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ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

LA PLANEACIÓN

Para poder responder a los retos que enfrentan las organizaciones y la


complejidad de las mismas se origina el proceso administrativo a partir
de los planteamientos de Henri Fayol y comprende los siguientes
aspectos:
OBJETIVOS
*Identificar las principales funciones de la planeación dentro del
proceso administrativo.
*Entender la importancia de la planeación en una empresa.
*Distinguir lo diferentes tipos de planeación.
*Describir las fases del proceso de planeación y su interacción.
*Mencionar las principales herramientas de planeación.
Qué es PLANEAR?
Determinar el rumbo hacia el que se dirige la organización y los
resultados que se pretenden obtener mediante el análisis del entorno y
la definición de estrategias para minimizar riesgos con la finalidad de
lograr la misión y visión organizacional. (Munch, L. 2014)
IMPORTANCIA
*Define el rumbo que tomará la empresa para que los esfuerzos sean
direccionados a un fin.
*Permite gobernar el futuro empresarial y la adaptación a las
circunstancias cambiantes del entorno.
*Establece alternativas en caso de que surjan imprevistos.
*Reduce las amenazas y hace factible que se aprovechen nuevas
oportunidades, transformando debilidades en fortalezas.
*Planear las actividades hace posible el éxito organizacional.
*La planeación se aplica en empresas de toda índole, la diferencia
radica en el grado de complejidad.
*Permite responder de manera efectiva a los cambios.
*Los recursos son limitados, la planeación permite optimizar su
utilización.
TIPOS Y NIVELES DE PLANES
Planeación Estratégica
Se realiza en los altos niveles de la organización para el conjunto de la
compañía; a partir de este se elaboran planes en los distintos niveles de
la empresa.
Planeación Táctica o funcional
Se derivan de los planes estratégicos, se formulan para las distintas
áreas funcionales. Ej. Plan de marketing, plan financiero, plan de
recursos humanos.
Planeación Operativa
Se derivan de los planes tácticos. Son responsabilidad de las diferentes
unidades de trabajo y se ejecutan por cada uno de los trabajadores de la
compañía
ELEMENTOS DEL PLAN ESTRATÉGICO
1. FILOSOFÍA
Valores, prácticas y creencias que son la razón de ser de la organización
y representan su compromiso ante la sociedad. Le da sentido y finalidad
a la empresa.
La filosofía comprende:
Credo: Creencias que orientan la conducta de los integrantes de la
empresa
Valores: Pautas de conducta o principios que orientan la conducta de los
individuos en la empresa. Los valores deben compartirse y practicarse
por todos los miembros de la empresa.
Compromiso: Responsabilidad de la empresa ante la sociedad.
Hacemos lo correcto para nuestra gente, nuestro entorno y nuestra
sociedad, pero sobre todo para nuestros clientes.
La honestidad que se manifiesta en comportamientos de integridad y
madurez que generan sentimientos de confianza en nuestros clientes,
empleados y en la comunidad.
El trabajo en equipo o gestión participativa, que permita a los
empleados intervenir activamente en la vida de la organización,
contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.
Las empresas progresistas entienden que los asuntos medioambientales
y sociales son asuntos empresariales. Entienden que, en definitiva, sólo
pueden tener el mismo éxito que el mundo en el que se desenvuelven.
2. MISIÓN
Es el motivo o razón de ser por parte de una empresa, organización o
institución. Se enfoca en el presente, es decir, es la actividad que
justifica lo que el grupo o el individuo está haciendo en un momento
dado.
¿QUIÉNES SOMOS?
La misión responde a varias preguntas:

¿En qué negocio estamos?


¿Para qué existe la empresa?
¿Cuáles son los productos y servicios?
¿Cuáles son los objetivos de rentabilidad?
¿Cuáles son los elementos diferenciales?
Requisitos que debe reunir la Misión
AMPLIA: Dentro de una línea con expansión pero lo suficientemente
específica y bien definida para que sea fácil de entender y lograr
MOTIVADORA: Inspiradora y alcanzable.
PERMANENTE: Orientada a inspirar a la empresa durante todo su ciclo
de vida.
CONGRUENTE: Consistente con lo que se hace y se desea.
“Exceder las expectativas de nuestros clientes,
asegurando una experiencia gratificante de
entrega, posesión y uso de nuestros productos y
servicios automotrices. Esta misión será alcanzada
con el conocimiento de los deseos de cada cliente
por todo el personal, a fin de satisfacerlos siempre
y así, ser merecedores de su confianza y lealtad.”
BANCO POPULAR GLOBAL: Desarrollar y prestar servicios financieros
integrados de excelente calidad para satisfacer oportunamente las
necesidades y expectativas de los diversos sectores económicos, a fin de
lograr el fortalecimiento y liderazgo institucional, la integración y
coordinación con sus filiales, el compromiso, pertenencia y bienestar de
los miembros de la organización, así como una adecuada retribución
para los accionistas y la sociedad en general.

“Producir alimentos funcionales de excelente calidad, pensando en la


nutrición y salud de las familias, con un gran sentido de responsabilidad
social y del medio ambiente fundamentando su crecimiento en el
desarrollo sostenible de su gente.”

3. VISIÓN
Es el enunciado del estado deseado en el futuro para la organización.
Fija el rumbo de la institución, plantea retos, estimula la creatividad y
coordina esfuerzos.
Características
Dimensión de tiempo: La visión debe ser formulada teniendo
claramente definido un horizonte de tiempo.
Positiva y alentadora: Debe impulsar la acción, generar sentido de
dirección, y camino para llegar al punto deseado
Detallada: Debe expresar claramente los logros que se desea alcanzar
en el periodo escogido.
Realista-posible: Debe tener en cuenta los recursos, el entorno, la
tecnología y la competencia. Analizar la experiencia y el conocimiento
del negocio
Difundida interna y externamente: debe ser reconocida por los clientes
internos y los externos de la organización.
*“Liderar el mercado nacional en la venta de vehículos y en la entrega
de servicio en el área automotriz, brindando atención personal y
especializada a nuestros clientes, lo cual nos permitirá un acercamiento
al mercado, concientizando además a cada miembro de nuestro equipo
de trabajo acerca de las necesidades que se deben satisfacer en el
cliente. Mejoraremos estratégicamente las áreas de comunicación
interdepartamental, estableciendo prácticas motivacionales, para que el
trabajador comprometa su mejor esfuerzo, experiencia y
profesionalismo en la atención de nuestros clientes.”
*“Ser la mejor empresa de distribución horizontal de productos de
consumo masivo de la región central del país, siendo percibidos como la
mejor opción para nuestros clientes y proveedores.”
DIEZ BENEFICIOS DE CONTAR CON UNA MISIÓN Y VISIÓN CLARAS
1. Lograr una claridad de propósito entre todos los directivos y
empleados.
2. Sentar las bases para todas las demás actividades de planeación
estratégica.
3. Dar dirección.
4. Proporcionar una perspectiva compartida por todos los accionistas de
la empresa.
5. Resolver puntos de vista divergentes entre los directivos.
6. Fomentar la sensación de expectativas compartidas entre los
directivos y empleados.
7. Proyectar el sentimiento de valía y determinación entre los
accionistas.
8. Proyectar la idea de una empresa organizada y motivada, merecedora
de apoyo.
9. Alcanzar un desempeño organizacional superior.
10. Lograr sinergia entre directivos y empleados.

3. OBJETIVOS
*Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines
por alcanzar, establecidos cuantitativamente a un tiempo específico.
*Son los resultados hacia los cuales se encaminan los esfuerzos
conjuntos de quienes conforman la empresa.
*Los objetivos que se formulen deben responder al desarrollo de la
misión y al logro de la visión.
A nivel corporativo es importante definir 3 tipos de objetivos
OBJETIVOS DE CRECIMIENTO: Participación en el mercado
OBJETIVOS DE PRODUCTIVIDAD: Incrementar la producción, disminuir
desperdicios
OBJETIVOS DE RENTABILIDAD: Objetivos Financieros
Ejemplo de un objetivo:
“Amentar la participación en el mercado en un 10% para el año 2017 en
relación con el 2016.
Beneficios de tener objetivos claros
*Dan dirección, pues ponen de manifiesto las expectativas.
*Permiten la sinergia.
*Contribuyen a la evaluación, pues sirven como estándares.
*Establecen prioridades.
*Reducen la incertidumbre.
*Minimizan los conflictos.
*Estimulan el esfuerzo.
*Ayudan a asignar recursos.
*Ayudan a diseñar tareas.
*Constituyen la base para la toma de decisiones.
5. Estrategias

Aspectos a tomar en cuenta:


Las decisiones tienes riesgos que deben ser analizados previamente.
Cada objetivo estará acompañado de las estrategias correspondientes.
Es necesario contar con personas capacitadas para establecer
estrategias.
Las decisiones que se tomen deben basarse en datos reales como
estadísticas.
Todos los miembros de la empresa deben estar al tanto de las
estrategias y conjuntamente aplicarlas.
Las estrategias deben tomar en cuenta la misión, visión y los objetivos
empresariales.
Las estrategias deben facilitar la creación de ventajas competitivas.
Michael Porter señala 3 estrategias para obtener ventaja competitiva:
1. Estrategia de liderazgo en costos
2. Estrategia de diferenciación
3. Estrategia de concentración
1. Estrategia de liderazgo en costos
Dimensión de productividad
Vigilancia estrecha de los gastos de funcionamiento, inversiones de
productividad y gastos de ventas y publicidad
UNA VENTAJA EN COSTES CONSTITUYE UNA PROTECCION CONTRA
FUERZAS COMO:
Respecto a los competidores, la empresa puede resistir a una eventual
competencia en precios.
Los clientes fuertes no pueden hacer bajar los precios mas que hasta el
nivel del competidor directo mejor situado.
Un precio de coste bajo constituye una barrera de entrada para los
nuevos competidores y también una buena protección ante productos
sustitutos.
2. Estrategia de diferenciación
Características
Objetivo: Dar al producto cualidades distintivas importantes para el
comprador .
La empresa tiende a crear una situación de competencia monopolística.
La diferenciación puede tomar diferentes formas: una imagen de marca,
un avance tecnológico, apariencia exterior, servicio post venta.
ESTE TIPO DE ESTRATEGIA PROTEGE A LA EMPRESA DE VARIAS
FUERZAS COMPETITIVAS:
La diferenciación reduce el carácter sustituible de un producto,
aumenta la fidelidad, disminuye la sensibilidad al precio y mejora la
rentabilidad.
Debido a la fidelidad de la clientela, la entrada de competidores nuevos
se hace mas difícil.
La rentabilidad elevada aumenta la capacidad de resistencia de la
empresa a los aumentos de costes impuestos por proveedores fuertes.
Las cualidades distintivas y la fidelidad de clientela constituyen
protección frente a los productos sustitutos.
3.Estrategias de concentración o enfoque
Características
Se concentra en las necesidades de un segmento o de un grupo
particular de compradores.
Objetivo: Asignarse una población restringida y satisfacer las
necesidades propias de este segmento mejor que los competidores los
cuales se dirigen a la totalidad del mercado.
Permite obtener cuotas de mercado altas dentro del segmento al que se
dirige.
Ejemplo de estrategias
Mejorar o ampliar nuestra gama de productos
Reforzar la red de distribución ampliando los canales.
Organizar acciones promocionales
Compra de una empresa competidora para tomar su cuota de mercado
Abandonar ciertos segmentos
Expansión geográfica
Comprar una empresa extranjera que opere en el mismo sector
Lanzar nuevos envases
Lanzar gama de productos verdes
Herramientas de análisis y formulación de estrategias
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTORES EXTERNOS EFE
La matriz de evaluación de factores externos (EFE) permite que los
estrategas resuman y evalúen información económica, social, cultural,
demográfica, ambiental, política, gubernamental, legal, tecnológica y
competitiva.
Pasos:
Elabore una lista de factores externos clave. Incluya un total de entre 15
y 20 factores, teniendo en consideración tanto las oportunidades como
las amenazas que afectan a la empresa y a la industria en donde ésta
opera.
Asigne a cada factor una ponderación que oscile entre 0.0 (no
importante) y 1.0 (muy importante). La ponderación indica la relevancia
que tiene ese factor para alcanzar el éxito en la industria donde
participa la empresa.
Asigne a cada factor externo clave una calificación de 1 a 4 puntos para
indicar qué tan eficazmente responden las estrategias actuales de la
empresa a ese factor, donde 4 = la respuesta es superior, 3 = la
respuesta está por encima del promedio, 2 = la respuesta es promedio y
1 = la respuesta es deficiente.
Matriz de evaluación de factores internos EFI
Esta herramienta para la formulación de estrategias sintetiza y evalúa
las fortalezas y debilidades más importantes encontradas en las áreas
funcionales de una empresa y también constituye la base para
identificar y evaluar las relaciones entre estas áreas.

Sin importar cuántos factores se incluyan en una matriz EFI, la


puntuación ponderada total puede abarcar desde un mínimo de 1.0
hasta un máximo de 4.0, con una puntuación promedio de 2.5. Las
puntuaciones ponderadas totales muy inferiores a 2.5 son
características de organizaciones con grandes debilidades internas,
mientras que las puntuaciones muy superiores a 2.5 indican una
posición interna fuerte.
MATRIZ DE PERFIL COMPETITIVO MPC
La matriz de perfil competitivo identifica a los principales competidores
de la compañía. Así como sus fortalezas y debilidades particulares en
relación con la posición estratégica de nuestra empresa.
Pasos para la elaboración:
Seleccionar dos competidores
Anotar factores críticos de éxito para las empresas
Asigne un peso entre 0.0 (no importante) a 1.0 (absolutamente
importante) a cada uno de los factores.
Asigne una calificación de 1 a 4 para cada uno de los factores en
donde:
1= Debilidad Grave
2= Debilidad Menor
3= Fortaleza Menor
4= Fortaleza Mayor

Políticas
Lineamientos que orientan a la acción encaminando al logro de los
objetivos y facilitando la toma de decisiones empresariales. Determinan
la conducta que debe seguir el personal.
Características
*Deben establecerse por escrito, ser claras y precisas.
*Difundirse en todos los niveles que será aplicable.
*Actualizarse
*Es el sustento de la filosofía, misión y visión organizacional.
Ejemplo de la Política de una empresa
La empresa cumplirá con los requisitos acordados con los clientes.
Brindar un trato justo y esmerado a todos los clientes en sus llamadas,
solicitudes y reclamos.
Todos los integrantes de la empresa deben mantener un
comportamiento ético.
Los empleados deberán asistir a un curso de capacitación al momento
de su contratación.
Las facturas de contado serán pagadas al momento de la entrega del
producto.
El producto llegará de 7 a 12 días hábiles después de realizar el pedido,
si no se descontarán gastos de envío.
El empleado no se quedará con ningún dato personal del cliente, estos
son solo para uso de la empresa

. Programas
Documento que indica el tiempo requerido y la secuencia
de acciones que deberán realizarse para alcanzar los
objetivos.
El éxito de un programa depende de la habilidad para
jerarquizar las actividades de acuerdo a su grado de
importancia.
Diagrama de Gantt
El gráfico de Gantt es una herramienta visual para la
planificación y programación de actividades o tareas sobre una
línea del tiempo. Permite al usuario establecer la duración y el
comienzo de cada actividad así como los responsables de las
mismas. A través de una gráfica, fácil de interpretar, el usuario
puede llevar un control de la planificación de su trabajo.
PASOS:
Hacer una lista de todas las actividades.
Establecer el tiempo que requiere cada actividad
Establecer los responsables de realizar cada actividad.
Presupuestos
Determinación por anticipado en términos cuantitativos
de la asignación de recursos para un periodo específico.
Se calculan en base a pronósticos o resultados anteriores
de la empresa
Ventajas de los presupuestos
La empresa puede determinar de manera temprana
problemas y crear contingencias.
Permite la revisión y evaluación de políticas para alcanzar
objetivos deseados.
Ayuda a la correcta planificación de costos de producción.
Crea la necesidad de idear medidas para utilizar
eficientemente recursos de la empresa.
Facilita el control efectivo sobre las funciones