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EVIDENCIA 2 - ENSAYO - APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL


SENA

ANTONIO AGUILERA SANCHZE

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL EN COLOMBIA

Al darle aplicabilidad a este tema tan importante en la legislación colombiana, las


TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD, que actualmente nos sirven
para formular, orientar, coordinar y controlar la política archivística de nuestro país.

Adicionalmente a ello, promueve la organización y el fortalecimiento de los


archivos públicos del país, para garantizar así una eficacia de la gestión del
Estado y la conservación del patrimonio documental.

No solo es importante para las organizaciones gubernamentales, sino también


para la administración de control y gestión, para los ciudadanos en particular, para
la ciencia, la investigación y la cultura en general.

Aplicando el concepto del cual define las TRD como una serie conformada por
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos; quiere decir que nos facilitan en primera
instancia el manejo de la información, contribuyen a la racionalización de la
producción documental, nos permiten a la administración proporcionar un servicio
eficaz, también al facilitar el control y acceso a los documentos a través de los
tiempos de retención en ella estipulados.

A veces no somos capaces de identificar que es un documento, lo cual nos obliga


a identificar y reflejar las funciones del archivo, integrar los procesos archivísticos
para el manejo racional de los documentos, identificar también los documentos
que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden
eliminarse en el archivo de gestión.

Es por lo mismo que el nombre dado a las series documentales debe guardar
cierta relación con una o varias funciones de la dependencia, lo mismo que con los
tipos documentales que se generan en relación con un asunto. Por ejemplo los
contratos estatales, las historias clínicas, las órdenes de pago, las actas, las
sentencias, los certificados, etc. Lo contrario a los oficios enviados, recibidos,
gobernación, presidencia, contraloría, ministerio, pedidos, cotizaciones,
memorandos, etc.

El asunto es que la Tabla de Retención Documental, es meramente


un instrumento de depuración. En él se evidencia y justifica la necesidad de
prescindir de un grupo documental luego de transcurrido determinado tiempo. En
sí, es una responsabilidad gigantesca la que guarda la TRD y por ello que su
elaboración debe ser una tarea juiciosa e interdisciplinar con el fin de que las
decisiones que se tomen, sean certeras y se evite de esta forma, la eliminación de
documentos importantes para las organizaciones.

¿Acaso la Tabla de Retención Documental es el único o más importante


instrumento Archivístico?

No. Ni es el único instrumento y ni es el más importante. Pero hay una expresión


popular que dice: Tener casa no es riqueza, pero no tenerla si es pobreza.

Me atrevo a comparar la Tabla de Retención Documental con la casa. Pues con el


solo hecho de que tu empresa tenga la Tabla de Retención Documental no
significa que estén muy bien en Gestión Documental.

Entre tener la Tabla de Retención Documental y estar muy bien en Gestión


Documental, aún hay un largo camino por recorrer.

Pero, no tener este instrumento en tu empresa sí es sinónimo de escasez.

Hay quienes piensan que la Tabla de Retención Documental es tan solo un


instrumento Archivístico para saber cuánto tiempo se conservan los documentos.

O en otras palabras, para saber en qué momento los puedes eliminar.

Si eres una de esas personas, no estás tan alejado de la realidad.

Definir el tiempo de conservación de los documentos es una de sus principales


tareas. Pues de ahí su nombre ¿no?
El fallo para mí está en pensar que es para lo único que se sirve.

Si fuera así, entonces en mi concepto te diría que no sería necesaria la Tabla de


Retención Documental como base para implementar procesos de Gestión
Documental.

Una buena Tabla de Retención Documental identifica y relaciona los documentos


de archivo de toda la empresa.

Esto da como resultado que cada documento producido por la empresa, se


encuentre respaldado por unas actividades y funciones congruentes con la
realidad administrativa.

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