OTT GROUP
20-Mitarbeiter-Unternehmen
„Die Investition in SAP Business One
hat sich für unser mittelständisches
Unternehmen sehr gelohnt: Wir haben
mehr Überblick, können schneller
und zuverlässiger ent­scheiden und das
Unternehmen mit geringeren Kosten
besser steuern.“
Alexander Ott, OTT Group
Kundenbericht
SAP Business One
steigert mit SAP® Business One
Produktivität und Transparenz
Auf einen Blick
Unternehmen
• Name: OTT Group (OTT Gesellschaft
m.b.H.) fünf Wochen nach Auftragserteilung
• Standort: Hannover-Langenhagen
• Branche: Anlagenbau
• Produkte: Belüftungssysteme für
Kläranlagen
• Mitarbeiter: 20
• Internetadresse: www.ott-system.de
Die wichtigsten Herausforderungen und
Projektziele
• Optimierung der betriebswirtschaftlichen
Effizienz durch Straffung und Automati­sie­
rung der Geschäftsprozesse
• Abbildung branchen- und unternehmens­
spezifischer Prozesse mit einer auf mittel­
ständische Anforderungen zugeschnitte­nen
Software
• Ersetzen der vorhandenen Insellösungen
und manuellen Verwaltung durch eine
integrierte Lösung
• Schnelle und flexiblere Reaktionsfähigkeit
Lösungen und Services
• SAP Business One mit Anwendungen für
Einkauf, Verkauf, Lager, Materialbedarfs­
planung, Produktion und Finanzbuch­haltung
• Implementierungsunterstützung durch den
SAP-Partner conplus Mittelstands­lösungen
(Standort Ahrensburg)
Highlights der Umsetzung
• Produktivstart mit zwölf Anwendern bereits
• Anpassung der Software an betriebs­
spezifische Abläufe des Projektgeschäfts
• Nutzung der SAP-Integrationstechnologien
für verbundene Geschäftsprozesse
zwischen Vertrieb und Produktion
Entscheidung für SAP
• Information über verschiedene Software­
lösungen via Internet-Recherche
• Auswahl von SAP Business One als
interessantestes Angebot
• Direkte Auftragserteilung nach
Vor-Ort-Präsentation durch SAP-Partner
Hauptnutzen für den Kunden
• Mehr Transparenz und bessere Kosten­kon­
trolle durch Echtzeitzugriff auf geschäfts­
kritische Informationen und Kennzahlen
• Reduzierte Gesamtkosten durch Straffung
und Automatisierung von Geschäfts­
prozessen
• Gesteigerte Gesamtproduktivität durch
Integration und Durchgängigkeit der
Abläufe
• Schnelle Einarbeitung der Mitarbeiter in
viele Bereiche der SAP-Anwendungen
durch einfache Bedienung in vertrauter
Microsoft-Office-Umgebung
Integration von Nicht-SAP-Produkten
Einbindung der Personalabrechnungs­soft­ware
von Novaline und Integration von Lotus Notes
SCHNELLE EINFÜHRUNG:
IN FÜNF WOCHEN STARTKLAR

Wenn es um den Sauerstoffeintrag in Abwasser und Reinwasser Weiteres kam hinzu: „Wir hatten keinen
direkten Zugriff auf wichtige Informa­
geht, ist die OTT Group einer der gefragtesten Anbieter im In- und tionen.“ Steuerungsrelevante Daten
Ausland. Seine Wettbewerbsfähigkeit stärkt das 20 Mitarbeiter steckten in diversen Excel-Listen,
mussten manuell zusammengetragen
zählende Unternehmen mit SAP Business One: Die Mittelstands- und zeitaufwändig ausgewertet und
software von SAP ging in Hannover-Langenhagen nach nur fünf harmonisiert werden. „Jeder Mitarbei­
ter hatte seine eigene Sicht der Daten­
Wochen in den Produktivbetrieb. dinge“, beschreibt Alexander Ott eine
Situation, die nach Abhilfe verlangte:
Die Zeit für eine gründliche Neuorien­
Renommierte Adresse für Von Kompetenzen wie diesen machen tierung war gekommen.
Belüftungstechnik Industrieunternehmen und Kommunen
in Deutschland ebenso Gebrauch wie Im Internet fündig geworden
Mit 20 Mitarbeitern gehört die OTT ausländische Kunden, für die der Klär­
Group zur Kategorie kleinerer Unter­ anlagenbetreiber der Stadt Columbus Die Auswahl der zu dieser Neuorien­
nehmen, die sich zumeist durch einen im US-amerikanischen Bundesstaat tierung passenden Software führte
großen Namen in ihrem jeweiligen Ohio ein aktuelles Beispiel darstellt. Alexander Ott zunächst ins Web. Dort
Betätigungsfeld auszeichnen. Das gilt folgte er diversen Softwarespuren,
im besonderen Maße für die Anlagen­ Problem: kein direkter Zugriff auf ehe er entdeckte, was er suchte: eine
spezialisten aus Hannover-Langenhagen, geschäftskritische Informationen mittel­standsgerechte Anwendung, die
die sich seit über 20 Jahren auf hoch­ zudem ins Budget eines kleineren
effiziente Belüftungstechnik fokussie­ren. Technische Spitzenleistungen allein Unternehmens passte. Ihr Name: SAP®
Ohne diese kommt industrielle und kom­ reichen allerdings nicht aus, um sich Business One. Der ersten Internet-
munale Abwasserreinigung nicht aus. dauerhaft im Wettbewerb erfolgreich Bekanntschaft folgte eine persönliche
Gleiches gilt für industrielle Spezial­an­ zu behaupten. Dazu bedarf es als Präsentation in Langenhagen. Sie fiel
wendungen und Aufgabenfelder wie Grund­lage ebenso einer effektiven so überzeugend aus, dass der Auftrag
Fischzucht oder Trinkwasserauf­bereitung. Informa­tionsverarbeitung – und daran für die Implementierung noch an Ort
haperte es mit den Jahren bei OTT. und Stelle an den SAP-Partner conplus
Sauerstoff muss sein – und die OTT „Was wir an Anwendungen hatten, Mittelstandslösungen aus Ahrensburg
Group sorgt dafür, dass davon die genügte funk­tio­nal immer weniger, um erteilt wurde. Dieses Unternehmen
richtigen Mengen möglichst wirt­schaft­ die spezifi­schen Prozesse eines Anla­ gehört zum dichten Netz zertifizierter
lich ins Wasser gelangen. Dazu tragen genbauers abzu­decken“, resümiert Dienstleister, die Anwendern von SAP
richtungsweisende Innovationen bei, Alexander Ott. Gera­de das für die OTT Business One bei Planung, Einführung
wie zum Beispiel das Belüftungssystem Group vorrangi­ge Projektgeschäft stellt und Betreuung zur Seite stehen.
HE®. Es senkt die Energiekosten der besondere Anforderungen, für die eine
Belüftung um bis zu 50 Prozent. Da flexible Kalkulation, auftragsbezogene Was hat Alexander Ott und die übrigen
70 Prozent des Stromverbrauchs einer Planung und Materialdisposition oder Mitarbeiter des Unternehmens zu der
Kläranlage auf die Luftversorgung der auch eine systematische Projekt­pla­nung Entscheidung für SAP Business One
Biologie in Belebungsbecken entfällt, und -steuerung ebenso typisch wie veranlasst? Darauf weiß man in
ergibt sich daraus ein großes Einspar­ unab­dingbar sind. Langenhagen gleich eine ganze Reihe
potenzial.

von Begründungen zu geben:
• Die Vielfalt von Funktionen, die vom
Einkauf bis zur Finanzbuchhaltung alle
für die Unternehmensführung bedeut­
samen Aufgabenfelder abdecken
• Die Integration aller Prozesse, die
miteinander verknüpfen, was
zusammengehört
• Die Möglichkeit, unternehmens­
spezifische Abläufe flexibel in der
Software abzubilden
• Das exzellente Berichtswesen mit
schnellem und einfachem Zugriff auf
Echtzeit-Informationen, die sofortige
Transparenz über den Status des
Unternehmens gewährleisten
• Die Automatisierung und Straffung
von Geschäftsprozessen, die das
Unternehmen letztlich schneller
machen und die Produktivität erhöhen.
Und was ist mit Preis und Aufwand?
Dieser Frage hat man sich natürlich
auch bei OTT mit besonderer Aufmerk­
samkeit gewidmet. Das Ergebnis: Die
„Wir haben aufgrund der Flexibilität der Software bewährte Abläufe abbilden
können und profitieren zudem von neuen Funktionen, die unsere Leistungs­
fähigkeit weiter stärken.“
Alexander Ott, OTT Group
Kosten und Aufwände bewegen sich in
einem für mittelständische IT-Budgets
gerechtfertigten Rahmen: „Das hat uns
die Entscheidung für SAP Business One
erleichtert.“ Was Alexander Ott dabei
als besonders angenehm registrier­te,
„Die Umstellung unserer Organisation auf SAP Business One ist
problemlos verlaufen. Besonders gefallen hat uns, wie flexibel sich die
Software um Funktionen erweitern ließ, die für spezifische Aufgaben­
stellungen in unserem Unternehmen erforderlich waren.“
Alexander Ott, OTT Group
war die frühzeitige Transparenz durch
klare Konditionen: „Wir haben vorher
gewusst, was nachher auf uns zukommt
– was vor unliebsamen Überraschungen
schützt und Planungssicherheit gibt.“
Im Schnellzugtempo zum Ziel
SAP Business One trat auch in Langen­
hagen mit dem Versprechen an, sich
schnell implementieren zu lassen. Die
Praxis lieferte dafür eine eindrucksvolle
Bestätigung. Geradezu im Schnellzug­
tempo von nur fünf Wochen wurde die
Software für alle Geschäftsprozesse im
Einkauf und im Lager, in der Produktion
und in der Materialbedarfsplanung, im
Vertrieb und in der Finanzbuchhaltung
eingerichtet.
Am Anfang stand die Aufbereitung der
vorhandenen Daten. Begleitet und unter­
stützt von einem conplus-Mitarbeiter
machte sich das OTT-Team daran,
zunächst einmal Qualität und Aktualität
in die Datenbasis zu bringen: Artikel­
nummern, Kundenstämme, Lieferanten­
daten – alles kam auf den Prüfstand,
wurde gecheckt, bereinigt und auf den
neuesten Stand gebracht. Das Ergeb­
nis war eine höhere Datenqualität – mit
deutlich minimierten Risiken hinsichtlich
von Fehlern, Dubletten, Inkonsistenzen
oder auch Adressleichen.
Den nächsten Schritt bestimmten die
Anpassungen. „Wir wollten keine
Soft­ware, die uns in ein Korsett zwingt,
sondern eine flexible Lösung, die sich
unseren spezifischen Abläufen anpas­
sen lässt“, verdeutlicht Alexander Ott
die grundsätzliche Einstellung dazu. Mit
SAP Business One ist die Umsetzung
dieser Forderung kein Problem. „Wir
haben aufgrund der Flexibilität der Soft­
ware bewährte Abläufe abbilden können
und profitieren zudem von neuen Funk­
tionen, die unsere Leistungsfähigkeit
weiter stärken“, bringt Alexander Ott
das Resultat auf einen Nenner.
Zu den gestellten Anforderungen gehör­te
auch die Einbindung einer personalwirt­
schaftlichen Lösung. Die Entscheidung
fiel auf das voll integrierte Novaline-
Add-on, welches sich sowohl funktio­nell
als auch mit einheitlicher Bediener­ober­
fläche gut in SAP Business One einfügt.
Reibungsloser Fluss von
Informationen
Zwölf der zwanzig OTT-Mitarbeiter am
Standort Langenhagen nutzen SAP
Business One mittlerweile bei ihrer
täglichen Arbeit. Sie fokussiert sich auf
zwei organisatorische Schwerpunkte:
zum einen auf den Vertrieb und andere
administrative Bereiche, die OTT in
einer separaten Firma konzentriert hat,
und zum anderen auf die Produktion
und damit verbundene Aufgabenfelder,

die gleichfalls unter einem eigenen
organisatorischen Dach angesiedelt
sind. Für den reibungslosen Fluss der
Informationen aus dem einen in das
andere Umfeld und wieder zurück sorgt
die Integration Technology von SAP
Business One. Hierdurch findet der
Informationsaustausch zwischen der
Vertriebs- und Produktionsfirma auto­
matisch statt – ohne dass die Anwen­der
„Transparenz auf Knopfdruck – wir
erleben das in Form eines umfang­
reichen und einfach zu bedienenden
Reportings, das uns jederzeit den Blick
auf laufende Geschäftsvorfälle und
-abläufe ermöglicht.“
Alexander Ott, OTT Group
etwas davon mitbekommen. Auf diese
Weise ist ein durchgängiger Prozess
von der Auftragsbearbeitung über Dis­
position, Beschaffung, Lagerwirtschaft
und Produktion bis zur Fakturierung
gewährleistet – und das auf der Basis
einmal erfasster und für alle Prozess­
schritte jederzeit zugänglicher Daten.
Mehr Transparenz und Tempo
Was hat sich mit SAP Business One
bei der OTT Group geändert? Für
Alexander Ott steht ein deutliches Plus
an Ein­blicksmöglichkeiten in das Unter­
nehmens­geschehen im Vordergrund.
„Transparenz auf Knopfdruck – wir
erleben das in Form eines umfang­
SAP Deutschland AG & Co. KG
Hasso-Plattner-Ring 7
69190 Walldorf
T 08 00 / 5 34 34 24*
F 08 00 / 5 34 34 20*
E info.germany@sap.com
www.sap.de
Kostenloser Online-Newsletter
www.sap.de/sapimfokus
* gebührenfrei in Deutschland
reichen und einfach zu bedienenden
Reportings, das uns jederzeit den Blick
auf laufende Geschäftsvorfälle und
-abläufe ermöglicht.“ Konkret bedeutet
das in der OTT-Praxis den Überblick in
Echtzeit zum Beispiel über
• Kennzahlen für die Unternehmens­
steuerung
• Außenstände sowie Zahlungsein- und
-ausgänge
• Bestände sowie Zu- und Abgänge
im Lager
• Kosten, Termine und Status von
Projekten
• Preise und Kundenaktivitäten.
„Die Investition in SAP Business
One hat sich für unser Unternehmen
unterm Strich sehr gelohnt“, sieht sich
Alexander Ott in der Entscheidung für
die Mittelstandssoftware von SAP
bestätigt. Neben deutlich mehr Trans­
parenz ist auch der Zugewinn an Tempo
für ihn von Belang: Straffere und integ­
rierte Prozesse sorgen für beschleu­nigte
Abläufe, was neben Zeit auch Kosten
spart. Bestände können auf­grund
durch­gängig verfügbarer Daten präziser 50 095 111 (09/05)
geplant, Durchlaufzeiten verkürzt und © 2009 SAP AG.
Alle Rechte vorbehalten. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge,
mit plangesteuerter Dis­position (MRP – ByDesign, SAP Business ByDesign, und weitere im Text erwähnte
SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos
Material Requirements Planning) eine sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland
und anderen Ländern.
zielgenaue Materialver­sorgung der
Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects,
Produktion gewährleistet werden. Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius und
andere im Text erwähnte Business-Objects-Produkte und -Dienst­
leistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder
Derart gerüstet, kann sich die OTT eingetragene Marken der Business Objects S. A. in den USA und
anderen Ländern. Business Objects ist ein Unternehmen der SAP.
Group noch stärker ihren eigentlichen Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken
Kernkompetenzen widmen: Abwasser der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und
dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länder­
mit dem Element zu versorgen, das spezifische Unterschiede aufweisen.
von wesentlicher Bedeutung für den In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige
Abbau von Schad- und Nährstoffen ist Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden
von SAP AG und ihren Konzernunternehmen („SAP-Konzern“)
– Sauerstoff. bereitgestellt und dienen ausschließlich Informationszwecken. Der
SAP-Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler
oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht
lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die
in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen
ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen
Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung.