SOBRECARGA DE INFORMACIÓN EL LOS

CORREOS INSTITUCIONALES DE LA UNAL

(1)​Francisco​ ​Javier Marín Linares​, ​(2)​Juan Felipe Pastrana Ramirez,​(3)​Mateo Gutiérrez Melo​(4)
Nicolás Daniel Hernandez Venegas(​5)​Nicolás Ortiz Chaparro.

(1) Universidad Nacional De Colombia- Sede Bogotá,​ ​fmarinl@unal.edu.co​ ​(2) Universidad Nacional De
Colombia- Sede Bogotá, ​jpastranar@unal.edu.co​, ​(3) Universidad Nacional De Colombia- Sede Bogotá
mgutierrezca@unal.edu.co​ (4) Universidad Nacional De Colombia- Sede
Bogotá,​nihernandezv@unal.edu.co​ (5) ​ Universidad Nacional De Colombia- Sede Bogotá
nortizc@unal.edu.c​o

Resumen
Este artículo contempla el entendendimiento,
análisis e investigación de la problemática
relacionada con la saturación de la información
en los correos institucionales de la Universidad
Nacional De Colombia.
Palabras clave​: Universidad Nacional De
Colombia, spam , correo electrónico, etiquetas.
Abstract
This article turns around the investigation and
analysis of the digital problematic emails of
Universidad Nacional De Colombia for the
massive information communication by the
institution.
Keywords​: Universidad Nacional De Colombia,
spam, e-mail, label.

los parámetros básicos para comprender el

1. Proceso de publicación
Este documento será subido a la plataforma
virtual “Scribd” como mecanismo para transmitir
y dar a conocer el proyecto a una comunidad
más amplia. De igual manera, se dará entrega a
los docentes de la asignatura Introducción a la
Ingeniería de Sistemas y Computación Grupo II
de la Universidad Nacional De Colombia.
Así mismo, los autores del presente texto no se
comprometen a publicar trabajos que no
cumplan las normas de edición, salvo fallos
ocasionales y menores. Los autores son
responsables de encargar por su cuenta las
tareas de traducción y corrección de estilo.
2. Introducción
En el siguiente documento se hallará el trabajo
realizado en base a la problemática del ingreso
masivo de información por parte de la
Universidad Nacional de Colombia hacia los
estudiantes de la institución. Se explicará el
contexto de dicha problemática, se establecerán
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Chaparro, Nicolás.Sobrecarga de información en los correos institucionales de la UNAL.
. ​Universidad Nacional de Colombia (2020)
problema desde una misma visión, logrando así
establecer una evaluación más centrada con el
fin de seleccionar entre distintas alternativas la
mejor solución desde la perspectiva grupal de
esta situación. El propósito de este proyecto es
generar mayor eficiencia y asertividad por parte
de los correos que reciben los estudiantes de la
universidad, permitiendo así que no haya
pérdida de información importante.
3. Problema
3.1 Introducción a la problemática
La Universidad Nacional De Colombia al ser una
institución de educación superior que realiza
múltiples actividades, eventos y convocatorias
académicas se ve en la necesidad de informar a
toda su comunidad estudiantil de dichos
encuentros por diversos medios de
comunicación, siendo el correo electrónico de
Google el predilecto, pues sus múltiples
herramientas y fácil acceso a la información lo
convierte en el más usado y útil.

Por ello, es muy común que los estudiantes de
la academia reciban múltiples mensajes en un
solo día, generando un problema de saturación
de la información pues en algunas ocasiones
datos relevantes se pierden en el millar de
recados recibidos.
3.2 Árbol del problema
Ver apéndice (1)
A continuación se presenta una explicación del
árbol del problema, el cuál ha sido utilizado
como herramienta para dar a entender las
causas y efectos que produce esta dificultad en
los estudiantes de la Universidad Nacional De
Colombia.
Las causas son:
1. Múltiples eventos académicos
sociales.
La Universidad Nacional De Colombia al
ser un órgano académico que promueve
la investigación, la cultura y el
conocimiento a un público muy amplio,
tiene la necesidad de generar diversos
espacios de encuentro presenciales o
virtuales para promulgar sus metas a la
mayor cantidad de personas posible. Es
por ello que el correo institucional se
convierte en la herramienta de difusión
masiva más útil, pues permite compartir
archivos, encuestas, panfletos y
múltiples elementos de comunicación
de una manera efectiva.
Los efectos son:
1. Síndrome de la fatiga de la información:
Este síndrome ha sido tomado e
investigado por la academia durante
mucho tiempo, pues se ha demostrado
que logra generar grandes momentos
de estrés y múltiples efectos
psicológicos en las personas que están
en una constante sobrecarga de la
información presente en diferentes
medios visuales y auditivos.
2. Posible pérdida de información
relevante:
Esto se puede llegar a dar gracias a la
enorme acumulación de correos
electrónicos, donde la mayoría o una
parte de ellos no sean de interés para la
persona lo que podría generar que en
un momento la información requerida
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Chaparro, Nicolás.Sobrecarga de información en los correos institucionales de la UNAL.
. ​Universidad Nacional de Colombia (2020)
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por el individuo sea difícil de encontrar o
se pierda por un simple error humano,
al momento de seleccionar y borrar
correos no deseados.
3. Una desmotivación de los estudiantes a
la hora de consultar la información en el
correo:
Esto se puede llegar a dar por
diferentes motivos mencionados en
puntos anteriores. La abrumadora
cantidad de información, o bien, la
ausencia de contenidos relevantes a la
persona, propician las condiciones para
que el interés en leer los correos se
pierda.
3.3 Imagen enriquecida
y
Ver apéndice (2)
La Universidad Nacional de Colombia necesita
proporcionar información constante de distintos
aspectos internos de la universidad, por lo cual
utiliza distintas áreas para dividir la información
en distintos remitentes, utilizando como medio
de propagación el servicio de correo electrónico
“Gmail”. Dichos remitentes comúnmente envían
una cantidad considerable de correos en un
lapso de tiempo corto, de los cuales algunos
son menos relevantes para los receptores de
dichos mensajes. Por lo que, si se satura a los
estudiantes de dicha información, estos
procederán a omitir todo aquello que provenga
de aquel emisor, generando la posibilidad de
que por error se salte algún mensaje importante,
lo cual conlleva a distintos problemas.
3.4 CATWOE
Siguiendo la metodología de los Sistemas
Suaves de Peter Checkland, se presenta a
continuación un análisis de la raíz del problema
a través de la mnemotecnia CATWOE.
● Clientes:
En el sistema planteado existen dos
tipos de clientes, los beneficiados y las
víctimas.
Los clientes beneficiados son aquellos
docentes, estudiantes, directivas y
demás personas encargadas de
transmitir la información de manera
 3

masiva. Se les considera beneficiados El envío de mensaje y el recibimiento de

pues logran suplir la necesidad de
difundir de manera general los diversos
eventos y comunicados universitarios.
Los clientes víctimas son
estudiantes, profesores o agentes
administrativos que reciben múltiples
correos electrónicos en un día,
llevándolos a perder información
importante para ellos al no guardarla o
etiquetarla en un lugar digital específico,
donde posteriormente podrán revisar de
manera ágil y efectiva.
● Agentes:
○ Usuarios del
Institucional.
Estas personas cumplen el
papel de agentes pues ellos
mismo pueden solucionar el
problema y a su vez realizar las
actividades en el sistema de
emisión y recepción
mensajes electrónicos.
○ Departamentos, facultades,
consejos y entes académicos
que generan los correos
electrónicos.
Estos órganos institucionales
son los encargados de enviar
información con respecto a
diversas actividades sociales o
académicas de la universidad.
Y de igual manera, algunos de
ellos cumplen la función de
regular y permitir el envío de
mensajes de manera masiva.
○ Plataforma de Gmail.
Esta herramienta tecnológica
cumple un papel fundamental
en el sistema de divulgación de
mensajes electrónicos a la
comunidad de la Universidad
Nacional De Colombia, pues
facilita el proceso de emisión y
recepción de mensajes.
● Transformación:
los mismos se dan en cinco diferentes
etapas, las cuales son:
○ Creación del mensaje.
los
La creación de mensajes puede
darse por cualquier miembro u
órgano de la universidad, el cual
puede generar documentos
para una población en especial
o para toda la comunidad
estudiantil.
○ Proceso de envío de mensaje.
En esta etapa está presente la
Dirección General De
correo
Informática y Comunicaciones
de la Universidad Nacional De
Colombia, la cual es la
encargada de regir y enviar de
manera masiva los correos
electrónicos a la comunidad
estudiantil.
de
○ Clasificación mensajes.
La clasificación de mensajes se
da en diversas etapas
dependiendo de quien crea el
mensaje. Si el documento es
creado por una persona u
organización que no se
encuentre vinculado de manera
activa con un departamento de
la universidad, debe seguir un
mecanismo para pedir el
consentimiento de poder enviar
los mensajes y a su vez
remitirlos a la Dirección General
De Informática y
Comunicaciones, para que
desde allí sean remitidos a la
comunidad estudiantil. Pero si
un organismo activo quiere
enviar un mensaje, puede
hacerlo si posee los derechos
necesarios y si no tiene que
solicitarlo a la Dirección General
De Informática y
Comunicaciones.
La clasificación de mensajes
también se
○ Recepción.
Los mensajes son recibidos por
la comunidad estudiantil,
profesores o administrativos.

Marín Linares, Francisco Javier; Pastrana Ramirez, Juan Felipe; Gutiérrez Melo, Mateo; Hernandez Venegas, Nicolás Daniel; Ortiz
Chaparro, Nicolás.Sobrecarga de información en los correos institucionales de la UNAL.
. ​Universidad Nacional de Colombia (2020)
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○ Interpretación.
La interpretación es la que
realiza cada persona al leer los
correos electrónicos.
● Visión del mundo (weltanschauung)
Reducir la sobrecarga informativa que
produce revisar el correo institucional
● Apremios Ambientales
Dirección nacional de informática y
comunicaciones
● Propietarios:
Nosotros los estudiantes.
3.5 Preguntas
1. ¿Qué pasa?
La Universidad Nacional De Colombia
usa la herramienta de correos electrónicos
como medio de difusión masiva, lo que puede
generar en los estudiantes, administrativos y
docentes una sobresaturación de la información.
Donde posteriormente se puede crear diferentes
problemáticas, como lo son la pérdida de
información relevante o un síndrome de
saturación de la información.
2. ¿Cuál es el estado del problema?
No se han llevado a cabo estrategias
por parte de ninguno de los actores para la
mejora de esta problemática. Incluso se podría
decir que el problema se ha vuelto más
relevante durante la pandemia actual ya que la
comunidad ha pasado a coordinar la mayoría de
sus actividades por medio de plataformas
digitales.
3. ¿Qué no se ha logrado?
No se ha logrado el objetivo de los
correos, el cual es informar a los estudiantes
pues en algunos casos esto se tergiversa y se
genera una pérdida de información relevante o
un sentimiento de no querer leer los correos
institucionales. Esto se puede ver reflejado en el
apéndice 7 y 12.
4. ¿Hay algo que obstruya?
El no conocimiento adecuado para crear
o manipular la herramienta tecnológica de
correos electrónicos de Google, permite que
algunas personas se sobresaturan de
información y no clasifiquen en orden de
importancia los correos o archivos de su interés.
Marín Linares, Francisco Javier; Pastrana Ramirez, Juan Felipe; Gutiérrez Melo, Mateo; Hernandez Venegas, Nicolás Daniel; Ortiz
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. ​Universidad Nacional de Colombia (2020)
5. ¿Qué documentación, estadísticas,
datos, etc. presentan el problema?
Ver el apéndice (3) al (7) para ver la
información de encuestas hechas a
estudiantes de Ingeniería de Sistemas y
Computación Semestre 2020- I
Ver el apéndice (8) al (12) para tener
información de encuestas hechas a
estudiantes de la Universidad.
El problema al estar presente en los
estudiantes de la Universidad Nacional De
Colombia y en los autores del presente texto,
conlleva al uso de apelación de los dos
principales ítems del método científico, la
observación y la hipótesis.
De igual manera se realizaron
encuestas para comprobar si el pensamiento
que tenían los autores del texto concordaba con
la realidad en los estudiantes, lo que llevó a un
comprobación futura.
Y para finalizar, se tomaron los datos de
los correos personales de los autores para que
a través de un algoritmo se analicen y se arrojen
unas gráficas que muestran la proporción de
correos recibidos y leídos.
4.0 Posibles soluciones
Capacitación en herramientas digitales
● Se propone crear una infografía
pedagógica que será compartida a la
Universidad. En esta representación
visual se le enseñara a los estudiantes
cómo pueden configurar su bandeja de
entrada de Gmail para filtrar, clasificar y
priorizar de manera personalizada los
correos electrónicos que les lleguen.
● Creación de diversas entradas en el
Blog de La Nacho (plataforma digital a
la cual están vinculados una cantidad
considerable de estudiantes de la
Universidad Nacional) en donde los
alumnos tienen la posibilidad de
compartir con la comunidad universitaria
los filtros que han creado.
● Creación de vídeos educativos en
conjunto a Unimedios en donde se le
enseñe a la comunidad universitaria a
utilizar las herramientas digitales que ha
dispuesto la institución.
 5

Soluciones basadas en el uso de tecnologías para la planificación, el seguimiento y la

evaluación de proyectos y programas.
analíticas Santiago, Chile: CEPAL.
● Creación de un sistema de información
integrado dentro de la universidad que 8) Taub E. (2012).​The New York Times,​
se encargue de asistir a los Eluding a Barrage of Spam Text
Messages. Recuperado el 06 de Junio
departamentos y facultades de la de 2020, de:
universidad al momento de seleccionar https://www.nytimes.com/2012/04/05/tec
el público al cual se le envía los hnology/personaltech/fighting-back-agai
mensajes. La idea es hacer una nst-spam-texts.html
.
experiencia más personalizada para el 9) Unidad de comunicaciones (2019).
estudiante, una experiencia en donde Manual de uso de correo institucional​.
éste reciba información que le interese Recuperado el 06 de Junio de 2020, de:
sobre eventos y actividades en los http://derecho.bogota.unal.edu.co/filead
min/user_upload/Manual_De_Uso_Corr
cuales esté dispuesto y deseé
eo_Institucional.pdf
involucrarse.
10) Pastrana F. et al. (s.f) Encuesta sobre
Notas uso del correo institucional (Ingeniería
de sistemas). Recuperado el 06 de junio
de 2020, de:
https://forms.gle/5Axpn6LZm6AYqYEg7
Referencias
11) Pastrana F. et al. (s.f) Encuesta sobre
1) Caracteres (s.f). ​Editorial Delirio. uso del correo institucional. Recuperado
Obtenido de Infopolución. Recuperado el 06 de junio de 2020, de:
el 06 de Junio de 2020, de: https://forms.gle/M7Qint8yE3mdmuRu7
http://revistacaracteres.net/glossary/info
polucion/
2) Checkland, P. (1993). Pensamiento de
sistemas, práctica de sistemas. México:
Noriega Editores.

3) Crespo, M. A. (2009). Guía de diseño de

proyectos sociales comunitarios bajo el
enfoque del marco lógico. Conceptos
esenciales y aplicaciones. Caracas:
Monografía del autor

4) Heraldo (01 de junio de 2017).¿De

dónde viene la palabra spam?.
Recuperado el 06 de Junio de 2020, de:
https://www.heraldo.es/noticias/socieda
d/2017/06/01/donde-viene-palabra-spa
m-1178933-310.html

5) Hernandez J. et al. (2014). ​Detección de

correo Spam usando clasificadores
supervisados.​ Recuperado el 06 de
Junio de 2020, de:
https://www.researchgate.net/profile/Jos
e_Hernandez_Tadeo/publication/27707
7903_Deteccion_de_correo_electronico
_Spam_usando_clasificadores_supervis
ados/links/556155b008ae6f4dcc93c4a3/
Deteccion-de-correo-electronico-Spam-
usando-clasificadores-supervisados.pdf

6) Méndez J. et al. (2007). ​Revista

Iberoamericana de Inteligencia Artificial
Obtenido de Sistemas inteligentes para
la detección y filtrado de correo spam:
una revisión. Recuperado el 06 de Junio
de 2020, de:
https://www.redalyc.org/pdf/925/925034
05.pdf
7) Ortegón, E., Pacheco, J. F., & Prieto, A.
(2005). Metodología del marco lógico

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Chaparro, Nicolás.Sobrecarga de información en los correos institucionales de la UNAL.
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Apéndice
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(2)

Marín Linares, Francisco Javier; Pastrana Ramirez, Juan Felipe; Gutiérrez Melo, Mateo; Hernandez Venegas, Nicolás Daniel; Ortiz
Chaparro, Nicolás.Sobrecarga de información en los correos institucionales de la UNAL.
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Encuesta Ingeniería de sistemas

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Marín Linares, Francisco Javier; Pastrana Ramirez, Juan Felipe; Gutiérrez Melo, Mateo; Hernandez Venegas, Nicolás Daniel; Ortiz
Chaparro, Nicolás.Sobrecarga de información en los correos institucionales de la UNAL.
. ​Universidad Nacional de Colombia (2020)
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Marín Linares, Francisco Javier; Pastrana Ramirez, Juan Felipe; Gutiérrez Melo, Mateo; Hernandez Venegas, Nicolás Daniel; Ortiz
Chaparro, Nicolás.Sobrecarga de información en los correos institucionales de la UNAL.
. ​Universidad Nacional de Colombia (2020)
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(7)

Encuesta general
(8)

(9)

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