Track & Field Club Checklist: 5 Minutes to Improved Overall Success 
Created By: David Kuch, University of Alberta, 2011 MBA Candidate 
 
The purpose of this checklist is to help Clubs: 
¾ Grow membership while retaining loyal members 
¾ Enhance the professional image of Canadian Track and Field Clubs 
¾ Create a strong brand and develop branding strategies 
¾ Retain and recruit skilled staff 
 
Key processes to implement are the following: 
¾ Targeted Marketing  
¾ Integrated Communications 
¾ Enhance Personnel/Organizational Processes 
 
The tables below highlight information to follow for success within the above processes: 
This checklist is an outline of key processes that will assist your Club with maximizing marketing, 
communications and internal initiatives. To use this checklist, go through each question and write in yes or no 
in the designated column. If you answered “No”, use the rationale as a solution to guide you. 
 
1. MARKETING 

       
#  QUESTION  RATIONALE  YES/NO 
1  Have you partnered with the local community? Leveraging partnerships with organizations in the 
community (e.g. high schools, fitness clubs, etc.) 
will lead to more awareness. 
2  Have your Club’s athletes or coaches joined a  Joining a mentorship program will enhance the 
mentorship program?   profile of athletes and coaches, thus improving the 
brand image of your Club. 
3  Do you have a website? Is it user‐friendly?  Having a website is important for marketing your 
Club.  
4  Do you use e‐newsletters? Brochures? Business  Using e‐newsletters is effective in promoting your 
cards for coaches?  Club’s programs and for retaining members. 
Brochures and business cards for coaches are also 
effective. 
5  Do you use social media to promote your Club (e.g.  Social media is effective in reaching members and 
Facebook and Twitter)?  for promoting upcoming events. It is also effective 
in reaching the “youth market”. 
6  Has your Club created different membership  Creating different levels of memberships is 
packages? Are memberships personalized?  essential to reach the varying needs of customers. 
Offering a welcome letter, yearly birthday card for 
all members and SWAG (e.g. free Club t‐shirt, 
shorts, etc.) will create loyalty. 
7  Are your training facilities appropriate? Does it  Be sure to maintain and improve training facility 
have to be updated?  locations. 
8  Are there any key events or seminars with Club  Ensure Club staff attends key events within the 
staff?  community and provides seminars to increase the 
brand of the club. 
 
 
2. COMMUNICATIONS 

       
#  QUESTION  RATIONALE  YES/NO 
1  Does your team have one standard communication  Ensure there is one standard communication 
process to communicate information to members  process (e.g. email or website). It is ok to use 
and staff?  Facebook or Twitter, however to ensure all 
members receive information email 
communications are preferred. 
2  Are communications for members or upcoming  Ensure that all important information is regularly 
events posted on the website?  updated and posted on your Club’s website to 
maintain legitimacy and to be organized. 
3  Has your Club elected a staff member to be the  Elect a staff member to be the key contact for all 
prime contact for all communications?  communications. Also ensure there is another staff 
to act as the back‐up. 
4  Does your Club use a specified staff member to  Launch a team‐manager approach to close any 
book all scheduling for athletes and coaches?  gaps between scheduling. Use one main contact 
person and one communication method to 
maintain consistency. 
5  Is there a public relations expert within the Club? Having a public relations expert within the Club will 
assist with dealing with the media, as well as being 
the main representation of the Club’s image. 
 
 
3. PERSONNEL/ORGANIZATION 

       
#  QUESTION  RATIONALE  YES/NO 
1  Are there any training manuals for employees’ roles  Have all current staff and board members create 
for your Club?  training manuals for their roles. This will lead to 
succession planning and having a back‐up plan for 
other staff to follow. 
2  Do all employees know about the Club’s policies?  It is important to have a strong culture amongst all 
Mission, vision, goals and objectives?  personnel that understands the Club’s vision, 
mission, goals, objectives and policies. 
3  Is there an organizational plan for handling  The Club must be ready to respond to any incident 
incidents?  that may occur at a training facility. 
4  Does an organizational handbook exist?   Having a master copy of your Club’s strategies and 
policies is important for all personnel to have 
access too. Has it been approved by management? 
5  Are there contingency plans?  Having back‐up plans for all areas of the Club (e.g. 
facilities, training, employee conflict, etc.) will 
allow for effectively managing conflict. 
 
We hope that after completing this 5 minute checklist that you and your club are able to quickly identify areas 
that need improvement in order to achieve the success that your club desires. 
 
About the Author: David Kuch is a 2011, University of Alberta MBA Candidate, specializing in sport management.  David completed a 
summer internship with the Canadian Athletics Coaching Centre at which time David looked closely at athletics club development 
within the City of Edmonton from a sport management perspective.  David utilized his research and insights to create a business plan 
for a local athletics club as well as the Edmonton International Track Classic.