INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Natalia Alonso López

Aprendiz

ACTIVIDAD 3
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
2020
 Introducción

La administración documental en el entorno laboral, se ha catalogado como una

practica fundamental en la implementación de una empresa o cualquier entidad,
básicamente se compone de unas actividades de administración que buscan hacer
un buen manejo y organización de documentos que de recibe y/o produce en
cualquier empresa para que así se pueda disponer de manera efectiva para su uso.
Por ello este informe contiene buenas practicas, el buen manejo del archivo de los
documentos como memorandos, circulares, cartas, entre otras y asi contribuir al
trabajo de las áreas correspondientes para una buena administración y toma de
decisiones acertadas.

Objetivos

• Conocer el concepto y las practicas para la administración documental en el

entorno laboral; como se gestiona paso a paso en 5 documentos elegidos.
• Conocer y aplicar las funciones de la administración documental, con
entidades en las cuales se aplique el manejo de documentos, la radicación y
distribución de los mismos.
Recepción

En la recepción se realiza por medio de una ventanilla, que es la que cumple la

función de El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual
cumple con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con
la administración de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución
de los documentos como parte fundamental del Programa de gestión Documental.

Se encarga de recibir la correspondencia que hacen entrega las personas naturales

o jurídicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos.
• La comunicación debe ser dirigida a la entidad o a un funcionario.

• El sobre debe estar correctamente marcado.

Luego de esto se realiza una clasificación: comunicación oficial o comunicación

personal.

La correspondencia debe estar completa, firmada, contiene los anexos, anunciados,

datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se encuentra en buen
estado.
Se desempaca con cuidado el documento para no dañarlo, se revisa el sobre y
verificar los adicionales, se verifica:

· Comprobar las fechas de elaboración y recibido.

· Revisar que este firmado, verificar anexos.

En el caso de la documentación no cumpla con los requisitos correspondientes en

el proceso de revisión y verificación se deberá remitir sin radicar, además de
proceder a una respectiva investigación.

Registro y radicación

Después de recibir las Comunicaciones por medio de la Ventanilla, se ingresan

todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema de gestión
documental de la empresa.
Se registra lo siguiente:
· Fecha
· Nombre del Remitente
· Dirección, teléfono y correo electrónico
· Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
·Asunto
Número de folios y anexos.

Radicación e impresión de rótulo:

La norma ICONTEC, (2009), el espacio para colocar el sello radicador en la
elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que
corresponde al extremo superior derecho del documento.
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo, se deben scanear el
documento para asi grabarlo en la base de datos y al presionar el botón de radicar,
el aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del documento.
Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el
aplicativo. Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
Entidad.

Distribución o reparto:
El paso que le sigue al de registro, es el de la distribución o reparto hacia las
oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla, recibe, clasifica las comunicaciones externas en
carpetas, acorde a cada dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato correspondiente y hace la entrega al
mensajero interno, del documento y del formato, para que la distribuya
El mensajero interno toma la correspondencia en el casillero, verificando que los
datos de la planilla de relación de correspondencia coincidan con la
correspondencia física, organiza la correspondencia según el recorrido, relaciona
el formato “relación de copias” lo que debe entregar en el recorrido.

Comunicaciones oficiales externas

Si las comunicaciones oficiales son para entes externos se debe colocar el sello a
la correspondencia para controlar la fecha de recibido en la casilla de
correspondencia con el formato diligenciado según el servicio que se necesite.
Se recoge y el formato en el casillero se verifica el aval del envío por parte de la
Unidad y la asociación del centro de costo.
Se Diligencia Guía y se coloca: Nombre, dirección ,empresa, teléfono
contenido ,Ciudad remitida , tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago ,
Observación, Centro de costo y departamento que envió.

Memorandos

Éste documentos debe enviarse a través del aplicativo SGD, sin imprimirlo, a
menos que la dependencia destinataria lo exija.
Después de enviado el documento, si es requerido en forma física por el
destinatario, se envía con el mensajero interno junto con el formato
Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el Asunto, el número de
radicación generado por el aplicativo con el fin de tener la evidencia de que envió
el documento.
El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el
formato antes mencionado y retornarlo a la dependencia encargada para
verificación y control del envío.

Cuentas de cobro

Cuando un oficio o cuenta de cobro llega, se realiza la recepción verificando los

datos más importantes como lo son fecha, número de documento, anexos y las
copias (si se trata de una cuenta de cobro se deben tomar 2 copias, una que va en el
archivo de la oficina y una dirigida a la dependencia correspondiente). Luego de
realizar la revisión se procede a recibir el documento a través de un
formato donde se registran los datos más importantes como son la fecha de
recepción, tipo de documento, nombre y firma de la persona que entrega el
documento. L u e g o s e e n t r e g a l a c a r t a d e r e c i b i d o a l a p e r s o n a q u e
e n t r e g o e l documento. La persona encargada de la recepción de la
documentación que en este caso es la asistente en ventanilla guarda la
documentación y los anexos en una carpeta.

Correo electrónico

La dependencia receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos los datos
que la entidad haya revisado en procedimientos, se registra y consolida en la
planilla de control interno en el documento verificando datos como el (nombre y
código de la dependencia remitente, número de radicación, fecha y hora de
recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo), y
adicional la información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.
Se entregan los documentos con sus anexos si los hay a la dependencia
destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da el recibido.

Peticiones quejas, reclamos

Las PQRS deben diligenciar en el formato diseñado correspondiente y deben

contener la siguiente información.
· Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
· Nombres completo del solicitante o su representante.
· Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta del
solicitante.
· Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRS.
· La relación de los documentos soporte de la PQRS.
· La firma del solicitante.

Recibida la PQRS en la dependencia del funcionario encargado verificará el

cumplimiento de los requisitos.
De acuerdo al principio de los tiempos de respuesta que rige las empresas de
nuestro país, los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.

Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.

Procedimiento:

· La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla.

Todas las PQRS se deben atender, en los términos definidos anteriormente.
Si el documento requiere trámite o respuesta, el Jefe de la dependencia hace
entrega del documento al funcionario respectivo para que haga las respectivas
anotaciones de chequeo y control.
El funcionario de la dependencia basado de acuerdo a los tiempos de respuesta,
analiza la solicitud, la responde y hace la respectiva entrega al Jefe de la
dependencia para revisión y así mismo que la firme.
Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar el requerimiento.
El auxiliar administrativo realiza la distribución y envío de documentos externos o
internos según lo requieran.