# Documents

Written personnel security guidelines for hiring

1
Personnel files: including demonstration of pre-employment verification,
background checks and/or investigations, including updated/periodic
employee checks (based on cause or sensitivity of position)
2
Employee termination procedure
3
Employee code of conduct or handbook
4
Employee orientation and training(s) materials and records
5
Employee security awareness training materials and records
6
Employee ID records: including distribution, retrieval, and missing Ids
7
Facility access keys records: including distribution, retrieval, and missing
8 keys
Facility security plan （including security responsible person Org Chart）

9
Security guard/force contract
10
Security guard/force training record
11
Security guard/force post orders and descriptions
12
Employee access control procedures
13
Employee entrance/exit records
14
Visitor/Vehicle entrance/exit access control and management procedures
15
Visitor/Vehicle entrance/exit records
16
Procedures for screening arriving packages and mail
17
Physical security procedures: including fencing, lighting, alarm systems, and
18 CCTV coverage
Building / Fencing/locker/ Light system inspection records
19
CCTV and Intrusion alarm systems maintenance and testing records (If
available)
20
Security abnormal notifying / reporting procedure
21
Security internal assessment procedure and records. (including CAP)

22
Conveyance drivers entrance/exit records
23
Container security procedures
24
Container integrity inspection procedures
25
Container inspection records
26
Policy/procedures for affixing, replacing, recording and tracking seals
27
Cargo shipping and receiving procedures
28
Cargo loading records
29
 Shipping documents: including purchase orders, invoices, pickup orders and
30 customer notifications
Over Short & Damage (OS&D) reports
31
Seal control records
32
Less-than container procedure (if available)

33
Information access control procedures
34
IT security procedures
35
Computer passport change records

36
IT Code of conduct
37
Security standards and procedures for contractors and vendors: including
38 contracts, manuals, etc.
Selection process of business partners: including carriers, consolidators and
39 3PLs
Evidence of partners’ participation in C-TPAT or other supply chain security
programs administered by foreign Customs administrations: including SVI
numbers (for C-TPAT), contracts, letters and questionnaires
40
Procedures for periodic risk-based review of business partners’ processes
41 and procedures
 Provided Reviewed
Sổ tay an ninh nhà máy cho công nhân viên
□ □
Hồ sơ công nhân viên: Xác nhận trc khi tuyển dụng, kiểm tra nhân thân, kiểm tra
định kỳ (Các vị trí nhạy cảm hoặc trường hợp đặc biệt)

□ □
Quy trình nghỉ việc
□ □
Sổ tay công nhân viên
□ □
Tài liệu đào tạo và hồ sơ đào tạo về nội quy quy định của cty
□ □
Tài liệu đào tạo và hồ sơ đào tạo về an ninh
□ □
Ghi chép thu hồi/phân phát và kiểm soát thẻ bị mất
□ □
Kiểm soát về chìa khóa trong công ty: Phân phát/thu hồi/mất mát
□ □
Kế hoạch an ninh trong cty (Bao gồm người chịu trách nhiệm, sơ đồ kiểm soát)
□ □
Hợp đồng của bảo vệ / nhân lực bảo vệ
□ □
Hồ sơ đào tạo nhân viên bảo vệ/lực lượng bảo vệ
□ □
Bảng mô tả công việc/nội quy cho bảo vệ
□ □
Quy trình kiểm soát ra vào công ty
□ □
Hồ sơ ghi chép việc ra vào của công nhân
□ □
Quy trình kiểm soát việc ra vào của khách/xe cộ, bao gồm xuất nhập hàng
□ □
Hồ sơ ghi chép ra vào của khách/ xe cộ
□ □
Quy trình kiểm soát bửu phẩm/thư từ/hàng hóa đc gửi tới cty
□ □
Quy trình kiểm soát an ninh nhà xưởng: tường, đèn, hệ thống báo động, CCTV
cho tất cả các khu vực □ □
Hồ sơ kiểm tra hệ thống đèn, rào chắn, tủ khóa,cơ sở hạ tầng
□ □
Hồ sơ về kiểm tra/bảo trì hệ thống báo động chống xâm nhập trái phép và CCTV
□ □
Quy trình phát hiện và thông báo khi phát hiện các vấn đề bất thường
□ □
Quy trình và hồ sơ đánh giá an ninh nội bộ (bao gồm CAP)
□ □
Hồ sơ ghi chép việc ra vào của lái xe xuất nhập hàng
□ □
Quy trình về đóng container an toàn
□ □
Quy trình kiểm tra tính đảm bảo an ninh của container
□ □
Hồ sơ kiểm tra container
□ □
Chính sách / thủ tục gắn, thay thế, ghi và theo dõi chì niêm phong
□ □
Quy trình nhận và vận chuyển hàng
□ □
Hồ sơ liên quan tới bốc xếp hàng hóa
□ □
Chứng từ vận chuyển: bao gồm đơn đặt hàng, hóa đơn, đơn đặt hàng và thông
báo của khách hàng □ □
Hồ sơ ghi chép xử lý hàng hư hỏng/thừa thiếu
□ □
Hồ sơ ghi chép kiểm soát chì
□ □
Quy trình kiểm soát container lẻ
□ □
Quy trình kiểm soát truy cập thông tin
□ □
Quy trình an ninh IT
□ □
Hồ sơ ghi chép thay đổi mật khẩu máy tính
□ □
Sổ tay an ninh thông tin
□ □
Các tiêu chuẩn và quy trình bảo mật cho các nhà thầu và nhà cung cấp: bao
gồm hợp đồng, hướng dẫn sử dụng, v.v. □ □
Quy trình tuyển chọn đối tác kinh doanh: bao gồm nhà mạng, nhà hợp nhất và
3PL □ □
Bằng chứng về các đối tác Tham gia vào C-TPAT hoặc các chương trình bảo
mật chuỗi cung ứng khác do cơ quan Hải quan nước ngoài quản lý: bao gồm số
SVI (đối với C-TPAT), hợp đồng, thư và bảng câu hỏi
□ □
Quy trình đánh giá rủi ro định kỳ về hồ sơ và quy trình của đối tác
□ □
Người phụ trách

Nhàn

Yến-Hạnh

Nhàn

Nhàn-Hạnh

Nhàn-Hạnh

Nhàn-Hạnh

Yến

Quỳnh

Nhàn

Nhàn

Nhàn

Nhàn

Nhàn

Huệ

Nhàn

Hạnh

Quỳnh

Nhàn

Nhàn-Hạnh

Nhàn-Hạnh

Nhàn-Hạnh

Nhàn

Hạnh

Liên-Sales

Liên-Sales

Liên-Sales

Liên-Sales

Liên-Sales

Liên-Sales
Liên-Sales

Liên-Sales

Liên-Sales
Liên-Sales
Liên-Sales

Nhàn

Nhàn

Hạnh-Quỳnh

Nhàn

Liên-Sales

Liên-Sales

Liên-Sales

Liên-Sales
 HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ VỀ TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI- AN TOÀN-M
1
.
Stt   Hồ sơ cần chuẩn bị Người phụ trách
 
 
  Business License and Tax Registration - Giấy phép ĐKKD
  và đăng ký thuế Ms Nhàn
2
.
 
 
Internal Facility Regulation –
3
 
. 
 
   Nội quy công ty Ms Nhàn
 
 
  Factory floor plan – Sơ đồ nhà xưởng. Ms Nhàn
4
. Orientation and annual training records of factory policies,
 
 
clients’ COCs,
 
  Hồ sơ huấn luyện đầu vào và định kỳ các chính sách
  TNXH của công ty và khách hàng. Ms Nhàn
5
.
 
 
Approved Wage Scale –
 
 
  Thang bảng lương Ms Huệ

Trade Union record –

6
.
 
 
Quyết định thành lập Công đoàn, Biên bản họp CĐ
 
 
  Biên bản Đối Thoại tại nơi làm việc Ms Thúy
7
.
 
 
Collective labor Agreement –
 
 
  Thỏa ước lao động tập thể Ms Thúy
8
.
 
 
Hiring procedure –
9
 
. 
 
   Quy trình tuyển dụng, thông báo tuyển dụng gần đây Ms Nhàn
 
  Grievance Procedure, records – Quy trình xử lý khiếu nại,
  hồ sơ góp ý, từ công nhân và sổ theo dõi Ms Nhàn

1
0
.
 
  Employees Personal Documents – Hồ sơ công nhân Ms Yến
1
1
.
 
  Employment contracts – Hợp đồng lao động Ms Quỳnh
1
2
.
  Disciplinary notices and logs – Các thông báo xử lý kỷ luật
  và sổ theo dõi Ms Huệ

1
3 Annual leave records –
.
 
  Hồ sơ nghỉ phép năm, chi trả phép năm Ms Huệ

1
4 Employee resignation/termination records –
.
 
EHồ sơ công nhân nghỉ việc, chi trả thôi việc. Ms Huệ

1 Social & Health insurance documents & Deposit note – Hồ

5 sơ bảo hiểm, thông báo, giấy chứng nhận nộp tiền
.
 
  Chứng từ chi trả ốm đau, thai sản, Ms Hạnh

1
6
.
  Pregnant and Maternity record – Hồ sơ theo dõi công
  nhân nữ đang mang thai và nuôi con nhỏ Ms Hạnh/Ms Thu
1
7
.
  Young workers records – Hồ sơ công nhân vị thành niên
  nếu có Ms Yến/Hạnh
1
8
Attendant records/Time Cards – Bảng chấm công
.
  From to
  Ms Thu
1
9
.
 2 Payroll Records/Pay slips – Bảng lương/Phiếu lương
  From
0 to Ms Huệ
.
  Overtime application forms –Bảng đăng ký tự nguyện tăng
  ca Ms Hạnh

2
1 A.      Health, Safety and Environment
.
 
  Fire fighting and prevention Plan – Phương án PCCC NHÀN

2
2 Fire fighting system approval certificate –
.
 
  NHÀN
2
2
.
 
  Thẩm duyệt phòng cháy chữa cháy NHÀN

2
3 Compulsory fire and explosion insurance–
.
 
MBảo Hiểm Cháy Nổ Bắt Buộc NHÀN

2
4 Most recent Fire safety Inspection from Police Department-
.
 
  BB Kiểm tra Phòng Cháy chữa cháy gần nhất của Công an NHÀN

2
5 Earth grounded inspecting certificate –
.
 
  Giấy kiểm định hệ thống chống sét, điện trở nối đất. NHÀN
2
6
. Construction Completion Record and Building Inspection records
  - Giấy nghiệm thu Công trình xây dựng / Kiểm định An toàn công
  trình nhà xưởng NHÀN

2
7 List of Fire fighters and certificates –
.
 2
 8Danh sách và giấy chứng nhận đội PCCC NHÀN
.
 
  Fire Drill records – Biên bản diễn tập PCCC NHÀN

2
9 HSE Risk Assessment records –
.
 
3
GĐánh giá rủi ro về An toàn, vệ sinh, lao động NHÀN
0
.
 
  Emergency evacuation plan – Kế hoạch ứng phó khẩn cấp NHÀN
3
1
. Doctor/ nurses certificates, Emergency treatment contract (if
  applicable) – Chứng nhận (Bác sĩ, y tá) / Hợp đồng khám chữa
  bệnh cấp cứu (nếu có) YẾN

3
2 Employees health-checked records –
.
 
  Hồ sơ khám sức khỏe công nhân YÊN

3
3 Medical logs / Labor Accident records –
.
 
  Hồ sơ cấp phát thuốc, Hồ sơ Tai nạn lao động YÊN

3
4 First-aid training records / first-aiders certificate –
.
 
  Hồ sơ huấn luyện sơ cấp cứu YẾN
3
5 Hồ sơ Hội Đồng Lao Động Cơ Sở
.
3
 
 6Internal occupational safety and hygiene council NHÀN
.
 3
 7H&S training records – Hồ sơ huấn luyện ATVSLĐ NHÀN
.
 3 Lists of hazard chemicals / MSDS – Danh mục hóa chất nguy
 8hiểm / Bảng thông số an toàn vật liệu/H. chất NHÀN
.
 3
 9List of provided PPE – Hồ sơ cấp phát bảo hộ lao động THÚY
.
  Special operators certificates – Giấy chứng nhận vận hành thiết
  bị đặt biệt NHÀN

4
0 Special machinery inspection records –
.
 
 4Giấy kiểm định các loại thiết bị đặc biệt NHÀN
1
.
  Food suppliers certificate – Giấy chứng nhận cơ sở đạt tiêu
  chuẩn ATVSTP / Cam kết Đảm bảo ATVSTP NHÀN-CANTEN
4
2
.
 4 Canteen Staff health chech and training records – Hồ sơ khám
 3sức khỏe nhân viên nhà ăn và chứng nhận tập huấn ATVSTP NHÀN-CANTEN
.
4
 
 4Drinking water testing records –Kiểm tra nước uống THÚY
.
  Working conditions inspecting Record – Hồ sơ đo kiểm môi
  trường làm việc THÚY
4
5
. Industrial waste and hazardous waste management records – Hồ
  sơ quản lý chất thải (Hợp đồng xử lý / Giấy phép chủ nguồn thải /
  Biên bản giao nhận chất thải nguy hại) THÚY
4
6
. Environmental Monitoring System reports, Commitment of
 4 Enviromental Protection – Báo cáo giám sát môi trường định kỳ,
 7cam kết bảo vệ môi trường. THÚY
.
 
  Other required documents – Các hồ sơ yêu cầu khác Nhàn-All
XÃ HỘI- AN TOÀN-MÔI TRƯỜNG

Chú ý

Đối chiếu hệ số lương-phụ cấp-trợ cấp-bộ phận với tính lương thực tế

Rà soát và yêu cầu công nhân các bộ phận hoàn thành thủ tục hồ sơ
Phát email và in Danh sách công nhân viên thiếu hồ sơ xuống các
xưởng

1.Kiểm tra lại toàn bộ hợp đồng và ký duyệt đầy đủ

2. Hợp đồng cnv mới/1 năm/vô thời hạn
3. Chú ý mức lương và HĐ-phụ lục hợp đồng
Kiến nghị khai báo Không có trường hợp xa thải/hoặc ko có trường
hợp nào xử lý kỷ luật
Tất cả các trường hợp thuộc đối tượng này phải viết đơn xin nghỉ và
có thanh toán lương đầy đủ/đúng thời hạn

1.Quy định về chi trả phép năm/Thông báo cách thức chi trả phép
năm năm 2018
2. Đảm bảo tới thời điểm hiện tại phép năm 2018 đã hết
3. Giấy tờ lương liên quan tới chi trả tiền phép năm 2018

1. Danh sách hồ sơ công nhân viên nghỉ việc

2. Hồ sơ thanh toán chi trả lương cho người nghỉ việc (trong vòng 7
ngày khi hoàn tất thủ tục nghỉ việc)

Chú ý: Không thể hiện Những trường hợp nghỉ tự do không trả lương

1. Lập danh sách công nhân nữ mang bầu đầy đủ, tránh bị sót bầu từ
đủ 25 tuần trở lên nhé
2.Những người bầu to phải chú ý không làm ở các vị trí công việc
nặng nhọc-có hóa chất, cần được ngồi làm việc, không được phép
làm thêm, không làm ca đêm , và được hưởng chế độ về sớm 1 tiếng
mỗi ngày.
3. Kiểm tra lại bảng công lương để tránh sót vi phạm giờ làm việc

Kiểm tra rà soát lại những trường hợp sinh năm 2001 trên bảng
worker. Đảm bảo không có trường hợp nào chưa đủ 18 tuổi (chú ý:
phải tính đủ ngày đủ tháng )
Chú ý bảng công và bảng lương phải khớp nhau
Không có thể hiện tăng ca đặc thù
Chú ý những trường hợp có con nhỏ dưới 1 tuổi