LA IMPORTACIA DE LOS ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD

Un archivo es un conjunto de documentos, sin importar cual fuese su fecha, forma y

soporte material, forma un proceso natural que es ejecutado por una persona natural,
entidad pública o privada, la historia de este se remonta desde los comienzos de la
humanidad, se encuentran rastros de su aplicación en las civilizaciones de Egipto, Roma,
Grecia, china e india, era una herramienta de control de la población y sus riquezas. En
estas culturas empieza la implementación del archivo en la sociedad hasta en la
actualidad, en España hacia el siglo XV y XVI Carlos I empieza una investigación más
detallada sobre la importancia del archivo de forma general y administrativo.
A partir de la revolución francesa se toma conciencia de la funcionalidad del archivo y su
importancia en conservar documentos como archivos nacionales, en su evolución la
documentación puede estar contenida sobre papel o cualquier otro soporte, medios
legibles o sistemas electrónicos, los archivos son parte esencial de los recursos de la
información. Su importancia parte del valor que tiene para la administración,
investigación, comunidad, tecnológico, desarrollo económico, científico y social.
Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida
por una entidad grupo o persona en función de las actividades que este realiza, sus
cualidades se ven reflejadas propiamente en las ventajas que este sistema presta a una
organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de
competitividad al contar con las herramientas sustentables de la información generada,
patrimonio invaluable de reconocimiento institucional. Un documento que conforma un
archivo se caracteriza de diversos aspectos tales como económicos, simples, funcionales,
exactos, técnicos y se clasifican según su uso y organización.
Según lo leído en el material de estudio, Los Archivistas forman un papel importante en
una entidad pública o privada ya que estos se encargan de gestionar los documentos y
organizarlos en el sector administrativo, actualmente tras los avances de las tecnologías
de la información se exige al archivista una continua preparación en los procesos y
procedimientos con el uso de las herramientas informáticas con las que contamos el día
de hoy.
Actualmente un archivista debe contar con ciertas cualidades además de preparación para
ejercer de manera idónea su labor, para una compañía es fundamental la ética y el sigilo
profesional ya que a este ente se le suministra información de grado confidencial como
secretos empresariales y futuros desarrollos por esto es importante que el archivista
cumpla principalmente con esta cualidad, cabe resaltar que hay cualidades que no son
menos importantes como el orden, responsabilidad, concentración, prontitud entre otras
para mayor eficacia al momento de realizar sus labores.
Actualmente el avance de la tecnología con el uso del correo electrónico permite
intercambiar de manera rápida y eficaz no obstante es un procedimiento inseguro en
cuento a filtración de información dependiendo del ente que la realice, ya que por este
medio es posible enviar todo tipo de documentos, es utilizado en los archivos como medio
de comunicación entre el archivero y el solicitante de la documentación interna,
comunicación de trasferencias, comunicación entre archivo central y un archivo de gestión
para petición de la información.
El uso de esta herramienta tecnológica potencia la gestión de archivos para las empresas,
multiplican sus medios de difusión y comunicación entre los mismos. Las utilidades de
esta herramienta son amplias y variadas para esto es necesario un personal capacitado
que sea capaz de interpretarlo en cuando su utilización para así tener una máxima eficacia
en cuanto al uso de los servicios de archivo.
Según mi concepto los archivos son necesarios por entes naturales o jurídicas,
instituciones en el desarrollo de sus tareas para sus propios fines, cualquier entidad o
empresa debe recurrir con frecuencia a estos documentos que han realizado o recibido,
esto con el fin de llevar a cabo investigaciones, responder a trámites administrativos,
requerimientos de entidades naturales o jurídicas y toma de decisiones en una compañía,
recordando que la información puede llegar hacer el activo más importante en una
entidad pública o privada.