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puesto que no existen puntos de comparación. Laboral. Demo Gratis!
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trámites hasta la reforma total de la organización. El lavado de manos es un punto crucial en la
buena higiene o seguridad de los alimentos,
dado que las manos sucias son ...
De acuerdo a su campo de aplicación, los estudios de Organización & Métodos pueden
La seguridad en todas las áreas de los
realizarse a en forma general para toda la organización y también en alguna de sus establecimientos hotelero gastronómicos
Entendemos por seguridad turística la
unidades componentes, áreas o puestos de trabajo en especial.
protección de la vida, de la salud, de la
integridad física, psicológica y económica de ...
El estudio de toda la organización se realiza a nivel general de toda la empresa, El día después de... Un proceso de cambio
empresarial
comprende un examen minucioso de todos los elementos administrativos que se En esta oportunidad nos referiremos a qué pasa
encuentran establecidos dentro de la empresa, entre los que destacan objetivos, en las compañías, luego del “desembarco” de
cambios culturales, de sistemas y/o ...
políticas, organización, estructura, sistemas de trabajo, recursos, etc.
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A este nivel el estudio también puede realizarse en aquellas funciones generales de a
organización, comunes a varias área o unidades administrativas.
El estudio específico de alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de Masters en línea - ISEAD
trabajo en especial, se realiza con el fín de considerar posibles mejoras en sus métodos
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y procesos de trabajo, aunque se realiza en forma independiente no se puede descartar
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dentro del estudio el análisis de las relaciones existente con otros componentes similares de Empresas
de la organización. MDF - Master en Dirección Financiera
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Este tipo de estudio se aplica también para la creación de nuevas unidades MCM - Master en Dirección Comercial y
administrativas o puestos de trabajo, con la finalidad de aprovechar y mantener los Marketing
sistemas de organización existentes, pero sobre todo buscar el éxito de su MDL - Master en Dirección de Desarrollo
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funcionamiento.
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Para que los Estudios de Organización & Métodos obtengan los éxitos deseados es
importante contar con la aprobación y apoyo de la alta Gerencia, así como la anuencia y
simpatía de las autoridades del área objeto de estudio, y sobretodo con la participación
del personal involucrado dentro del área, lo cual solamente se logrará si se les comunica
adecuadamente, de lo contrario será inevitable encontrar resistencia al cambio durante el
estudio y en las propuestas de cambio que se lleguen a formular.
Como toda técnica o herramienta profesional los estudios de Organización & Métodos
deben contar con una metodología para su desarrollo, para el efecto se han determinado
cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la realización del mismo.
- RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
- ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
- IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO
Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una
investigación preliminar o reconocimiento para determinar la situación actual y visualizar
los estudios que se deben realizar, la complejidad de la investigación, las técnicas más
apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solución.
El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar,
puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los inconvenientes que pueden
surgir durante el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a considerar y como
consecuencia de ello provocar una reformulación del estudio en términos más objetivos.
- Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de aplicación y la
identificación del problema que requiere atención prioritaria.
- Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán necesarios para resolver
el problema, así como las técnicas administrativas
Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las áreas de
investigación que cubrirá (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los hechos,
datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones
sólidas y efectivas, a través de la descripción de los siguientes contenidos:
- Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada acción o fase del
estudio
El plan de trabajo debe someterse a la consideración de las autoridades del área objeto
de estudio y a la aprobación de la alta gerencia, quienes determinarán el costo-beneficio
del proyecto, así como las implicaciones que pueden darse dentro de la empresa si se
realiza.
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN:
Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente
sucede en el área objeto de estudio, evitará la formulación de impresiones deformadas
de la realidad, incurrir en interpretaciones erroneas, falsas conclusiones y proponer
medidas de mejoramiento que al aplicarlas resulten inoperantes.
- Comparar en cualquier fase de la investigación los resultados parciales con los planes y
programas respectivos.
- Facilitar la información al personal para que conozca los objetivos del estudio, lo que se
ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad de obtener sugerencias y/o
recomendaciones para mejorarlo.
- Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen la mejor
fuente de información para realizar trabajos similares, evitando la duplicidad de esfuerzos
y como un elemento de apoyo por si existiera cambio del personal que realiza el estudio.
Las técnicas generales que se utilizan para la recopilación de los datos son la
investigación documental, la entrevista, el cuestionario y la observación directa. La
elección de las diversas técnicas está en función de los objetivos de la investigación, de
la naturaleza del problema de estudio, de los datos que deban obtenerse, pero sobretodo
de la visión y criterio del Analista.
Por lo que respecta a la situación actual, para el estudio de Organización & Métodos es
importante cubrir con aquella información que permita:
- Determinar las funciones asignadas a cada área y/o puesto de trabajo, que tengan
relación con el problema.
ANALISIS DE LA INFORMACION:
Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de
Organización & Métodos, para someterlos a un proceso de análisis o examen crítico que
permita descubrir los problemas y establecer cuales son las causas que impiden la
operación normal del sistema, procedimiento o método de trabajo, generando
deficiencias, errores, retrazos o duplicaciones dentro de su desarrollo.
Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solución a los problemas
detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de realizar el estudio y para la
formulación de recomendaciones de mejoramiento administrativo en general.
El propósito del análisis es establecer las bases para proponer opciones de solución al
problema que se estudia, con el fín de evaluarlas y establecer las acciones o medidas
correctivas que permitan la eliminación del problema y el mejoramiento administrativo del
área objeto de estudio.
Las actividades que conforman la fase del análisis de la información deben desarrollarse
en la siguiente secuencia:
- Conocer el hecho o la situación que se analiza, o sea tener en mente el objetivo del
estudio.
- Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus detalles o
particularidades.
- Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerandolos individualmente
y en conjunto, tomando en cuenta que los fenómenos administrativos no se comportan en
forma aislada y por sí solos, sino que son también causa-efecto de las circunstancias del
ambiente interno y externo que los rodea.
Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el análisis consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemática una serie de preguntas que resumen la
justificación de las actividades administrativas. Es importante que las preguntas se
realicen con mucha objetividad y claridad para lograr obtener las respuestas adecuadas y
lograr que la persona que responde a las preguntas también llegue a cuestionarlas.
Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben adecuarse al evento o
situación que se esté evaluando, la aplicación queda a criterio del Analista pero no debe
pensarse en preguntas sofisticadas sino lo más simple posible, por ejemplo:
¿ Qué se hace ?
¿ Para qué se hace ?
¿ En donde se hace ?
¿ Cuándo se hace ?
¿ Quién lo hace ?
¿ Cómo se hace ?
¿ Cuánto cuesta hacerlo ? etc.
Después de obtener para cada una de las preguntas, respuestas claras y precisas, estas
deberán someterse a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta ¿ Por qué se hace
?, a partir de ese momento se iniciará el examen crítico de los datos y las nuevas
respuestas que se obtengan darán la pauta para la formulación de acciones de
mejoramiento. Esto será posible mediante la eliminación, combinación, cambio o
simplificación de alguno o todos los elementos objeto de análisis.
Como resultado de las conclusiones a las que se llegue después del análisis de los datos
y de la formulación del diagnóstico de la situación que originó el estudio, pero sobre todo
utilizando los conocimientos técnicos, la imaginación y creatividad, el Analista estará en
posibilidad de formular por lo menos dos alternativas de solución al problema evaluado,
para presentarlas a manera de sugerencia o recomendación.
- No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la realización del estudio.
- La experiencia de trabajos realizados con anterioridad pueden ser valiosas, pero debe
combatirse la tendencia a apegarse a soluciones que sigan ciertos patrones establecidos
dentro de la organización.
- Es de suma importancia que a quienes resulten directamente afectados por los cambios
y recomendaciones se les de oportunidad de participación en las evaluaciones antes de
que se tomen las decisiones finales.
- Dar preferencia a las recomendaciones pácticas o viables, entendiéndose por ellas las
que dentro de las condiciones que prevalecen dentro del área objeto de estudio sean las
más factibles de aproximarse a la realidad.
La mejor solución será aquella que permita realizar un trabajo o tomar una decisión
dentro del tiempo mínimo requerido y con el aprovechamiento adecuado de los recursos
disponibles, para obtener resultados en un corto plazo.
Todas las recomendaciones que se presenten dentro del informe final deben incluir la
formulación del programa para su implementación que determine las actividades que
deben desarrollarse y la secuencia de su realización, acompañado del cronograma que
indique las fechas en las cuales deberá iniciar y terminar cada una de las actividades del
programa, dejando establecido quien debe ser el responsable del control total del
proyecto y de cada una de sus actividades componentes.
Los resultados de los estudios de Organización & Métodos deben ser presentados
directamente al Gerente general y al personal involucrado en su aprobación y en su
ejecución. La presentación no debe ser extensa ni tediosa, por lo que debe ponerse
mucho empeño en su contenido y apoyarse con ayudas audiovisuales y materiales para
hacerla más atractiva.
El objetivo de la preparación del informe es dar a conocer los resultados del estudio de
Organización & Métodos al nivel gerencial y a las autoridades del área objeto de estudio,
para obtener la aprobación y apoyo necesarios para su implementación.
Una vez que las autoridades competentes decidan sobre la alternativa a implementar, se
estará en condición de diseñar el nuevo sistema y la implementación del mismo.
IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO:
Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los cuales son:
Para prevenir los obstáculos y la resistencia al cambio de quienes se vean afectados por
los nuevos métodos de trabajo es necesario incluir programas de información y
orientación sobre la naturaleza, propósito y bondades del nuevo sistema.
Después de cumplir con las actividades anteriores se procede a ejecuta el programa, que
no es más que proceder a poner en operación el nuevo sistema, aplicando el método de
implementación que previamente se haya seleccionado, realizando las actividades
programadas para el efecto y siguiendo con los lineamientos fijados en los manuales e
instructivos respectivos.
- El método instantáneo
- El proyecto piloto
- La implementación en paralelo
Es una forma fácil de implementar los nuevos sistemas a menos de que los cambios por
sencillos que sean impliquen utilización de equipo diferente y desconocido para el
personal o exista alto grado de resistencia al cambio.
Su principal utilidad radica en que permite introducir los cambios en una escala reducida,
realizando cuantas pruebas sean necesarias para determinar la validez y efectividad del
sistema propuesto antes de operarlo en forma global. Sin embargo sus desventajas no
pueden generalizarse ya que no es posible asegurar que lo que es válido para una parte
del todo, lo es también para las partes restantes. Además generalmente al proyecto piloto
se destinan recursos fuera de lo normal y atención especial que no puede ampliarse
posteriormente a toda la organización.
Este método garantiza mayor seguridad en las operaciones que se realizan durante el
cambio, ya que cualquier contingencia puede afrontarse sin precipitaciones, también
permite que el personal que se encargará del nuevo sistema pueda familiarizarse con sus
nuevas atribuciones sin la presión de trabajar con la posibilidad de coneter errores. Pero
su mayor virtud está en que permite realizar comparaciones de los nuevos métodos
contra los métodos tradicionales y verdaderamente medir su impacto.
Se trata de un método más lento y cómodo que los anteriores, por lo que en ocasiones
requeriría más tiempo que el previsto inicialmente. Sin embargo esta aparente desventaja
se compensa ya que asegura un cambio gradual perfectamente controlado.
Los mecanismos para obtener la información que se utilice para comprobar la eficacia de
las mejoras implementadas son sumamente variables de acuerdo a las características
particulares del área objeto de estudio, por lo que su recopilación y análisis debe quedar
a criterio del Analista de Organización & Métodos y de los responsables de dar
seguimiento y control a los cambios implementados.
Los cambios implementados no deben permanecer estáticos, por el contrario deben ser
adaptados constantemente de acuerdo con las necesidades cambiantes de la empresa.
La experiencia ha demostrado la necesidad de poner especial atención a la revisión
periódica de los sistemas, lo cual permite evitar la obsolescencia de los mismos que
afectan en forma directa a la organización en general.
Haroldo Herrera
Licenciado en Administración de Empresas, con Maestría en Reingeniería y Tecnologías
de Aseguramiento. Catedrático Universitario en Maestrías y Post-grados; Consultor y
capacitador, en las áreas de recursos humanos, desarrollo organizacional, planificación
estratégica, organización & métodos y reingeniería.
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