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CONTROL DEL PROYECTO &

CONTROL DE CAMBIOS1
PRESENTADO POR: FABIOLA RÍOS RINCÓN & VICTORINO DE LA
CRUZDOMÍNGUEZ

CONTROL DEL PROYECTO


Tiene como objetivo principal el mantener el proyecto alineado con sus objetivos. Un
control de proyecto efectivo nos va a permitir, a partir de la comparación entre valores
planificados e incurridos:

 Evaluar la actuación o ejecución pasada en cualquier instante de la vida del


proyecto.
 Analizar tendencias futuras que permitan estimar los costes y plazos de
finalización del proyecto. Control de Proyecto es un conjunto de actividades de
gestión que permiten verificar si el proyecto va marchando según lo planificado.
Con la evolución de la ciencia y las tecnologías el desarrollo de la informática ha
ido incrementando considerablemente.

FASES DEL PROYECTO


La tarea de vigilancia y control del proyecto es una actividad cuya responsabilidad recae
en el gerente o director de proyecto. Controlar no es vigilar, es sobre todo conocer y tener
capacidad de anticipación, corrección y evaluación para identificar desviaciones y mejorar
la implantación.

El control contempla aspectos como:

 Estilos de dirección: afecta de forma directa a las relaciones sociales del equipo de
proyecto y un buen estilo de dirección es algo que requiere experiencia. Un buena
dirección es la que facilita-convence y una mala dirección es la que impone.
 Establecer herramientas de control: orientadas al control del coste, el plazo y las
acciones correctivas ante la identificación de desviaciones
 Elaborar informes del estado del proyecto: como se ha dicho en alguna ocasión en
entradas anteriores, sólo se puede gestionar lo que se conoce. Por lo tanto se
deben establecer herramientas de información que permitan evaluar la evolución y
trasladar dicha información de forma sencilla a informes regulares de seguimiento.
 Revisar el programa de proyecto: toda la información de control debe permitir
comparar la EDT y el diagrama de Gantt actual con el de partida. La programación

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Fuente: https://www.scribd.com/presentation/130670988/Control-Del-Proyecto-Control-de-
Cambios#from_embed

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y la planificación son actividades permanentes durante el ciclo de vida de
proyecto.
 Emitir cambios de órdenes: ante nuevos requerimientos, debe existir un
procedimiento normalizado de gestión del cambio, cuyo impacto debe ser valorado
y recogido en la meta, plazo y coste de proyecto.

TIPOS DE CONTROL
Los mecanismos de control pueden clasificarse, dependiendo del momento en que se
realice la acción de control.

 Control direccional: El mecanismo de control actúa antes de que la actividad este


totalmente concluida. En este caso el control se realiza de modo continuo y no en
puntos determinados, de modo que cada elemento de la acción sea el resultado
de la rectificación casi instantánea de la acción anterior.
 Control aprobado - reprobado: En este caso, el receptor del control se somete a un
examen después de concluidas determinadas actividades. En caso de aprobación
se permite la realización de la actividad siguiente. Si hubiera una rectificación, el
proceso se interrumpe definitivamente o hasta que se subsanen las
irregularidades.
 Control post operacional: El mecanismo de control sólo se pone en funcionamiento
después de concluida toda la operación. La información para la acción correctiva
en este tipo de control, solo se utilizara en un periodo (proyecto) futuro cuando se
inicie la planificación para un nuevo ciclo de actividades.

MONITOREO Y CONTROL
Para lograr el resultado deseado en un proyecto y la satisfacción del cliente se debe
efectuar un seguimiento durante todo el desarrollo del proyecto. Es preciso llevar un
control de las actividades que se realizan en el proyecto, de los recursos necesarios para
llevar a cabo su ejecución, así como todos los componentes necesarios para que el
proyecto se desarrolle adecuadamente y no se desvíe del cumplimiento de los objetivos
planteados inicialmente. Como consecuencia de este control será posible conocer en todo
momento qué problemas se producen a fin de resolverlos o aminorarlos de manera
inmediata.

REPORTE
Como resultado del seguimiento y control de las actividades de un proyecto se realizarán
reportes en el mismo, donde quedará plasmada la situación del proyecto con el objetivo
de que los responsables puedan evaluar su desarrollo. Un Reporte es un informe que se
formula ose presenta por una persona, entidad o sistema.

Estas tres acciones conforman lo que se denomina "El Ciclo de Vida de un reporte".

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 Definición del reporte: el autor del reporte precisa los datos y la manera de
presentación delos mismos. Se definen las conexiones a los diferentes orígenes
de datos para obtener los resultados que debe reflejar el reporte.
 Administración del reporte: puesto que en las organizaciones actuales existen
varias categorías de usuarios, como los gerentes, los usuarios de servicio al
cliente, etc.; es importante que se definan los usuarios del reporte, para ello es
necesario publicar los reportes.
 Entrega del reporte: normalmente en las organizaciones los reportes se entregan
de manera periódica. Para que los reportes lleguen a los usuarios requeridos se
pueden aprovechar varios servicios como el de mensajería.

REPORTE DE ESTADO
Un Reporte de Estado es un documento que informa el estado actual de un proyecto. Su
principal propósito es comunicar al receptor si el proyecto se va desarrollando según lo
planeado y por qué, o si no se va desarrollando según lo planeado, también por qué. Este
reporte no es producido para registrar qué trabajo hizo o hará el equipo del proyecto, sino
que su intención es describir los desvíos del plan y cómo serán corregidos

FORMATOS QUE PERMITEN CONTROLAR ELPROYECTO Y


VALORAR LA EFICIENCIA DE LOSCAMBIOS
 Reporte de estatus
 Minutas de reuniones:
 Primero
 Segundo
 Agendas
 Formatos de estatus de actividades
 Formatos de control de cambios:
 Primero
 Segundo
 Lecciones adquiridas
 Formatos de requisición

CONTROL DE CAMBIOS
Un sistema de control de cambios define los procedimientos por los cuales se aprobarán o
rechazarán los cambios en el proyecto. Esto generalmente incluye una bitácora de
incidentes compartida y accesible por todos los involucrados, un sistema de seguimiento
de los cambios aprobados, y un mecanismo de niveles de aprobación para autorizar los
cambios, como así también un sistema para actualizar el plan original del proyecto con los
cambios agregados ella ejecución.

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Comité de control de cambios: es un grupo de interesados en el proyecto, formalmente
constituido que definen como los entregables del proyecto y su documentación serán
controlados, cambiados y aprobados. Es el equipo de personas encargado de aprobar o
rechazar una solicitud de cambio.

Solicitud de cambio: es una petición que puede expandir o reducir el alcance del
proyecto, modifica políticas, procedimientos, planes, modifica costos, presupuesto y la
programación del proyecto. Estas solicitudes pueden ser directas o indirectas, externas o
internas y legales obligatorias u opcionales. Solo las solicitudes de cambios aprobadas
por el CCC serán implementadas.

El proceso de Control de Cambios se aplica de igual forma tanto en el proceso desarrollo


del software como en la etapa de garantía; esto con el propósito de asegurar que los
cambios son controlados por un método unificado y garantiza el desempeño de los
procesos y correcta administración del alcance.

Los cambios pueden ocurrir durante las fases de elaboración, construcción y transición de
la solución del proyecto, es decir en cualquier tiempo antes o después de su implantación
y estabilización en producción.

Los posibles orígenes de los cambios pueden ser:


 Nuevas necesidades de los usuarios del Sistema.
 Reorganización, reducción o crecimiento de la solución de proyecto.
 Redefinición de los requerimientos de la solución del proyecto

Actividades consideradas dentro del proceso de control de


cambios:
 Identificar la necesidad del cambio.
 Realizar la solicitud de cambio.
 Evaluar la solicitud
 Generar un informe del cambio donde se decide si la solicitud es aceptada,
rechazada postergada.
 Si la solicitud es aceptada se deberá incluir el requerimiento dentro del alcance del
proyecto.
 Se genera la orden de cambio.
 Se realiza el cambio el cual es revisado, se reconstruye la versión de la solución
del proyecto, se realizan las pruebas técnicas y de usuario necesarias para el
proceso, y se pone en marcha la nueva versión del software.

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Se consideraran como control de cambios las modificaciones que impacten para los
siguientes documentos y por lo tanto se generarán costos adicionales:

 Alcance del proyecto


 Cronograma

Un cambio solicitado podrá impactar aspectos del proyecto como:

 Alcance
 Costos
 Tiempo
 Recurso Humano

SOLICITUD DE CAMBIO
 Una vez sea identificado el cambio se deberá realizar la solicitud formalmente.
 La solicitud se deberá realizar de manera escrita, por correo electrónico o con el
apoyo de una herramienta informática y deberá contener mínimo la siguiente
información:
o Nombre del Proyecto: Nombre con el que se identifica el proyecto.
o Fecha: Fecha en la que se solicita el cambio.
o Solicitado Por: Nombre de la persona que realiza la solicitud de cambio.
o Cambio Solicitado: Descripción del requerimiento sobre el cual se realizara
el cambio o del nuevo requerimiento a desarrollar.
o Tipo de Cambio: Se clasificará el cambio solicitado en alguno de los
siguientes tipos:
 Justificación del Cambio: Se deberá dar una descripción de la razón
que origina la solicitud del cambio.

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 Documento Soporte del Cambio Solicitado: En caso de aplicar, se
anexa el documento o documentos que soportan la solicitud y una
breve descripción del contenido de estos.

EVALUACIÓN DEL IMPACTO DEL CAMBIOSOLICITADO


La evaluación de los cambios se realiza con el fin de medir el impacto que se pueda
generar al proyecto durante su desarrollo.

RESPUESTA A LA SOLICITUD DE CAMBIO


La respuesta a la solicitud del cambio podrá ser objetada mediante una comunicación
escrita, por correo electrónico o a través de la herramienta informática que apoya el
proceso de gestión de cambios.

EJECUTAR CAMBIO
Una vez sea evaluada y aprobada la solicitud se procede a establecer los cambios que se
realizaran en la planeación del proyecto, es decir, definir los documentos que se afectan
para proceder a su cambio y versiona miento.

ENTREGA Y VALIDACIÓN DEL CAMBIO


Los aspectos claves a validar en el cambio son:

 Se ha desarrollado e implementado el cambio requerido adecuadamente.


 La documentación relacionada con el cambio se encuentra actualizada.
 El cambio de versión es aplicado y es consistente con el desarrollo del cambio.

Pruebas de Usuario
En caso que el cambio requerido haya tenido impacto en la funcionalidad de la solución
del proyecto se deberá garantizar que este cumple con las especificaciones y los objetivos
planteados, por lo que se realizarán pruebas de usuario, siguiendo la metodología de
pruebas aprobado para el proyecto.

Aprobación y Cierre del Cambio


Una vez se hayan validado todos los entregables del cambio requerido se procederá a la
aprobación y cierre según corresponda. Esta aprobación y cierre se formalizará a través
de una comunicación o mediante un acta de reunión.