Tempos Software – Reflexões de gestão para

gabinetes de contabilidade
Quando vamos levantar o nosso carro à oficina após a revisão e nos é
apresentada a factura, sabemos que nela irão constar as verbas referente à
mão-de-obra utilizada e às peças colocadas. Esta descriminação de valores é
importante para nós e é fundamental para a gestão da oficina. O mesmo se
passa com a reparação de outro qualquer equipamento, ou mesmo com os
serviços de um electricista ou picheleiro.

Assim sendo porque é que grande parte dos gestores de gabinetes de

contabilidade não possuem a informação do tempo consumido por cada um
dos seus clientes e se limitam a estimar o valor a cobrar?

Principalmente porque a maioria das tarefas executadas num gabinete de

contabilidade são de curta duração. Tarefas de 5, 10 ou 15 minutos são mais
difíceis de registar porque obrigam a uma grande disciplina e são muito mais
difíceis de analisar.

Não seria fácil para qualquer pessoa, agrupar de forma lógica - por cliente,
funcionário e tarefa - todos os registos gerados num gabinete de contabilidade
num único dia e muito menos num mês ou num ano.

A solução seria que cada elemento do gabinete o fizesse de forma intuitiva e

automática enquanto trabalha, sem a necessidade de alocar recursos extra
para obter essa informação.

O ideal seria também que, sem qualquer esforço adicional, a informação fosse
disponibilizada ao gestor em forma de mapas e gráficos de leitura simples e
imediata.

Neste momento, tudo isto já é possível.

Toda a informação realmente relevante para a gestão da sua empresa, está ao

seu alcance!

O Tempos Software é um programa de gestão de produção para gabinetes de

contabilidade, que através de mecanismos automáticos e semi-automáticos de
registo e controlo de tarefas, permite que o gestor obter, sem qualquer esforço
adicional, a informação de que realmente necessita para gerir a sua empresa.

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Estes mecanismos não só permitem que a informação seja automaticamente
armazenada e contribua de imediato para os resultados a apresentar nos
diferentes mapas e relatórios, como previne erros e esquecimentos do
utilizador.

Alguns exemplos:

O Tempos (figura 1) mantém-se sempre activo numa pequena janela

sobreposta a todos as outras, para que o utilizador possa, a qualquer
momento, saber qual a tarefa e cliente que está a registar. Este é
apenas um dos vários mecanismos criados para prevenir erros e
esquecimentos.

Figura 1

Os relatórios (figura 2) do Tempos Software foram criados para

disponibilizar toda a informação de que o gestor necessita, quando
pretende analisar a produção e a rentabilidade de cada um dos seus
clientes, funcionários, ou da empresa no seu todo.

A coluna “Avença - Euros” disponibiliza o valor da avença anual de

cada um dos clientes e a coluna “Avença – Minutos” o total de minutos
que o cliente “tem direito” a consumir por ano (Avença anual / Custo
Hora).

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As colunas “Gasto” disponibilizam a mesma informação, mas agora do
tempo e valor gastos por cada cliente até ao momento.

As colunas “Disponível” mostram os minutos e o valor que o cliente

ainda pode consumir até ao final do ano, ou, se negativo, o valor
consumido a mais até ao momento.

Por fim a coluna “Disponível” mostra qual o resultado previsível do

cliente no final do ano. De referir que o mapa abaixo foi gerado no
final do ano, pelo que os valores das colunas “Disponível” e
“Disponível” são obviamente iguais.

Figura 2

O mapa seguinte (figura 3) mostra-nos a distribuição do tempo

consumido pelo cliente E760 no ano de 2006.

Figura 3

Este mapa (figura 4), por seu lado, mostra-nos a distribuição por
funcionário do tempo consumido pelo mesmo cliente no mesmo ano.

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Figura 4

A distribuição do tempo por tarefa (figura 5) também é disponibilizado

nos nossos relatórios.

Figura 5

O Tempos Software disponibiliza um conjunto de relatórios e funcionalidades

que vai muito para além dos atrás expostos. Para os conhecer em pormenor
contacte-nos ou visite o nosso site em www.tempos.com.pt

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