Constat

Les études actuelles montrent que la proportion d'informations non structurées représente
aujourd'hui plus de 80 % des informations qui circulent dans une organisation.

ERP
20%
Devis, Contrats, Factures, Bons de
transport, Rapports, Tableaux de bord,
Comptes-rendus, Brochures, Pièces
comptables, CV, Photos, Plans, …

ECM
80%

Information non structurée

ERP (Enterprise Resource Planning) = PGI (Progiciel de Gestion Intégré)
Information structurée

ECM (Enterprise Content Management) = GED (Gestion Électronique des Documents)

Et vous ?

Comment est géré le fonds documentaire de votre organisation?

Factures
Bons de livraison
Courrier
Dossiers clients
Documentation interne
Procédures
Dossiers RH

Est-il protégé en cas de sinistre ?

Est-il conservé en cas de départ d’un collaborateur ?

Etes-vous ou envisagez-vous d’être certifié en normes ISO ?

La gestion électronique de documents

Capturer Diffuser
• OCR, OBR • Extranet
• LAD • Impression sécurisée
• Indexation
Gérer • Rechercher
• Plan de classement
• Droit d’accès
• Gestion des versions
• Notification
Connecter • Circuit de validation Conserver
• Collaboration

• Synchronisation avec l’annuaire • Stockage sécurisé

d’entreprise (LDAP) • Archivage dématérialisé
• Lien dynamique avec l’application métier
Les enjeux

Dégager de l’espace en réduisant le volume de documents papier

Gagner en productivité
en rendant l’information disponible immédiatement
en automatisant les processus

Améliorer le service client

En accélérant les processus
En diffusant facilement et sous contrôle l’information

Centraliser et sécuriser les informations appartenant à l’entreprise

XEROX DocuShare

XEROX DocuShare est une plateforme logicielle web de gestion de contenu d’organisation qui
vous permet de capturer, stocker, diffuser et archiver des informations dans un
environnement de travail sécurisé et collaboratif.

XEROX DocuShare est développé par la DSBU (DocuShare Business Unit), basée à Palo Alto
(Californie) aux États-Unis, entité de Xerox Global Services. À l’origine, en 1997, la solution devait
répondre à des besoins de gestion des documents internes au Groupe XEROX.

• 6,000 clients
• Plus de 1,5 millions d'utilisateurs
dans 80 pays (2011)
Principe de fonctionnement de Xerox DocuShare
Numérisation
des documents papiers

Synchronisation avec l’annuaire utilisateur : Lotus Notes

ou MS Active Directory (gestion des comptes utilisateurs)

LDAP Recherche consultation

sur les postes de travail

Réimpression
Stockage Xerox des documents archivés
des documents électroniques DocuShare
La solution ECM
GED + Workflow
Archivage longue durée
sur support non réinscriptible
Importation
des spools d’impression

WEB

Archivage Lien avec la Base de données Consultation de l’extérieur

des messages électroniques de l’application métier en mode sécurisée
Numérisation directe dans DocuShare
Archiver et classer directement dans un dossier DocuShare grâce à la
technologie EIP (Extensible Interface Platform) intégré aux copieurs
multifonctions Xerox

A partir du panneau de commande du copieur, l’utilisateur :

1) S’identifie en saisissant son login (nom, mot de passe),
2) Sélectionne la collection de destination pour l’archivage,
3) Place son document dans le chargeur du copieur,
4) Lance la numérisation en tapant le bouton
 Support de Extensible Interface Platform™ (EIP)

Thomas Gabel Consulting EIP Connector pour DocuShare fournit une interface à DocuShare à partir
de l’écran tactile des WorkCentre Xerox compatibles EIP :
– WorkCentre 5632, 5638, 5645, 5655, 5665, 5675, 5687

– WorkCentre 5735, 5740, 5745, 5755, 5765, 5775, 5790

– WorkCentre 7328, 7335, 7345, 7346

– WorkCentre 7425, 7428, 7435

– WorkCentre 7655, 7665, 7675

– WorkCentre 7755, 7765, 7775

– ColorQube 9201, 9202, 9203

Fonctions du connecteur EIP

A partir de l’écran tactile du WorkCentre, vous pouvez:

• Visualiser les collections

• Voir les documents et leurs propriétés
(métadonnées)
• Numériser un nouveau document (ou une
nouvelle version)
• Imprimer les documents
• Faire circuler les documents
• Générer des Pages de couverture pour
documents ou collections
 Numérisation directe dans DocuShare
Archiver et classer directement dans le dossier adhérent les documents papiers
grâce aux Pages de couverture de DocuShare.

• Classement immédiat dans la bonne collection ou dossier

• Démarrage immédiat du circuit de validation/approbation

• Notification par Email

 Numérisation directe dans DocuShare
La numérisation directe permet aux utilisateurs de numériser des documents
papiers et de les déposer directement dans un dossier DocuShare.

• Traitement OCR/OBR/OMR automatique

• Indexation rapide lors de la numérisation

en utilisant les pages d’identification

• Indépendant du périphérique de
numérisation

• Initialisation automatique d’un circuit de

validation/approbation

L’utilisation de page d’identification et/ou

de séparation permet d’indexer
Assistant à l’indexation et au classement
 Architecture Web (Intranet, Extranet)
Siège

Xerox
DocuShare

Serveur GED Poste PC Xerox MFP

Numérisation et archivage à
partir de tous les postes de Recherche, consultation,
travail sur tous les sites impression, validation,… à
partir de tous les postes
de travail sur tous les sites

INTRANET

Site A Site B

Poste PC Xerox MFP Poste PC Xerox MFP

Multiples interfaces utilisateurs
Les multiples interfaces proposées permettent à l’utilisateur de choisir la
méthode d’accès la plus efficace et la plus confortable.

• Navigateur Internet

• Explorateur Windows

• Client Outlook

• WebDAV
(Dossiers Web)
 Multiples interfaces utilisateurs
Grâce à DocuShare Client Windows, les utilisateurs peuvent enregistrer leurs
documents directement à partir de leurs applications bureautiques (MS Word,
Excel, PowerPoint, Outlook, Adobe Acrobat,…)

• Navigateur Internet

• Explorateur Windows

• Client Outlook

• WebDAV
(Dossiers Web)

Les utilisateurs peuvent accéder au

contenu DocuShare à travers les
applications bureautiques standards.
Multiples interfaces utilisateurs
Grâce à DocuShare Outlook, les utilisateurs peuvent enregistrer leurs messages
et leurs fichiers attachés directement à partir de leur application de messagerie
(MS Outlook 2003/2007)

• Navigateur Internet

• Explorateur Windows

• Client Outlook

• WebDAV
(Dossiers Web)

Les utilisateurs d’autres systèmes de

messagerie peuvent envoyer leurs
messages et les pièces jointes à l’aide du
module DocuShare Email Agent.
Multiples interfaces utilisateurs
Principalement utilisée dans les environnements hétérogènes, sur Apple par
exemple.

• Navigateur Internet

• Explorateur Windows

• Client Outlook

• WebDAV
(Dossiers Web)

L’utilisation du protocole WebDAV ne nécessite

aucune installation de logiciel supplémentaire
sur le poste client.
Les objets DocuShare Objets contenus
Objets conteneurs
Document (ou fichier)

Fax
Collection
Email

Agenda Événement

Lien URL

Discussion Notes

Wiki – Blogue

Requête Enregistrée

+ les objets personnalisés Souscription

Groupe d’utilisateurs Utilisateur

Les propriétés DocuShare (indexation)
Fiche d’indexation de dossier Fiche d’indexation de Documents

Titre
Numéro
Auteur
Société
Sommaire
Adresse
Nature
Contact Mots clés
Dossier Document

Fiche d’indexation de Collections Fiche d’indexation de message

Titre Expéditeur

Description Destinataire

Mots clés Sujet

Etat Date

Collection Message
Électronique

L’objet personnalisé « Dossier » est le clone de l’objet « Collection ».

Le plan de classement
Collections Racines

Page d’accueil
Portail

ABC DEF GHI JKL

Dossier Client

Lien parent

La recherche dans une collection se limite

aux objets contenus dans cette collection.
La gestion des autorisations

Chaque objet possède ses propres autorisations de

Lecteur Rédacteur Gestionnaire

Un groupe d’utilisateurs peut contenir

des utilisateurs et d’autres groupes
utilisateurs
 La notification automatique par email
Exemple d’utilisation : l’utilisateur initiateur d’un projet crée une notification lié à la
collection du projet pour tout changement du contenu.

1. Lorsque l’utilisateur (rédacteur) modifie le contenu de la

collection (nouveau document, nouvelle version,
modification, suppression,…) 2

2. Un message de notification est envoyé automatiquement 3

aux destinataires définis (acteurs du projet)
1 2

4 3

3. Chaque utilisateur (acteur du projet) apporte ses 3

commentaires
2
4. A une date définie, l’utilisateur auteur du document
récupère l’ensemble des commentaires de chaque
utilisateurs pour par exemple, créer une nouvelle version.
La gestion des circuits de validation/approbation

Workflow de document

En mode simultané

L’expéditeur crée la fiche de circulation en définissant 1

les destinataires, le mode de circulation et certains
2
paramètres.

1
1. Le document est envoyé simultanément
à tous les destinataires
2
2. Le document est approuvé par chaque destinataire
puis envoyé avec les commentaires de chacun
2

1
La gestion des circuits de validation/approbation
Workflow de document

En mode consécutif
L’expéditeur crée la fiche de circulation en définissant
les destinataires, le mode de routage et certains
paramètres.
1 2
1. Le document est envoyé au premier destinataire

2. Le document est approuvé par le premier destinataire puis 2

envoyé au deuxième destinataire – un message de notification
est envoyé à l’expéditeur

3. Le document est approuvé par le deuxième destinataire puis 3

envoyé au troisième destinataire – un message de notification
est envoyé à l’expéditeur

4. Le document est approuvé par le troisième destinataire puis 3

retourné à l’expéditeur avec l’ensemble des commentaires des 4
destinataires
La gestion des circuits de validation/approbation
Workflow de document

En mode multi-étapes

Exemple de circuit en plusieurs étapes

1 2
+
4 5

3
Modules additionnels
Une gamme modulaire pour répondre à l’ensemble des besoins de gestion
documentaire d’entreprise

DocuShare DocuShare
Capture PrintSecure

DocuShare DocuShare
Link Synchro

DocuShare DocuShare
Publisher Form

Xerox
DocuShare 6.6
DocuShare DocuShare
LaserNet DVDCreator

DocuShare DocuShare
Sign Extranet
Fonctionnalités DocuShare 6.6
Fonctionnalités
Simple à installer, facile à utiliser Nécessite peu de support (IT) et de formation
Stockage centralisé du contenu
Application web
Stockage numérique des
documents
Fonctionnalités de recherche
Sécurité, permissions
Circulation documentaire
Wikis, blogs, discussions
Gestion documentaire
Notifications / Abonnements
Avantages
Supprime les documents papiers, les risques de dommages et de
destruction de l’information
Supporte les groupes de travail dispersés ; accès 24/7
Protection contre la perte de données ; fournit une sauvegarde
des données
Permet de retrouver rapidement tout type de contenu
Assure la protection de l’information; contrôles d’accès
Automatisation des processus manuels
Travail collaboratif
Gestion des versions et de l’historique, indexation et classement
Alerte automatique dès modification et ajout de nouveaux
contenus
Différences entres les versions de DocuShare 6.6
Xerox DocuShare Express
10 utilisateurs
Pas d’augmentation du nombre
d’utilisateurs
Maxi 50 000 documents
(Microsoft SQL version Express)
Uniquement Serveur sous
Windows 2003/2008
Fonctions de
recherche complète
Fonctions Workflow standards
Xerox DocuShare
version Standard
Minimum 10 utilisateurs
Ajout d’utilisateurs par pack
de 10
2 millions de documents
maximum
(Microsoft SQL, Oracle, DB2)
Serveur sous Windows
2003/2008 (64 bits) ou Linux
Fonctions de
recherche complète
Fonctions Workflow standards
Xerox DocuShare
version Entreprise
Minimum 10 utilisateurs
Ajout d’utilisateurs par pack de
10
Pas de limite du nombre de
documents
(Microsoft SQL, Oracle, DB2)
Serveur sous Windows
2003/2008 (64 bits) ou Linux
Fonctions de
recherche complète
Fonctions Workflow avancées
(environnement de
développement)
 En résumé

DocuShare est une application universelle de gestion

documentaire et de contenu pour toute l’organisation

Simple Acquisition, installation, administration, et utilisation simples

Abordable Faible prix de la version de base, ROI rapide et faible TCO

Flexible Utilisation diverses; intégration simple pour une solution complète

Puissant Support de multiples plate-formes par des protocoles Internet

Sécurisé Gestion des droits d’accès, cryptage SSL, LDAP

Évolutif Du niveau départemental à celui de l’entreprise sans investissement additionnels

DocuShare allie une rare combinaison de simplicité d’utilisation

à des fonctionnalités de gestion documentaire très étendues
Quelques références (1/3)

• Banque, Finance

•Enseignement, Recherche, Secteur public

Quelques références (2/3)

• Services/Distribution/transport
Quelques références (3/3)
• Santé

• Industrie