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Un inventario se define como la verificación, registro y control físico que realiza el área o
departamento de almacén para cuantificar o contabilizar las existencias de todos los materiales o
artículos, que pueden ser materia prima, productos semi-terminados o terminados, refacciones y
suministros en general.

el control de inventarios, el cual deberá llevarse a cabo en toda organización. Los inventarios
permiten regular las existencias de la mercancía, de tal forma que se garantice la continuidad de
producción y las ventas de la organización.

Con esto nos ayudaremos a analizar la importancia del control de inventarios como parte
fundamental en el proceso de compras.

En toda empresa u organización debemos considerar la existencia de un almacén, el cual requiere

llevar un control de inventarios de forma permanente para abastecer y asistir todas las
necesidades y requerimientos que demande internamente cualquier tipo de organización.

Un inventario se define como la verificación, registro y control físico que realiza el área o
departamento de almacén para cuantificar o contabilizar las existencias de todos los materiales o
artículos, que pueden ser materia prima, productos semi-terminados o terminados, refacciones y
suministros en general.

ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS

Explicación

VI. Control de inventarios

Es al comprador a quien le corresponde tomar directamente la decisión de cuánto pedir y cuándo

hacerlo, y éste es el problema que realmente debe resolver el almacén, por lo que deberá realizar
estimaciones o pronósticos pertinentes y adecuados que le permitan encontrar el equilibrio
acertado entre estas dos decisiones.
El almacén siempre tendrá como consigna poder contar con la seguridad de tener los materiales o
productos disponibles cuando éstos se requieran, obligándose así a proteger adicionalmente con
existencias de reserva, para que cuando se necesite cubrir una demanda extraordinaria de
producción, ésta pueda resultar satisfactoriamente. La clave es contar con un buen empleado de
almacén que no permita que sus existencias se agoten por completo antes de solicitar o comprar
los materiales nuevamente.

Por otra parte, es importante mencionar que el comprador no deberá enviar una requisición con
demasiada anticipación, ya que los materiales se pueden deteriorar o dañar antes de ser
utilizados, además de que con toda seguridad ocuparán un espacio innecesario por el que la
empresa se vea afectada en este sentido.

Algunos requisitos que pueden resultar ideales para que un sistema de control de inventarios
asegure un funcionamiento perfecto son los siguientes:

• Sencillez • Flexibilidad

ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS

• Exactitud • Oportunidad • Confiabilidad

VI.1 Control estadístico de consumos

Para llevar a cabo un control estadístico de consumos de forma adecuada se requiere y se sugiere
que se registren los movimientos de salidas por producto a través del almacén, además de realizar
estudios y control estadístico de la frecuencia de uso que tiene cada uno de los materiales. Esto
con la finalidad de proporcionar datos certeros que nos indiquen, en lo subsecuente, la posible
periodicidad en el manejo de los materiales o productos existentes en el almacén de la
organización.

La finalidad primordial de controlar estadísticamente los consumos es mantener vigilado en todo

momento el abasto suficiente y necesario, pero no excesivo de todos los materiales que
acostumbre utilizar la empresa y sus procesos de producción.

Es importante definir que el nivel óptimo de inventarios es aquel que se mantiene y regula entre
un límite mínimo de existencias adecuado, que garantice la continuidad de las operaciones
(producción) y un máximo determinado por el volumen de ventas de la organización, así como por
la capacidad productiva, por las limitaciones de espacios dentro del almacén, del capital de trabajo
y por los gastos que genere el manejo físico (maniobras para su traslado) de los materiales de un
lado a otro. Por consiguiente, se debe procurar no caer en obsolescencias o cambios de moda.

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La inversión que toda empresa deberá considerar y destinar para que ésta resulte la más
apropiada para mantener los inventarios controlados, dependerá en gran medida de las
condiciones que prevalezcan y marquen el mercado consumidor, así como de los resultados que
arrojen los estudios para el control de inventarios.

VI.2 Programas de resurtido del proveedor

Comúnmente este tipo de programas reciben también el nombre de calendarización de

proveedores. Están basados en los requerimientos de producción que demande la empresa
internamente y que se hayan fijado para determinado plazo o periodo.

En estos documentos se registran y programan cronológicamente todos los requerimientos de

material o productos y la fecha en que se hará la entrega, quedando en el acuerdo, previamente,
de que el almacén no podrá atender al mismo tiempo a dos proveedores, razón por la cual dicho
programa de calendarización deberá incluir además el día y la hora en que el proveedor realizará
la entrega física de los materiales en el almacén.

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Conclusión

La función y utilidad que tiene el control de inventarios es evitar la acumulación excesiva de

materiales o productos que ocasione una sobrecarga de gastos de forma innecesaria, así como el
deterioro, mermas, obsolescencia, robo, entre otras. Por lo anterior, se sugiere y recomienda que
se instituya un sistema de control de inventarios que responda a dos cuestiones fundamentales:
• ¿Cuánto pedir o comprar? • ¿Cuándo pedirlo o comprarlo?