Identificación de la necesidad de Sistema de Información

Instructora:

Diana Carolina Ortega Orozco

Integrantes:

Luis David García Giraldo

Angelo David Moreno Enciso

Leidy Caterine Rojas Téllez

Servicio Nacional de Aprendizaje – Sena

TECNÓLOGO ​ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

No. Ficha 2104586

Fase 1. Identificación
 Tabla de​ ​contenido

Objetivo 3
Introducción 4
Ámbito empresarial 5
Diseño de instrumento de entrevista 7
Entrevistas Realizadas 8
Entrevista 1 8
Entrevista 2 9
Entrevista número 3 11
Identificación de la necesidad o situación problema 13
Planteamiento o idea de solución 14
Validación de la idea o solución del problema 15
Diseño de instrumento encuesta: 15
Informe de validación de la idea de solución 17
Conclusión 18
 Objetivo

Identificar las problemáticas que tenga una empresa a través de técnicas de recolección de

información y buscar una posible solución que implemente los sistemas de información.
 Introducción

En este proceso deseamos realizar un levantamiento de información en el cual esperamos

encontrar la problemática que presente la empresa soluciones integrales en seguridad, la cual

es una empresa de instalación y distribución de sistemas de seguridad para otras empresas,

por lo tanto vamos a utilizar técnicas de recolección de información estipuladas en el SENA ,

tenemos planeado realizar entrevistas y encuestas para hallar la problemática y proponer una

solución que implemente los sistemas de análisis de la información esperando sea aceptada.
 Ámbito empresarial

Junto a los compañeros de trabajo hemos seleccionado la empresa Soluciones Integrales en

Seguridad ubicada en la ciudad de Bogotá dirección No.​Carrera 47 #91-33 ​Barrio Florida

Blanca, Identificada con el NIT. 900572087-7, a la cual se realizará un análisis para

identificar la problemática y la posibilidad de hallar una solución.

Dicha empresa, está legalmente constituida y tiene un número limitado de 8 empleados, se

encarga de instalar y distribuir sistemas de seguridad para otras empresas.

Misión

Proporcionar a nuestros clientes la más alta calidad en servicios de Seguridad y Vigilancia

Especializada con soluciones integrales a sus requerimientos de seguridad con personal

eficiente y constante innovación tecnológica, permitiendo su tranquilidad, satisfacción y

confianza.

​Visión

Posicionarnos como la empresa líder en servicios de seguridad, expandiendo nuestra

presencia a nivel nacional y garantizando un excelente desempeño en operaciones de

seguridad con eficiencia, disciplina y honestidad a completa satisfacción de nuestros clientes.

Principios

-Servicio eficaz y eficiente para tranquilidad de nuestros clientes y superar sus expectativas.

-Responsabilidad y alto espíritu de colaboración con nuestros clientes, trabajadores,

comunidades y medio ambiente.

-Desarrollo de actividades de seguridad y complementarias de acuerdo a las normas legales y

disposiciones vigentes.

-Trabajo digno en el que cada integrante de nuestro equipo desarrolla sus capacidades

sintiéndose satisfecho de desenvolverse en un ambiente grato y seguro para alcanzar sus

metas y las de sus familiares.

-Personalizar la experiencia de cada cliente y aplicarlo en la empresa.

Valores

- Responsabilidad

- Honestidad

- Respeto

- Eficiencia

- Puntualidad

- Disciplina

- Lealtad

- Orden

- Solidaridad

- Vocación de servicio.
 Diseño de instrumento de entrevista

La técnica de recolección de entrevista que tenemos planeada utilizar será la entrevista semi

estructurada o entrevista mixta, combina las preguntas de una entrevista estructurada con

preguntas abiertas, que permitan conocer otros aspectos clave del candidato, como su historia

familiar o anécdotas personales. (Di-fe, 2018)

Las entrevistas van a constar de 8 preguntas dirigidas a 3 miembros de la empresa, estas, se

enfocarán a identificar problemáticas que se puedan solucionar posteriormente.

 Entrevistas Realizadas

A continuación se muestran las entrevistas que fueron realizadas por el aprendiz Angelo

David Moreno, los empleados de Soluciones integrales en seguridad mostraron una actitud de

colaboración y permitieron que las entrevistas hayan sido muy amenas.

​Entrevista 1

1- ¿antes de empezar estás de acuerdo que la grabación de esta entrevista sea grabada

para un levantamiento de información?

Rta: si

2-¿Cuál es tu nombre y qué rol desempeñas dentro de la empresa?

Rta: Camilo Andrés Gómez Casas, soy el gerente de la empresa la cual está enfocada en la

instalación de cámaras, instalación de alarmas y seguridad informática.

3-¿Cuál es la organización que maneja internamente la empresa respecto a los

agendamientos de citas con los clientes y/o contratos?

Rta: mi equipo de trabajo consta de varias personas la parte operativa y la parte gerencial.

La parte operativa se encarga de realizar y ejecutar la instalación de los equipos y reparación

y esta la parte de contabilidad.

4-¿según los horarios y la organización que maneja la empresa está de acuerdo como se

están implementando los tiempos?

Rta: es un poco desorganizada la situación porque no tenemos una fuente como guiarnos solo

por vía telefónica presentamos mucha desorganización debido a la infraestructura que se

maneja.

5-¿crees que la empresa al implementar una herramienta para administrar los tiempos

mejoraría la calidad del servicio?

Rta: claro que sí sería una herramienta muy buena la cual la podríamos utilizar para agendar

las citas y sería muy bueno que también pudieran tener acceso nuestros clientes bien sea por

una aplicación o una página web.

6-¿Qué herramientas de software utilizas en tu empresa?

Rta: whatsapp, teléfono, ninguna más.

7-¿crees que la empresa requiere un sistema de agendamiento?

Rta: si claro no solamente una aplicación si no también una página web para poder tener un

control de los horarios en los clientes.

8-¿Crees que con un sistema de información y agendamiento mejoraría la calidad o

velocidad de tu trabajo?

Rta: si claro mejoraría en cuanto en tiempo y niveles de producción.

​Entrevista 2
​ 1- ¿antes de empezar estás de acuerdo que la grabación de esta entrevista sea

grabada para un levantamiento de información?

Rta: si

2-¿Cuál es tu nombre y qué rol desempeñas dentro de la empresa?

Rta: Geraldine Gómez el rol que desempeño es contaduría pública.

3-¿Cuál es la organización que maneja internamente la empresa respecto a los

agendamientos de citas con los clientes y/o contratos?

Rta: la empresa no cuenta con ninguna forma para agendar citas y así mismo genera

problemas para esto.

4-¿según los horarios y la organización que maneja la empresa está de acuerdo como se

están implementando los tiempos?

Rta: no estoy de acuerdo por genera problemas de producido y a nivel económico dentro de la

entidad y esto afecta el no tener un programa de organización.

5-¿crees que la empresa al implementar una herramienta para administrar los tiempos

mejoraría la calidad del servicio?

Rta: claro que si mejoraría el desorden que genera el no tener una organización y afecte tanto

el producto interno y externo.

6-¿Qué herramientas de software utilizas en tu empresa?

Rta: manejamos un programa llamado Mónica, Microsoft, google. Pero a veces presentan

muchas fallas y afecta la contabilidad interna de la empresa.

​7-¿crees que la empresa requiere un sistema de agendamiento?

Rta: lo requiere urgentemente

8-¿Crees que con un sistema de información y agendamiento mejoraría la calidad o

velocidad de tu trabajo?

Rta: claro que si agilizaría los trabajos y procesos dentro de este y me ayudaría a llevar una

contabilidad más ordenada.

Entrevista número 3

1- ¿antes de empezar estás de acuerdo que la grabación de esta entrevista sea

grabada para un levantamiento de información?

Rta: si

2-¿Cuál es tu nombre y qué rol desempeñas dentro de la empresa?

Rta: María Fernanda mi rol dentro de la empresa es gerente general.

3-¿Cuál es la organización que maneja internamente la empresa respecto a los

agendamientos de citas con los clientes y/o contratos?

Rta: la empresa cuenta con una gerencia, subgerencia de comercio y la gestión de cobranza y

toda esta información es recopilada por la plataforma que se maneja que es Excel.

4-¿según los horarios y la organización que maneja la empresa está de acuerdo como se

están implementando los tiempos?

Rta: no, tuvimos que realizar una modificación en los turnos para poder hacer la gestión de

cobranza y debido a la situación actual del covid-19 hay menos personal en la empresa y aún

más se nota la desorganización en los tiempos de producción.

5-¿crees que la empresa al implementar una herramienta para administrar los tiempos

mejoraría la calidad del servicio?

Rta: claro por qué nos haría más prácticos y proactivos y generaría un equipo de trabajo

mejor consolidado y organizado.

​6-¿Qué herramientas de software utilizas en tu empresa?

Rta: Excel es la plataforma que más utilizamos

7-¿crees que la empresa requiere un sistema de agendamiento?

Rta: si

8-¿Crees que con un sistema de información y agendamiento mejoraría la calidad o

Velocidad de tu trabajo?

Rta: creo que mejoraría más

Para la situación de los demás empleados para poder ser más efectivos en cada una de sus

acciones laborales y agilizaría más

El trabajo e impulsa a la empresa a una proyección económica más alta.

Fuente de entrevistas: ​(García, Moreno, & Telléz, 2020)

 Identificación de la necesidad o situación problema

1. Debido al levantamiento de información realizado en las entrevistas 1 2 3 las cuales se

encuentran registradas en la hoja 4, He llegado a la conclusión que la empresa tiene

un problema de organización a la falta de un sistema de información, que les permita,

organizar su tiempo de mejor manera.

2. Como resultado de las entrevistas, pude identificar que la problemática de Soluciones

Integrales en seguridad trata de la falta de un sistema de organización que involucre a

la Gerencia, la Contaduría y los empleados, de esta manera, se hace evidente la

necesidad de un sistema de información y agendamiento.

3. podemos concluir que ya escuchando las 3 entrevistas de los integrantes de la empresa

Soluciones Integrales requieren de una sistema de información conformado ya que

presentan mucha desorganización en sus tiempos y esta herramienta seria muy util

para ejecutar sus labores más eficientemente tanto externamente como internamente

en la empresa.
 Planteamiento o idea de solución

Nosotros como equipo de trabajo Sena hemos decidido ofrecer el desarrollo de una

plataforma la cual les permita agendar y organizar sus tiempos de forma efectiva, para

mejorar el rendimiento de la empresa en gran medida.

Continuamos con el procedimiento de validación de la idea solución con una encuesta.

 Validación de la idea o solución del problema

Diseño de instrumento encuesta:

La siguiente validación de información fue realizada con el método de encuesta directa en

donde se utilizaron 5 preguntas para identificar la aprobación de la idea solución.

Esta encuesta fue dirigida 5 personas y se realizó con el 100% de la población de la empresa,
debido a que cuenta con personal limitado.

Preguntas de la encuesta:

¿Está de acuerdo con que aprendices SENA usen sus datos y los de su empresa para

identificar la necesidad de un sistema de información?

Respuesta Población

sí 5/5

No 0/5

R: cómo podemos ver los encuestados estuvieron de acuerdo con la utilización de sus datos.

¿Usted sabe si en su empresa existe un sistema de información que permita la

administración de fechas y horarios para las instalaciones de sistemas de seguridad?

Respuesta Población

sí 2/5

No 3/5
 R: según lo evidenciado en la encuesta realizada no cuentan con un sistema de información
apropiado en esta esta empresa.

¿Ha experimentado pérdida o aplazamiento de una instalación de sistema de seguridad

por retraso o desorden en los horarios?
Respuesta Población

sí 5/5

No 0/5

R: Debido a esta respuesta se evidencia pérdidas comerciales debido a los tiempos que
manejan​.

¿Cree que se mejoraría la calidad de servicio que usted presta con la solución

informática que se le está ofreciendo?

Respuesta Población

sí 3/5

No 1/5

R: En cuanto a esta respuesta dan a entender los encuestados que sí mejoraría mucho la

calidad de servicio que se presta.

¿Porque estaría de acuerdo con implementar un sistema de información y

agendamiento?

Rta: ​General: teniendo en cuenta la dificultad que presenta la empresa, si, están de acuerdo

con implementar un sistema de información, de esta manera el trabajo de todos sus miembros

sería más práctico y proactivo y generaría un equipo de trabajo más consolidado.

 Conclusión

1.Debido a la información obtenida en las entrevistas, hemos llegado a la conclusión de que

la empresa Soluciones Integrales En Seguridad necesita de un sistema de organización que le

permita administrar su tiempo, específicamente en la gerencia comercial y en el

agendamiento de las instalaciones de los técnicos, de esta forma le permitirá a la empresa la

optimización de su proceso de trabajo.

2. Es evidente la necesidad de organización en esta empresa, por lo tanto, un sistema de

organización y agendamiento es bastante viable y necesario, de esta manera , concluimos que

Soluciones Integrales en seguridad es una empresa que requiere un software para administrar

de mejor manera sus tiempos.

 Referencias

Referencias

Di-fe. (2018). ​diferenciador​. Obtenido de diferenciador:

https://www.diferenciador.com/tipos-de-entrevista/

García, L., Moreno, A., & Téllez, L. (18 de Junio de 2020). ​Youtube.​ Obtenido de

https://www.youtube.com/watch?v=ByELiG7c1cg&t=3s