and/or do not meet the conditions, the City reserves the right to reject 
any or all quotations and seek and alternative solution of its choosing. 

4)  The City will decide whether a quotation is qualified by evaluating it based on the 
specifications and price, and may opt to have the quotations examined by qualified 
engineers  to  ensure  quality  and  conformity  to  the  specifications.  The  Purchasing 
Department will examine all quotations and recommend which, if any, is in the City's 
best interest. 

5)  The City recognizes that "BEST VALUE” is the essential part of purchasing a product 
and/or service and therefore the City may prefer a quotation with a higher quotation 
price, if it offers greater value and better serves the City's interests, as determined by 
the City, over a quotation with a low price. 

6)  The City reserves the right to negotiate with the preferred bidder or any bidder on 
any details­­ including changes to specifications and price. If specifications require 
significant  modification,  all  bidders  shall  have  the  opportunity  to  adjust  their 
quotations or requote altogether, as determined by the Purchasing Department. 

7)  The City reserves the right to cancel this RFQ at any time.  The City also reserves the 
right to reject quotations from bidders who are unable to provide evidence that they 
are  capable of providing the necessary labour, skills, materials, and equipment to 
perform the work.  Evidence of such competency and experience must be provided by 
the contractor upon request. 

8)  All goods, equipment, supplies, labour and workmanship associated with this RFQ 
must  conform  to  all  necessary  standards for use in Canada and the Province of
2 
City of Penticton – (RFQ­Supply of Crushed Gravel 2012) 

British Columbia­ such as CSA, ULC, ETL, WCB, Canadian Weights and Measures, 
Canadian Electrical Codes, etc. 

9)  All Chemical shipments, if any, must include current MSDS sheets. 

10)  All  information  provided  to  the  City  is  subject  to  release  through  Freedom  of 
Information,  unless  information  is  given  in  confidence,  and  so,  must  be 
communicated in writing as CONFIDENTIAL. 

Note:  BEST VALUE is the value placed on service, quality, past performance 
and price. 

11)  Please use the accompanying RFQ Form when submitting your quotation; you may 
attach additional sheets to the form if necessary. 

12)  All quoted prices shall include delivery F.O.B. City Works Yard or other destination 
point, as specified by the City and the successful bidder, here named the 
“ Contractor” shall bear all risk of loss or damage. 

13)  The Contractor will guarantee that its quotation will meet the needs of the City. 
The Contractor will also guarantee that any goods supplied and/or services rendered 
shall be correct.  If the goods supplied and/or services rendered by the Contractor 
are in any way incorrect or unsuitable, all correction costs shall be borne solely by 
the Contractor. 

14)  Only the Contractor shall be notified, but inquiries are welcome. 

15)  The Contractor shall notify the City that it possesses the necessary legal patents 
and/or has legal permission to manufacture, sell and/or service the product(s) it will 
supply.

3 
City of Penticton – (RFQ­Supply of Crushed Gravel 2012) 

SPECIFICATIONS 

Crushed granular aggregate consisting of inert, clean, durable fragments reasonably uniform in 
quality, free from an excess of flat, elongated, soft or disintegrated pieces and shall contain at 
least 50% by weight of crushed pieces retained on the #4 sieve and above and shall have two 
or more surfaces or faces produced by fracture. 

Aggregate Charts are attached below. 

SIEVE  PERCENT BY WEIGHT PASSING 
DESIGNATION  FOR EACH TYPE OF AGGREGATE 
75 mm MINUS  40mm MINUS  19 mm MINUS 

75 mm  100 

25 mm  50 – 80 

0.150 mm  0 – 15 

0.075 mm  0 ­ 8 

40 mm  100 

20 mm  60 – 100 

9.5 mm  40 – 80 

4.75 mm  30 – 60 

2.36 mm  20 – 45 

1.18 mm  15 – 35 

0.600 mm  8 – 30 

0.075 mm  2 – 9

4 
City of Penticton – (RFQ­Supply of Crushed Gravel 2012) 

Sieve Designation – Percentage by weight passing for each type of Aggregate – (Cont’d.) 

SIEVE  PERCENT BY WEIGHT PASSING 
DESIGNATION  FOR EACH TYPE OF AGGREGATE 
75 mm MINUS  40 mm MINUS  19 mm MINUS 

19 mm  100 

12.5 mm  75 – 100 

9.5 mm  60 – 90 

4.75 mm  40 – 70 

2.36 mm  27 – 55 

1.18 mm  16 – 42 

0.600 mm  8 – 30 

0.300 mm  5 – 20 

0.075 mm  2 – 8

5 
City of Penticton – (RFQ­Supply of Crushed Gravel 2012) 

BID SHEET 

REQUEST FOR QUOTATION:  Supply of Crushed Gravel for 2012 

CLOSING DATE & TIME:  2:00 pm, Tuesday, January 10, 2012 

The  undersigned  Bidder  has  carefully  examined  the  Conditions,  Specifications,  and 
Drawings (if applicable) for the work requested and will construct or provide the services 
required. 

This quotation is valid for:  days. 

NOTE:  If you are supplying goods, please include a delivery lead­time schedule with 
your submission. 

We, the undersigned, having read the City of Penticton specifications, submit the following unit prices for 
the supply of crushed gravel for 2012. Submissions of pricing do not guarantee the City will purchase 
materials from your company. 

ITEM  QUANTITY  UNIT RATE  TOTAL 

(TONNES)  (/TONNE) 

19 mm MINUS GRAVEL  9,000 tonnes  ___________  $_____________ 

40 mm MINUS GRAVEL  50 tonnes  ___________  $_____________ 
75 mm MINUS GRAVEL  400 tonnes  ___________  $_____________ 
PITRUN (150mm MINUS)  60 tonnes  ___________  $_____________ 
40 mm ROCK  300 tonnes  ___________  $_____________ 
50 mm ROCK – 150 mm  ROCK  200 tonnes  ___________  _____________ 

FIRM NAME 

ADDRESS 

PHONE NO.  POSTAL CODE 

FAX NO.  DATE 

SIGNATURE OF BIDDER 

PRINT NAME
6