COMFIDENCIAL

NUMERAL ISO:
NOMBRE PROCESO:
CODIGO:
Cartera

FECHA VIGENCIA:
MACROPROCESO:

OBJETO:

ALCANCE:

INTERESADOS:

RESPONSABILIDAD

PROCESO:

1. DESCRIPCION DEL PROCESO:

ENTRADAS:

PROVEEDOR:

FLUJO:

ACTIVIDAD DESCRIPCION Registro

Solicitar Los días martes el analista administrativo y contable Gestión de recaudo

informe de solicita al área contable mediante un correo un listado
actualización de actualización de registros de pago o lo consulta en
de registros de el archivo
pagos
Esta información se debe generar el mismo día que se
solicita

RESPONSABLE: Analista administrativo y contable

Generar Del aplicativo de helisa el analista administrativo y Instructivo

listado de contable debe descargar un listado detallado de Generar estado
cartea cartera, este será almacenado en la siguiente ruta de cartera en
Helisa software

HOJA 1 DE 3
 xxxxxxxx
Helisa

listado detallado
RESPONSABLE: Analista administrativo y contable de cartera

Análisis del Analice el archivo y valide la información de la celda

listado “días de vencimiento” en base a la siguiente
información:

caso 1: 5 días antes de vencer la factura (-5 conteo de

dias a vencer/ vencidos)

caso 2: 5 días después de vencer la factura (5 del

conteo de días a vencer/ vencidos)

caso 3: 10 días después de vencer la factura (10

conteo de días a vencer/ vencidos)

Con la información anterior se cataloga por pre aviso

de corte y vencimiento donde pre aviso de corte son
los casos número 1 y 2 y vencimiento es el caso
numero 3

RESPONSABLE: Analista administrativo y contable

PRE AVISO DE CORTE

Envió del Envié un correo informando que su factura esta pronta Guion XXXX
primer correo a vencer según el guion XXXX al cliente que se
encuentre faltando 5 días del vencimiento de factura Gestión de recaudo

RESPONSABLE: Analista administrativo y contable

Envió de Envié un correo informando que su factura ya se Guion XXXX

segundo encuentra vencida según el guion XXXX al cliente que
correo se encuentre con 5 días de vencimiento de la factura Gestión de recaudo

RESPONSABLE: Analista administrativo y contable

VENCIMIENTO

HOJA 2 DE 3
Llamada de El analista administrativo y contable debe realizar una Guion
aviso de corte llamada a los clientes que presentan mas de 10 días
de vencimiento de la factura, esta llamada se realiza Gestión de recaudo
según el guion XXXX, de esta llamada se valida si el
cliente realizo el pago.

Nota: si el cliente no contesta o el numero esta errado

se debe solicitar el contacto actual del cliente al
consultor comercial.

RESPONSABLE: Analista administrativo y contable

Realizo el Si el cliente afirma haber realizado el pago se debe Gestión de recaudo

pago solicitar el soporte de dicho pago y confirmar con el
área contable (banco) la realización de este pago.

RESPONSABLE: Analista administrativo y contable

No realizo el Si el cliente afirma no haber realizado el pago el Gestión de recaudo

pago analista administrativo debe indagar el motivo por el
cual no a realizado el pago

Si el cliente manifiesta motivos internos se debe

establero un plazo máximo de 8 para realizar el pago
Esto debe quedar por escrito mediante un correo
electrónico con copia a contabilidad

RESPONSABLE: Analista administrativo y contable

El cliente no Si el cliente no desea realizar el pago por motivos Gestión de recaudo

desea realizar externos (godoworks) el analista administrativo y
el pago contable debe identificar y reportar la situación al área
responsable IT, Comercial, Administración y/o
proyectos.

RESPONSABLE: Analista administrativo y contable

Análisis y El responsable del área debe analizar la situación Gestión de recaudo

ejecución por presentada y debe tomar la decisión de cortar o no el
parte del servicio. Esto se debe notificar mediante un correo
responsable
HOJA 3 DE 3
 electrónico al analista administrativo y contable

Nota: se toma la decisión de cortar cuando el cliente

tiene una situación de raíz que no a solucionado con
godoworks

RESPONSABLE: Analista administrativo y contable

No cortar el Si se toma la decisión de no cortar el servicio el unificar

servicio analista administrativo y contable debe esperar a que
el responsable proceda a dar una pronta solución para
continuar con el cobro

Una vez el responsable notifique que se solucionó, el

analista administrativo y contable procede a llamar al
cliente. Este debe informar que su inconformidad fue
solucionada y de la manea de cómo fue solucionada.
Después procede a hacer un compromiso de pago con
el cliente.

RESPONSABLE: Analista administrativo y contable

Cortar el Si se toma la decisión de cortar el servicio el analista Gestión de recaudo

servicio administrativo y contable enviara un correo informado
el corte de servicio al gerente general y coordinador de
proyectos de godoworks para su aprobación. Este
ultimo es el responsable de realizar el corte del
servicio dentro de los próximos 3 días hábiles

RESPONSABLE: Analista administrativo y contable

Notificación El analista administrativo enviara un correo al cliente plantilla XXX

al cliente con copia a cartea informado el corte del servicio en
los próximos 3 días según la plantilla XXX

RESPONSABLE: Analista administrativo y contable

Verificación Previo a la cortar el servicio el analista administrativo y

última vez de contable procede a realizar una última validación junto
HOJA 4 DE 3
 pago con contabilidad si el cliente ha realizado el pago a
último momento.

Si el cliente realizo el pago se le envía un correo al

cliente con copia a gerencia general y al coordinador
de proyectos notificando la aceptación del pago y la
declinación de la cancelación del servicio.

Si el cliente no realizo el pago se procede a dar la

instrucción de corte de servicio del cliente al
coordinador de proyecto

RESPONSABLE: Analista administrativo y contable

Salidas:

Clientes:

CONTROL DE CAMBIOS
QUIEN REALIZO EL
VERSION No. DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA
CAMBIO

ELABORO REVISO APROBO

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:

HOJA 5 DE 3