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INSTRUCTORA
SENA
VIGILANCIA
PROCESO RECURSOS FÍSICOS Código: MRF.09
SUBPROCESO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA Versión: 04
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Fecha de
Revisó: Aprobó: Aprobación:
Jefe División de Planta Física Vicerrector Académico Enero de 2020
Resolución Nº 2065
TABLA DE CONTENIDO
En Caso de Inundación
21.4. ............................................................................................................. 46
DECÁLOGOS
22. ..................................................................................................................................... 47
Decálogos de Seguridad con las Armas
22.1. ................................................................................ 47
Decálogos del Guarda de Seguridad
22.2. ..................................................................................... 47
CUALIDADES BASICAS DEL VIGILANTE
23. ................................................................................... 48
CONTROL DE CAMBIOS
24. ................................................................................................................ 50
PROCESO RECURSOS FÍSICOS
Código: MRF.09
SUBPROCESO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA
1. OBJETIVO
Establecer de forma detallada una estructura metodológica para llevar a cabo las
actividades del subproceso de Seguridad y Vigilancia adscrito al proceso de Recursos
Físicos de una entidad o institución, las cuales están encaminadas a mejorar la calidad
del servicio prestado por la sección de seguridad.
2. ALCANCE
Jefe de Sección de Seguridad: Ejerce asesoría directa al Jefe de la División de Planta Física
sobre las actividades propias de la administración y gestión de la Sección de Seguridad.
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SUBPROCESO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA
MANUAL DE SEGURIDAD Y Versión: 04
VIGILANCIA
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Coordinador Sede: Persona idónea capaz de organizar, dirigir y administrar los bienes de
la institución en las labores diarias y permanentes en la sede.
Avisos: Se entiende por aviso todo anuncio, advertencia, propaganda, pasacalles y similares
que con fines comerciales, culturales, turísticos, políticos o informativos; que se coloque en las
edificaciones, en las vías o en otro lugar visible a la Institución mediante la utilización de
tableros, placas, vidrios, carteles, hojas volantes, carteleras o similares, los cuales solo deben
ser institucionales y estos están a cargo del personal de telecomunicaciones, siempre será de
origen institucional, en caso de ser externo debe contar con permiso previo y este debe ser
estudiado por el departamento de seguridad, calidad, o el ente encargado de la misma.
Eventos institucionales: Actividades públicas que se realizan con o sin ánimos de lucro,
organizados y/o apoyados por institución y/o Administrativas de la misma, pero está siempre
debe estar permitida y organizada por la institución con permisos previos.
El horario normal en el que se desarrollan actividades dentro de la institución según este determinada
por la parte administrativa y ejecutiva de la organización.
Lunes a viernes
06:00 18:00
En general los horarios de apertura y cierre de las diferentes porterías podrán ser
modificados por el Supervisor de Turno o el Jefe de la Sección de Seguridad según su
criterio y necesidades del servicio.
4.1. Apertura y cierre de edificios en la sede principal
El personal de seguridad debe identificar los horarios de actividad en los edificios, que
hacen parte del sector que les fue asignado, de tal manera que puedan ejercer un mejor
control al momento de la apertura y cierre de los mismos.
Los horarios de apertura y cierre de edificios para la Sede Principal son los que se
muestran a continuación.
Días Hora de Apertura Hora Máxima de Cierre
Lunes a viernes
05:30 22:30
Sábados 05:30 18:00
Domingos y Festivos No Aplica
Tabla 8
.Horarios de Apertura y Cierre de Edificios
Los horarios de apertura y cierre de los diferentes edificios podrán ser modificados por el Supervisor de
Turno o el Jefe de la Sección de Seguridad según su criterio y necesidad del servicio.
Apertura
Al momento de abrir los edificios el personal de seguridad debe realizar un recorrido por
los diferentes corredores, verificando el estado de las instalaciones y en caso de
evidenciar alguna anomalía debe reportarla inmediatamente al Supervisor de Turno.
Cierre
Llegada la hora de cierre, el personal de seguridad debe realizar recorridos de inspección por los
diferentes edificios que hacen parte del sector asignado, verificando que los salones y oficinas en
las que ya no hay actividad, se encuentren cerradas, con las luces y aire acondicionado apagados.
En caso de encontrar alguna anomalía debe reportarla inmediatamente al Supervisor de Turno.
Simultáneamente, el personal de seguridad debe solicitar el retiro de las personas que aún se
encuentran dentro de los edificios bien sea en oficinas, aulas de clase o pasillos, permitiendo la
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Después que las personas salgan de los edificios en horario adicional, el vigilante que abre el
edificio para permitir la salida, debe pasar revista en el edificio verificando el estado de
seguridad en que se encuentra. En caso de que se presente alguna anomalía al interior del
edificio, el vigilante debe reportarla al Supervisor de Turno quien resolverá el caso.
5. INGRESO Y SALIDA DE PEATONES
El ingreso de peatones las instalaciones y Sedes debe realizarse únicamente por las
porterías asignadas en cada una de ellas, teniendo en cuenta si hacen parte de la
institución o ingresan en calidad de visitantes.
Ingreso
El personal de seguridad asignado a las porterías, debe solicitar el carné a los miembros
de la institución, cuando lo considere necesario y en especial a las personas que el
vigilante no reconozca como miembro de la misma.
En la tabla N°8, se presenta la relación entre los diferentes grupos en la institución el tipo
de carné que los acredita como miembros de la comunidad y las entidades que expiden
estos carnés, con el fin de conocer las posibles formas en las que la Comunidad se
acredita para poder ingresar a la institución.
Colaboradores, personal
Gestion humana o departamento de
administrativo
Carné de la institución TI
y Trabajadores de
Planta
Tabla 9.
Guía de Carnetización
Desde el momento en que se cierran las porterías hasta la hora en que culminan las labores en la
institución, el personal que solicite el ingreso, debe presentar el carné que lo acredite como
miembro y justificar el motivo del ingreso, el cual debe ser únicamente el desarrollo de actividades
o administrativas. (Ver capítulo 4 de este manual denominado Apertura y Cierre de las Porterías de
la institución).
Salida
Los miembros de la Institución podrán salir de la misma sin ninguna restricción a excepción que se
les haya sorprendido en algún acto delictivo, dentro de la misma o en caso de que la persona lleve
consigo algún bien mueble sin previa autorización para su salida.
Según los horarios ya establecidos para los diferentes días de la semana al finalizar las
actividades; el personal de seguridad solicitará el retiro de las personas que aún se
encuentran dentro entidad. Como norma general, no se autoriza a ningún miembro de entidad
o particular, para que pernocte dentro de las instalaciones quien argumente la necesidad de
permanecer por más tiempo dentro de las instalaciones, deberá contar con la autorización de
la Sección de Seguridad.
El personal de seguridad debe solicitar la revisión de maletines, cajas y equipos, registrados en:
En horario adicional, el personal de seguridad asignado a la portería de la Cra 27, debe solicitar el
carné a los miembros de la comunidad universitaria que se identifiquen como beneficiarios del
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Al interior del Campus Universitario en horario adicional, el tránsito de los residentes se restringe
solo al área que comprende el edificio de residencias, en caso de que el personal de seguridad
encuentren residentes fuera de esta área, le solicitará el nombre y el código para reportar la
novedad al Supervisor de Turno y posteriormente el Supervisor de Turno debe acompañar a esta
persona hasta el edificio en el que se encuentran las residencias universitarias.
Obtenido el carné “Autorización para ingreso y/o parqueo” (FRF.17), los proveedores y
contratistas podrán ingresar al Campus Universitario en los horarios normales establecidos
para el ingreso de personal. Al realizar el ingreso el personal de Seguridad debe revisar en el
carné la vigencia, la firma del Jefe de la sección de Seguridad y el sello seco de la División de
Planta Física. Por defecto, en caso de que el carné no cumpla con los elementos
anteriormente mencionados el personal de seguridad no debe permitir el ingreso del individuo.
El personal de seguridad de las porterías debe revisar tanto al ingreso como a la salida o, los maletines,
cajas, paquetes o similares que porten los proveedores y contratistas.
Ingreso de Visitantes
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Para el ingreso de visitantes el personal de seguridad debe recibir el documento por parte
del visitante, entregar la escarapela e introducir el documento en el cajón correspondiente
al número de la escarapela entregada.
Además, el personal de seguridad debe solicitar al visitante información del sitio al que se
dirige, junto con la información que se encuentra en el documento y la hora de ingreso,
deben registrarlos en el Sistema de Información de Planta Física, si en dado caso no se
encuentra habilitado el sistema, se utiliza el formato “Ingreso de Visitantes” (FRF.16), para
registrarlo y tener evidencia de su ingreso.
Salida de Visitantes
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En la Sede Principal los peatones en calidad de visitantes, sin excepción, deben realizar su
ingreso y salida por la Portería de Visitantes ubicada en el Edificio. Los visitantes que ingresan
con vehículo, sin excepción, ingresarán por la portería de la Cra. 30.
La solicitud para el ingreso de visitas colectivas debe realizarse en medio físico, en original y
copia, las cuales deben entregarse en la recepción de la División de Planta Física o la
Administración / Coordinación de Sede. El Jefe de Seguridad, Administrado / Coordinador o
Delegado de Planta Física evaluará la solicitud y en caso de que sea aprobada se le entregará
al interesado la carta de solicitud con la firma de autorización y sello seco; por el contrario, se
devolverá la solicitud con la respectiva explicación de rechazo.
Campus Principal: La solicitud para ingreso de visitas colectivas debe ser tramitada por la
Unidad Administrativa responsable de la actividad con mínimo un día de anterioridad.
Las visitas colectivas peatonales ingresarán por la portería de visitantes y las visitas
colectivas que vienen en vehículo ingresarán por la portería de la Cra 30.
Sedes: El ingreso de las visitas colectivas a las instalaciones se permitirá con una comunicación
escrita la cual debe solicitarse con mínimo 15 días de antelación dirigida al
Administrador/Coordinador de la sede o Delegado de Planta Física.
La solicitud debe contener la siguiente información:
Aprobada la solicitud el grupo de visitantes podrá ingresar a las instalaciones n los horarios y
fechas establecidas en la solicitud. Al efectuar el ingreso, el personal de seguridad de la portería
debe solicitar la autorización suministrada para realizar la visita y revisar que tenga la firma del Jefe
de Seguridad, Administrado / Coordinador de Sede o Delegado de Planta Física. Confirmado estos
elementos se permitirá el ingreso del grupo de visitantes al sede, en caso contrario el personal de
seguridad negará el ingreso e informará al Supervisor de Turno o encargado, el cual dará las
indicaciones necesarias para tratar la situación.
6.1.Lineamientos Generales
6.1.1. Ingreso
El personal de seguridad, en lo posible, debe controlar que los vehículos transiten dentro
de la institución con una velocidad máxima de 30 kilómetros por hora.
P2 EDIFICIO DE ADMINISTRACIÓN 85
P7 CAPRUIS 40
Los horarios en los que el parqueadero de motocicletas presta servicio, son los siguientes:
Automóviles
A la salida de los automóviles es necesario que el personal de seguridad exija una distancia prudente
entre el carro que está presentando el tiquete y los carros que están detrás esperando turno, con el
propósito de movilizar y devolver el carro que presente alguna irregularidad de seguridad, evitando de
esta manera un traumatismo en el flujo de los automóviles a la salida del Campus Universitario.
Motocicletas
En caso de pérdida del tiquete, el personal de seguridad no debe dejar salir el automóvil o
motocicleta al que corresponde el tiquete perdido. En esta situación es necesario devolver
el vehículo unos metros de la portería a una zona despejada, para no demorar la salida de
los automóviles o motocicletas en turno.
El personal de seguridad debe solicitar a todos los ocupantes del vehículo que ingresen a
las instalaciones de la Universidad, el carné o documento que los acredite como personal
o funcionario activo de la Universidad, especialmente a aquellas personas que el vigilante
no reconozca como miembros de la Comunidad Universitaria.
Para las Sedes Bucarica, Guatiguará y Sedes Regionales se debe registrar el automóvil
en el formato “Parqueadero de Vehículos” (FRF.31)
6.4. Proveedores, Contratistas y Vehículos de Carga
Los proveedores y contratistas que requieran ingresar con vehículo al Campus Universitario
deberán solicitar la autorización a la División de Planta Física, Administración / Coordinación
de Sede o Delegado de Planta Física, siguiendo el procedimiento mencionado en el numeral
6.4 de este manual. Autorizado el ingreso, se le suministrará el carné “Autorización para
ingreso y/o parqueo” (FRF.17) con la opción de ingreso de Vehículo.
El personal de seguridad debe solicitar información del sitio al que se dirige el visitante y
un documento de identificación para realizar el registro de ingreso en el formato de
“Ingreso de Visitantes” (FRF.16).
Sede Bucarica, Guatiguará y Sedes Regionales: El vigilante debe registrar el vehículo en el formato
“Parqueadero de vehículos’’ (FRF.31).
6.6. Taxis
Aquellos que traigan grandes cantidades de víveres o abarrotes con destino a las cafeterías o
dependencias de la Universidad, siempre y cuando venga en el vehículo, un empleado o
arrendatario del establecimiento de las cafeterías o un empleado de la Universidad.
El personal de seguridad debe solicitar el carné “Autorización para ingreso y/o parqueo”
(FRF.17) a todos los proveedores y contratistas con motocicleta que soliciten el
ingreso al parqueadero.
Ser estudiante.
Ser mensajero.
Ser funcionario.
Ser visitante.
Ingreso
El personal de seguridad asignado a las porterías debe estar al pendiente que las personas
que ingresen con bienes muebles de su propiedad a la Universidad, realicen el registro de
estos en el formato “Ingreso de Bienes Muebles Ajenos a la Universidad” (FRF.12).Es
necesario que el personal de seguridad le explique al propietario del bien, que el
diligenciamiento de este formato le facilitará la salida de éste del Campus Universitario.
Los bienes que ingresen a las Sedes Bucarica, Guatiguará y Regionales serán registrados
en el formato “Ingreso de elementos’’ (FRF.29).
Salida
La persona que no presente soporte para la salida de los bienes muebles no los podrá
retirar de la Universidad. Posteriormente, el vigilante de la portería por la que intentaron
sacar el bien sin soporte, debe informar al personal de seguridad de las otras porterías, la
novedad y la descripción del peatón o vehículo en mención.
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La persona que desee retirar un bien fuera de la Universidad debe solicitar autorización previa
al Supervisor de Seguridad, Coordinador, Administrador o Delegado de Planta Física a través
del Sistema de Información de Planta Física en el link solicitudes, en la opción Salida de
Equipos UIS o por medio de una comunicación escrita, la cual debe contener:
8.1.Mascotas
Es importante que el personal de seguridad le informe al propietario del animal que es responsable
de cualquier daño que pueda causar su mascota al interior del Campus Universitario.
8.2. Armamento
Lunes a viernes desde las 10:00 p.m. hasta las 6:00 a.m. del siguiente día.
Sábados desde las 6:00 p.m. en adelante.
Domingos y Festivos todo el día.
Y fechas que por expresa decisión de las autoridades administrativas de la Universidad se
restrinja acceso al Campus Universitario.
El ingreso, permanencia y salida de las personas en horario adicional debe ser registrado
por el personal de seguridad en el Sistema de Información de Planta Física
Lunes a viernes desde las 6:00 p.m. hasta las 7:00 a.m. del siguiente día.
Sábados desde las 1:00 p.m. en adelante.
Domingos y Festivos todo el día.
Y fechas que por expresa decisión de las autoridades administrativas de la Universidad se
restrinja acceso a las instalaciones de la sede.
Las ventas temporales o estacionarias dentro del Campus universitario se permitirán solo si la
Unidad Académico Administrativas o empresa responsable de la actividad ha realizado la solicitud
ante la División de Planta Física o el Administrador / Coordinador de Sede, especificando:
Las actividades que se autoricen deberán ser compatibles con la misión de la Universidad.
Podrán restringirse o suprimirse las autorizaciones, cuando así lo haga necesario la preservación de
la seguridad de las personas, las dependencias o los bienes de la comunidad universitaria.
El personal de seguridad debe verificar que las personas que entreguen volantes,
coloquen avisos o dibujen murales dentro del Campus Universitario, lo realicen en los
lugares designados y/o autorizados por la Sección de Seguridad.
Los eventos universitarios realizados dentro del Campus Universitario Principal o Facultad de
Salud, promovidos o apoyados por las diferentes Unidades Académico Administrativas deben
ser comunicados a la División de Planta Física para efectos de control y de seguridad.
Previa recomendación de la División de Planta Física, la Unidad Académico
Administrativa determinará las áreas geográficas del Campus Universitario donde se
puedan llevar a cabo dichos eventos.
Cualquier anomalía que se presente en alguno de estos eventos debe ser reportada
inmediatamente al Supervisor de Turno, el cual dará al Personal de Seguridad las
instrucciones a seguir.
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Para los diferentes eventos y espectáculos que se realicen en el Auditorio Luis A. Calvo, las
personas que hacen parte del público podrán ingresar presentando en las porterías habilitadas
el tiquete de entrada, Abono o Boleto, para el respectivo espectáculo o evento. Para esto es
necesario que la portería de visitantes se habilite como taquilla para la venta de los boletos.
Los eventos académicos, empresariales y sociales realizados dentro de la sede deben ser
comunicados al personal de vigilancia para que ellos hagan entrega del espacio al
organizador del evento con el fin de verificar las condiciones en que es entregado el salón. El
personal de seguridad tendrá a su cargo el control y vigilancia de las actividades que se lleven
a cabo durante el desarrollo del evento, además debe verificar que el evento se desarrolle
bajo los parámetros y horarios establecidos con el coordinador /administrador de las sedes.
El ingreso de materiales, equipos y demás bienes muebles necesarios para la realización de los
eventos deben registrarse en el formato “Ingreso de elementos” (FRF.29). Al finalizar el evento, el
personal de seguridad debe dirigirse al lugar del evento con el fin de inspeccionar, revisar y recibir
el lugar donde se desarrollo la actividad, en caso de presentarse alguna anomalía en el desarrollo
del evento debe ser reportado inmediatamente al administrador/coordinador de Sede y debe ser
registrado en el formato “Reporte de novedades” (FRF.30).
Este numeral contiene las consideraciones que se deben tener en cuenta cuando una persona
pierde o encuentra un objeto y/o documento dentro de las instalaciones de la Universidad. La
implementación de este protocolo asegura en lo posible que el propietario pueda recuperarlos.
13.1. Reporte de objetos y/o documentos perdidos
El vigilante debe reportar esta novedad inmediatamente al Supervisor de Turno, quien lo registrará en la
Minuta de Supervisión FRF.15y remitirá el objeto y/o documento a la División de Planta Física.
Cuando se pueda identificar al propietario del objeto y/o documento extraviado, la División
de Planta Física intentará ubicarlo a través de los datos de contacto que se encuentran
registrados en el sistema de información.
La persona que recibe el objeto y/o documento debe registrar este hecho en el formato
FRF. 21 Objetos Perdidos y Encontrados diligenciando todos los campos que se solicitan.
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Los documentos de identificación (registro civil, tarjeta de identidad, cédula, cédulas de extranjería)
serán enviados a la Registraduría Nacional pasados los 6 meses de custodia. Los carnés
estudiantiles serán entregados inmediatamente a la Oficina de Admisiones y Registro Académico.
13.3. Entrega
La persona que haya extraviado un objeto y/o documento se podrá dirigir a la División de
Planta Física para verificar si allí se encuentra guardado.
14. CONSIGNAS GENERALES DEL SERVICIO DE VIGILANCIA
Éste numeral contiene de modo general consideraciones que debe tener en cuenta el
vigilante del Campus Central, Facultad de Salud y Las Sedes Bucarica, Guatiguará,
Barrancabermeja, Socorro, Málaga y Barbosa.
14.1. Lineamientos Generales Para Recibir Turno
El personal de seguridad que recibe el turno de vigilancia debe solicitar al personal que entrega
y a su Supervisor de Turno, las instrucciones especiales y novedades de última hora que se
presente a nivel general en el Campus Universitario y/o en particular, las del sector asignado.
La persona que recibe turno debe verificar el estado del área asignada; para esto es
necesario que realice un recorrido por cada una de las zonas comunes, parqueaderos
y edificios que comprenden el área.
El personal de seguridad no se debe retirar del puesto asignado hasta tanto no sea
relevado por el personal que recibe turno.
Almuerzo: 30 minutos
Mañana:15 minutos
Tarde: 15 minutos
El personal de seguridad que realice el turno de noche debe hacer las marcaciones en
los puntos y en los horarios establecidos, según se lo indique la persona encargada de
Seguridad en el momento.
En el turno de noche, el personal debe revisar en todos los edificios cada uno de los salones,
oficinas y pasillos, informando cualquier anomalía de seguridad al Supervisor de Turno o
Administrador / Coordinador de Sede. Además debe reportar las oficinas y salones con las
puertas y ventanas abiertas, debe reportar las dependencias en las que se encuentren las
luces, aires acondicionados, computadores y equipos electrónicos encendidos.
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El personal de seguridad que requiera retirarse del servicio por cualquier motivo
(tomar alimentos, ir al baño, atender citas médicas y otros), debe contar con la
autorización del Supervisor de Turno o Administrador/Coordinador de sede.
El personal de seguridad debe evitar los excesos de confianza con los usuarios para
proceder con imparcialidad cuando sea preciso tomar alguna acción.
El personal de seguridad no debe conducir ningún tipo de vehículo de las personas que
hacen parte de la comunidad universitaria o de terceros durante la prestación del servicio.
El personal de seguridad debe conocer el manejo y ubicación de los extintores, llaves de paso,
interruptores y salidas de emergencia de los edificios ubicados dentro del sector asignado.
El personal de seguridad no debe realizar ningún tipo de negocio durante el turno de trabajo.
El personal de seguridad no debe recibir ni salvaguardar ningún tipo de bien propiedad de los
miembros de la comunidad universitaria o de terceros. Ejemplo: paquetes, equipos, llaves etc.
El personal de seguridad no debe abandonar en ningún momento el radio de
comunicación durante el desarrollo del turno.
El personal de seguridad debe acatar las indicaciones del Supervisor de Turno, del
Jefe de Seguridad y administrador/coordinación de sede, principalmente aquellas que
están asociadas al desempeño de su labor en el sector asignado.
El personal de seguridad debe reportar a la División de Planta Física cualquier daño detectado
en las instalaciones, en el caso de las Sedes se debe reportar al Administrador/Coordinador de
la Sede. Si el incidente ocurre en las redes eléctricas e hidráulicas en horarios adicionales o
periodos no académicos, el personal de seguridad debe accionar las llaves de paso o los
interruptores de corriente, según lo amerite la situación.
El personal de seguridad debe usar el radio solo para emitir o receptar información
relacionada a los temas de seguridad.
Al terminar el turno, el personal que entrega debe informar al personal que recibe, las
novedades que se presentaron en el puesto de trabajo sin obviar ningún detalle.
El personal de seguridad debe informar al Supervisor la entrega del turno de trabajo para
dar conformidad a su trabajo realizado y que la persona que lo suceda quede en
condiciones para continuar con las labores o asignaciones que el Jefe de Seguridad haga.
El personal que sale debe entregar al personal que recibe el turno los elementos propios
del puesto de trabajo como radio, arma, entre otras, que hacen parte de su labor.
sede. Mientras se resuelve la situación, el guarda que entrega el turno debe continuar
en el puesto de trabajo hasta que se le comunique posteriormente una solución a
mencionada situación.
Nunca entregue el puesto a un guarda desconocido. En caso de que se presente esta situación
debe informarla inmediatamente al Supervisor de Turno, administrador/coordinador de sede.
El personal de seguridad asignado a las diferentes porterías deben abrir y cerrar los portones
en los horarios y bajo los lineamientos establecidos en el numeral 4 de este manual.
El personal de seguridad asignado a las porterías debe realizar el registro de las novedades
que se presenten durante el turno, en la Minuta correspondiente a cada portería (FRF.13).
La portería de la Cra 27, se definió como portería de tránsito peatonal para el personal
que hace parte de la comunidad universitaria. Por ende el personal de seguridad debe
restringir el ingreso de personal que no hagan parte activa de la misma.
Las porterías de la Cra 30 y Cra 25 de la Sede Principal son de tránsito vehicular, por esta
razón el personal de seguridad asignado a estas porterías debe restringir y controlar el ingreso
de peatones. Este control se implementará teniendo en cuenta los siguientes lineamientos:
El personal de seguridad asignado a las porterías debe estar al pendiente de los peatones y
vehículos que ingresan con objetos o bienes muebles visibles de considerable tamaño y valor
económico, con el fin de suministrar el formato de “Ingreso de Bienes Ajenos a la Universidad”
(FRF.12), bajo los lineamientos establecidos en el numeral 7.1 de este manual.
El personal de seguridad asignado a las porterías debe mantener los portones cerrados
durante los periodos comprendidos como horario adicional; por ningún motivo está permitido
abrir los portones, excepto tengan el consentimiento de altos mandos en la Universidad.
En caso de que el personal que labora en los edificios de Administración y reporte alguna
novedad, el personal de seguridad asignado a estos puestos de vigilancia debe solicitar
apoyo al personal de seguridad del área más cercana, asegurando de esta manera que al
atender la solicitud de emergencia, no se deje la portería sin servicio de seguridad.
El personal de seguridad asignado a la portería del CENTIC debe controlar que solo la
comunidad universitaria ingrese a este edificio, por esta razón el vigilante debe
solicitar el carné a todas las personas que ingresen a esta localidad.
En caso de que el personal que labora en este edificio reporte alguna novedad, el
personal de seguridad asignado a este puesto de vigilancia debe solicitar apoyo al
personal de seguridad del área más cercana, asegurando de esta manera que al
atender la solicitud de emergencia, no se deje la portería sin servicio de seguridad.
16.2. Áreas de Vigilancia
En caso de que el personal de seguridad encuentre un vehículo con puertas, ventanas y/o baúl
abierto, debe reportar la novedad al Supervisor de Turno y en lo posible debe ubicar al
propietario del vehículo. Si no fue posible localizar al propietario, el personal de seguridad debe
realizar un inventario de los bienes visibles que se encuentren al interior del vehículo;
posteriormente el personal de seguridad debe diligenciar el comparendo pedagógico
describiendo la situación de inseguridad en la que se encontró el vehículo y la hora en que fue
identificada. Es necesario que antes de cerrar la puerta, ventana y/o baúl, el personal de
seguridad deje al interior del vehículo el desprendible del comparendo pedagógico, para dar a
conocer al propietario de este, la situación de inseguridad en que dejo su vehículo.
El personal de seguridad debe abordar a las personas con actitud sospechosa y solicitar el
carné que lo acredite como parte de la comunidad universitaria, como proveedor o
contratista, o en caso de que sea visitante se solicita la escarapela que le se suministra al
ingresar. En caso de que la persona abordada no presente ninguno de los documentos
mencionados, el vigilante le solicita su retiro del Campus Universitario.
El personal de seguridad asignado a las áreas de vigilancia debe controlar que los
niños no circulen con bicicletas o patines por las vías y parqueaderos al interior del
Campus Universitario.
17. CONSIGNAS ESPECÍFICAS DE LA SUPERVICIÓN DEL TURNO DE VIGILANCIA
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El Supervisor de Turno debe realizar los registros en la minuta de manera ordenada y legible.
El Supervisor de Turno debe realizar constantemente recorridos por las diferentes vías
al interior del Campus Universitario, garantizando de esta manera un mayor
cubrimiento en la seguridad de toda la Universidad.
El Supervisor de Turno debe constatar personalmente que todas las porterías, áreas y
puestos de vigilancia al interior del Campus Universitario cuenten con el personal de
seguridad asignado, según la distribución que se establezca por el Jefe de Seguridad.
En caso contrario el Supervisor de Turno debe cubrir la ausencia con el personal
disponible, sin dejar las áreas principales de la Universidad vulnerables.
El supervisor de Turno debe autorizar los cambios de turno del personal de seguridad
y en caso de que sea necesario cubrir alguna eventualidad, puede autorizar los
cambios convenientes durante el turno.
El Supervisor de Turno debe hacer seguimiento de la labor realizada por cada vigilante. En
caso de que encuentre alguna anomalía clasificada como no grave, debe llamar la atención y
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El supervisor de Turno debe entregar y recoger los sensores para el control de las rondas
en el turno de la noche, de las diferentes áreas de vigilancia donde se establezca.
El Supervisor de Turno debe revisar las marcaciones mostradas por los sensores utilizados
para el control de rondas del personal de seguridad que realizan el turno de la noche.
Cualquier anomalía en el registro de las marcaciones la debe reportar al Jefe de Seguridad.
El supervisor de Turno debe realizar un recorrido antes de las 6:00 a.m., por todas las
porterías, con el fin de recopilar los registros de todos los formatos que se utilizan en estos
puestos de vigilancia. Posteriormente debe llevarlos a la oficina del Jefe de Seguridad.
El Supervisor de Turno debe dar las instrucciones necesarias al personal respecto a las órdenes o
disposiciones emitidas por el Jefe de seguridad o por los altos directivos de la Universidad.
El Jefe de Seguridad debe realizar los llamados de atención por escrito a las diferentes UAA en
las que el personal adscrito a estas, cometan acciones irresponsables que facilitan la
vulnerabilidad de la seguridad al interior del Campus Universitario; acciones inseguras como
dejar abiertas puertas y ventanas de salones, auditorios, oficinas y laboratorios. De igual
manera el Jefe de Seguridad debe pasar llamados de atención por escrito a las UAA en las
que se halle encendidos equipos electrónicos, aires acondicionados, luces, etc. En horarios en
los que no se laboran al interior del Campus Universitario.
El Jefe de Seguridad debe informar al Supervisor de Turno todos los eventos que se vayan a
realizar durante la jornada, para que este a su vez los informe al personal de seguridad.
El Jefe de Seguridad debe dar las indicaciones necesarias para solucionar las anomalías
que se presenten con respecto a la seguridad al interior del Campus Universitario.
El Jefe de Seguridad debe diseñar y programar jornadas de capacitación para el
personal de seguridad en pro de un mejor desempeño de sus actividades.
La portería bajo ninguna excusa debe permanecer sola, en ella debe permanecer
siempre el guarda asignado.
Debe familiarizarse con el entorno de la zona que resguarda, a fin de hacer más
eficiente su labor, reconociendo fortalezas y vulnerabilidades del lugar.
Debe acatar las recomendaciones del Administrador o Coordinador de Sede según corresponda su
lugar de trabajo, asociadas a su desempeño en la zona asignada bajo custodia.
El vigilante debe manejar un perfil amable pero no confiado; a fin de ser previsivo
(prevenido) y prestar un buen servicio.
No debe ser metódico ni rutinario en su ejercicio diario, de esta manera podrá evitar
que su labor sea estudiada y vulnerada.
Los vigilantes ubicados en la portería deben controlar el ingreso y salida de elementos,
personas y vehículos, conforme a lo estipulado por la sede. Cualquier eventualidad en la
portería se registrará en el formato “Reporte de novedades” (FRF.30).
El vigilante saliente debe informar al entrante, todas las novedades de la zona sin
obviar ningún detalle.
En caso de eventos en zonas comunes, debe solicitar a los organizadores del evento, el
permiso que proporciona la Administración o Coordinación de Sede según corresponda.
El personal debe velar por el aseo y orden de las porterías en cualquier horario donde labore.
Éste numeral contiene de modo general consideraciones que debe tener en cuenta el
vigilante del Campus Central, Facultad de Salud y las Sedes Bucarica, Guatiguará,
Barrancabermeja, Socorro, Málaga y Barbosa.
El personal debe aumentar la seguridad en las porterías y al interior del Campus Universitario e
instalaciones de las sedes, evitando el ingreso y el tránsito de artefactos explosivos.
El personal de seguridad asignado a las porterías debe aumentar el control con el registro de bolsos
a personas sospechosas, con el fin de evitar el ingreso de armas y artefactos explosivos.
El personal asignado a las áreas de vigilancia tienen que aumentar los recorridos por los edificios y
parqueaderos, teniendo en cuenta los posibles sitios de encuentro de los protestantes.
Después de verificar que el edificio esta evacuado debe cerrar el edificio, reportar el cierre
al Supervisor de Turno y trasladarse a apoyar la evacuación y cierre de otros edificios.
Cuando los edificios estén cerrados, el personal de seguridad debe colaborar con las
actividades de evacuación de las calles, parques y plazoletas, con el fin de evitar que
las personas que aun quedan al interior del Campus Universitario e instalaciones no
hagan parte del disturbio, se expongan al peligro y resulten heridas.
PROCESO RECURSOS FÍSICOS
Código: MRF.09
SUBPROCESO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA
El personal de seguridad en lo posible, debe recopilar evidencia que sirva para establecer
responsables de los daños a bienes de la Universidad y agresiones a personas.
20.3. Después de los Disturbios
El personal de seguridad debe vigilar y salvaguardar con mayor esfuerzo los edificios
que sufrieron daños en los portones, rejas, puertas y ventanas que a raíz de esto
quedaron vulnerables a robos y saqueos debido a los disturbios presentados.
El personal de seguridad debe ser una guía para la Comunidad Universitaria en situaciones
extremas de peligro, por esta razón debe conservar la calma e infundirla a los demás.
En el momento que se reporte una situación extrema de peligro al interior del Campus
Universitario, se debe informar al Jefe de Seguridad, al Supervisor de Turno y estos a
su vez deben informar a todo el cuerpo de seguridad.
Conserve la calma.
Conserve los rasgos más destacados del asaltante como, altura, edad, peso aproximado,
color del cabello, ojos, cicatrices y tipos de armas, con el fin de informar a las autoridades.
Procure retirar los objetos que sean combustibles y/o inflamables en la zona de riesgo.
Si su ropa se incendia no corra, arrójese al suelo y dé vueltas sobre su cuerpo (auto apagado).
Si ve una persona con sus ropas encendidas, arrójele una cobija, manta o tela gruesa,
en lo posible húmeda sobre el cuerpo.
21.4. En Caso de Inundación
Dirija a la comunidad a zonas verdes o parque donde no existan peligros con cables
eléctricos o estructuras que se derrumben.
PROCESO RECURSOS FÍSICOS
Código: MRF.09
SUBPROCESO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA
Bajo techo: cúbrase debajo de los escritorios o marcos de las puertas para protegerse
de las caídas de tejas, cielos rasos, ladrillos (mampostería).
22. DECÁLOGOS
Éste numeral contiene de modo general consideraciones que debe tener en cuenta el
vigilante del Campus Central, Facultad de Salud y Las Sedes Bucarica y Guatiguará.
22.1. Decálogos de Seguridad con las Armas
h.No dispare su arma a través de un obstáculo que le impida observar lo que hay detrás
de él.
d.Acatare las ordenes, pero tendré carácter para denunciar los errores y recomendaré la
manera de enmendarlos para bien de la organización.
Éste numeral contiene de modo general consideraciones que debe tener en cuenta el
vigilante del Campus Central, Facultad de Salud y Las Sedes Bucarica y Guatiguará.
Las cualidades que debe tener un hombre de seguridad son incontables, sin embargo
citamos aquellas básicas para un buen desempeño de sus labores encargadas de la
Protección en general, estas son:
Presentación Personal
Una buena presentación personal incluye: porte, buena apariencia, uniforme impecable,
afeitada al día, aseo corporal, peluqueada, cortesía, modales amables pero firmes.
Honestidad
Significa poseer la integridad de honradez de los actos personales, dentro y fuera del servicio,
observando la moral y los principios éticos en toda circunstancia de modo, tiempo y lugar.
Idoneidad
Diligencia
Alerta
Propósito de cumplir con todas sus funciones y compromisos, emitidos por la Dirección de
Seguridad.
Transparencia
Nuestras actuaciones las sustentan relaciones abiertas y sinceras dentro de los límites del marco
legal y de la reserva profesional; ser claros y objetivos en las actividades que se ejecutan.
Equidad
Entendida como el equilibrio en la relación con la comunidad universitaria, compañeros y
empleador.
Ética Profesional
Noviembre 18 de
01 Creación del documento
2008
Inclusión de las Sedes Regionales en el
alcance del documento. Definición de
Coordinador o Delegado de Planta Física.
02 Marzo 25 de 2010
Inclusión del formato Ingreso y Salida de
Elementos Informáticos - Sedes Regionales
(FRF.43)
Inclusión de instrucciones para la recepción y
entrega de documentos en portería de
visitantes.
03 Febrero 4 de 2011
Inclusión de la solicitud de Ingreso en
Horario Adicional y Salida de Equipos UIS a
través del Módulo de Planta Física.
Inclusión de un protocolo para el reporte,
Noviembre 16 de custodia, entrega y búsqueda de objetos y/o
04
2011 documentos extraviados en las instalaciones
de la Universidad Industrial de Santander.