PLAN DE

DEFINICIÓN DE PLAN DE TRABAJO ANUAL: Herramienta que nos va a permitir ordenar y sistematizar informa
ALCANCE: Producción, suministro, difusión y comercialización de información mediante los procesos misiona
mejorar la calidad del producto, velar por la seguridad de los trabajadores y contribuir positivamente con el m
RECURSOS: Humanos. Financieros y tecnólogicos, infraestructura.

REQUISITO
FASE ACTIVIDAD
NTC ISO 900 NTC ISO 140 NTC ISO 450

Análisis de las cuestiones

internas y externas de la 4.1 4.1 4.1
organización.

CONTEXTO Determinar las necidades y

DE LA expectativas de las partes
ORGANIZAC interesadas, realización de 4.2 4.2 4.2
IÓN. matriz de PI.

Definir el alcance del SGI 4.3 4.3 4.3

Actualización de procesos.
Mapa de procesos, 4.4 4.4 4.4
caracterización de procesos.

Carta de compromiso con la

P alta gerencia, reuniones 5.1 5.1 5.1
gerenciales.

P Definir la politica y divulgarla. 5.2 5.2 5.2

P Manual de funciones. 5.3 5.3 5.3

 Generar estrategias que
P contribuyan a prevenir o 6.1 6.1 6.1
reducir efectos no deseados.

Adoptar nuevas pràcticas que

permitan aprovechar las
oportunidades como
H 6.1 6.1 6.1
utilizaciòn de tecnologìas,
lanzamiento de nuevos
productos etc..

Revisar que aspectos

ambientales son generados
V 6.1,2
por las actividades, productos
y servicios de la organizaciòn.

Identificaciòn continua y
proactiva de los peligros, de 6.1.2.1
acuerdo a su clasificaciòn.

Revision de los requisitos

legales y otros requisitos
V actualizados que sean 6.1,3 6.1,3
aplicables a su sistema de
gestiòn.
 Evaluacion de la eficacia de las
V acciones que se van a 6.1,4 6.1,4
implementar.

Establecer objetivos claros

que estén alineados con la
política y las estrategias de la
P 6.2 6.2 6.2
organización para alcanzar
resultados eficaces que
beneficien al sistema.

Evaluar las solicitudes de

cambios que se generen en la
organizaciòn, ya sea de
documentaciòn, maquinarìa
V competencia, se deben revisar 6.3
y evaluar para rechazar o
aceptar el cambio previsto,
para evitar que estos cambios
afecten la integridad del SGC.
 Disponer de los recursos
necesarios para la operación
del SGI, recurso humano con
el conocimiento y las
competencias necesarias para
su desarrollo y las garantías de
H 7.1 7.1 7.1
un entorno u ambiente
favorable, recurso técnico y
de infraestructura, y recurso
financiero necesarios para la
implementación y mejora
continua del sistema.

H 7.4 7.4 7.4

Revisiòn y actualizaciòn de la
documentaciòn requerida
H 7.5 7.5 7.5
para la implementaciòn del
sistema.
 Actualización de
procedimientos -
H operación (planificación y 8.1 8.1 8.1
control operacional)

H Controles de riesgos 8.1.2

Aplicación sistemática de
procesos y procedimientos
para identificar, evaluar,
H 8.1.3
controlar y
monitorear los riesgos en los
cambios y nuevos proyectos.

Procesos para controlar la

H compra de productos y 8.1.4
servicios.

Simulacros de los planes de

H emergencia y revisión 8.2 8.2
periódica del contenido.

Actividades que permietan

mantener comunicación
H cercana con el cliente 8.2.1
(Encuestas de satisfacción,
comentarios, CRM, visitas)
 Actualización de matriz
H legal correspondiente al 8.2.2
sistema.

Actualización de toda la
información documentada
H pertinente a los cambios en 8.2.4
los requisitos de los
productos.

Pruebas en las cuales se

presentan productos de
proceso o uno final y se
verifican mediante la
H observación. Las evidencias 8.3
por producto son pruebas
reales, observables y
tangibles.

H Evaluación a los proveedores 8.4

externos.

Verificación de la conformidad
con los requisitos cuando se
H corrijan todas las salidas no 8.7
conformes, documentar esta
información.
 Actualización de indicadores
V (evaluación de desempeño 9.1 9.1 9.1
por procesos)

Análisis para medir la

V 9.1.2
satisfacción del cliente.

Informe de las salidas de la

V 9.1.3
revisión por la dirección.

Revisión de resultados de
V auditorias, evaluaciones, 9.2 9.2 9.2
autoevaluaciones

Reunión de revisión por la

V 9.3 9.3 9.3
dirección.

Determinar y seleccionar las

oportunidades de mejora e
implementar cualquier acción
A 10.1 10.1 10.1
necesaria para cumplir los
requisitos del cliente y
aumentar su satisfacción.
 No conformidad y acciones
A 10.2 10.2 10.2
correctivas.

Considerar los resultados del

análisis y la evaluación para
determinar si hay necesidades
A 10.3 10.3 10.3
u oportunidades qué deben
conciderarsen como parte de
la mejora continua.
 FECHA:
PLAN DE TRABAJO ANUAL VERSIÓN:
CÓDIGO:

rmitir ordenar y sistematizar información importante para la implementación del SGI.

ación mediante los procesos misionales y soportados en los procesos estratégicos, de evaluación y de apoyo, establece programas par
es y contribuir positivamente con el medio ambiente.

EVIDENCIA META/OBJETIVOS RESPONSABLE

ENE FEB

Conocer todas las cuestiones

Matriz dofa. que puedan afectar o Gerencia, HSEQ.
beneficiar a la organización.

Conocer las necesidades y

Se encuentra realizada matriz de expectativas de todas las
necesidades y expectativas de las partes interesadas para buscar HSEQ, Alta gerencia.
partes interesadas. la satisfacción total de las
mismas.

Documento de alcance. Administración.

Mapa de procesos y caracterización Establecer procesos rutinarios y

HSEQ, Producción.
actualizados. efectivos para la producción.

Compromiso total por parte de

Carta de compromiso ducumentada,
la alta gerencia para la Gerencia.
registro de reuniones.
implementación del sistema.

Conocimiento de la política por

Politica existente actualizda y pública. parte de todo el personal para HSEQ
que asuman compromiso
frente a ella.
Manual de funciones actualizado, se
Contar con personal altamente
hizo asignación de roles y Recursos humanos,
responsabilidades pertinentes al SIG.. capacitado para la HSEQ.
implementación del sistema.
Organigrama

Identificar riesgos valorarlos y
controlarlos para que no afecten los
objetivos del sistema con la ayuda de
una matriz de riesgos y
oportunidades actualizada.
Para identificar las oprtunidades se
hace uso de una matriz foda.
Para poder identificar los aspectos y
la consecuencia de ellos se debe
tener una matriz de aspectos e
impactos ambientales actualizada.
Para lograr identificar los peligros que
afectan al SST, se realiza de acuerdo a
la GTC 45 una matriz de peligros y
riesgos que este vigente.
Una matriz legal actualizada permite
evidenciar el cumplimiento de la
normatividad y otros requisitos en la directivas de la organizaciòn.
organizaciòn.
Comunicar mediante correo,
foros, pantallas publicitarias u
otros medios las estrategias
La Alta direcciòn
generadas para que toda la
organizaciòn conozca e
identifique.
Administraciòn
Sensibilizar a la organizaciòn
por medio de campañas o
Responsable del
videos informativos acerca de
sistema, RRHH, Jefe
como sus actividades pueden
generar aspectos e impactos de produccòn,
Gerencia
significativos y como poder
controlar esa recurrencia.
Capacitaciòn al trabajador en
RR-HH ,
cuanto a los peligros y riesgos
Administrativo,
asociados con los cuales puede
COPASST
verse afectado.
Socializaciòn en cuanto a la Alta direcciòn y
normatividad vigente a las
administrativos
Programa de trabajo donde se
definan los planes de acciòn serà una Establecer capacitaciòn del uso
herramienta que proponga una forma de plantillas para elaborar el RR-HH,
de alcanzar los objetivos estratégicos plan de acciòn y còmo Administraciòn
que ya fueron establecidos con diligenciardicho plan.
anterioridad.

Para lograr los resultados planeados,

la organización debe crear unos
objetivos que permitan el desarrollo Cordinador del
de las metas, estos deben ser sistema y gerencia.
medibles, ser objeto de seguimiento,
actualizarse, segùn corresponda.

Para efectuar los cambios

programados se hace a tràves de un
formato de solicitud de cambios y una Administrativos.
bitàcora que resuma todos los
cambios hechos.
Una revisiòn del desempeño del
personal, un organigrama, un manual
de cargos o en la documentaciòn de
los procesos, se puede evidenciar la
existencia del recurso humano y su
aptitud de competencia con que
cuenta la organizaciòn, unos Concientizar a la alta direcciòn
indicadores de gestiòn sirven como
a trvès de un diagnostico de la
soporte del comportamiento a nivel
organizaciòn para que
financiero y las falencias que se La alta direcciòn
puedan encontrar a nivel de proporcione los recursos
necesarios para el desarrollo de
infraestructura o equipos tecnicos
necesarios, unas facturas de la los objetivos planificados.
inversiòn realizada y hasta una
auditorìa para evidenciar la falta o
desempeño en la consecuciòn delos
recursos necesarios para la
implementaciòn del sistema de
gestiòn.

Para tener un registro de la

comunicaciòn se hace uso de
fotografìas, videos, documentos Responsable del
escritos, pàgina web, redes sociales, proceso.
medios publicitarios o una matriz de
comunicaciòn

La informacòn puede documentarse

como impresiòn, audiovisual, medio
magnetico, la organizaciòn debe
Capacitaciòn en cuanto a còmo
asegurarse de que esta
mantener, controlar, registrar y
documentaciòn se identifica, se Responsable del
almacenar la documentaciòn
describe, se revisa que sea idonea y proceso
necesaria para la funciòn del
adecuada para poder aprobarlo y asi
sistema integrado.
mismo hacer uso de ella de acuerdo
a los parametros de la empresa.
Listado maestro de documentos.
 Responsables de
Revisión del contexto
Procedimientos proceso/
estratégico - pertinencia
actualizados de acuerdo subprocesos /
de los procedimientos -
con el contexto de la organización. procedimientos
Actualización de procesos,
(equipos de trabajo)
marco documental.

Responsables de
Se cuenta con la matriz de Concientizar a todo el personal
proceso/
identificación de peligros y evaluación acerca de los peligros y riesgos
subprocesos /
de riesgos, facturas que soportan la que se encuentran en su área
procedimientos
adquisición de los EPP así como de trabajo y de esta forma
(equipos de trabajo)
inventarios. fomentar el autocuidado.
Profesional SISO

Responsables de
Generar mecanismos de
proceso/
comunicación y participación
Cuadro de control de cambios de la subprocesos /
de los trabajadores en los
SST procedimientos
cambios que se realizan en
(equipos de trabajo)
cuanto a la SST.
Profesional SISO

Comunicar asertivamente a los

Mediante los contratos se definen los
contratista acerca de las Profesional HSEQ y
controles para los contratistas,
responsabilidades que tienen gerencia.
procedimiento de compras.
para con la organización.

Responsables de
Ejecutar simulacros de proceso/
Plan de emergencias emergencia con mayor subprocesos /
regularidad. (mínimo cada 3 procedimientos
meses) (equipos de trabajo)

Responsables de
Generar acercamiento con el proceso/
cliente por medio de sitios subprocesos /
Resgistros de las encuestas de
web, catálogos de productos y procedimientos
satisfacción, comentarios, CRM,
servicios, muestras, diseños y (equipos de trabajo)
visitas
especificaciones de productos, (área de ventas,
visitas de clientes. marketing,
mercadeo)
 Oficina de asesoría
jurídica.
Identificación del marco
Responsables de
normativo aplicable por
proceso/
proceso , identificación de
subprocesos /
requisitos y criterios
procedimientos
inherentes al producto.
(equipos de trabajo)
Matriz legal actualizada.

Responsables de
proceso/
Comunicar a las personas
Cuadro para la gestión de cambios en pertinentes de los requisitos subprocesos /
los requisitos para los productos. procedimientos
que han sido modificados.
(equipos de trabajo)
Área de producción

Responsables de
proceso/
Destinar mayor capital para el subprocesos /
Manual para la gestión del diseño de apoyo de procesos que procedimientos
productos. permitan el desarrollo de (equipos de trabajo)
nuevos productos. Área de producción,
mercadeo y
administración.

Responsables de
Aplicar criterios mas acertados proceso/
y rigurosos para la evaluación, subprocesos /
Registro de la evaluación a los la selección, el seguimiento del procedimientos
proveedores. desempeño y la reevaluación (equipos de trabajo)
de todos los proveedores Recursos humanos,
externos. contabilidad,
gerencia, HSEQ.

Responsables de
proceso/
Realizar un control sobre todos subprocesos /
Formato de no conformidades, los productos no conformes procedimientos
registro de productos no conformes. que no se usen ni se (equipos de trabajo)
entreguen. Atención al cliente,
área de calidad y
producción.

Matriz de indicadores
unificados (plan
operativo)y actualizados
Pagina web, encuestas de
satisfacción.
Informe actualizado.
Plan anual de auditoria, Informe de
auditoria
Acta de la reunión, Informe de
revisión por la dirección.
Procedimientos de no conformidades necesidades y expectativas
y acciones correctivas
Responsables de
Poner en marcha actividades proceso/
que permitan evaluar el subprocesos /
desempeño del SG como procedimientos
mínimo mensualmente. (equipos de trabajo)
Responsables de
proceso/
Crear canales de comunicación subprocesos /
mas eficientes con los clientes procedimientos
para medir la satisfacción de (equipos de trabajo)
los mismos. (área de ventas,
marketing,
mercadeo)
Ejecutar oportunamente todas
las acciones de mejora para el
La alta dirección
SG de calidad encontradas por
la alta dirección.
Identificación de Responsables de
resultados de
proceso/
autoevaluación por subprocesos /
procesos.
procedimientos
sensibilización en la
cultura de la (equipos de trabajo)
autoevaluación
Generar mayor participación de
los diferentes niveles de la
organización en las reuniones y
La alta dirección.
así mismo compartir los
resultados y decisiones
tomadas en las mismas.
Conocer y mejorar las acciones
necesarias para cumplir las
Gerencia, HSQ
futuras mejorando el
desempeño y la eficiencia del
sistema de gestión.
 Evaluar la necesidad de las
acciones para eliminar las
Procedimiento de salidas no
causas de la no conformidad
conformes mediante las causas de la Alta dirección.
para determinar y gestionar
no conformidad.
kos incidentes y las no
conformidades.

Promover y mejorar
continuamente el desempeño y
Ficha técnica de indicadores. HSQ
implementando acciones para
la mejora continua del SGI
 FECHA:
VERSIÓN:
CÓDIGO:

, establece programas para

MESES
MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC