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SENA- Regional Atlántico-

Centro Comercio y Servicios


Servicios Administrativos
Archivística

ARCHIVOS Y
BIBLIOTECAS

Compilado por: Danilo Ulloque Gérman


Profesional en Ciencias de la Información,
con tarjeta profesional No 354, expedida
por el Colegio Colombiano de Archivistas

Barranquilla, Mayo 15 de 2020


ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS
15 de mayo de 2020

CONTROL DEL DOCUMENTO

SIPNOPSIS
Este documento contiene información acerca de los documentos de archivo: el concepto Archivos,
Bibliotecas;; Centros de documentación. Concepto de archivo, clases de Archivos; concepto de
Biblioteca; clases de bibliotecas, concepto de centro de documentación y por último las
diferencias entre estos , Contiene ilustraciones; un glosario archivístico sobre el tema; Links en
donde se pueden accesar los temas mencionados y la referencia bibliográfica sugerida sobre el
tema.

DESCRIPTORES O METADATOS
Documento; documentos de archivo; clases de documentos, caracteres de los documentos

SYNOPSIS
This document contains information about archive documents: the concept Archives, Libraries ;;
Documentation centers. Archive concept, Archives classes; Library concept; library classes,
concept of documentation center and finally the differences between them, Contains
illustrations; an archival glossary on the subject; Links where you can access the topics
mentioned and the suggested bibliographic reference on the topic.

DESCRIPTORS OR METADATA
Document; archival documents; document classes, document characters

NOMBRE CARGO DEPENDENCIA FIRMA FECHA

Autor Danilo Instructor Centro Mayo 15


Ulloque Comercio y de 2020
Servicios

Aprobación María Coordinadora Centro Mayo 15


Cecilia Programa Comercio y de 2020
Suarez Servicios Servicios
Financieros y
Administrativos

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.

1. Los archivos como unidades de información


 Concepto de archivo
 Clases de archivos
2. Concepto de Biblioteca
 Clases de biblioteca
3. Los centros de documentación, como unidades de información
4. Diferencias entre archivos, bibliotecas y centros de documentación

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO

Los archivos son la memoria colectiva de los


pueblos, legitiman su existencia, los insertan en
la historia y les abren camino de esperanza en la
reconstrucción de su propio ser” –JORGE PALACIOS
PRECIADO

INTRODUCCIÓN:

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INTRODUCCIÓN.

L a época actual se caracteriza por la explosión de la información ocasionada por


la aplicación de las tecnologías de la información, como consecuencia se están
produciendo cambios sociales y culturales al interior de las sociedades. El
procesado de información se ha vuelto cada vez más visible e importante en la vida
económica, social y política. Una prueba es el crecimiento estadístico de las
ocupaciones especializadas en actividades de la información. Estas ocupaciones
suponen hoy la mayor cuota del empleo en muchas sociedades industrializadas. La
categoría más extensa es la de los procesadores de información —
fundamentalmente trabajadores administrativos—, seguida por la de productores
de información, distribuidores y trabajadores de infraestructura. De modo que han
surgido Unidades especializadas en entregar información y conocimiento a la
sociedad en su conjunto

En términos generales los archivos, las bibliotecas, los centros de documentación y


los Servicios de Información son unidades que en la actualidad juegan un papel
importante en la prestación de los servicios de información a la comunidad

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1. LOS ARCHIVOS COMO UNIDADES DE INFORMACION

“..Los archivos le ofrecen a la juventud lo testimonios del


pasado para comprender el presente, diseñar el futuro y
adquirir conciencia de pertenencia a una sociedad” Archivo
General de La Nación-

1.1 CONCEPTO DE ARCHIVO


Según la Real Academia de la Lengua Española, el Archivo es:
 Lugar o mueble en que se guardan documentos públicos o privados.
 Conjunto de estos documentos.
 Persona que posee en grado sumo una perfección o conjunto de
perfecciones.
 Persona de vastos conocimientos.

ARCHIVOS

Transelca Gases del Caribe Telecaribe

Diferentes autores han definido el Archivo como:

 La memoria de la empresa representada en la conservación de sus


documentos.
 La agrupación sistemática de documentos con características comunes que
permiten un conocimiento detallado de los mismos.
 El resumen de las experiencias propias y ajenas que le sirven de base a las
empresas para proseguir sus actividades.

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 El centro fundamental de información de la empresa cuya organización


requiere orden, precisión y agilidad.
 La organización metódica y apropiada de los documentos para su manejo,
registro, conservación, restauración, consulta y control.

Para el Archivo General de La Nación, el archivo es:

 Uno o más conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y


soporte de material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados,
respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la
persona o institución que los produce para los ciudadanos o para servir como
fuente de historia.

1.2. CLASES DE ARCHIVOS

Los archivos se clasifican teniendo en cuenta: el ciclo vital del documento; el uso,
servicio o manejo de la documentación, la estructura organizacional de la empresa y
según la clase o naturaleza del material que se utilice.
Archivo Administrativos o de Gestión
SEGÚN EL CICLO VITAL DEL Archivo Central o Intermedio
DOCUMENTOS Archivo Histórico o Permanente
Archivo Activo
SEGUN SU USO Archivo Semiactivo
Archivo Inactivo
SEGÚN SU ORGANIZACIÓN O Archivo Descentralizado
FUNCIONAMIENTO Archivo Centralizado
Archivo Descentralizado con control Central
SEGÚN EL MATERIAL QUE UTILICEN Archivo Administrativo
Archivo Técnico
SEGÚN EL CARÁCTER DE LA Archivo Privado
INSTITUCION Archivo Público
Económicos
Judiciales
Notariales
SEGÚN LA ACTIVIDAD A QUE SE Académicos
DEDIQUE LA INSTITUCIÓN O EMPRESA Eclesiásticos

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Municipales
Cartográficos
Personales

2. LAS BIBLIOTECAS COMO UNIDADES DE INFORMACION

“Todo lo que ha ocurrido en el mundo, ha ocurrido primero


en la imaginación de alguna persona, y como será el mundo
del mañana depende en gran medida del `poder
imaginativo de aquellos que hoy están aprendiendo a leer;
por eso los niños necesitan de los libros y las bibliotecas”.-
Astrid Ligden

2.1 CONCEPTO DE BIBLIOTECA

La Biblioteca puede definirse como:

 “Centro donde se seleccionan, adquiere, analizan, organizan, recuperan y


difunden materiales bibliográficos u otro tipo de documentos con miras
satisfacer una demanda de información de una determinada comunidad de
usuarios”- Lucelly Castaño

Comfenalco- Cartagena Distrital de Bogotá Combarranquilla- Boston

 “Colección organizada de libros impresos o publicaciones periódicas u otros


materiales gráficos o audiovisuales y el servicio que el personal suministra
para facilitar el uso de tales materiales para cubrir necesidades de
información, investigación o recreación” Unesco

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 “Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en serie impresos u


otro tipo de documentos gráficos o audiovisuales disponibles para el
préstamo o consulta” Norma UNE.

 “Organismo o parte de él, cuya principal función consiste en construir


bibliotecas, mantenerlas, actualizarlas y facilitar el uso de documentos que
precisen los usuarios para satisfacer sus necesidades de investigación, de
información, educativas o de esparcimiento, contando para ello con un
personal especializado.” Norma UNE.

 “Colección de material de información organizada para que pueda acceder a


ella un grupo de usuarios. Tiene un personal encargado de los servicios y
programas relacionados con las necesidades de información de los lectores”
ALA-American Library Asociation.

 “Organización o parte de ella cuya principal función consiste en mantener


una colección y facilitar mediante los servicios del personal, el uso de los
documentos necesarios para satisfacer las necesidades de información, de
investigación, de educación y de ocio de los lectores” Norma ISO 2789-1991

2.2 CLASES DE BIBLIOTECAS

Las Bibliotecas según sus objetivos, características y las funciones que cumplen
pueden ser:

 BIBLIOTECAS INFANTILES: Son unidades de información al servicio de los


niños y cuya función principal es la de formar hábitos de lectura. Todo su
plan de trabajo está orientado hacia la realización de actividades de tipo
cultural, creativo y de estímulos para la lectura, cada una de las cuales
persigue un fin específico en relación con la meta de “formar hábitos de
lectura”

Entre sus fines se destacan:

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 Familiarizar al niño desde su más temprana edad con la lectura,


ofreciéndoles un ambiente agradable que estimule su interés por la
biblioteca y los libros
 Reforzar la labor de creación de hábitos e lectura, que deben realizar los
padres Para esto entre otros realizan: Concursos de lecturas, clubes de
lectura; Lectura y análisis de cuentos; dinámicas dirigidas.
 Desarrollar en los niños habilidades creadoras, mediante la realización de
talleres de expresión, con pintura, plastilina, recortado de papel,
origami…
 Propiciar el desarrollo psicomotor del niño mediante la promoción de
actividades recreativas basadas en juegos: como rondas; cantos, juegos
gimnasia…
 Ofrecer a los niños un medio de integración social
 Servir de apoyo a los educadores del nivel preescolar y básica primaria

 BIBLIOTECAS ESCOLARES: “Son instituciones del sistema social que


organizan materiales bibliográficos, audiovisuales y otros medios y los
pone a disposición e una comunidad educativa. Constituyen parte
integral del sistema educativo y comparte sus objetivos, metas y fines. La
Biblioteca escolar es un instrumento del desarrollo del proyecto
educativo y de los currículos establecidos. Permite el fomento de la
lectura y la formación de una actitud científica; constituye un elemento
que forma al individuo para el aprendizaje; fomenta la creatividad, la
comunicación; facilita la recreación; apoya a los docentes en su
capacitación y les ofrece la información necesaria para la toma de
decisiones en el aula. Trabaja también con los padres de familia y con
otros agentes de la comunidad” –OEA

Las bibliotecas escolares presentan diferentes modalidades, entre estas


tenemos:
 Biblioteca Central
 Biblioteca de aula
 Biblioteca rotativa
 Biblioteca de núcleo
 Biblioteca móvil o Bibliobuses

 BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS: Son parte integrante de Instituciones de


Educación Superior y cuya principal función es la de apoyar a los

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programa de investigación y docencia de dicha institución. Su primera


meta es la de seleccionar, coleccionar, organizar y proporcionar a los
usuarios el acceso rápido a la información

Entre los objetivos de las bibliotecas universitarias se pueden señalar:

 La enseñanza profesional en las distintas especialidades, en relación con


los programas académicos de la institución en donde se encuentre.

 La formación académica para la investigación y la docencia

 La formación integral del individuo en los niveles personal, intelectual y


social.

 Contribuir al desarrollo de los programas de enseñanza brindando


asistencia a los profesores y estudiantes en materia de información
bibliográfica a través de actividades como: Elaboración de bibliografías
especializadas; Difusión de boletines e adquisiciones; establecimiento de
perfiles de interés de los usuarios para ofrecer servicios de alerta y
Estudio de los programas académicos para adecuar los servicios
bibliográficos a las necesidades específicas de docentes y estudiantes.

 Promover la difusión de los conocimientos producidos como resultado de


sus investigaciones y actividades de carácter cultural y científico en
realizadas en la institución

 Programar actividades de extensión cultural a la comunidad en general.

Biblioteca Universidad del Norte- Barranquilla

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 BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS: Son unidades de información establecidas para


asistir a un tipo de usuarios determinados; ofreciéndoles servicios y recursos de
información en un área especifica del conocimiento y facilitando el acceso a los
documentos de diversa índole. Por lo general estas bibliotecas se ubican en una
entidad o institución dentro de las cuales tienen la función de asesorar a
técnicos, científicos, investigadores, o funcionarios que requieren de los servicios
de información como medio de actualización, o capacitación en el área en la cual
se desempeñan. El carácter de biblioteca especializada está dado por la clase de
usuarios que atienden y la especialidad del área del conocimiento que cubren.

Un ejemplo de Biblioteca especializada en Colombia, lo constituye la BIBLIOTECA
JORGE BEJARANO, ubicada en la ciudad de Bogotá, tiene adecuada sus
colecciones para que respondan del todo a la aplicación del Sistema General de
seguridad Social en Salud. Sus colecciones (entre ellas documentos generados
por las organizaciones Mundial y panamericana de la Salud) y servicios a
responden la demanda de información de los funcionarios del Sector salud;
investigadores, profesionales (médicos especialistas, enfermeras), estudiantes
de Ciencias de la Salud y público en general. Sus bases de datos sistematizadas
están conectadas con las direcciones departamentales de Salud y con los
Hospitales a través de la red de Ciencia y tecnología en Salud para realizar
transferencias de información en salud en los niveles nacionales e
internacionales

Biblioteca Álvaro López Toro-Univalle

 BIBLIOTECAS PÚBLICAS: Son instituciones que actúan como agencias de


comunicación de información y conocimiento de la comunidad. Como tal
forma parte del sistema de comunicación de la sociedad y junto con otras

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instituciones propende por el bienestar y desarrollo educativo, cultural,


social y económico del individuo y de la colectividad

3. LOS CENTROS DE DOCUMENTACION COMO UNIDADES DE


INFORMACION

 Centros de documentación: Son una unidades de Información especializadas que


se ocupa de seleccionar adquirir, describir , analizar, almacenar, recuperar,
evaluar e interpretar documentos parar ofrecer servicios de información en
forma rápida actualizada y eficiente a unos usuarios cuyas necesidades de
información están previamente identificadas”.

Centro de Documentación Centro de Documentación Bioética Centro de


Documentación
Europea. U Complutense Universidad Javeriana Musical. Min Cultura

 Centros y servicios de Información: “Son unidades de información que se


dedican a responder preguntas y a explotar la información. Estas aprovechan los
servicios de las bibliotecas y centros de documentación para indicar a los
usuarios dónde pueden encontrar la información que necesitan, o más a
menudo, para preparar por su cuenta las respuestas a las preguntas que les
formulan.”

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4. DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVOS, BIBLIOTECAS Y CENTROS


DE DOCUMENTACION

ARCHIVOS BIBLIOTECAS CENTROS DE


DOCUMENTACION
UNIDADES DE
INFORMACION

Son conjuntos Son colecciones Son colecciones


orgánicos generados productos de la productos de la
ORIGEN por una institución o voluntad de las voluntad de las
una persona en una instituciones, instituciones,
gestión administrativa personas u personas u
o actividad cotidiana organismos que las organismos que las
Los archivos se originan crean. La Biblioteca crean. La Biblioteca
natural y fluidamente; se forma por se forma por
solo precisan de la compra, donación o compra, donación o
existencia de una canje que realice la canje que realice la
institución generadora; institución y su institución y su
no necesitan volumen depende volumen depende
presupuesto para del presupuesto del presupuesto
formarse. Su volumen económico asignado económico asignado
depende de la mayor o
menos gestión que
realice la institución
Se realiza por series y Se efectúa pieza por Se efectúa pieza por
TRATAMIENTO tipologías pieza de cada libro ( pieza de cada libro (
TECNICO
documentales en cada o material o material
sección de un fondo bibliográfico) bibliográfico)
documental. independientemente independientemente
Formado por Formadas o por Formadas o por
documentos originales publicaciones en publicaciones en
MATERIAL únicos cuya finalidad es forma de libros, forma de libros,
dejar registros de la revistas, periódicos o revistas, periódicos o
actividad cualquier otro cualquier soporte
administrativa, o soporte que se sobre un tema o
brindar pruebas legales origina por voluntad asunto especifico
de lo que ha realizado de al autor de decir ligado a la misión u
la institución o transmitir un objetivos de la

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pensamiento que se institución


considera científico,
cultural,
intelectual...
Se hacen en grupos Se hacen en grupos Puede utilizar
jerárquicos llamados: que obedecen aun clasificaciones
CLASIFICACION
fondos, secciones y modelo de temáticas y por
series y tipologías clasificación del sistema Dewey
documentales, que conocimiento
reflejan la estructura humano establecido
orgánica de la entidad de antemano. El más
conocido y usado es
el sistema Dewey,
Su objetivo es Su objetivo es
identificar los grupos identificar cada una
documentales de un de las piezas que
archivo, partiendo de integran la
DESCRIPCION los grupos mayores que colección. Se
son los fondos y sus elaboran tres
secciones; se continúa catálogos:
con la serie de cada  De asientos
fondo y se termina con bibliográficos
los documentos piezas para títulos
individuales de cada monográficos los
serie documental. cuales tiene tres
El instrumento que entradas: autor,
describe los fondos y titulo ,materia
secciones se llama  De analíticas de
guías; el de las series artículos de
inventarios e índices y publicaciones
el de los documentos seriadas
catálogos, finalmente  De analíticas de
se producen los índices artículos de
que son entradas a publicaciones
estos periódicas(
diarios,
semanarios )
Se efectúa de acuerdo Según políticas

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con las tablas de establecidas por la


SELECCIÓN retención, mediante el Biblioteca los
PARA estudios de la vigencia ejemplares
EL EXPURGO y el valor repetidos pueden
administrativo e ser descartados ,las
histórico para cada piezas que son
serie documental: únicas o
jamás debe ser irremplazables
eliminada totalmente quedan en la
ninguna serie, al
eliminarse debe
dejarse una muestra de
la misma
Clientes internos: Los Los lectores, Investigadores,
USUARIOS funcionarios de las ciudadanos, estudiantes
instituciones que las estudiantes e interesados sobre
producen. investigadores. temas específicos
Clientes externos: los
proveedores, clientes,
ciudadanos,
investigadores.

COMPILADO POR:

Danilo Daniel Ulloque Gérman. Instructor de planta del SENA Atlántico


Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación. Convenio Universidad
del Quindío- Universidad del Magdalena. Con tarjeta profesional de Archivista No
364 emitida por el Colegio Colombiano de Archivistas, mediante resolución 286 de
octubre 20 de 2015 Instructor del Programa de Gestión Documental del SENA
ATLANTICO. Con 21 años de experiencia en la formación archivística Economista de
la Universidad del Atlántico con tarjeta profesional No 19.123 emitida por el Colegio
Colombiano de economistas. Miembro del Consejo Departamental de Archivos del
Atlántico. Años 2015-2016 Miembro activo de la Mesa sectorial de Gestión
documental del Departamento del Atlántico en representación del SENA Atlántico.
Difusor del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación.
Catedrático de las Universidad del Magdalena en el Programa de Ciencias de la

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Información y Documentación Año 2000. Asesor de Archivos en empresas de la


ciudad de Barranquilla y de la Costa Atlántica.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICA:

 SALGADO, (DE) JARAMILLO. CURSO BÁSICO DE ARCHIVOS. Editorial MacGraw - Hill


 GONZÁLEZ, BEATRIZ Y SÁNCHEZ (DE) LAGUNA AMPARO. Organización de Archivos.
Administración de la Información. Norma. 1996.
 VILLA AYALA, GILBERTO ALEJANDRO. Depósitos de Archivos. Serie: Guías y manuales 2.
Archivo general de La Nación. Santafé de Bogotá. 1995.
 Fotocopias entregadas por el instructor

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GLOSARIO ARCHIVISTICO:

DOCUMENTO
Cualquier representación sobre los objetos de la realidad objetiva y la actividad intelectual
.del hombre por medio de la escritura, la gráfica, la fotografía. la grabación o en cualquier
portador... “– Diccionario de terminología Archivística, AGN.-

DOCUMENTO ADMINISTRATIVO O DE GESTIÓN


Es aquel que se encuentra en trámite; está conformado por la documentación y EN consulta
continua por la misma oficina que la produce o por otras dependencias que la soliciten;
reposa en los archivos de gestion u administrativos o en los archivos centrales

DOCUMENTO HISTÓRICO O PERMANENTE


Es aquel que por decisión del correspondiente comité de Archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquieren para la investigación, la ciencia y la cultura.

DOCUMENTOS PRIMARIOS
Son los que tiene n información original de primera mano, resultado de la investigación, de
la reflexión, la inspiración… y que no han sido tratados o relaborados documentalmente.

DOCUMENTOS SECUNDARIOS
Son producto de la relaboración de documentos primarios mediante cualquiera de las
operaciones clásicas del análisis documental (descripción documental, resumen,
indización..) describen (con distinto nivel de profundidad) y/o ayudan a localizar los
documentos primarios.

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