ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

APRENDIZ:
ÁLVAREZ NIEBLES OSCAR

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL

FICHA. 1837112

INSTRUCTOR (A):
MONICA ISABEL ESTRADA BLANCO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA

BARRANQUILLA, ATLÁNTICO
2020
Formato único de inventario documental

Entidad Productora Heladeria Romana S.A.S Registro de entrada

Unidad administrativa Dirección Día Mes Año
Oficina productora Secretaria general 15 4 2018

Fechas extremas Unidad de conservación Frecuencia

No. Nombre de series, subseries No.
Código de Notas
Orden documentales o asuntos Inicial Final Caja Carpeta Digital De folios
consulta
14250 2000-03-39 Documentos empresariales 9/02/2019 9/03/2030 1 X 12 A Información privada
22078 2009/08/45 Ordenes de pago de nómina 15/11/2020 18/11/2020 2 X 59 Media Información personal interno
28096 2017/14/12 Estado situación financiera 16/09/2016 19/08/2020. 4 X 5 Media
54785 2015/25/96 Certificado seguridad social 12/05/2014 14/05/2014 2 X 842 A
54896 20/03/2015 Pagos de impuestos 11/04/2018 11/06/2018 1 X 11 A
54872 2003/25/63 Comprobantes de pago proveedores 13/09/2014 13/11/2016 2 X 897 A
12548 2000/02/2006 Certificado de retención 15/08/2009 15/09/2010 2 X 53 A
54879 2016/45/35 Conciliaciones de nómina 16/12/2006 16/12/2007 2 X 24 A
35426 2013/30/25 Certificaciones bancarias 17/11/2001 17/12/2020 2 X 23 A
12456 2016/26/05 Hojas de vida 14/06/2018 14/05/2019 3 X 21 A
68452 29/04/2001 Facturas canceladas 23/04/2018 23/05/2019 2 X 894 A

Elaborado por: Marcela Soto Carrascal

A. Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de
la entidad que produce o produjo los documentos.

B. Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o

unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora

C. Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa

que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus
funciones.

D. Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y

transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas
los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia
(año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.

E. Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las

oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos
relacionados.

F. Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre

asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos
homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión
y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a
cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales,
el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las
funciones asignadas.

G. Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad

descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al
año. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la
documentación no tenga fecha se anotará s.f.

H. Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad

de almacenamiento; En la columna Correlativo indicar la cantidad de
carpetas de un expediente ejemplo: Del contrato 147 de 2013 hay 5
carpetas; El correlativo es: 1 de 5 - 2 de 5 - 3 de 5 - 4 de 5 5 de 5 Pero el
número de carpeta puede ser diferente al correlativo asignado; En la
columna otro se registrarán las unidades de conservación diferentes
escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el
 número correspondiente.
I. No. de folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad
de conservación descrita.

J. Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al

papel, anexos a la documentación: microfilmes
(M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos, soportes electrónicos
(CD, DK, DVD), etc.

K. Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registra un alto,

medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en
cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina
responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará
especialmente para el inventario de fondos acumulados.

L. Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan

registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada
numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre
otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la
numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes
documentos

M. Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que
se realiza la elaboración de este.