CARTA DE OBSERVACIONES Y

SUGERENCIAS.
Practica Part.2

Integrantes del Equipo:

José Manuel Zayas Balderas
Yamilet Chavez Manzanarez

Chilpancingo de los Bravo, Gro. 18 de mayo de 2020

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CARTA DE OBSERVACION Y SUGERENCIAS

Chilpancingo de los Bravo, Gro., 18 de mayo 2020.

C. Ale Sandoval Sotelo

DIRECTOR GENERAL
OGGI JEANS CHILPANCINGO SA DE CV

Por este conducto reciba nuestro informe previo al dictamen fiscal, sobre aquellas
situaciones que observamos en nuestra revisión del 01 de enero al 29 de mayo de
2020.
Con el objeto de proveer seguridad sobre el sistema de control interno. En este
informe se describen las observación y sugerencias que serán de gran
transcendencia para su empresa, a fin de que se den las instrucciones necesarias
al personal que corresponda para las correcciones al mes de mayo 2020 que serán
las bases para los meses siguientes.
Este reporte es para uso exclusivo e información del Director General y no para ser
usado por otra persona distinta a la indicada.

ATENTAMENTE

JPY AUDITORS S.A.

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Observación 1. No se tiene establecido un sistema electrónico de control de

inventarios ni se cuenta con un método de valuación de inventarios.
Sugerencia: La empresa puede adquirir un software, existiendo gran
variedad en el mercado, y escoger el que más se acomode a sus
necesidades. Así mismo la empresa debe adoptar un método de valuación,
sugiriendo el Método de Valuación Detallista, el cual se puede determinar
sin hacer un conteo físico.
Observación 2. Al realizarse los depósitos bancarios de las ventas diarias por los
mismos empleados de la tienda la perdida de efectivo es alta, ya sea por robo en
el transcurso de la tienda-banco y/o por diferencias en el depósito con el cajero del
banco.
Sugerencia: Contratar personas capacitadas y con valores éticos y
comprometidas con su trabajo, así mismo optar por poner una clausula en
el contrato en cual el empleado se comprometa con la empresa y las
utilidades de esta. También, llevar un control de lo que se depositara en
efectivo en el banco y conciliar el montón con lo que se deposito en el
banco tomando en cuenta el comprobante del banco.
Observación 3. Se toma dinero de la venta diaria que se tienen en las cajas para
pagar gastos operativos, no se cuenta con un fondo fijo de caja.
Sugerencia: El encargado administrativo o el encargado de caja
(observación 5) tiene que abrir un fondo fijo de caja, por tanto, destinar por
día o semana una cantidad al fondo fijo, el cual podrá ser usado para
gastos de la empresa, ya sea internos o externos.
Observación 4. Algunos pagos en efectivo que se realizan con el dinero de la
venta diaria superan la cantidad de $2,000.00 (dos mil pesos 00/100 MN) y
muchos tantos no cuentan con documentación comprobatoria.
Sugerencia: Limitarse a hacer pagos menores de $2,000.00, así mismo
exigir al proveedor un comprobante que ampare ese gasto. De existir pagos
mayores de $2,000.00, deberán pagarse mediante transferencia
electrónica, tarjeta de débito o crédito o cheque, e igual forma con su
respectivo comprobante para amparar el gasto.
Observación 5. No existe un encargado directo de las cajas quien audite las
mismas (además del arqueo al final del turno) y/o autorice los gastos que se
toman de la caja.
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Sugerencia: El director general o encargado administrativo, debe nombrar

a una persona para supervisar el manejo de la caja, así mismo esta
persona debe llevar un control del fondo fijo de caja, y por consiguiente
supervisar las entradas y salidas de caja.
Observación 6. Los faltantes en el almacén dentro de la contabilidad por
indicaciones del contador se envían a la cuenta de otros gastos de operación,
generando un deterioro a las utilidades de la empresa.
Sugerencia: Estos faltantes deben ser enviados a la cuenta de Gastos de
Venta, siempre y cuando se haya verificado la causa.
Observación 7. La suma asegurada contra daños de la mercancía que se
encuentra en el almacén y la tienda es por la cantidad de $200,000.00 (doscientos
mil pesos 00/100 MN) cuando en los libros de contabilidad los saldos finales
mensuales de la cuenta de almacén están en promedio de $450,000.00.
Sugerencia: Es necesita hacer una evaluar y promediar si dicha cantidad
de $450,000.00 se considera continuamente, y así solicitar una extensión
de seguro para la mercancía y así esto no cause perdidas en la empresa.
Observación 8. Según los reportes de almacén que se levantan al final del mes
de manera mensual los importes manifestados por el encargado del almacén
discrepan con los saldos de la cuenta de almacén que se tienen en contabilidad.
Sugerencia: revisar, analizar y evaluar el almacén con los encargados y
empleados, tomando en cuenta mercancía la mercancía dañada,
devoluciones de mercancía, etc. Y así poder conciliarlo con el control de
mercancía y la contabilidad.
Observación 9. La empresa en un afán de disminuir gastos contrato una póliza
global de seguros básica la cual solo protege a los activos de la empresa contra
robos y gasta por un importe total de $1,500,000.00 (un millón, quinientos mil
pesos 00/100 MN), cuando el valor de los activos fijos de la empresa según
contabilidad es por la cantidad de $12,670,500.00 (doce millones, seiscientos
setenta mil quinientos pesos 00/100 MN).
Sugerencia: Para proteger y cuidar los intereses y la utilidad de la empresa
se debe ampliar la póliza global de seguros al importe correcto sobre el
valor de los activos, para así evitar perdidas mayores en la empresa en
caso de algún siniestro.
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Observación 10. Se detectó que los sistemas de caja pueden ser alterados con
facilidad al no contar con una clave maestra asignada a alguna persona
responsable del sistema de cajas.
Sugerencia: Como lo mencionamos en la observación 5, debe existir un
encargado de caja, así mismo se debe contar con un equipo de seguridad
alto en el sistema de caja, dado que la empresa la mayoría de sus
operaciones son en efectivo
Observación 11. Los pagos al proveedor muchas veces se realizan en efectivo
por instrucciones del gerente de ventas al no tener autorización del departamento
de bancos, tomando dinero de la venta diaria.
Sugerencia: Debe existir un fondo fijo de caja con un limite de dinero por
día, del cual el responsable de dicho fondo de caja y su manejo será el
encargado de caja, quien va a disponer del efectivo el cual se le pagara a
los proveedores una cantidad máxima de $2,000.00 y quien además
proporcionara un comprobante de pago.
Observación 12. El saldo de clientes no se encuentra conciliados entre los
sistemas de ventas y los libros de contabilidad y/o existen clientes con saldos
negativos.
Sugerencia: se debe llevar un control y un estado de cuenta por cada
cliente, del cual el gerente de ventas debe ser el responsable. Para así
evitar discrepancias en los saldos finales.
Observación 13. Existen discrepancias entre los totales de las ventas reportadas
por los sistemas de venta, el sistema de facturación, ventas reportadas al banco y
el mayor del sistema de contabilidad, esto obedece a que el área de facturación
tiene un rezago de información de una semana, los sistemas de ventas se alteran
para retirar dinero de las cajas y pagar gastos diarios, además la contabilidad esta
cuadrada en base a depósitos bancarios.
Sugerencia: Se debe encontrar el problema del porque las facturas son
timbradas una semana después, una vez encontrado el problema darle la
solución necesaria, dado que el personal no este capacitado o el personal
sea insuficiente, así mismo si existe alguna falla en el software. En cuento a
las ventas y la caja, se reitera debe existir un encargado de caja, un fondo
fijo de caja, un límite para gastos y políticas con el trato y pago a los
proveedores. Una vez solucionado esto, en la contabilidad no solo se deben
tomar en cuenta los depósitos bancarios, si no también el control de caja, y
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el control de fondo fijo de caja, el cual el encargado de caja va a

proporcionar.
Observación 14. - En la cuenta de bancos existen muchos depósitos bancarios
(transferencias) que no se encuentran totalmente correspondidos con los pagos de
clientes al mayoreo, en contabilidad se manejan como venta ordinaria.
Sugerencia: El gerente de ventas debe estar al tanto de los depósitos que
se realizan, así mismo llevar un control de ellos, el comprobante de
depósito debe ir junto con el cliente que esta pagando, para que no existan
diferencias o esos depósitos se manden a otra cuenta contablemente.
Observación 15. La programación de pagos al proveedor en algunas situaciones
se ve afectada por la baja coordinación del área de almacén con el área de
bancos.
Sugerencia: Debe existir una comunicación entre estas dos áreas y
también llevar un control conciliado para que no existan diferencias.
Observación 16. No existe un sistema de pago de nómina debidamente
delimitado, muchas veces se paga con dinero de la caja y otras tantas se retira
dinero de la cuenta mediante un cheque y se paga en efectivo a los trabajadores.
Sugerencia: El encargado de administración o gerente general debe
imponer políticas al pago de trabajadores, tener un software para el
timbrado de nóminas, limitar el pago al trabajador por transferencia o en
efectivo, sea el caso que se pague en efectivo, expedir un cheque con la
cantidad a exacta a pagar en la nómina, retirar el dinero y entregarle su
paga al trabajador, y no utilizar el dinero que se encuentra en caja.
Observación 17. Algunos trabajadores de la nómina no cuentan con seguro
social.
Sugerencia: El articulo 2° de la Ley Federal del Trabajo dice que todo
trabajador debe tener acceso a la seguridad social. Por lo tanto, todos los
trabajadores tienen que contar con un seguro.
Observación 18. Los reportes financieros de la empresa tienen un desfase de
hasta dos meses.
Sugerencia: La contabilidad se debe llevar día a día, para tener una
información actualizada y así mismo poder tomar decisiones en beneficio
de la empresa, por lo tanto, se sugiere encontrar el problema que está
causando ese desfase.
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Observación 19. No existe como tal el departamento de auditoría interna de la

empresa, esto origina que muchos procesos no estén siendo monitoreados.
Sugerencia: El director general tiene dos opciones.
a) Nombrar un encargado de auditoria interna. Lo cual recomendamos.
b) Contratar un auditor externo que realice la auditoria por lo menos cada
mes.
Observación 20. El encargado del área de contabilidad es el gerente del
departamento de ventas.
Sugerencia: El encargado de contabilidad no puede ser el mismo que el
gerente de ventas, porque no existiría un cruce de información correcto o
verídico.
Observación 21. En el almacén existe mucha mercancía descontinuada que solo
se tiene almacenada y es obsoleta por el cambio de temporadas y nula demanda
del público.
Sugerencia: Poner esa mercancía en descuento o en oferta, haciendo
promociones que el cliente no pueda resistir, pero sin que exista una
perdida grande en la empresa.
Observación 22. Se detectó nula capacitación en el área de cajas y almacén.
Sugerencia: El director general debe capacitar a sus empleados en cada
área por lo menos cada 6 meses o cada año.
Observación 23. Existen retiros de efectivo de la cuenta bancaria por el
representante legal que carecen de documentación legal comprobatoria.
Sugerencia: Para llevar una buena contabilidad, y poder deducir gastos es
importante comprobar los retiros que se realicen a la cuenta fiscal.
Observación 24. Se detectó que algunas compras de mercancía no cuentan con
documentación legal comprobatoria más que un documento sin efectos fiscales,
dichas compras impactaras de manera directa a disminuir el costo de venta fiscal.
Sugerencia: debe existir una política de la empresa con sus proveedores,
si el proveedor no emite comprobantes fiscales y de requerirlo el proveedor
no accede a emitirlo, para beneficio de la empresa lo ideal es cambiar de
proveedor a uno que si emita comprobantes fiscales.
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Observación 25. No se cuenta con archivo permanente del equipo de reparto ni

con la documentación pertinente de las personas que operan dicho equipo de
reparto.
Sugerencia: Al ser una empresa de compra y venta, debe existir un archivo
del equipo de reparto, para un buen control y manejo de este, así mismo un
control de las personas capacitadas para operar dichos equipos. Y esto no
cause perdidas en la empresa.
Observación 26. Dentro del personal que labora en tienda se detectó que no
todos tienen contrato de trabajo firmado.
Sugerencia: Para evitar denuncias por parte de los trabajadores por
despidos injustificados, cada empleado al ingresar a la empresa debe firmar
un contrato de trabajo, el cual especificará cada actividad que el empleado
hará, su salario, sus derechos y obligaciones como trabajador, con copia
para el trabajador.