SUMINISTRAR APOYO A LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN Y GESTIÓN

DOCUMENTAL, SERVICIO AL CLIENTE Y SOPORTE ADMINISTRATIVO EN

LA EMPRESA LOCK`YS J.M LOCALIZADA EN LA CIUDAD DE BOGOTA D.C.

NOMBRE Y APELLIDO DE LOS APRENDICES

WUENDI ORTIZ BARRIOS
DANIELA ESTEFANIA RAMIREZ BARBOSA
KIARA KARINA ZUÑIGA FONTALVO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPTIAL
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA 2022723 RUTA No. 2
BOGOTÁ, D.C.
2020
SUMINISTRAR APOYO A LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN Y GESTIÓN
DOCUMENTAL, SERVICIO AL CLIENTE Y SOPORTE ADMINISTRATIVO EN
LA EMPRESA XXXXX LOCALIZADA EN LA CIUDAD DE BOGOTA D.C.

NOMBRE Y APELLIDO DE LOS APRENDICES

WUENDI ORTIZ BARRIOS
DANIELA ESGTEFANIA RAMÍREZ BARBOSA
KIARA KARINA ZUÑIGA FONTALVO

Proyecto formativo para optar por el título de Asistente Administrativo

DIEGO FFERNANDO REYES

INSTRUCTOR TECNICO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPTIAL
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA 2022723-2 RUTA No. 2
BOGOTÁ, D.C.
2020
 Nota de aceptación

____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________

___________________________
Firma del presidente del jurado

___________________________
Firma del jurado

___________________________
Firma del jurado

Bogotá, xx de xxxxxx de 2020

3
 Dedicatoria

Este proyecto está dedicado a todos nuestros hijos, compañeros y familiares

que nos han apoyado para seguir adelante y nos han enseñado que las metas
propuestas si se cumplen con el esfuerzo que se proponen, que si vale la pena
cada esfuerzo que se hace para poder salir adelante, que no hay que rendirse
a pesar de las circunstancias siempre hay que luchar para poder conseguir los
sueños que se anhelan porque todo se puede lograr.

A los instructores por dedicar tanto tiempo a la hora de enseñar cada módulo de
producción, por enseñar a cómo defender los derechos laborales, a como tener ética
profesional y saber en qué se basa la ética siempre se aprende de algo nuevo y se
lleva aprendizaje donde quiera que estén los aprendices y todo lo practicado y
enseñado les va a servir cuando empiecen a trabajar en una empresa y no se les haga
difícil como adaptarse en cada lugar.

4
 Agradecimiento

Se le agradece al servicio nacional de aprendizaje Sena por abrir las puertas a

cada aprendiz para poder seguir los estudios y por tener una buena formación
académica ya que es gratuita y les beneficia a muchas personas de bajos
recurso económico y es una ayuda inmensa para seguir estudiando y tener
oportunidades laborales. Y a los aprendices por seguir luchando para poder
completar du formación técnica, a los instructores por enseñar todo lo de la
parte administrativa que se maneja en una empresa y cuál es la labor que se
va a ejercer.

5
 CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN................................................................................................10

1 CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA..................................11

2 GESTIÓN DOCUMENTAL.............................................................................12

2.1 GUÍA DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL...............................................13

3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS...................................................................15

4. GESTIÓN DEL SERVICIO.............................................................................17

4.1 DIAGNÓSTICO DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CLIENTE.................17

4.2 PROPUESTA DE MANUAL DE PROTOCOLO DE ATENCIÓN AL

CLIENTE.............................................................................................................18

5 EVENTO CORPORATIVO.............................................................................19

6 GESTIÓN CONTABLE...................................................................................20

6. CONCLUSIONES...........................................................................................21

RECOMENDACIONES.......................................................................................22

BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................23

WEBGRAFÍA......................................................................................................24

ANEXOS.............................................................................................................25

6
 LISTA DE TABLAS

Pág.

TABLA 1 CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA FUENTE:

PROPIA........................................................................................................12
TABLA 2 HOJA DE VIDA FUENTE: PROPIA....................................................38
TABLA 3 REGISTRO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA
FUENTE: SANJERONIMO-ANTIOQUIA.....................................................63
TABLA 4 REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA FUENTE:
DESPACHO DE DOCUMENTOS................................................................64
TABLA 5 CODIFICACIÓN DE DEPENDENCIA.................................................64
TABLA 6 CLASIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTAL...............67

7
 LISTA DE FIGURAS

Pág.

ILUSTRACIÓN 1 ROTULO DE CARPETAS......................................................58

ILUSTRACIÓN 2 MARCACIÓN DE ROTULO DE CAJA...................................59

8
 LISTA DE ANEXOS

Pág.

ANEXO 1 RUT DE LA EMPRESA......................................................................78

ANEXO 2 CÁMARA DE COMERCIO.................................................................79

RESUMEN

9
Se buscan la correcta administración de la información de la empresa Locky´s
jm esto por medio de la revisión, análisis y almacenamiento de la
documentación electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar
sus procesos y a ahorrar tiempo, espacio y costos importantes.
La gestión documental por medio de la aplicación de metodologías
especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y la
información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y
jerarquización, todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas. Por lo
tanto, se puede decir que:
optimizar los archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su
correcta conservación, por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda
a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el
almacenamiento y recuperación de los mismos.
En sí, la gestión documental permite:

 Revisión de información.
 Ahorro y eficiencia.
 Categorización de archivos.
 Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
 Almacenamiento ordenado.
 Custodia de documentos.

De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo

relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la
ejecución y revisión de todo lo que es calificado como importante para la
empresa.
 Mejora la gestión de la información
 Automatiza los procesos.
 Reduce costos, tiempo y espacio de búsqueda o de funciones
archivísticas.

10
 INTRODUCCIÓN

El proyecto esta enfocado en la empresa de restaurante de comidas rápidas

Locky`s jm ya que en la empresa actualmente se ha presentado una
problemática, porque no tiene un sistema de gestión documental, el objetivo
que se pueda mejorar el método de archivaciòn de los documentos de la
empresa dándole una solución sencilla pero efectiva para que la empresa se
organice de mejor manera.

Como es sabido que en la contratación de personal se debe regir de acuerdo a

unas normas estipuladas y seguirlas como dicen, cuando se dijo que manejo
de personal nos referimos a contratar personas capacitadas con experiencia
para que la empresa restaurante Locky’s J.M pueda tener más referencias,
hemos dejado para el final que llegar a un momento en el cual la empresa
restaurante Locky’s J.M pueda llegar a tener más sucursales esto conlleva a
que se tiene que ver un disciplina para llegar a lograrlo.

11
 1 CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA

RAZÒN SOCIAL LOCKY`S JM

NIT 71591209-5
ACTIVIDAD ECONOMICA LA PREPARACIÒN Y EL EXPENDIO
DE ALIMENTOS. (COMIDAS
COMPLETAS PRINCIPALMENTE)
CODIGO CIIU 5611
SECTOR ECONOMICO SECTOR SECUNDARIO
NOMBRE DEL PROPIETARIO HUGO ALBERTO GUARIN
VELASQUEZ
NUMERO DE EMPLEADO 9
DIRECCIÒN CR 44 A # 24B-08 BARRIO QUINTA
PAREDES
TELEFONO 9370343-9370342-3229210034
TAMAÑO DE LA EMPRESA MICROEMPRESA AQUELLA
UNIDAD ECONOMICA QUE TIENE
ACTIVOS TOTALES DE 500
SALARIO MENSUALES VIJENTES Y
MENOS
AÑOS DE ANTIGUEDAD 10 AÑOS

Tabla 1 caracterización de la unidad productiva fuente: propia

Historia de la empresa

El dueño de la empresa trabajaba en un restaurante similar como domiciliario

de comidas rápidas y al ver que el restaurante ganaba mucho dinero, fue
donde nació la idea de tener su propio negocio y empezó a reunir dinero,

12
empezó a experimentar y a ahorrar en cadenas, en gota gotas y así reunió
parte del dinero durante dos años; Para poder empezar compró dos carritos de
comidas rápidas, esos carritos los puso a trabajar alrededor de Corferias el al
ver que los productos se vendían bastante bien como platos a la carta de un
restaurante normal, decidió alquilar una casa donde colocó su primer negocio
el cual era en sociedad.
Al presentarse varios inconvenientes con su socio, decidió independizarse y fue
como inicio Locky’s J.M.
Locky’s J.M inicio sus actividades en 2010 por lo cual ya cuenta con nueve
años de presencia y trayectoria en el mercado, en el comienzo de sus
actividades se especializaron en la preparación de productos de comida rápida
(platos a la carta, almuerzos ejecutivos, desayunos y ensalada de frutas). Con
el trascurso de los años han incorporado nuevas ideas de productos nuevos,
con el objetivo de proveer al cliente una solución integral a sus necesidades,
cuenta con un excelente grupo de trabajo el cual se capacita de forma
permanente con el fin de estar actualizados en los cambios e innovaciones que
se presentan en el ámbito laboral. El objetivo principal de ellos como empresa
es lograr una permanente estabilidad comercial con el fin de dar un servicio
que asegure una entrega en el tiempo indicado (domicilios).
Las pautas mencionadas nos obligan a un estricto cumplimiento de las normas
de sanidad y calidad con el fin de lograr como meta final una satisfacción plena
de sus clientes.

2 GESTIÓN DOCUMENTAL

13
Diseña un instrumento de recolección de información basado en el diagnóstico
de la gestión documental (GTC 185) de la unidad productiva objeto de estudio.
Realiza análisis y recomendaciones de acuerdo con los hallazgos encontrados.

2.1 GUÍA DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Propone una guía de producción documental para mejorar y/o implementar los
procedimientos administrativos en las Mipymes utilizando herramientas
informáticas y aplicando la GTC 185:

INTRODUCCIÓN

En la producción documental se está creando estrategias para que la empresa

maneje un sistema de gestión documental ya que no se cuenta con método de
gestión documental y uno de los objetivos es que, la empresa pueda manejar
un método para que pueda archivar los documentos de la empresa entre otras
cosas el método que se va a generar tiene que ser fácil y de rápido acceso
para que las personas lo puedan utilizar sin ningún problema y para que no se
le dificulte.

OBJETIVO GENERAL

Servir como orientación en las funciones de la empresa LOCKY`S JM, en todos

los aspectos relacionados con la organización, manejo, control y servicio de los
documentos que se producen en el cumplimiento de sus objetivos y funciones,
con el fin de facilitar la consulta y preservación de los documentos como
fuentes primarias de información.

ALCANCE

 Organizar de manera lógica la documentación

14
  Garantizar y establecer estrategias y técnicas para la conservación de la
información
 Siempre guardad la información y los documentos en la nube o en
dispositivo de memoria USB
 Garantizar inmediatez por medio de una aplicación propia
 El manejo de herramientas office

DEFINICIONES DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

La producción documental es la generación de documentos hechas por las

instituciones en cumplimiento de sus funciones.
Se refiere a los documentos que se generan o reciben como consecuencia del
ejercicio de las funciones (procesos y procedimientos) de una empresa.

1. FORMATOS PARA USO GENERAL DOCUMENTOS GTC 185

(MEMBRETE)

15
2. CARTA COMERCIAL
2.1 Partes de la carta comercial
Partes principales de la carta comercial
 Localidad
 Fecha
 Destinario
 Asunto del mensaje
 Saludo de cortesía inicial
 Texto explicativo
 Despedida
 Presentación y firma del remitente

16
  El membrete
 Los anexos

2.2 Instructivo para diligenciar la carta comercial

Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación cd una
empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que
se emplea para la correspondencia.

Localidad y fechas: Es aquella que indica el lugar desde donde se escriben

las cartas, así como el día mes y año.

Destinario: Son los datos de identificación de la persona al cual va a ser

enviada la carta.

Asunto: Es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de

una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada
la carta.
Saludo: Es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de
escribir el texto de la carta.

Texto: Es el conjunto de parraos que explica el asunto o motivo por el cual fue
escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con
lenguaje claro, preciso, natural y espontaneo.

Despedida: Son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la

expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía,
tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.
Antefirma: Es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo
hace en nombre y representación de otra.

Firma: Es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza

por lo expresado en la carta.

17
Iniciales: Es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han
intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.

Anexos: Esto se utiliza cuando una carta la acompaña uno o varios

documentos adjuntos, esto deben mencionarse en una nota de anexos.

2.3 Formato de carta comercial

LOCKY´JM
NIT: 71591209-5

CARTA

En nuestro pequeño y acogedor restaurante ofrecemos un trato familiar y una

cocina de calidad a un precio excelente
El restaurante de nuestra casa rural mescla la cocina tradicional, fusionando los
sabores de nuestra gastronomía con los ambientes en los que se inspira locky
´jm.
Buscamos que comer el locky´jm sea toda una experiencia para su paladar.
Conseguirlo sería un placer y nos aria sentirnos orgulloso de la carta de ahora
hojeas desde nuestro punto principal cr 44 #24b-08 barrio quinta pareces

FIRMA ----------------------------------
ADMINISTRADOR

18
3. MEMORANDO
3.1. Partes del memorando
 Lugar y fecha.
 Código.
 Destinatario.
 Asunto.
 Cuerpo.
 Despedida.
 Firma.
 "Con copia".
 Pie de página.

Y las siguientes son complementarias:

 Membrete
 Nombre del año.
 Referencia.
 Sello
 Anexo.

3.2. Instructivo para diligenciar el memorando

Fecha y lugar de emisión: ya que a partir de esa fecha entra en vigor la
resolución o se les da por enterado(s) a los destinarios.

Destinario: nombre a quien va dirigido

Asunto: es el tema central del documento

Cuerpo del texto: debe ser breve, claro y conciso

Remitente: es la persona responsable que emite el documento

Pie de página: es opcional, pero en caso de llevarlo es una nota aclaratoria,

por ejemplo, puede ser que se hagan copias para otras personas que deben
estar enteradas del tema (c.c.p.), ya sea para con control o para aplicación.
 Debe estar membretado con el logotipo de la empresa o dependencia
que lo emite.

19
  Debe ser muy puntual y breve, para que sea fácil de leer y de asimilar,
es de recordad que es un documento recordatorio o informativo.

 El lenguaje es menos formal, por lo tanto, podemos obviar saludos y

despedidas, pero es muy importante que se transmita respeto.

 La información que puede contener es la que este toda referente a la

empresa o dependencia, puede invitar a los colaboradores a un evento
especifico, felicitarlos por un logro obtenido, ordenar la entrega de un
trabajo ya estipulado, informar sobre nuevas disposiciones o incluso
amonestar por no seguir las políticas.

 Generalmente es de hecho media carta por la brevedad.

3.3. Formato de memorando

LOCKY´JM
NIT: 71591209-5

20
BOGOTA DC

MEMORANDO

DE:
PARA:
FECHA:
ASUNTO: falta disciplinaria

Con la presente, se le hace un llamado de atención debido a incumplir con el

horario de trabajo al presentarse un retardo en la llegada a la hora estipulada en
su contrato.

Este es el primer llamado y de continuar incumpliendo con la hora de llegada,

estará sujeto a una sanción económica.

Esperamos que solucione este inconveniente a la brevedad; contamos con su

disposición para ello

ATENTAMENTE:
HUGO ALBERTO GUARIN VELAZQUEZ
Administrador

21
4. CIRCULARES

4.1. Partes de la circular

 Denominación del documento
 Numero (referencia)
 Destinario
 Asunto
 Texto

4.2. Instructivo para diligenciar la circular

 Traer un solo tema

 Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía
 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
 Usar un tratamiento respetuoso y cortes
 Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión

4.3. Formato de circular

22
LOCKY´JM
NIT: 71591209-5
BOGOTA DC.

CIRCULAR

A todos los empleados y jefes de personal:

Con el presente se les comunica que no habrá labores en el restaurante

los días 23,25, 26, 27 y 28 correspondientes a este mes, debido a la
pandemia (COVID19) que hoy se presenta en país y se les comunica que
este tiempo laboral se compensará del día 4 al 16 del mes entrante.

Lo anterior se hace de su conocimiento para que, a la brevedad,

gestionen los movimientos correspondientes a sus labores.

ATENTAMENTE:

HUGO ALBERTO GUARIN VELAZQUEZ

administrador

5.

23
5.ACTAS ADMINISTRATIVAS

5.1. Partes del acta administrativa

 ¿Dónde ocurrió los hechos? Señalar en que parte de las instalaciones

de la empresa se dieron los acontecimientos.
 ¿Cuándo? Señalar mes, día, y de ser necesario, la hora exacta.
 ¿Cómo? Desglosar en orden temporal cada uno de los hechos, uno a
uno.
 ¿Quiénes? Apuntar los nombres de los implicados.

Asimismo, deberán incluir nombres y declaración de los testigos, nombre del

señalado y las sanciones a los que se ha hecho acreedor.

5.2. Instructivo para diligenciar el acta administrativa

1.- Como regla general y previo al levantamiento del acta administrativa,

siempre es recomendable que el o los empleados involucrados en hechos
indebidos, llenen de su puño y letra una reseña, de lo que según él o ellos
aconteció en relación a las faltas imputadas; de ser varios trabajadores los
involucrados, cada uno deberá llenar dicha relatoría en forma independiente y
aislado de comunicación con el resto de los involucrados, y deberemos
asegurarnos que dicha reseña tenga la fecha, hora, lugar y modo como
sucedieron los hechos, ya que de ahí, se desprenderán los puntos a precisar
en el acta administrativa que posteriormente se elaborara.

2.- Una vez obtenida(s) la(s) reseña(s) antes mencionada(s) de puño y letra de
cada uno de los involucrados, sin la presencia del involucrado, se procederá a
llenar el acta administrativa, sirviendo de base para ello, el modelo que
posteriormente mencionaremos.

24
3.- El(las) acta(s) se deberá(n) levantar individualmente por cada uno de los
involucrados, y es muy importante que, en el texto de la relatoría de hechos,
siempre quede muy claro las circunstancias de tiempo, modo y lugar, en las
que tuvieron lugar las conductas irregulares, esto es, donde, cuándo y cómo
sucedieron tales conductas indebidas. Se insiste en que no es necesario en
dicha(s) acta(s), poner leyenda alguna que la empresa se reserva sus derechos
para sancionar o despedir al trabajador, por ser innecesario desde el punto de
vista legal y ser disuasivo, en muchos de los casos para que el trabajador la
firme.

4.- Al final de la elaboración del acta, se deberá llamar a cada trabajador

involucrado en forma independiente, procurando empezar si son varios por el
menos agresivo para concluir en sentido opuesto, se le dejara ver el acta, se le
invitara a que la firme y si se niega a ello, no importara ya que se cuenta con el
documento manuscrito por el mismo, que es más importante que la propia acta,
haciéndose en este caso constar al calce del acta, que el trabajador se negó a
firmar la misma.

5.- Con la relatoría y el acta administrativa, se deberá consultar al abogado

especialista en la materia laboral para obtener información de la sanción o
rescisión que pudiere ser aplicada.

5.3. Formato de acta administrativa

25
 ACTA DE COMPROMISO

ACTA ADMINISTRATIVA En _________, siendo las ___ horas del día ____ del mes de
________________ del 2016, reunidos los que firman al calce la presente acta en las
instalaciones de la empresa LOCKY`S JM, los C.C. __________________, ________________ y
_________________, a fin de dejar constancia de los hechos que se detallan a continuación:

(En esta parte del cuerpo del acta se deberán anotar los hechos que dieron motivo a la misma,
siendo cuidadosos de que quede siempre asentado, cuándo, a qué hora, dónde, y cómo
sucedieron tales hechos u omisiones)

Habiendo quedado asentado lo anterior, se procedió a la lectura de este documento en voz

alta a todos los que en la misma se asientan, solicitando la firma de la misma, por parte de los
que intervienen y quieren hacerlo, procediéndose al cierre de esta acta, para constancia.

__________________________

(Nombre y Firma del trabajador)

___________________________ ______________________________

(Nombre y Firma del Testigo) (Nombre y Firma del Testigo)

26
6. INFORMES
6.1 Partes del informe
 Portada de un informe: deberá incluir los datos de autor del informe,
así como el título del informe y el lugar y la fecha de elaboración.

 Título: debe dar una idea clara y relacionada con el tema del
documento.
 Índice: en esta parte deberemos señalar todos los apartados del
informe y el total de páginas que contiene.

 Introducción de un informe: se trata de una breve reseña de lo que

trata el tema del informe y lo que vamos a estudiar.

 Desarrollo o cuerpo: es la información principal y completa del tema del

informe. Se complementará con gráficas, diagramas, notas al pie de
página, extractos, etc.

 Conclusiones en un informe: en esta parte se presentan los resultados

del informe más importantes y que, en definitiva, permiten responder los
interrogantes planteados en la introducción.

 Bibliografía: aquí detallaremos por orden alfabético y por fecha

de consulta todos los documentos consultados (libros, enciclopedias,
artículos de prensa, medios audiovisuales, etc.) para responder todas
las preguntas del informe y concretar las ideas del trabajo.

6.2 Instructivo para diligenciar el informe

Recopilar y estructurar la información de la que disponemos es una de las

primeras pautas para hacer un informe.

27
Acto seguido elaboraremos el cuerpo del informe, uno de los principales pasos
para redactar un informe escrito

La conclusión final es uno de los pasos para hacer un buen informe más

decisivos. No podemos limitarnos a repetir o resumir lo explicado en el cuerpo
del informe, sino a interpretar los resultados y realizar un balance objetivo de
los mismos.

6.3 Formato de informe

LOCKY´JM
NIT: 71591209-5
BOGOTA DC.

INFORME DE VENTA

RESTAURANTE Y COMIDAS RAPIDAS LOCKY´JM

Con el presente, le comunico las ventas de los últimos dos meses “marzo y
abril”  en los que las ventas aumentaron considerablemente

Se obtuvieron 2.500.0000 más que los meses anteriores gracias a la publicidad

compartida en hoteles y conjuntos residenciales

Para los trámites necesarios, se anexa la documentación correspondiente a los

ingresos y egresos, así como copia del libro mayor.

De la misma manera debemos continuar de ahora en adelante ya que estos

nos ayuda a mejorar el sueldo a muchos de nuestros empleados. contamos
con pedidos por un total de 250.000 más, para la entrega de almuerzos
ejecutivos a empleados de una constructora.

hemos recibimos 15 devoluciones en el mes por pedido incompletos los cuales

nos perjudica y ocasiona pérdidas al restaurante

Para la mejor calidad de locky´jm implementaremos nuevos platos y

capacitaciones a los empleados para ofrecer un servicio de calidad.

28
ATENTAMENTE:
HUGO ALBERTO GUARIN VELAZQUEZ
administrador

7. CERTIFICADOS
7.1 Partes del certificado
Estructura

- Encabezamiento
Título del documento (especifica el asunto del certificado)

- cuerpo
Certifico: Que…

- Datación
Lugar (municipio o ciudad)
Dia, mes, año
Nombre y apellido
Cargo de la persona que firma el certificado
Firma (sello y visto bueno, si procede)

7.2 Instructivo para diligenciar el certificado

Encabezado: en esta parte encontramos la información que identifica a la
entidad emisora. Se encontramos en primer lugar el logotipo o el nombre de la
empresa.

Cuerpo: en esta parte se abre con el título que indica el tipo de certificado del
que se trata. Después del párrafo certificado se encuentra la línea del cierre. En
la línea se menciona el motivo o el fin por el que se solicita el certificado.
Cuando se hace constar expresamente este motivo, se suele emplear una
formula genérica del tipo: ``y para que así conste, se expide el presente
certificado. ``

29
Datación: este apartado incluye el lugar y fecha de la expedición del
documento, que puede ir incluida en la línea de cierre o aparte.

Firma: la persona que firma el certificado no es siempre la misma persona que

lo redacta. Hay certificados donde se pueden apreciar dos firmas, por un lado,
la del ente emisor y, por otro lado, la de la persona responsable que valida el
documento. En la firma no debería figurar el nombre de la persona ni
institución, puesto que esta información ya aparece explicita en la cabecera del
documento. En su lugar solo tendría que aparecer la rúbrica y el sello.

7.3 Formato de certificado

LOCKY´JM
NIT: 71591209-5
BOGOTA DC.

CERTIFICACION

AQUIEN INTERESE:

Por medio de la presente certifico que el señor@ ---------------------------------------

identificado con cedula de ciudadanía -----------------------de-------------------------
laboro para nosotros en el cargo de --------------------------desde enero de 2016
hasta abril de 2020.
Durante el tiempo laborado demostró ser una persona respetuosa, honesta,
responsable y atenta en las labores encomendadas
La presente se expide a solicitud del interesado a los 01 día del mes de mayo
de 2018

30
ATENTAMENTE;
HUGO ALBERTO GUARIN VELAZQUEZ
Administrador

8. CONSTANCIAS
8.1 Partes de la constancia

 Fecha de emisión del documento

 Nombre de la persona a la que está dirigida (o en su caso se escribe ``a
quien corresponda``)
 Nombre o mencione del interesado
 Cargo de la autoridad que emite la constancia
 Firma (en su caso) sello de la institución remitente

8.2 Instructivo para diligenciar la constancia

1. De inicio, es importante escribir la fecha en la esquina superior derecha.

2. Enseguida, a quién va dirigida. Si se conoce el destinatario, se escribe

su nombre; si no, sólo “A quien corresponda:”.

3. Ahora, el cuerpo de la carta puede empieza con un saludo.

4. Después, se indica desde cuándo el interesado labora en la empresa,

qué puesto tiene, su horario.

5. También puede mencionarse el sueldo.

6. Finalmente, remata con un “Atentamente” seguido del nombre y firma

del emisor. Es importante incluir datos de contacto como el número
telefónico o dirección de correo electrónico.

31
Suelen emplearse frases como:

o Hago constar que…

o Se expide esta constancia a petición del interesado y para los fines que
al interesado convenga.

o Para más información, quedo a sus órdenes.

o Certifico en honor a la verdad.

Datos a considerar en una constancia de trabajo:

o Como este tipo de constancia la suscribe alguien que labora en una

empresa o institución, debe ir en una hoja membretada.

o También pueden expedirse después de que la persona ya no labora en

la empresa, sólo debe agregársele la fecha de término.

o La redacción debe ser clara y sin faltas de ortografía.

o La carta de constancia de trabajo la emite el jefe inmediato o superior, o

el jefe de recursos humanos.

8.3 Formato de constancia

32
 CONSTANCIA

LUGAR a xx de MES de AÑO

Nombre del destinario (P ej. A quien corresponda)

Presente

Por medio del presente, hago constar que (nombre del empleado) labora en
LOCKY`S JM desde el (fecha de inicio) hasta (indicar si aun labora o la fecha
de término), desempeñando el puesto de (cargo que desempeña), de (horario),
con un sueldo de (salario).
Sin más por el momento, se extiende la presente para los fines que al
interesado convenga (u otra fórmula similar).
Quedo a sus órdenes en caso de que requieran alguna información adicional.

ATENTAMENTE

X
Hugo alberto Guarin Velazquez
Administrador

33
9. HOJA DE VIDA
9.1 Partes de la hoja de vida

- Identificación del documento

- Encabezado o datos personales
Nombre
Identificación
Fecha de nacimiento
Domicilio
Teléfono

- Formación académica
Estudios primarios o secundarios
Estudios universitarios o de posgrado
Estudios complementarios

- experiencia laboral
Nombre de la empresa
Cargo que desempeño la persona
Tiempo de servicio

- Otros datos de interés

Idiomas manejados
- Referencias laborales

9.2 Instructivo para diligenciar la hoja de vida

34
 1. Sé preciso y claro: Recuerda que es trascendental que tú resumas tu
vida laboral y académica en forma simple, sencilla y clara

2.  Define tu perfil profesional: Toda hoja de vida debe tener un perfil

profesional para que el empleador sepa hacia dónde va enfocada
la trayectoria laboral y académica de un aspirante. Esta información
debe ser corta y contener habilidades, experiencias y competencias
básicas de un trabajador.

3. Destaca logros y objetivos en la experiencia laboral: Una de las

mayores claves de una hoja de vida atractiva es resaltar adecuadamente
los logros y objetivos que tú has conseguido durante tu vida profesional.
Muchas veces le gente erra en este punto al poner solamente las
funciones que realizaba en un anterior trabajo. 

4. Plasma la Información completa en la experiencia laboral: Se debe

incluir con día, mes y año la entrada o salida de una empresa al igual
que los datos sobre tus superiores para que las personas de Recursos
Humanos puedan confirmar referencias laborales.

5. Incluye información pertinente con el cargo al que te estás

postulando: Destaca si manejas un idioma extranjero o si tienes
formación en programas técnicos o académicos que te puedan
ayudar en el trabajo al cual te estás presentando. Incluye selectivamente
los cursos y seminarios que te pueden dar un valor agregado al igual
que los logros personales, académicos y profesionales. 

9.3 Formato de hoja de vida

35
DATOS PERSONALES
PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO NOMBRES

DOCUMENTO DE SEXO NACIONALIDAD

IDENTIFICACIÓN

FEMENINO
C.C
COLOMBIANO
MASCULINO
T.I

OTRO EXTRANJERO
No.

¿CUÁL?
PAÍS

FECHA Y LUGAR DE NACIMIENTO DIRECCIÓN DE

CORRESPONDENCIA

DIA MES. AÑO

TELÉFONO

PAIS
CELULAR

CIIDAD
EMAIL

36
 FORMATO HOJA DE VIDA EMPRESA

LOCKY`S J.M

FORMACIÓN ACADÉMICA
MARQUE CON UNA X EL ÚLTIMO GRADO APROBADO

EDUCACIÓN BASICA PRIMARIA 1° 2°. 3°. 4°. 5°.

SECUNDARIA 6°. 7°. 8°. 9°
MEDIA 10°. 11°

EDUCACIÓN SUPERIOR
CARRERA SEMESTRE TÍTULOS GRADUADO TERMINACIÓN
EJERCIDA APROBADO OBTENIDOS
No SI NO

IDIOMAS APRENDIDOS DESEMPEÑO

EXCELENTE, BUENO,
REGULAR

EXPERIENCIA LABORAL
EMPLEO EN EL CUAL SE DESEMPEÑA
ENTIDAD PAÍS
CIUDAD
DIRECCIÓN TELÉFONOS

37
 CORREO ELECTRÓNICO

CARGO FECHA DE INGRESO

FECHA DE RETIRO

HORAS TRABAJADAS

EMPLEO CONTRATO ANTERIOR

ENTIDAD PAÍS

CIUDAD

DIRECCIÓN TELÉFONO

CORREO ELECTRÓNICO

CARGO FECHA DE INGRESO

FECHA DE RETIRO

HORAS TRABAJADAS

TIEMPO TOTAL DE EXPERIENCIA

OCUPACIÓN TIEMPO DE EXPERIENCIA

EMPLEO AÑOS

MESES

38
 TRABAJADOR INDEPENDIENTE AÑOS

MESES
Tabla 2 hoja de vida Fuente: propia

10. SOBRES COMERCIALES

10.1 Partes del sobre comercial

- Datos del remitente

- Datos del destinario
- Tratamiento: título académico
- Nombre
- Cargo
- Empresa
- Dirección o apartado
- Destino

10.2 Instructivo para diligenciar el sobre comercial

El logotipo y los datos principales de la empresa  se colocan

centrados en la parte superior del papel. El logotipo de la empresa
primero y debajo los datos de la empresa: nombre comercial,
dirección, localidad, teléfono, dirección web, correo electrónico,
etcétera.

10.3 Formato de sobre comercial

39
11. CORREO ELECTRÓNICO
11.1 Partes del correo electrónico
 Dirección del destinatario/ remitente
 Asunto
 Cc: con copia o Cco: con copia oculta
 Cuerpo
 Archivos adjuntos
 Firmas

11.2 Instructivo para diligenciar el correo electrónico

 El primer campo para llenar es el campo Para: Escribe la dirección de
correo electrónico del individuo que quieres reciba tu mensaje. La
dirección de correo electrónico necesita ser exacta.

 El campo De pone por defecto la dirección de Gmail que estás usando

para crear el mensaje. No puedes cambiarla a menos que hayas
combinado tu dirección de correo electrónico con otras direcciones de
correo electrónico.

 El campo Asunto es una breve descripción del mensaje. Se muestra en

la bandeja de entrada del destinatario antes de que abra el mensaje.

40
  Agregando CC destinatarios. CC destinatarios a menudo se agrega a
un mensaje únicamente para fines informativos

 Agregando CCO destinatarios. CCO quiere decir con copia oculta.

Cuando agregas un destinatario con copia oculta a un mensaje, nadie
podrá decir que está recibiendo una copia del mensaje excepto tú y esa
persona.
 Además de escribir el texto de tu mensaje, puedes controlar la forma en
que se ve tu mensaje. Puedes enviar archivos adjuntos.

 Comienza escribiendo el texto de tu mensaje debajo de la línea del a

11.3 Formato de correo electrónico

MENSAJE ELECTRONICO

DE: locky´jmrestaurante@gmail.com
PARA:
ASUNTO:
REDACTAR CORREO:

Hola buenas tardes, espero que este correo electrónico haya llegado en el
momento idóneo, nuestra empresa LOCKY´JM tiene un sistema nuevo que
puede ayudar a tu compañía en el proceso de alimentación para ejecutivos y
empresarios en poco tiempo y te facilitaría muchos beneficios.

¿Tendrías tiempo para el día 10 de mayo para concretar una cita y hablar
mejor sobre el tema?

Agradezco tu tiempo y espero tu pronta respuesta

41
ATENTAMENTE:
HUGO ALBERTO GUARIN VELAZQUEZ
administrador

12. TARJETAS PROTOCOLARIAS

12.1 Partes de las tarjetas protocolarias

 Logotipo, escudo o nombre de la organización del remitente.

 Nombres, apellidos y cargo de quien envía los agradecimientos.
 Texto del motivo de agradecimiento.
 Nombres, apellidos y cargo de la persona a quien se envía el
agradecimiento.
 Ciudad y municipio y fecha.

12.2 Instructivo para diligenciar las tarjetas protocolarias

La redacción y presentación de las tarjetas protocolarias varían de acuerdo con

el objetivo que buscan.
Se recomienda incluir esta información

 Logotipo de la organización
 Razón social completa del acrónimo o sigla que lo representa
 Nombres y apellidos completos del directivo o funcionario de la
organización que va a utilizar la tarjeta
 Cargo que desempeña
 Dirección, teléfonos fijos y móviles, telefax, apartado, correo electrónico,
sitio web, si tiene, ciudad o municipio y país.

42
12.3 Formato de tarjetas protocolarias

TARJETA PROTOCOLARIA

RESTAURANTE Y COMIDAS
RAPIDAS LOCKY´JM

Cr44a #24b-08 barrio quinta paredes

Tel:9370343-9370342

Gmail: locky´jmrestaurante@gmai

RECOMENDACIONES
Que la empresa maneje formatos de comunicación para poder llevarse un
orden con los trabajadores y tener una presentación para que se vea reflejada
la imagen de la empresa y así dar mejor publicidad a la empresa para que los
clientes puedan tener una buena expectativa de la empresa y así poder
recomendarla a sus familiares y amigos.

CONCLUSIONES

El objetivo de la creación de un método o estrategia que se va a crear es que la

empresa pueda manejar un método de gestión documental donde pueda
archivar y llevar control de todas las actividades que se suministran en la
empresa por medio de tablas de retención documental y una plataforma digital
para que se puedan guardar cada información y así poder tener un control de
todos los documentos y seleccionarlos por su categoría. También va ayudar

43
para que la empresa maneje un mejor control de los documentos y
proveedores de la empresa.

1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

INTRODUCCIÓN
A través del manual de procedimientos de gestión documental y administración
de archivos la empresa LOCKY`S JM presenta a sus funcionarios una
herramienta básica para la sustentar las normas y procedimientos que
constituyen la base del proceso de administración documental de archivos y
correspondencia, además para normalizar el trámite de documentos, de
acuerdo con sus características y destino final.

El desarrollo del programa de gestión documental se implementará las tablas

de retención documental, dará un nuevo orden a los procesos de transferencias
documentales que naturalmente deben darse entre las dependencias y el
archivo y dejar claro los valores primarios y secundarios y así puedan tomar las
decisiones de eliminación y conservación documental.

El manual para la organización y manejo de archivo que orienta el programa de

gestión documental en la empresa LOCKY`S JM, es una fase inicial de
organización de archivos de gestión, transferencias documentales,
conservación de archivo histórico, eliminación de documentos carentes de valor
secundario y servicios.

44
OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS

Presentación de recomendaciones para elaboración de los diferentes tipos de

documentación generada en la organización específica del establecimiento
comercial, con el propósito de proyectar una mejora para la adecuada imagen y
producción corporativa.
Presentación del orden con respecto a las situaciones y aspectos generales
identificando los problemas de producción y su mejoría y/o solución, con base
en el estilo de la presentación que demandan los protocolos organizacionales,
esto se sugiere establecer en el manual de procedimiento de organización para
la producción de los documentos correspondientes para la acción(es) a tomar.

 Cambiar el método de organización de la empresa

 Orientar a los procesos de producción, organización, control, servicios y
disposición final de los archivos de gestión a partir de la aplicación de la
tabla de retención documental
 Elaborar el estudio técnico para la creación de una herramienta office
para el manejo de la documentación y las actividades de la empresa
 Llevar un control del manejo de la documentación y del servicio
 Establecer las directrices legales y organizacionales para el
establecimiento de la empresa.

MARCO LEGAL

45
Se deberá ordenar y jerarquizar los documentos jurídico-administrativos
vigentes, en forma descendente

Código de Procedimiento Civil:

 Artículo 251. Definición de documento.

 Artículo 252. Documento auténtico.
 Artículo 253. Aportación de documentos.
 Artículo 254. Valor probatorio de las copias.
 Artículo 255. Cotejo de documentos.
 Artículo 256. Copias registradas.
 Artículo 261. Documentos rotos o alterados.
 Artículo 269. Instrumentos sin firma.
 Artículo 276. Reconocimiento implícito.
 Artículo 12. Acceso de los ciudadanos a los documentos.
 Artículo 13. Reserva legal.
 Artículo 17. Acceso a los documentos públicos.

Código Penal:
 Artículo 154. Revelación de secreto.
 Artículo 218. Falsedad material de empleado oficial en documentos
público.
 Artículo 219. Falsedad ideológica en documento público.
 Artículo 220. Falsedad material de particular en documento público.
 Artículo 221. Falsedad en documento privado.
 Artículo 222. Uso de documento público falso.
 Artículo 223. Destrucción, supresión y ocultación de documentos.
Modificado Ley 43/82. Artículo 224. Destrucción, supresión y ocultación
de documento privado.
 Artículo 275. Obligación de entregar los documentos.

46
Código de Comercio:
 Artículo 44. Certificación del contenido de documentos registrados.
 Artículo 251. Comprobantes.
 Artículos 60, 134 y Decreto 2649. Conservación y destrucción de libros y
papeles del comerciante.

DEFINICIONES
1. DOCUMENTO QUE CONFORMAN PARTE DEL ARCHIVO DE LA
EMPRESA
Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organización,
algunos son para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la
prestación del servicio.
 Planillas de pago
 Recibo factura de proveedores
 Factura de pago de arriendo
 Servicios públicos
 Facturas de mantenimiento

2. ELEMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL ARCHIVO DE LA EMPRESA

2.1 ARCHIVO DE GESTIÓN

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,

sometida a continua utilización y consulta administrativa (Articulo 67 General de
Archivos).

2.2 ARCHIVO CENTRAL

47
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o
trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una
vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta
administrativa por las mismas oficinas u otras que lo soliciten (Articulo 67
Reglamento General de Archivos).

2.3 ARCHIVO HISTÓRICO

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la

documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo,
debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede
conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito
voluntario, adquisición o expropiación (Articulo 67 Reglamento General de
Archivos).

3. INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DEL MANUAL

En la actualidad las organizaciones a nivel mundial se mueven mediante
procesos y nace la necesidad de controlar cada proceso para que este se
desarrolle de una manera eficiente por lo que es importante el control
interno aplicado a manuales de procedimientos, los que al mismo tiempo
son guías operativas para el proceso que se asigna a una persona o
actividad dentro de una organización. El presente artículo es una
recopilación de información basados en el control interno y los manuales de
procedimiento como herramienta del mismo. Estos van a dar una visión
general de la importancia de estas dos herramientas, posibilitan el
encuentro de la base teórica del control interno y los manuales de
procedimiento. Se ofrece, además, una guía de los eslabones que tiene un
manual óptimo y cómo se compactan estas dos teorías, al ser el control
interno base fundamental para desarrollar un manual de procedimientos en
una entidad. control interno, procedimientos

4. RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA 5. TIPOS DE

COMUNICACIONES

48
Recepción: Consiste en recibir Ias comunicaciones provenientes
de distintas fuentes y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos
o  indirectos.

Las comunicaciones que son entregadas por Ia persona interesada (o  su

representante) y mensajeros en Ia ventaniIIa de Ia Unidad de
Correspondencia, se
denominan  de  recepción  directa;  y  Ia  recepción  indirecta  es  Ia  que  se  recibe 
por correo y/o medios electrónicos.

Clasificación: Consiste en separar Ios documentos recibidos

Apertura: Se trata de Ia apertura deI sobre o empaque de Ias comunicaciones

oficiales, para Ia extracción deI documento y de sus anexos.

Revisión: Según el artículo 10 deI Acuerdo 060/2001: “Ias comunicaciones

oficiales que ingresen a Ias instituciones deberán ser revisadas, para verificar
Ia competencia,
Ios  anexos,  eI  destino  y  Ios  datos  de  origen  deI  ciudadano  o  entidad  que 
Ias
remite,  dirección  donde se  deba  enviar  respuesta  y asunto  correspondiente, 
si  es competencia de Ia entidad, se procederá a Ia radicación deI mismo.

Radicación: Según el artículo 2 de Acuerdo 060/2001: “radicación es el

procedimiento por medio del cual, Ias entidades asignan un número
consecutivo, a  Ias
comunicaciones recibidas o producidas,  dejando constancia de Ia fecha y hor
a de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir
con Ios términos de vencimiento que establezca Ia Ley. Estos términos, se
empiezan a contar a partir deI día siguiente de radicado el documento.”

5. TIPOS DE COMUNICACIONES
Comunicación interna
En ella se produce entre los diferentes departamentos y trabajadores de la
empresa en ella encontramos diferentes comunicaciones como:

 Comunicación descendente: se da entre el jefe hacia trabajadores de la

empresa

 Comunicación horizontal: se da entre personas de la misma área de

trabajo, que cumple con dar información, instrucciones y notificar las
actividades.

49
  Comunicación ascendente: se da entre trabajadores y el jefe para dar
opiniones, sugerencias, entre otras.

 Comunicación externa: En ella va dirigida a establecer una

comunicación con el medio, en ella encontramos diferentes
comunicaciones como:

 Comunicación externa operativa: se trata de la comunicación vinculada

con la actividad y desarrollo diario de la compañía, que se produce con
todos los públicos de la organización

 Comunicación externa estratégica: el objetivo de este tipo de

comunicación externa es obtener información sobre aspectos
estratégicos de la empresa que permitan mejorar la posición competitiva
de la misma, como situación de la competencia, novedades legislativa y
estado del mercado.
 Comunicación externa de notoriedad: esta forma de comunicación
externa es la que habitualmente se asocia con el termino, haciendo
referencia al flujo de información, con el que la compañía trata de dar a
conocer sus productos y servicios y mejorar su imagen y reputación.

6. TRÁMITE DE LAS COMUNICACIONES

6.1 COMUNICACIÓN EXTERNA RECIBIDA – RECEPCIÓN Y RADICACIÓN.

Correspondencia Externa Recibida: Es la que llega a la Administración de

entidades o personas externas, por medio personal, mensajería, electrónica.

Radicación: es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un

número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o envío

50
Recepción: Lugar de algunos establecimientos públicos en que se recibe a los
clientes

6.2 REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS

Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del
término "correspondencia", hasta el momento en que se adoptó la definición de
"comunicaciones oficiales" señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el
Archivo General de la Nación.

6.3 DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA

 Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado

que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan trámites para las instituciones.

 Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los

rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e
integridad. - Petición: Es un acto por medio del cual el usuario, de
manera respetuosa, solicita a la María Cano cualquier información
relacionada con la prestación del servicio y que busca mejorar la
atención para el público interno y externo. La Institución analiza la
petición, su viabilidad acorde con los lineamientos establecidos en la
reglamentación y brinda una respuesta en un periodo de 10 días hábiles,
donde informa si se acata o no la misma.

 Queja: Es la expresión o manifestación que le hace el usuario a la María

Cano por la inconformidad que le generó la prestación de nuestros

51
 servicios. La Institución recibe la notificación, la redirecciona al área
encargada o involucrada en la queja y entrega respuesta al usuario con
excusa o justificación, en un plazo de 10 días hábiles.

 Reclamo: Es la oposición o contrariedad presentada por el usuario, con

el objeto de que la María Cano revise y evalúe una actuación
relacionada con la prestación del servicio que lo afecta en términos
económicos y que no cumple con los establecido en la reglamentación o
informe anual de derechos pecuniarios. La Institución analiza el caso y
da respuesta en un plazo de 10 días hábiles.

 Sugerencia: Es una propuesta presentada por un usuario para incidir en

el mejoramiento de un proceso de la María Cano cuyo objeto está
relacionado con la prestación del servicio. Esta información es recibida
en la Institución y se analiza con el área involucrada. La sugerencia
puede ser acatada o no, de acuerdo al accionar en las sedes y las
directrices brindadas por los grupos directivos, que tienen una visión
general de las actuaciones de la María Cano. En un periodo de 10 días
hábiles se le da respuesta al usuario.

 Felicitación: Es el mensaje que brinda un usuario de la María Cano por

la satisfacción de servicio y que sirve de ejemplo para el accionar
institucional. Se da agradecimiento al usuario en un periodo de 10 días
hábiles.

 Documento electrónico de archivo: Es el registro de información

generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos,
que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por
una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos.

6.4 COMUNICACIÓN EXTERNA DESPACHADA

52
Comunicación despachada externa: Es aquella que está dirigida a clientes,
proveedores, empresas y/o funcionarios de la empresa con las que se realizan
transacciones comerciales y/o comunicaciones.

7. GESTION DOCUMENTAL

7.1 CONCEPTO

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los

documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la
recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía.

7.2 CICLO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Representa, las etapas o fase sucesivas por las Que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina hasta su disposición
final (Microfilmación, digitación, conservación permanente, selección o
eliminación).

 Archivo de Gestión: Archivo vigente o en trámite de las oficinas de

continua utilización y consulta administrativa.

 Archivo Central: Archivo intermedio transferido de los archivos de

gestión una vez finalizado su trámite, y que sigue siendo vigente o con
una frecuencia de consulta reducida.

53
  Archivo Histórico: Conjunto de documentos conservados
permanentemente dado su valor histórico cultural para la investigación,
la ciencia o la cultura.

8. ORGANIZACIÓN Y ORDENAMIENTO DOCUMENTAL

La organización del fondo documental de un archivo responde a dos

necesidades:

Clasificación

 Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad

que genera los documentos. Los documentos se agrupan según la función del
que son reflejo o bien según las actividades de las que son resultado.

 Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura

organizativa que le permita su funcionamiento. Los documentos se agrupan
siguiendo las distintas estructuras administrativas de la institución de la que
emanan.

 Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la

entidad sino de la percepción que se tenga de la misma o de sus actividades.
Los documentos se agrupan tras analizar el contenido de los mismos, para
después establecer grupos según los asuntos de los que traten.

Ordenación

 Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha

de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo
al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por
días.

54
  Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras
del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas,
entidades y lugares.

 Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número

de registro correlativo que se le da en la oficina productora para
controlarlos.

 Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un

índice previamente confeccionado. Este sistema es válido por ejemplo
para la correspondencia donde se ordenan los documentos por
conceptos y dentro de estos, por orden cronológico.

8.1 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA

8.1.1 Principio de Procedencia

Es aquél según el cual cada documento debe estar situado en el fondo

documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la
unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter
seriado de las secciones, series y expedientes.

Para la aplicación del principio de procedencia debe identificarse la entidad

productora de los documentos, la dependencia productora, las funciones
desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series. Debe hacerse
una clasificación documental reconstruyendo la estructura de fondo
documental.

8.1.2 Principio de Orden Natural.

Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada

carpeta o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se

55
dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción.
Cuando una serie documental está compuesta por varios expedientes o
carpetas, éstas también deben estar ubicadas de manera consecutiva
respetando el orden natural en que se fueron conformando.

8.1.3 Principio de Ordenamiento

La organización que se le da a las carpetas, bolsas o fichas, utilizando una

base determinada y siguiendo un proceso lógico. Un sistema puede definirse
como un conjunto de elementos interactivo que actúan como una unidad para
satisfacer un objetivo específico.

Todos los sistemas de clasificación se basan en tres grandes principios:

 Alfabético
 Numérico
 cronológico

9. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

9.1 SERIES DOCUMENTALES

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor de documentos como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Como por ejemplos:
historias laborales, contratos, actas, informes.

9.1.1 Subseries Documentales

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características
específicas.

56
9.1.2 Orden Original

Este principio trata sobre disponer u organizar los documentos al interior de

una unidad documental en el mismo orden que se fueron generando.

Es decir, que cuando se abre una unidad documental, el primer documento que
se debe de encontrar es lo primero que se hizo y le dio apertura a dicha unidad
documental.

Luego, deben continuar detrás, los tipos documentales que se fueron

generando a raíz de los trámites ligados a la unidad documental.

Y el último documento que cierra la unidad documental debería ser con el que
se cerró el trámite.

9.1.3 Codificación y Estructura Interna de la Entidad

Se le puedes dar diferentes usos a la codificación y estructura interna de la

entidad

 La más común es para identificar el productor (área o proceso) con las

series y subseries documentales.
 Para identificar las áreas o procesos de la empresa.
 También para relacionar los trámites desde la ventanilla de radicación (o
cómo la llamen en tu empresa) con las áreas o procesos responsables
de su resolución.
 Para ubicar en la parte superior de los documentos (no lo confundas con
el código del formato) e identificar así el área o proceso responsable de
su elaboración.

10. MATERIALES Y ELEMENTOS PARA EL ARCHIVO

10.1 CARPETAS

Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos

para su almacenamiento.

10.2 LEGAJOS

57
En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad
documental.

10.3 FOLIACIÓN

Acto de enumerar los folios solo por su cara recta. Operación incluida en los
trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los
folios de cada unidad documental.

10.4 MARCACIÓN ROTULO DE LA CARPETA

La apertura, identificación y rotulación de las carpetas debe reflejar las series y

subseries correspondientes a cada Dependencia de la Entidad. Cada carpeta
se individualiza, con la información o datos, necesarios, para poder recuperarla,
los cuales de describen en el campo (tema o asunto).

Ilustración 1 rotulo de carpetas

10.5 MARCACIÓN ROTULO DE LA CAJA

 Fondo: Se diligencia el nombre de la Alcaldía en mayúscula sostenida.

 Sección: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que
produce los documentos en mayúscula sostenida. Ejemplo:
SECRETARÍA GENERAL, OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, ETC.

58
  Código de Sección: Consignar en este campo el código de la Unidad
Administrativa, el cual aparece en el encabezado de la Tabla de
Retención Documental y que es único para cada una de ellas,
 Subsección: Debe colocarse el nombre la dependencia que produce los
documentos. No se deberá colocar nombres de dependencias que no
hayan sido creadas mediante actos administrativos.
 Código de Subsección: Consignar en este campo el código de la
dependencia, el cual aparece en el encabezado de la Tabla de
Retención Documental y que es único para cada una de ellas
 Serie: Se anotará el nombre de la serie documental en mayúscula
sostenida, tal como aparece en la Tabla de Retención Documental de la
Unidad Administrativa. Ejemplo: CONTRATOS, INFORMES, ACTAS,
ETC.
 Código de serie: Consignar en este campo el código de la serie
documental, el cual aparece en la Tabla de Retención Documental de la
Unidad Administrativa y que es único para cada una de ellas
 Subserie: Se anotará el nombre de la subserie documental con
mayúscula inicial en cada palabra, tal como aparece en la Tabla de
Retención Documental de la Unidad Administrativa. Ejemplo: Contrato
de Prestación de Servicios, Informes de Visitas Técnicas, Actas de
Consejo de Gobierno, etc.
 Código de Subserie: Consignar en este campo el código de la subserie
documental, el cual aparece en la Tabla de Retención Documental de la
Unidad Administrativa y que es único para cada una de ellas

Ilustración 2 marcación de rotulo de caja

11. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

59
Para la organización de los archivos de gestión del FUNCIÓN PÚBLICA se
debe utilizar la Tabla de Retención Documental – TRD vigente.
Las Tablas de Retención Documental son un instrumento que refleja las
funciones de cada dependencia de la Función Pública, definen qué
documentos conforman el archivo, regulan la transferencia del archivo de
gestión al archivo central y determinan la disposición final de la documentación.
Con el fin de contar con un archivo debidamente organizado es indispensable
realizar la actualización de las Tablas de Retención Documental cada vez que
sea necesario.
Los beneficios de contar con TRD son los siguientes:
 Facilita el manejo de la información.
 Contribuye a la racionalización de la producción documental.
 Facilita el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.
 Garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
 Regula las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
 Sirve de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos y
 Ayuda a controlar la producción y trámite documental

12. EL ARCHIVO CENTRAL

12.1 FUNCIONES

El archivo Central es el órgano responsable de planificar, organizar, dirigir,

normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel
institucional, así como, de la administración, custodia y conservación de la
documentación proveniente de los archivos de valor permanente y/o de valor
temporal llamados archivos de gestión o secretariales.

12.2 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

60
Remisión de documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central y de este al
Histórico, de conformidad con las tablas de retención documental aprobadas.
Anualmente la oficina de archivo central y correspondencia elabora un
cronograma de transferencias documentales, en el cual registra la fecha en la
cual se le recibirán transferencias documentales a cada dependencia de la
empresa LOCKY`S JM.

12.2.1 Transferencias Primarias

conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas. El

Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo
con las políticas de recuperación, custodia, conservación y difusión del
patrimonio documental de la Nación, lidera el Programa de Transferencias
Documentales de los archivos pertenecientes a entidades públicas del nivel
central del orden nacional.
Las transferencias documentales permiten:
- Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
- Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
- Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
- Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de
documentos en las dependencias e instituciones productoras.
- Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
- Guardar precaucionar o definitivamente la documentación, en las mejores
condiciones de conservación.

12.2.2 Transferencias Secundarias

Las transferencias documentales secundarias se adelantarán teniendo en

cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención
Documental aprobada por el Comité Interno de Archivo. Las tablas de retención
documental que se aplicaran para la transferencia documental secundaria son

61
las que están convalidadas por el Archivo general de la Nación en la vigencia
2009, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentación,
eliminación del material metálico, identificación de material afectado por
biodeterioro.

13. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR FORMATO DE INVENTARIO

DOCUMENTAL

13.1 CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

1. Solicitar préstamo de documentos de archivo

2. Validar los datos de la solicitud
3. Ubicar físicamente el expediente
4. Entregar documentos
5. Devolver Expedientes
6. Efectuar seguimiento a la devolución de expedientes

13.2 ELIMINACIÓN DE ARCHIVOS

Consiste en la destrucción de documentos, tanto en soporte físico como

electrónico, conforme a los plazos definidos en los procesos de valoración y
sanción de la Tabla de Retención Documental (TRD).
La eliminación de documentos debe hacerse de forma controlada y autorizada,
siguiendo un procedimiento establecido que debe quedar debidamente
documentado. Estas características son de especial relevancia al considerar
que la eliminación debe ser irreversible, para lo cual deberán utilizarse métodos
seguros y eficaces que aseguren que la información contenida en los
documentos no pueda ser recuperada o restituida.

13.3 CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

62
Se hará énfasis en la conservación preventiva, proceso mediante el cual se
podrá garantizar el adecuado mantenimiento de los documentos. Con la
conservación se ejecutarán tareas tendientes a detener y corregir los deterioros
manifiestos que afecten la integridad de los documentos.
La documentación en su soporte original, considerado de valor permanente,
deberá mantenerse en dicho soporte aun cuando se regule la validez y
utilización de otros medios de almacenamiento de la información.

13.4 CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE

Trámite de correo: Todos los documentos a ser enviados a través del correo
oficial deben tener el soporte de radicación para que sirva de salida al envió de
correo en el libro radicado. Si el radicado lleva una o varias copias deben
ingresar esta situación al momento de radicar el documento, no se deben
enviar copias a diferentes destinatarios en un mismo sobre, pues todos deben
tener número de radicación o figurar como copias del radicado. Todos los
documentos radicados deben guardar coherencia con los datos ingresados en
el sistema de radicación de la entidad.

Redireccionamiento de la correspondencia: Cuando la correspondencia ha

llegado a una dependencia u oficina y por competencia del asunto debe ser
remitida a otra, el funcionario responsable de la dependencia que recibe
inicialmente el documento, señala con lápiz de mina negra, debajo del número
consecutivo o de radicación que trae el documento, el nombre de la
dependencia u oficina a la que debe ser entregado, anteponiendo el texto
PASA A. El documento se distribuye a la Dependencia u oficina competente
con el propósito de redireccionar la entrega de los documentos.

Recibo y trámite de fax: Los fax oficiales son recibidos en las dependencias,
por las líneas telefónicas establecidas para este fin.

14 FORMATOS

63
 14.1 REGISTRO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA

REGISTRO FEC PROCEDE LUG IDENTIFICACIÒN

CONTEN ANEXO MED CO PASA RESPUESTA
N.º HA NCIA AR IDO O S IO N A
RECI ASUNT DE COP
BO O RECI IA A
BO
ENTIDAD   NUMERO FECHA         NUM FEC
O DOCUME DOCUM ERO HA
PROCEDE NTO ENTO
NCIA
                         
                         
                         
                         
                         
                         
                         
Tabla 3 registro de correspondencia externa recibida Fuente: sanjeronimo-
antioquia

14.2 CONTROL DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA

No. Fecha DATOS DEL REMITENTE ASUNTO ANEXO ANTECEDE DATOS DEL DESTINARIO
Radicació S NTE
DEPENDENCI NOMBRE DEL ENTDA NOMBR CIUDAD
n
A FUNCIONARI D E
O

Tabla 4 registro de correspondencia despachada Fuente: despacho de

documentos

14.3 CODIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS

CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE

64
Tabla 5 codificación de dependencia

14.4 ACTAS - SOPORTE INTEGRADO DE GESTIÓN

ACTA N° XX
(Enumerar consecutivamente por tema, iniciando en 1 la primera reunión del año)

FECHA: Bogotá, mes, día de 20XX.

HORA: 00:00 a.m. - 00:00 am.

LUGAR: Sala de juntas oficina de recursos humanos.

TEMA: Breve descripción del Asunto o asuntos a tratar en la reunión

ASISTENTES: Planilla de asistencia. Los asistentes son personas que constituyen

parte del grupo reunido

ORDEN DEL DÍA:

65
 1. Relacione aquí el nombre del punto que corresponda.

2. Relacione aquí el nombre del punto que corresponda.

DESARROLLO:

1. Relacione aquí el nombre del punto que corresponda

2. Relacione aquí el nombre del punto que corresponda.

Compromisos:

Compromisos Responsables Fecha de Ejecución

CONVOCATORIA. Se propone una nueva reunión para el día XX de mes de 20XX.

Cargo o Tipo de
Nombres y Apellidos Dependencia Firma
vinculación

66
En constancia de lo anterior firman:

Ingrese las filas que sean necesarias

Anexos: muestra de texto.

Elaboró: nombre de la persona que elabora el acta

El texto en azul corresponde a las orientaciones para el uso del formato, y por tanto debe ser
eliminado de la versión final del documento.

67
14.5 CLASIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
GLOSARIO
CÒDIGO DE NOMBRE DE CÒDIGO DE NOMBRE DE LA SUBSERIE
SERIE LA LA
SUBSERIE SUBSERIE

Tabla 6 clasificación series y subseries documental

GLOSARIO

 GESTIÓN DEL SERVICIO

4.1 DIAGNÓSTICO DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CLIENTE

Diseña un instrumento de recolección de información basado en el diagnóstico

del servicio y la atención al cliente a nivel interno de la unidad productiva objeto
de estudio. Realiza análisis y recomendaciones de acuerdo con los hallazgos
encontrados.

4.2 PROPUESTA DE MANUAL DE PROTOCOLO DE ATENCIÓN AL

CLIENTE

68
Elaborar una propuesta de un manual de protocolo de atención al cliente, que
dé respuesta a los hallazgos del análisis de la aplicación del instrumento de
recolección de información para diagnóstico del servicio y la atención al cliente
de la unidad productiva objeto de estudio, resaltando el protocolo de atención al
cliente presencial, telefónica y virtual:

INTRODUCCIÓN
OBJETIVO GENERAL
ALCANCE
DEFINICIONES
1. NUESTRA EMPRESA
1.1. Misión
1.2 Visión
1.3 Principios y valores
1.4 Políticas de atención al cliente
1.5 Políticas de etiqueta empleados
1.6 Organigrama empresa
1.7 Portafolio de productos/servicios
2. DEFINICIÓN DE CLIENTE
2.1 Perfil del cliente
2.2 Tipos de clientes
3 CANALES DE ATENCIÓN AL CLIENTE
4 PROTOCOLO DE ATENCIÓN PRESENCIAL
5 PROTOCOLO DE ATENCIÓN TELEFÓNICA
6 PROTOCOLO ATENCIÓN VIRTUAL
7 PROCEDIMIENTO PQRSF
7.1 Descripción de actividades PQRSF
8. CRM
9. RECOMENDACIONES
10.CONCLUSIONES

69
 5 EVENTO CORPORATIVO

Propone un evento donde se evidencie la aplicación del proceso administrativo

y propone tres modelos de tarjetas de una invitación formal, diseñadas en la
aplicación de Publisher, para la realización del evento.

70
 6 GESTIÓN CONTABLE

6.1 CARACTERIZACIÓN CONTABLE: Elabore una tabla donde identifique

para la unidad productiva objeto de estudio, las siguientes características:
 Tipo de empresa (este tiene que ver con el sector económico a nivel
macroeconómico y con el subsector a nivel microeconómico)
 Sector Económico (de la teoría clásica de la economía, Adam Smith)
 Subsector (subdivisión de los sectores a nivel microeconómico,
enfocándose en las actividades específicas llevadas a cabo por las
empresas.)
 Actividad económica (la descripción del código CIIU)
 Código CIIU (clasificación uniforme de las actividades económicas por
procesos productivos, Mediante Resolución nro. 066 del 31 de enero de
2012, el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE)
estableció la nueva Clasificación de Actividades Económicas CIIU
Revisión 4 adaptada para Colombia.)

71
  Tamaño (clasificación de las empresas de acuerdo a dos (2)
lineamientos: activos totales medidos en SMMLV y numero de
empleados)
 Tipo de sociedad (Forma jurídica de asociación para las empresas)
 NIT. (Número de Identificación Tributaria, es un número único
colombiano que asigna la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
de Colombia (DIAN), una sola vez en la existencia de un comerciante,
cuando debe inscribe en el Registro Único Tributario (RUT).
 Determine el grupo adecuado de aplicación de estándares para la
presentación de información financiera y contable (Ley 1314 de 2009,
documento de direccionamiento estratégico, emitido por el Consejo
Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), grupos 1,2,3)

6.2 LIBROS CONTABLES: Describa y evalué, la situación actual en el manejo

de los libros de contabilidad para la unidad productiva. Elabore de acuerdo
a su diagnóstico una propuesta de aplicación, para el manejo de dichos
libros.

6.3 DOCUMENTOS CONTABLES: Revele los documentos y soportes de

contabilidad que se utilizan en las operaciones comerciales de la empresa.
Describa brevemente en que caso se utiliza cada documento. En caso de
que la unidad productiva no esté utilizando documentos y soportes, realice
una propuesta de aplicación.

6.4 CONCEPTOS CONTABLES: Elabore la definición y la forma en que se

aplican en la unidad productiva cada uno los siguientes conceptos:

 Causación o devengo.
 Políticas contables.
 Partida doble
 Ecuación patrimonial.
 Ciclo contable.
 Matemática financiera

6.5 CUADRO DE ELEMENTOS PARA LOS ESTADOS FINANCIEROS

Relacione los activos, pasivos, componentes patrimoniales, ingresos y gastos
de la unidad productiva mediante una tabla que contenga las siguientes
columnas:
 Detalle. En esta columna mencione el tipo de activo o pasivo que posee
la empresa (Vehículos, edificios, deudas con bancos etc.)
 Elemento: Mencione a que elemento de los estados financieros de
acuerdo a las NIIF pertenece la partida mencionada.
 Cumple o no la definición de la IASB: En esta columna especifique si los
activos o pasivos relacionados, cumplen o no la definición del marco
conceptual de la IASB de acuerdo al trabajo desarrollado en formación
 Criterios de reconocimiento: Mencione los criterios que tienen en cuenta
en la unidad productiva para reconocer activos o pasivos.

72
  Recomendación: Si no se cumple la definición o los criterios de
reconocimiento de activos y/o pasivos de acuerdo a las NIIF, realice las
recomendaciones pertinentes.

6.6 IMPUESTOS
Elabore una tabla que contengas las siguientes especificaciones en materia de
impuestos y retenciones:
 Tipo de impuesto o retención
 Clasificación por territorialidad
 Clasificación directo o indirecto
 Obligación de la unidad productiva frente al impuesto o retención,
 Cumple o no la obligación
 Recomendación.
6.7 ESTADOS FINANCIEROS
Solicite en la unidad productiva los siguientes informes de final del periodo.
(Todos deben tener la misma fecha de corte)
 Estado de la situación financiera o Balance General
 Estado de Resultados Integral o Estado de Pérdidas y Ganancias.
Analice la estructura y contenido de cada informe, teniendo en cuenta las
especificaciones de la NIC 1, y los conceptos aprendidos en formación.
Si la unidad productiva no cuenta con los informes solicitados, deberá
construirlos a partir de la información recolectada dentro del proceso de
elaboración del proyecto.

6.8 Identifique si la unidad productiva maneja algún tipo de software contable

para el registro de sus operaciones. En caso de no manejar ninguno, lleve a
cabo una investigación, sobre el tipo de programa adecuado para las
necesidades del negocio y presente una propuesta económica. Esta deberá
contener:
 Nombre del Programa
 Proveedor
 Ventajas
 Desventajas
 Precio
 Duración para aplicación en la empresa

73
 6. CONCLUSIONES

Después de realizar todos los métodos ya conocidos se concluye que las

tecnologías para la información y comunicación específicamente los sistemas
de información son instrumentos de apoyo en la gestión de los procesos
administrativos de las empresas según los niveles de la organización de ahí la
importancia de diagnosticar y conocer cual tecnología se adapta y cumple una
mejor función en la oficina para una apropiada gestión documental digital
Implantar una SGD es una estrategia importante para asegurar parte del éxito
de una empresa a nivel de decisiones y procesos no se trata de controlar la
información fácilmente, sino la adquisición de esta para generar mayores
oportunidades y en general sacar máximo beneficios que se puedan obtener de
sus ventajas
Este trabajo puede dar una idea general de las variables que conforman un
sistema de gestión documental y las implicaciones que existen al adquirir o al
tratar de desarrollar uno para determinada empresa

74
 RECOMENDACIONES

Implementar soluciones que permitan que la gestión documental no suponga

demasiado esfuerzo y tiempo, no es difícil, pues existen una serie de claves
que pueden ayudarte.:

Centralizar el contenido corporativo

Es preferible establecer un repositorio donde centralizar toda la documentación
de la organización. Ubicarla en un mismo punto, unifica la gestión documental,
lo que evita la duplicidad de documentos, e incrementa la accesibilidad de los
mismos. El acceso rápido a la información, mejora el proceso de toma de
decisiones.

Clasificar los documentos

Categorizar la documentación generada por el sistema hace que la búsqueda
sea aún más eficiente, ya que las organizaciones producen gran variedad de
documentos. Al identificar los procesos clave de la empresa, comprenderemos
su estructura, lo que nos dará una base para realizar esta clasificación.

Hacer buen uso de los Metadatos

Los metadatos son un buen recurso para estructurar la información y optimizar
la gestión documental. Los metadatos describen el contenido de los archivos o
la información de los datos lo que, unido a una buena categorización, agiliza
enormemente la localización de documentos. Obviamente, la definición de los
metadatos debe ser hecha en función del contexto de los documentos.

Optimizar el tiempo con Modelos de documento

75
Estandarizar o crear modelos de documento, simplifica su elaboración. Ello
supone un ahorro significativo de tiempo, acelerando todo el proceso de
gestión documental.

Digitalizar documentos en papel

El primer paso hacia la mejora de la gestión documental, pasa por la
digitalización de toda la documentación que tenemos en papel.

Transformar la información en papel a formato electrónico, mejora

notablemente la ineficiencia de los procesos, ya que la información electrónica
es fácilmente recuperable y más rápida de buscar y/o administrar.

Establecer autorizaciones de acceso

Llegados a este punto, lo lógico es asignar un control para que la gestión
documental sea realmente eficaz. Es decir, no todos los documentos deben
estar accesibles para todo el personal, ya que hay documentos que son sólo
para consulta, o que sólo pueden ser editados por los responsables
correspondientes.

Asignar controles de acceso, asegura en gran medida la seguridad de la

gestión documental, evitando la pérdida de documentos, o modificaciones no
autorizadas.

Incentivar la colaboración
Mediante herramientas de gestión, usuarios de diferentes departamentos
pueden trabajar al mismo tiempo en la elaboración o modificación de un mismo
documento. Aseguramos, pues, que todos los implicados colaboren en la
gestión documental, evitando duplicidades, retrasos o delegación de
responsabilidades.

Administrar las versiones de documentos

Llevar un control sobre la caducidad de documentos, recibir alertas de
modificaciones o la necesidad de actualizarlos, es posible realizarlo a través de
soluciones informáticas que te notifican sobre estas cuestiones, manteniendo,
además, el historial de todas las revisiones o versiones anteriores.

De esta manera, es más sencillo el cumplimiento legal y/o de los

requerimientos del sistema de gestión, evitando la falta de disponibilidad de
documentos o la entrega fuera de plazo.

76
BIBLIOGRAFÍA

77
 WEBGRAFÍA

https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-7077_Programa_Gestion_Documental.pdf

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0009_1979.html

https://www.nosonpapeles.com/prinicipio-de-orden-original/#:~:text=El%20Principio%20de
%20Orden%20original%20data%20seg%C3%BAn%20la%20teor%C3%ADa%20Archiv
%C3%ADstica,orden%20que%20se%20fueron%20generando.

https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/4.%20FOLIACION.pdf

file:///C:/Users/David/Downloads/2311520-IN-007%20Instructivo%20Elaboraci%C3%B3n%20R
%C3%B3tulos_copia_controlada.pdf

http://www.minedu.gob.pe/archivocentral/infogen.php#:~:text=El%20Archivo%20Central
%20es%20el,y%2Fo%20de%20Valor%20Temporal

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2015/SUBGPD/Radi
cado_2-2015-05760.pdf

78
 ANEXOS

Anexo 1 Rut de la empresa

79
Anexo 2 cámara de comercio

80
81
82