Plan de Trabajo para Organizar el Fondo Aculado de la Empresa

Ladmedis S.a

El archivo siempre ha sido considerado el patito feo de la empresa, nadie quiere prestarle atención
ni dedicarle tiempo, esto se debe a que no hay el conocimiento ni la preocupación por el
documento que se genera ni tampoco se desea gastarle el tiempo ni el dinero que se requiere para
su organización y clasificación de acuerdo a las normas que lo rigen y que son de carácter
Obligatoria para las empresas publicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

El máximo exponente de archivos en Colombia es el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN EL CUAL ES

EL encargado de realizar las leyes, normas, decretos y resoluciones que rigen los archivos públicos
y aquellas empresas Privadas que cumplen funciones publicas, y también busca hacerlas cumplir.

La Ley General de Archivos en la Ley 594/ 2000 establece las reglas y principios que regulan la
función archivística del Estado, para ello se ha establecido en esta ley una serie de artículos que le
permiten a una entidad publica o privada regulados por la ley guiarse y llevar una adecuada
gestión de archivo de Documentación.

El acuerdo 02 de 2004, por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de
los fondos acumulados, tiene una importancia fundamental por lo que la Constitución Política de
Colombia en su artículo 8 dispone que “Es obligación del Estado y de las personas proteger las
riquezas culturales y naturales de la Nación.

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la
Nación y en su literal estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para
garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva “ ahora
Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999.

Que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal

forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio
al ciudadano y como fuente de la historia.

Que el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos
y la normatividad archivística.

Que los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que
los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional. Que se hace necesario establecer los lineamientos básicos para la organización de los
fondos acumulados de las entidades del país.

Para organizar el fondo acumulado primero realizare un DIAGNOSTICO, el cual se hará con los
documentos que hay en cada cuarto revisando el estado de los mismos, la numeración
consecutiva y la clasificación que lleva y así proceder a organizar de acuerdo al Inventario
documental que se tiene respetando ya la tipología y su orden natural.

Para esto necesitaría la estantería adecuada para cada cuarto donde se dispondrá el archivo;
podrá organizarse en las unidades de conservación para tal fin, como son las cajas X 300 que
también debe llevar su rotulo de identificación de la información contenida dentro de cada
unidad.

Además se debe prescindir de aquellos objetos que no hacen parte del archivo de la organización
dentro de los depósitos para así poder llevar un orden general dentro de cada cuarto.

Las cajas deben estar rotuladas correctamente, debido a que cada AZ contiene información
imprescindible para su buen funcionamiento y su pronta búsqueda, de acuerdo a esto se revisara
luego de organizado el deposito con su estantería adecuada cada documento que contenga la
unidad de conservación.

El nivel de organización involucra diversos aspectos como son el conocimiento de la historia de la

documentación, de su custodia y de las entidades productoras así como su contenido informativo,
fechas y volumen.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

La organización documental es el conjunto de procesos técnicos y administrativos orientados a

facilitar la consulta y recuperación de la información, Incluye diferentes etapas como son la
Identificación, la Clasificación, depuración y la ordenación (Archivo General de la Nación).

IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Después de organizada la documentación por orden numérica en cada estante y respetando su

orden natural, con sus respectivas unidades de conservación y rotulación de las cajas.

Se dará inicio a la Identificación de las series y subseries de cada unidad y se deberá revisar el
organigrama de la empresa para organizar los documentos de acuerdo a su clasificación dentro de
la entidad, para mantener el orden previsto en la creación de cada documento.

Al identificar los documentos se tendrá en cuenta el año de creación, la dependencia, el estado de

conservación, la foliación y y el orden sistemático dentro de cada unidad.
Clasificación

Se hará de acuerdo a las dependencias que se tienen dentro de la empresa, además se llevara un
consecutivo para cada una de las unidades para así abarcar la cantidad de documentación
obtenida dentro de cada área, debe hacerse de acuerdo al orden natural de los documentos y a su
tipo de procedencia.

Depuración

Esto conlleva a que cada dependencia debe hacerse responsable de sacar la documentación que
tenga duplicidad, debido a que esto ocupa mas espacio y es menos favorable para la búsqueda,
además se debe llevar también a cabo la formación de cuidar el medio ambiente porque el papel
es motivo de contaminación y de maltrato a nuestros bosques.

Se debe depurar también aquella información no necesaria o sin importancia, como borradores,
hojas tachadas o sin ninguna información para el proceso, hojas en blanco en fin aquello que evite
generar espacios y mas volumen de documento dentro de cada AZ.

Ordenación

Esta ordenación se llevará a cabo con el inventario documental que ya se encuentra, pero
revisando primeramente la numeración consecutiva de las cajas, además luego se revisara si los
documentos en cada una de ellas son los que corresponden a los rótulos que esta lleva y que debe
contener los mismos datos del inventario ya realizado en Excel.

Luego la documentación se organizará por dependencias de acuerdo al organigrama de la empresa

para así poder tener mas orden en la información y se le dará una nueva numeración de acuerdo a
la cantidad de cajas de cada dependencia.

Para esto ya los documentos deben estar en el formato de la caja X200 y en carpetas legajadoras
con ganchos plásticos, además de los estantes para organizar las cajas.

Descripción

Para describir cada caja debe estar rotulada por año y de acuerdo a la dependencia a la cual
pertenece organizando asi todo el fondo acumulado de la empresa y llevando cada caja su
marcación y documentación completa dentro de cada caja.

Materiales requeridos

Legajos, ganchos legajadores plásticos, estantes, cajas X 200, Computadora.