SESION N° 05

Excel para profesionales

Esquemas y Filtros avanzados

Docente Administrador

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 Introducción

Muchas veces nos encontramos con tablas con

grandes cantidades de información, en estos
casos suele ser tedioso analizarlos. Excel nos
presenta herramientas necesarias que facilitan
esté análisis.

En esta sesión aprenderemos a resumir tablas

utilizando esquemas y Subtotales, o filtrando
datos según el criterio o condición.
 Objetivos

o Resumir los datos mas relevantes utilizando

Esquemas y Subtotales.
o Eliminar Esquemas y Subtotales.
o Aplicar los filtros avanzados para mostrar datos
según el criterio.
 Esquemas

• Un esquema es un resumen de los datos de donde están los conceptos mas

importantes del libro esquematizado. Estas opciones la podemos localizar en el
menú Datos, Grupo Esquema.

• Existen dos formas de realizar un esquema en Excel: Manual y Automática

Esquema
Manual

Esquema
Automático
 Esquema Manual

• Para este caso es necesario seleccionar los datos que desea agrupar.
• Por ejemplo: Deseo esquematizar las ventas realizadas por cada una de las
sucursales.
 Esquema Manual

• El resultado obtenido será el siguiente:

o Las Filas resumidas se agrupan hacia abajo.
o Las columnas resumidas se agrupan hacia la derecha.
 Esquema Automático

• La mejor opción para crear esquemas es que se haga automáticamente, puesto

que tarda mucho menos tiempo que si lo hacemos manualmente.
• Por ejemplo: Esquematizaremos las actividades de cada una de las áreas por
semana en una fabrica X.
 Borrar Esquemas

• Para borrar un esquema se debe entrar a la opción Desagrupar y seleccionar

la opción Borrar esquema.
• Si desea borrar un grupo debemos seleccionar los datos esquematizados e ir a la
opción Desagrupar.
• Esta acción no se puede deshacer con el botón de deshacer de Excel.
 Subtotales

• Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de información, los
subtotales nos pueden ayudar a comprender e interpretarla mejor dicha
información.

• Excel permite agregar subtotales de una manera muy sencilla.

• Como requisito fundamental debemos realizar un ordenamiento de los datos por
la columna sobre la cual se obtendrán los subtotales

Agregar
Subtotal
 Subtotales

• Por ejemplo: Vamos a calcular los subtotales por MES.

 Subtotales

• Una vez ordenado por mes, seleccionamos una celda y nos dirigimos a Subtotal.

De acuerdo
al orden
realizado.

La función
que va a
realizar el
subtotal.

A que columnas se
aplica el Subtotal.
 Quitar Subtotales

• Si lo que queremos es quitar los subtotales creados, debemos ir a la opción de

Subtotal para que se habrá la venta o cuadro de dialogo y darle clic en el botón
de Quitar todos.

Quitar
Subtotal.
 Subtotales

• Ejemplo: Calcular los subtotales por Vendedor.

 Filtros en Excel

• Permite mostrar solamente las filas que cumplen ciertos criterios. Aquellas que
no los cumplen, son ocultadas.
• Las opciones de filtrado varían de acuerdo a la naturaleza del contenido: textos,
números, o fechas.
• La opción de Filtro la encontramos en la Pestaña Datos, Grupo Ordenar y Filtrar.
• Cuando ya no se requieran, es posible Borrar los filtros.
 Filtros Avanzados

• Permite filtrar los datos de una Tabla ubicando los datos resultantes, ya no como
listas desplegables, sino en las celdas indicadas por el usuario.
• Los criterios de filtrado se escriben en un rango diferente al de la Tabla, con los
mismos encabezados de columna (identificadores de los campos). De esta
manera se pueden especificar criterios más complejos.
 Filtros Avanzados - Procedimiento

• Dirigirnos a la opción Avanzadas del Grupo Ordenar y Filtrar.

• Nos mostrará una ventana donde vamos a colocar:
1. La ubicación donde se mostrarán los datos resultantes (en su misma
ubicación o en otro lugar).
2. Rango de lista (Seleccionar toda la tabla).
3. Rango de criterios (debe haberlos colocado antes).
4. Copiar a (si se eligió Copiar a otro lugar).
 Filtros Avanzados -
Procedimiento
• Se mostrará el siguiente resultado.
 Filtros Avanzados

Respecto al Rango de criterios de debe considerar que:

• Si se colocan varios criterios en una fila se estaría construyendo una conjunción
(“Y”) de condiciones.
Puesto = Analista II Y Fecha de ingreso > 01/01/2005

• Si se colocan criterios en filas diferentes se estaría construyendo una disyunción

(“O”) de condiciones.
Puesto=Analista II O Puesto=Técnico
 Filtros Avanzados

• Para especificar intervalos de datos, se pueden duplicar campos (# hijos)

Puesto=Analista II Y #hijos>1 Y #hijos<3

• No es necesario colocar todos los encabezados (nombres de campos) en el

rango de criterios. Suficiente con aquellos en que se colocarán criterios.
FIN DE LA PRESENTACIÓN