Sena

Centro Comercio y Turismo

Dahianna Castillo Gálvez

Ficha: 2026786-1
Tecnología Gestión Empresarial

Instructor: Luis Carlos Castro

Competencia: Gestión de Inventarios
Manual de procedimientos

2020
 Manual de procedimientos
Capítulo 2
Manejo técnico del inventario
La buena administración de los inventarios nace desde los inicios de la
humanidad, donde por necesidad nuestros antepasados se vieron forzados a
mejorar sus formas de supervivencia para lograr subsistir.
Esto ahora lo vemos en el ámbito empresarial, buscando así una adecuada
administración, y buen manejo de los inventarios, además, el buen manejo de este
logrará que haya una disminución en los requerimientos de capital de trabajo, y
evitará costos.
Son las NIC las cuales definen los inventarios como activos, ya sea mantenidos
para ser vendidos en el curso normal de la operación, en proceso de producción
con vistas a esa venta, o en forma de materiales o suministros para ser
consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios.
Siendo estos una base importante para el buen funcionamiento de las empresas,
ya sean industriales o comerciales.
Entre los tipos de inventarios mas comunes están:
1. Inventarios de materia prima
2. Inventarios de productos en proceso
3. Inventarios de productos terminados
Los cuales nos ayudara a identificar el tipo de inventario dependiendo de la
industria.
Otro aspecto importante en los inventarios, es sobre la medición de los mismos,
para eso tenemos valor neto realizable, el cual es el valor que la empresa espera
obtener al vender el inventario, y el valor razonable, el cual es el valor por el cual
se intercambia el activo en un mercado libre.
Por otro lado, tenemos los costos de los inventarios, estos abarcan valores
incurridos en la adquisición, transporte y/o transformación de los inventarios
En las empresas industriales tenemos:
1. Costos de adquisición
2. Costos de transformación
3. Otros costos
Los inventarios deben tener un control interno el cual se debe realizar bajo un
proceso administrativo, algunos componentes para este proceso son:
1. Entorno interno
 2. Definición de los objetivos
3. Identificación de los eventos
4. Valoración del riesgo
5. Respuesta al riesgo
6. Actividades de control
7. Información y comunicación
8. Monitoreo
Con esto se busca dividir funciones y responsabilidades en niveles jerárquicos, y
establecer controles preventivos, defectivos y, llegado el caso, controles
correctivos.
El proceso de los inventarios tiene un ciclo, los departamentos que intervienen en
este proceso son:
1. Compras
2. Finanzas
3. Bodega
4. Producción
5. Ventas
Cada uno con sus respectivas responsabilidades
 Funciones del ciclo de inventario y almacenamiento
En la parte de planeamiento, se necesita realizar un presupuesto de producción,
esto en base al pronóstico de ventas
Al ser presupuestales estarán abiertos a cambios
Se realizará un control y estudio sobre los materiales y las compras planeadas,
verificando el estado de las mismas, y se determinara los tipos y cantidades de
materiales que se requieren; este proceso lo realizará el departamento de
procesamiento de órdenes de compras
La recepción de materias primas se encargará de recibir los materiales después
de que hayan tenido su respectiva inspección, se registraran y notificaran informes
y se harán los envíos a los lugares determinados.
El almacenamiento de materiales será la responsable de comprobar las
cantidades que se reciben para verificar que sean las correctas, facilitar el
adecuado almacenaje como medida de protección, y se realizará la extracción de
materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o
embarque.
El departamento de procesamiento de productos, tendrá que:
 Determinar el tipo y cantidad de producción
 Justificar las cantidades producidas
 Controlas desperdicios
 Aplicar controles de calidad
 Proteger el material en proceso
 Revisar los informes de producción y desperdicios
Luego de que el departamento de producción realiza los procesos debidos, los
productos se depositaran en espera del embarque, bajo los debidos controles.
Al final, todos los embarques deberán efectuarse debidamente aprobadas y
preparadas.

 Niveles de rotación de inventarios

La mejor forma de minimizar el impacto negativo de poca o mucha reserva de
inventarios, es tener una buena gestión, ya que muchas veces no sabemos
cuanta mercancía tener, si es la suficiente para abastecer al cliente, o si
ocurrirán riesgos de caducidad, obsolescencia o inclusive robo.
Para esto:
 Ten claro la mercadería a solicitar
 Las fechas de pedido
 Lugar de almacenamiento
  La manera de evaluar el nivel de stock
 Modo de reaprovisionamiento
 Sistema de reaprovisionamiento
Cuando hay irregularidades en el inventario, muchas veces se debe a hurtos,
colusiones o falsificaciones en los registros de los inventarios, ya sea que se
realicen directa o indirectamente.
Se presentan casos de encubrimiento o falsificación de documentos, cometer
irregularidades en los inventarios cambiando mercancías de buena calidad por
obsoletas o con diferentes especificaciones, subestimando así las medidas de
control interno; problemas en la distribución y entrega de los productos, realizando
una apropiación indebida, facturaciones a establecimientos propios para el
beneficio personal, saqueos en embarques y mercancías en tránsito, sobornos o
pagos en efectivo y apropiación de desperdicios, etc.
 Manual de políticas y procedimientos
Es importante tenerlo, aplicarlo y utilizarlo
 Política: manera de alcanzar los objetivos. Plan permanente el cual
proporciona guías generales para canalizar el pensamiento administrativo
en direcciones específicas, las políticas son la actitud de la administración
superior.
 Manual de procedimientos: Es un componente del sistema de control
interno el cual debe tener información detallada, ordenada, sistemática e
integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e
información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las
distintas operaciones o actividades que se realicen en una organización.
Debe contener informacion y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, maquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier
otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades de la
empresa.
 Importancia: la importancia de tener un buen procedimiento y un organizado
sistema de control interno y manual de procedimientos, ayudara a no repetir
la información o instrucciones y mejorar continuamente.
 Objetivos:
 Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles que y como
deben hacerlo
 Determinar más fácilmente las responsabilidades por fallas o errores
 Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa
 Evita duplicidades
 Facilita labores de auditoria y evaluaciones de control interno
 Presenta una visión conjunta de la organización adecuada
  Ventajas:
 Ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados
 Proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador
puede operar libremente
 Generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles

 Pasos fundamentales en la elaboración de procedimientos

Se requiere diseñas su metodología en el menor tiempo posible a su

elaboración, para esto se necesita:
 Investigar
 Analizar
 Diseñar

 Contenido del manual de procedimientos

 Identificación
 Contenido
 Introducción
 Objetivos
 Áreas de aplicación y/o alcance
 Responsables
 Políticas o normas de operación
 Conceptos
 Procedimiento
 Formulario de impresos
 Diagramas de flujo
 Glosario de términos
Para la identificación se necesita la siguiente información:
 Logotipo de la organización
 Nombre oficial de la organización
 Denominación y extensión
 Lugar y fecha de elaboración
 Numero de revisión
 Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización
Para los formularios de impresos se pueden utilizar
 Requisición de compra
 Orden de compra
 Informe de recepción
 Factura del proveedor
 Requisición de materias primas
 Registro contable
 Documento de embarque o guía de remisión

 Tecnologías de información
Uno de los métodos mas utilizados es el COBIT, el cual ayuda a reducir
riesgos en la administración de la seguridad
Algunos beneficios son:
 Mantiene información de alta calidad para apoyar las decisiones de los
negocios
 Alcanzar los objetivos estratégicos y obtener los beneficios de negocio a
través del uso efectivo de las TI
 Logra la excelencia operativa a través de una aplicación fiable y
eficiente de la tecnología
 Mantiene los riesgos relacionados con las TI bajo un nivel aceptable
 Optimiza los servicios del coste de las TI y la tecnología