Introduccion Al Curso de Gestion Documental

TRAMITE DOCUMENTAL
EN LA ORGANIZACIÓN
W W W . I TS A . E DU . CO
VIGILADA MINEDUCACIÓN
Qué es Gestión Documental?
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas

técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos
de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de
información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos
deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía.
Qué es Gestión Documental?
Desarrollo de la Gestión Documental
• Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de
administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran
los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan
los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes
magnéticos u ópticos), los ficheros que permiten hacer referencias cruzadas y una larga
lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y
clasificación.
• Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más
necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los
sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los
informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aun los profesionales en
sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de
cada documento de soporte papel o electrónico

Flujo del Sistema de Gestión Documental
Bases de Datos
Desde un punto de vista de gestión documental, uno de los principales problemas es

cómo identificar los documentos dentro del entorno de la Base de Datos, saber qué
parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto
existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una Base de Datos
simplemente contiene información para realizar cálculos u operaciones. En el otro
extremo, está la opinión de que una BD es el resultado de las actividades de la
empresa y por ello se las puede considerar documentos de gestión
Hardware
Escáner y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez

preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o
almacenados.
Servidores
Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un

servidor para poder acceder a dicha información, para su modificación o revisión.
Software
Gestores documentales
Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación que se maneja en la

empresa. Existen soluciones informáticas para: la gestión documental, administración de
archivos digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.
Redes
Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en
los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la
información por Internet
Usuarios
A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos

digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar la
consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad
asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.
Administradores
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se

codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación
física del documento original y asignando, a cada documento lógico, las claves de
acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero
Algunos Criterios Generales a
Tener en cuenta
¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para
Almacenamiento
almacenarlos?
¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se
Recuperación puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la
recuperación?
¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los
Clasificación
documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?
¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o
Seguridad la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información
crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella?
¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser
Custodia
guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)?
¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos
Distribución
tardar para distribuir los documentos?
¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son las
Workflow
reglas para el flujo de estos documentos?
¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un
Creación
documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas?
¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal al
Autenticación gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y
cumplimos sus estándares para la autentificación?
Ventajas
 Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma
sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la
documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas
añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de
consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del
problema de localización de documentos...
 Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la
información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como
un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente
situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias
innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad
Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden
custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado
de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica
electrónica.
 Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de
ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales,
originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización
y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos
Desventaja
• Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de

una nueva tecnología es el factor económico y más estas denominadas TI
(Tecnologías de Información), es así como damos un ejemplo del costo de un
Sistema de Gestión Documental
EN QUE CONSISTE LA GESTION

DOCUMENTAL
Organización de los
Archivos de Gestión
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
 Es el listado de series, subseries y tipos
documentales producidos o recibidos por las
oficinas, en el que se asigna el tiempo de retención
de los documentos, tanto en el archivo de gestión
como en el Archivo Central e Histórico.
 Es el instrumento de CLASIFICACIÓN y organización
de los documentos en cada oficina.
 Hace parte del Sistema de Gestión de Calidad.
IMPORTANCIA DE LAS TRD
 Conservar solo los documentos requeridos para la

gestión.
 Racionalizar la producción documental.
 Regular las transferencias documentales.
 Facilitar el manejo de la información.
 Establecer un lenguaje archivístico y formular criterios
comunes en el manejo de los documentos.
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Son los traslados internos de los archivos

de gestión al central y finalmente al
histórico. Este proceso se realiza teniendo
en cuenta el ciclo vital de los documentos,
con la periodicidad que establezcan las TRD
en cada entidad y de acuerdo con los
cronogramas establecidos por la Unidad de
archivo de la sede .
REQUISITOS PARA
LAS TRANSFERENCIAS
Preparación física de los documentos:
 Limpieza de la documentación
 Eliminación de material metálico
 Identificación del material afectado por biodeterioro.
 Revisión y Foliación
 Unidades de conservación y re-almacenamiento
 Inventario de la documentación que esta siendo
remitida a la unidad de archivo.
FOLIACIÓN
 Folio: Hoja.
 Foliar: Acción de numerar hojas.
 Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su
cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de
ordenación que consiste en numerar correlativamente
todos los folios de cada unidad documental”
 Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeración
se aplica solamente a esta.
 Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se
le escribe número.
 Orden consecutivo
 Esquina superior derecha
 En lápiz
 Expedientes consecutivos
Eliminación Documental
• ELIMINACIÓN actividad
resultante de la
disposición final señalada
en las TRD O LISTADO
MAESTRO DE REGISTROS
DEL SGC, avaladas por el
comité de Archivo
mediante levantamiento
de acta, estos
documentos pierden todo
valor legal, fiscal
administrativo y
testimonial
ETAPAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
TIPOS DE DOCUMENTOS
ORGANIZACIONALES Y POR QUE SE
CREAN
QUE ES UN DOCUMENTO?
SEGÚN ISO 9001
IMPORTANCIA DE DOCUMENTOS
Regla de Oro
1. Escribe lo que haces (Proceso)

2. Haz lo que escribiste (Operación)
3. Demuéstralo (Auditoria)
4. Mejóralo (Mejora Continua)
Símbolos para Diagramar Flujos
Subproceso Cuadro de
preestablecido decisión
Operación Demora
Operación Almacén
alternativa
Inicio y fin Documento
Transporte Conector
MAPA DE PROCESOS
Qué es un mapa de procesos?
El mapa de procesos es una presentación de una
visión general del sistema organizacional de su
empresa, en donde además se presentan los
procesos que lo componen así como sus relaciones
principales.
5o. Principio del SGC

Enfoque de sistema para la gestión:
Identificar, entender y gestionar los procesos
interrelacionados como un sistema, contribuye a la
eficacia y eficiencia de una organización en el logro
de sus objetivos.
Comprensión del
Enfoque Basado en Procesos
Definiciones de Proceso (3.4.1)
“Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados” ISO-9001:2000
Entradas Actividades Salidas

REQUERIMIENTO
Insumos / Recursos Proceso Salidas / Productos

“Cualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidas”
TIPOS DE PROCESOS
Procesos Estratégicos: Son los procesos responsables de
analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del
mercado y de los accionistas, para a partir del análisis de todo
ello y el conocimiento de las posibilidades de los recursos
propios, emitir las guías adecuadas al resto de procesos de la
organización para así asegurar la respuesta a las mencionadas
necesidades y condicionantes.
Se suelen referir a las leyes, normativas,... aplicables al servicio
y que no son controladas por el mismo.
Procesos clave: Son aquellos directamente relacionados con
el producto o servicio y tienen impacto en el cliente creando
valor para éste. Son los procesos a partir de los cuales el
cliente percibirá y valorará nuestra calidad.
Procesos de soporte: Son los procesos responsables de
proveer a la organización de todos los recursos necesarios, en
cuanto a personas, maquinaria y materia prima, para a partir de
los mismos poder generar el valor añadido deseado por los
clientes.
Modelo del Proceso ISO-9001
La organización es un proceso
SGC mejora continua
Responsabilidad
R
e de la Dirección
q S
u
CLIENTE
CLIENTE
e t
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i Medición, Análisis s
m Gestión de análisis
medición f
ie Recursos y Mejora a
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o i
s Valor Agregado
Entradas Realización ó
Salidas n
del Producto Producto
o Servicio o Servicio
Transformación
Enfoque de Procesos Ventas de
un producto
Desempeño-Retroalimentación
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J E SERVICIO
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C
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N A
T E VENTA I T
T O
E O N E
S Producto y/o Servicio
EJEMPLO DE MAPA DE PROCESO IES
CICLO PHVA
Ciclo de Shewhart
“Planificar – Hacer – Verificar – Actuar”

(PHVA)
A P
H H
Ciclo PHVA
 Es una herramienta de la mejora continua, presentada por Deming apartir del año
1950, en un ciclo de 4 pasos: Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA):
 Planear (Plan): Plantearse las cinco preguntar básicas:
Qué es lo que voy a hacer? (What)
Porqué lo voy a hacer? (Why)
Cómo lo voy a hacer? (How)
Cuánto me costará hacerlo? (How many)
Quién lo a hacer? (Who)
Dónde lo voy a hacer? (Where)
Cuándo lo voy a hacer? (When)
Ciclo PHVA
• Hacer (Do): Llevar a cabo lo planeado.
• Verificar (Check): Verificar que lo se que se ha hecho, se ha realizado

de acuerdo con lo planeado.
• Actuar (Act): Tomar las acciones necesarias para corregir los errores o
seguir mejorando.
Mejora Continua del Proceso
Plan-Do-Check-Act
Implementar Identificación de Procesos,
mejoras secuencia, interacciones,
(cláusula 4.1.f) criterios y métodos.
(cláusula 4.1.a, b, c.)
1 Enfoque tradicional
ACTUA PLANEA
(Act) (Plan) 2
ACTUA PLANE
4 (Act) A
(Plan)
2 CHECA HAZ
(Check) (Do)
CHECA HAZ
(Check) (Do) 1
3
Seguimiento, Implementación
medición y análisis. de lo planeado.
(cláusula 4.1.e) (cláusula 4.1.d)
SGC 2016
RESPONSABLE DEL SGC OSCAR MENESES
SGC 2016
SGC 2016
SGC 2016
SGC 2016
SGC 2016
SGC 2016
SGC 2016
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Gracias
ING. OSCAR MENESES MEJIA
CALIDAD@ITSA.EDU.CO

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Se entiende por gestión documental el conjunto de normas

administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran

lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y

necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los

sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los

informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aun los profesionales en

cada documento de soporte papel o electrónico

Desde un punto de vista de gestión documental, uno de los principales problemas es

Escáner y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez

Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un

Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación que se maneja en la

A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos

Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se

• Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de

EN QUE CONSISTE LA GESTION

 Conservar solo los documentos requeridos para la

Son los traslados internos de los archivos

Preparación física de los documentos:

1. Escribe lo que haces (Proceso)

Inicio y fin Documento

5o. Principio del SGC

Entradas Actividades Salidas

Insumos / Recursos Proceso Salidas / Productos

“Planificar – Hacer – Verificar – Actuar”

1950, en un ciclo de 4 pasos: Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA):

 Planear (Plan): Plantearse las cinco preguntar básicas:

Qué es lo que voy a hacer? (What)

Porqué lo voy a hacer? (Why)

Cómo lo voy a hacer? (How)

Cuánto me costará hacerlo? (How many)

Quién lo a hacer? (Who)

Dónde lo voy a hacer? (Where)

Cuándo lo voy a hacer? (When)

• Hacer (Do): Llevar a cabo lo planeado.

• Verificar (Check): Verificar que lo se que se ha hecho, se ha realizado

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