GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

Denominación del Programa de Formación: Asistencia Administrativa

Código del Programa de Formación: 122121

Nombre del Proyecto (si es formación Titulada)

Apoyo asistencial en las áreas administrativas de cuatro empresas del municipio de
Cartago, código 1616121

Fase del Proyecto (si es formación Titulada) Ejecución

Actividad de Proyecto (si es formación Titulada)
Aplicar los procesos administrativos en el manejo de la documentación, servicio al cliente
y organización de eventos, en las cuatro empresas del municipio.

Competencias
 Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo
la norma técnica y la legislación vigente
Resultados de Aprendizaje Alcanzar
o Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las
funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semántica y
de sintaxis, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación
y las normas de gestión de la calidad.

 Apoyar el sistema de información contable en concordancia con la normatividad

Resultados de Aprendizaje Alcanzar
o Contabilizar las operaciones de la empresa, teniendo en cuenta normas contables,
comerciales, tributarias y laborales, de acuerdo con el Plan Único de Cuentas del sector.

 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la

organización
Resultados de Aprendizaje Alcanzar
o Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la legislación
vigente
o Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en cuenta las
normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y
presentación de los documentos, las normas internas y la legislación vigente
o Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización
de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales.

 Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la
organización
Resultados de Aprendizaje Alcanzar
o Proporcionar atención y servicio al cliente personal y a través de los medios tecnológicos
y los aplicativos disponibles, teniendo en cuenta la comunicación empresarial, los
estándares de calidad y las políticas de la Organización.

GFPI-F-019 V3
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o Utilizar los aplicativos (Software y Hardware) y sus características para la satisfacción de

los clientes y el mejoramiento continuo de acuerdo con las políticas de la Organización.
 Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el
objeto social de la empresa
Resultados de Aprendizaje Alcanzar
o Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el propósito,
objetivo, plan, protocolo, los medios de divulgación y las políticas de la organización
o Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de la
organización

 Comprender textos en inglés en forma escrita y auditiva

Resultados de Aprendizaje Alcanzar
o Realizar intercambios sociales y prácticos muy breves, con un vocabulario suficiente para
hacer una exposición o mantener una conversación sencilla sobre temas técnico
o Encontrar vocabulario y expresiones de inglés técnico en anuncios, folletos, páginas web,
etc.

 Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en
los contextos laboral y social
Resultados de Aprendizaje Alcanzar
o Aplicar técnicas de cultura física para el mejoramiento de su expresión corporal,
desempeño laboral según la naturaleza y complejidad del área ocupacional
o Generar hábitos saludables en su estilo de vida para garantizar la prevención de riesgos
ocupacionales de acuerdo con el diagnóstico de su condición física individual y la
naturaleza y complejidad de su desempeño laboral.
o Asumir responsablemente los criterios de preservación y conservación del medio
ambiente y de desarrollo sostenible, en el ejercicio de su desempeño laboral y social
o Generar procesos autónomos y de trabajo colaborativo permanentes, fortaleciendo el
equilibrio de los componentes racionales y emocionales orientados hacia el desarrollo
humano integral.

Duración de la Guía: 340 horas

2. PRESENTACION

Es importante comprender que, en una empresa, todos somos

responsables del servicio. El éxito de las personas que tienen contacto
directo con el usuario depende de la colaboración de los demás
empleados que deben asegurar muchos procesos para garantizar la
calidad del servicio con el usuario final. Comprender el efecto del
desempeño en el servicio permite alcanzar los estándares fijados por la
organización y establecer los controles necesarios para garantizar su CALIDAD.

El desarrollo responsable y comprometido de las actividades propuestas le permitirá adquirir las

destrezas y habilidades necesarias para presentar, organizar y manejar los documentos y
registros empresariales impresos y electrónicos, indispensables para la proyección adecuada de
la imagen corporativa.
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Trabaje con entusiasmo y esmero para lograr los resultados de aprendizaje. Recuerde lo que
dijo Séneca: “Ningún hombre ha sido sabio de casualidad”
3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 Actividad de reflexión

Conforme grupo de cuatro aprendices y discuta sobre la siguiente pregunta ¿Cómo contribuye la Gestión
Documental a la generación de valor en las organizaciones? Logre consenso con sus compañeros para
elegir el vocero que divulgará la respuesta en plenaria de grupo .

 Actividad de contextualización

Apóyese en sus conocimientos previos para resolver el “Cruciarchivo” propuesto para la socialización de
términos involucrados en la Gestión Documental, aclare dudas y retroalimente su conocimiento.

 Actividades de apropiación del conocimiento

Actividad 1. Gestión y trámite documental

Conservación y preservación de documentos

Aprópiese de los conocimientos sobre Ordenación de documentos consultando los

documentos de apoyo referentes a las disposiciones legales para la organización de
archivos. Amplíe su conocimiento indagando en las fuentes propuestas en la
bibliografía. Con el producto de su lectura, realice los talleres de aplicación
propuestos para fortalecer su conocimiento y afinar su desempeño.
Presente sus avances al docente orientador, aclare dudas, acate sus
recomendaciones y retroalimente su conocimiento.

Utilice a diario los elementos de protección personal para el desarrollo de las actividades
archivísticas y prevenga los riesgos ocupacionales que se generan en la manipulación de
equipos y material de reprografía.

Trámite. Preliminares

Estudie comprensivamente los elementos informativos que contiene la cartilla Gestión Documental (PGD):
Introducción, Propósito, Gestión Documental. Objetivos, Alcance, Archivo Total, Sistema de Información y
conteste las siguientes preguntas en documento de Word, utilizando las técnicas de digitación para su
construcción:

 ¿Para qué se debe implementar un PGD en cualquier institución pública o

privada? ¿Qué recursos se deben asegurar para su eficaz aplicación?
 ¿Cuáles son los objetivos del Programa de Gestión Documental?
 La Gestión Documental comprende procesos que integran el concepto de
Archivo Total ¿Por qué es conveniente contemplar en ellos el uso de
nuevas tecnologías?
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Aclare dudas con sus compañeros de equipo y con el docente orientador. Elabore un mapa conceptual
con los términos más relevantes de la lectura, socialícelo con sus compañeros de equipo, retroalimente su
conocimiento y prepárese, como posible elegido, para exponer su mapa ante el grupo de compañeros.

Fase I. Ingreso y recibo de documentos

Identifique y analice las actividades y tareas que se efectúan en la primera fase

del trámite de documentos (páginas 8 a 33) respondiendo el Taller 1 Gestión
documental. No olvide aplicar las técnicas de digitación en la construcción de sus
respuestas y la identificación de los riesgos para conservar su salud.

Luego, resuelva los ejercicios propuestos por su instructor y simule posibles situaciones de radicación,
registro y distribución de documentos para socializar con sus compañeros de grupo.

Fase II. Trámite de respuesta

Interprete los procedimientos de la segunda fase de la Gestión documental

apropiándose de la información de las páginas 34 a 37; responda las siguientes
preguntas para afianzar su conocimiento:

 ¿Qué papel desempeña la elaboración de documentos en la consolidación de las relaciones públicas y

la imagen empresarial?
 ¿Qué relación existe entre fondo documental, serie documental y tipo documental?
 ¿Para qué se utiliza el consecutivo de correspondencia?

Socialice sus respuestas con sus compañeros de grupo y desarrolle las actividades propuestas para la
producción de los documentos empresariales que fortalecerán la imagen corporativa y por ende el servicio
al cliente interno y externo. Verifique y controle siempre, la calidad de sus documentos.

Actividades para la Elaboración de documentos empresariales

Aprópiese de los aspectos generales para las comunicaciones (Capítulo 4) y de las

indicaciones para la elaboración de la carta, estudiando la Guía Técnica Colombiana 185
expedida por el Icontec para la presentación de documentos. Aclare dudas con sus
compañeros de grupo y con su instructora. Resuelva el taller “Cartas comerciales”,
aplique las técnicas de digitación y acate las indicaciones del Anexo A (GTC185) para
asegurar la calidad de sus escritos.

 Opciones tecnológicas para la agilización de procesos

Ejecute con precisión los procesos de Combinación de correspondencia y rotulación de

sobres, resolviendo el Taller 1, le ayudarán a desarrollar habilidades en la interrelación
del conjunto de actividades y a lograr la eficiencia de los procesos en su campo laboral.
Apóyese en su instructor para aclarar dudas.

 Memorando y Circular general

Compare y esquematice las similitudes y diferencias de las estructuras, tipos y usos de la circular general y
el memorando. Confronte sus avances con el instructor, retroalimente su conocimiento y resuelva los
ejercicios de aplicación propuestos en el Taller Comunicaciones 2. Digite sus documentos aplicando las
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técnicas de digitación para el desarrollo de la velocidad y la precisión de acuerdo con los requerimientos y
las normas de SST.

 Elaboración de tarjetas protocolarias

Elabore tarjetas de invitación, agradecimiento, felicitación y condolencia utilizando

aplicativos de Microsoft Office y consultando las indicaciones sobre tarjetas
protocolarias en la GTC 185. Revise minuciosamente su ortografía, gramática y
redacción para lograr la cortesía y la calidad que merece el posible destinatario de ellas.
Preséntelas a su instructor y atienda las recomendaciones, si son necesarias.

 Documentos especiales

Establezca la diferencia normativa para la elaboración de Constancias y Certificaciones; además, consulte

las directrices para la presentación del Informe corto y Actas administrativas. Practique la elaboración de
los documentos anteriores con los ejercicios propuestos en el Taller Documentos 3.

Fase III. Despacho y descargue de documentos

Construya conocimiento para la eficacia del despacho y descargue de los documentos

en las páginas 37 a 50. Aprenda las actividades correspondientes a ella y de
respuesta a las siguientes situaciones:

 Es su primer día de labores en la oficina de archivo y correspondencia de

una empresa agropecuaria. Hay varios documentos para su despacho: unos remisorios sin anexos,
otros con una firma ilegible estampada con sello de tinta, algunos presentan errores de ortografía y los
demás pasan la revisión previa ¿Qué haría usted con los unos, los otros, los algunos y los demás?

 En los diez días que lleva laborando en la oficina de Archivo y Correspondencia de la empresa
agropecuaria, Lucía Pérez Ossa ha entregado 12 documentos a distintos compañeros de trabajo y no
recuerda con certeza quien los prestó porque no conoce sus nombres ni las dependencias en las
cuales trabajan. Aunque pasa todos los días por todas las oficinas preguntando ¿a quién le presté
documentos? no ha logrado recuperar ni uno. Usted, ¿qué sugerencias le haría a Lucía y cuáles
controles le recomendaría implantar?

Afirme sus conocimientos en los procedimientos y tareas de la Gestión Documental resolviendo los
ejercicios de afinamiento propuestos por su instructor. Aplique las técnicas de digitación para alcanzar la
velocidad y precisión de acuerdo con los requerimientos y las normas de SST.

Actividad 2. Ética – Trabajando en equipo

AUTONOMIA Y RESPONSABILIDAD EN MI TRABAJO COLABORATIVO:

Teniendo en cuenta la necesidad e importancia del trabajo colaborativo no solo
en el ámbito laboral si no en el familiar, educativo y social se hace necesaria una
relación interpersonal positiva. Por esto, lo invito a que revise el material de
apoyo sobre las 7 leyes de las relaciones interpersonales y la tolerancia.

De forma individual responda en un documento Word las siguientes preguntas

relacionadas con las siete leyes de las relaciones interpersonales:

1. Porque son importantes las relaciones interpersonales para usted como aprendiz, en su vida personal y
laboral?
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2. Considera que para tener una buena relación interpersonal es necesario aplicar algunos valores?
¿cuáles considera los más relevantes?
3. De un ejemplo sencillo de la vida cotidiana de cómo aplicar cada una de las 7 leyes en su relación
interpersonal; incluya su punto de vista acerca de la tolerancia. Luego socialice los documentos en el
grupo.
Como complemento del tema de las siete leyes de las relaciones interpersonales, consulte los siguientes
conceptos:
 Relaciones interpersonales: Conceptos, tipología
 Normas de convivencia.
 Trabajo en Equipo - Trabajo Grupal
 Inteligencia emocional
 Autonomía.
 Bioética

Aprendiz no olvide que la competencia de trabajo en equipo,

fortalecerá sus capacidades para el mundo laboral y especialmente
en el sector administrativo.

Toda la información recolectada en el desarrollo de la actividad por

favor guardarla en un documento con el nombre de la actividad que
aparece en la guía y subir a la plataforma Blackboard al espacio del
proyecto-Carpeta Evidencias-Fase Ejecución y actividad ética.

Actividad 3. Atención y Servicio al Cliente

Imagen personal

Observe la presentación personal de los empleados de entidades financieras, cooperativas, almacenes,

centros de formación y socialice sus consultas en la plenaria de grupo programada por su instructor.

Para afianzar el concepto que tiene sobre Imagen Personal consulte, en Internet o en periódicos y revistas
los siguientes temas:
 Aspecto corporal: Cuidado de la piel, de las uñas, del cabello y del rostro
 Salud y Ergonomía
 Aspecto espiritual y Encanto personal
 Vestuario y Accesorios: Combinación de colores, uso del uniforme, accesorios
 Maquillaje y perfume
 Elegancia masculina

Elabore un mapa sencillo de la Imagen Personal. Interprete este mapa verbalizándolo ante sus
compañeros de equipo e instructor y retroalimente su mapa con otros conceptos. Determine los aspectos
que debe resaltar o mejorar en beneficio de sus relaciones interpersonales y participe en clínicas de
belleza para desarrollar habilidades que le permitan aprovechar sus puntos favorables y atenuar los
débiles.

Manejo de recursos tecnológicos

Use cuidadosamente, atendiendo a las normas de seguridad y salud en el

trabajo, los recursos técnicos, dispuestos en el ambiente de aprendizaje
para la atención y servicio al cliente. Construya los guiones para la atención
y transferencia de llamadas según los protocolos empresariales y con su
equipo de trabajo simule soluciones rápidas, amables y efectivas a
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diferentes situaciones de atención y servicio al cliente que se pueden presentar en las organizaciones.
Para desarrollar la actividad consulte los documentos: Tipos de clientes, Elaboración de guiones y
Manuales de operación de equipos; aclare dudas con su equipo de trabajo y su equipo de instructores.

Consulte la información sobre Cultura Corporativa que encontrará como material de apoyo en la
Blackboard. Discuta y aclare conceptos con sus compañeros de grupo y construya un acróstico con el
término Cultura Corporativa.

Actividad 4. Gestión ambiental

Metodología para aplicar las 5 S

Aprendiz, es importante la aplicación de una producción

limpia en cualquier empresa para apuntarle al desarrollo
sostenible y sustentable. Con su equipo de trabajo y
teniendo en cuenta de la orientación dada por el instructor,
proponga una metodología (paso a paso) para establecer,
de manera real, la práctica de las 5S en la empresa donde
se encuentra realizando sus prácticas. Defina, de manera
clara, que pasos debe seguir usted para implementar la
misma en la empresa, considerando elementos como la
capacitación de los empleados en el tema tratado.

Evidencia: Presentación paso a paso 5 S

Técnica didáctica: Juego de roles
Duración 4 horas.

Aplicación real metodología 5S

Aprendiz, después de elaborar y realizar los ajustes
necesarios a la metodología de aplicación de las 5S,
aplique la misma en la empresa donde ha venido
realizando sus prácticas con su equipo de trabajo. Sea
asertivo en la aplicación y defina los objetivos de
implementar la misma en dicha empresa.
Elabore un álbum fotográfico después de realizada la
implementación de la metodología tratada y socialice el
mismo a los demás aprendices e Instructor.

Evidencia: Álbum fotográfico 5S

Técnica didáctica: juego de roles
Duración: 4 horas

Aprendiz, como se trabajó en la anterior Guía

de Aprendizaje (Planeación) el método de
las 5S, así denominado por la
primera letra del nombre que
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en japonés designa cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada
en cinco principios simples.
Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo
utilizan, tales como: empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o
asociaciones.
La integración de las 5S satisface múltiples objetivos. Cada 'S' tiene un objetivo particular:

Denominación
Concepto Objetivo particular
En Español En Japonés
Separar
Clasificación 整理, Seiri Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil
innecesarios
Situar
Orden 整頓, Seiton Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz
necesarios
Suprimir
Limpieza 清掃, Seiso Mejorar el nivel de limpieza de los lugares
suciedad
Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden
清潔, Seiket Señalizar
Estandarización (Señalizar y repetir) Establecer normas y
su anomalías
procedimientos.
Mantener la Seguir
躾, Shitsuke Fomentar los esfuerzos en este sentido
disciplina mejorando

Por otra parte, la metodología pretende:

 Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es más agradable y seguro trabajar en un
sitio limpio y ordenado.
 Reducir gastos de tiempo y energía.
 Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.
 Mejorar la calidad de la producción.
 Mejorar la seguridad en el trabajo.

Con su equipo de trabajo y teniendo en cuenta la orientación dada por el instructor y el material de apoyo,
elabore un una lista de verificación, la cual incluya los elementos necesarios para determinar la
implementación de la metodología tratada en esta actividad.

IMPORTANTE: Defina los elementos esenciales para la valoración de la metodología aplicada. Socialice
su producto por medio de la técnica didáctica juego de roles.
Duración: 4 horas.

Aplicación lista de verificación

Aprendiz, después de haber realizado las actividades anteriores

para la consecución de la lista de verificación, realice la aplicación
de la misma en una empresa DIFERENTE a la suya y de su
equipo de trabajo. Defina, por medio de informe las acciones
correctivas que deben realizarse para el normal desarrollo de la
metodología implementada en la empresa.
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Evidencia: Informe acciones correctivas.

Técnica didáctica: Simulación.
Duración: 4 horas.

.Actividad 5. Sistema de información contable

Conociendo clase de cuentas

Lea en el Capítulo 3 del decreto 2650 de 1993 y el marco conceptual de las NIIF la descripción, naturaleza
y dinámica de las clases de cuentas de

Activo
Pasivo
Patrimonio
Ingresos
Costo de compra y venta
Costo de producción

Seguidamente dispóngase a participar de la lluvia de ideas propiciada por su instructora en la que se

indagará sobre los conocimientos adquiridos en la lectura propuesta, aclare dudas y retroalimente su
conocimiento.

Conociendo sobre dinámica y naturaleza de las cuentas

Basado en la actividad anterior diligencie el cuadro propuesto a continuación con el fin de que sea utilizado
como herramienta permanente en el proceso de registro contable.

CLASE DE NATURALEZA DINÁMICA

CÓDIGO
CUENTA DEBE HABER DEBE HABER
           
           
           
           
           
           
           

Socializando la partida doble

De manera individual infórmese sobre la Partida Doble, y seguidamente conforme un equipo trabajo de
máximo tres aprendices, comente el tema con sus compañeros y aclaren dudas con su instructora.
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Posteriormente con esta información y basados en su conocimiento sobre la clasificación, descripción,

naturaleza y dinámica de las cuentas, participe en el juego “Encuentre a su pareja” propuesto por su
instructora, donde le será asignado una operación comercial o financiera de una empresa y una de las
cuentas con que se registra dicha operación en contabilidad, de tal manera que para alcanzar la partida
doble de esta transacción deberá encontrar la pareja que tenga asignada a la otra cuenta necesaria para
completar el registro.

Finalmente con el fin de aplicar los conocimientos adquiridos sobre clase de cuentas y partida doble
desarrolle el taller propuesto por su instructora sobre clasificación de cuentas y su comportamiento.

Impuestos y retenciones

En equipo máximo tres aprendices definan los siguientes términos

- IVA
- Bienes gravados
- Bienes exentos
- Bienes excluidos
- IVA generado
- IVA descontable
- IVA prorrateable
- Impuesto al consumo
- Impuesto de industria y comercio
- Retención en la fuente a título de renta
- Retención a título de IVA
- Retención de ICA

Con el resultado de la consulta diseñen un crucigrama que contenga como mínimo 12 palabras, una vez
elaborado el crucigrama intercambien con otro equipo y desarrolle el propuesto por él.

Aplicando conocimientos tributarios

Basado en sus conocimientos previos sobre impuestos y retenciones, participe de la charla orientada por
su instructora sobre el cálculo y contabilización de estos, seguidamente, de manera individual, contabilice
los hechos económicos y obligaciones tributarias del taller Contabilizando impuestos proporcionado por su
instructora. Recuerde para esto verificar las tablas de retenciones en Colombia para el año actual y demás
requisitos necesarios para la liquidación y contabilización de los impuestos y retenciones.

Términos utilizados en la liquidación de Nómina

Realice un glosario de los términos propuestos a continuación teniendo en cuenta la legislación y las
normas laborales en el país, como el Código Sustantivo de Trabajo y diferentes fuentes.

 Salario y tipos de salarios

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 EL Devengado
 El deducido
 IBC
 Compensatorios
 Horas Extras
 Auxilio de transporte
 Aportes Parafiscales
 Apropiaciones
 Prestaciones sociales
 Recargos
 Comisiones
 Aportes a Seguridad social

Posteriormente prepárese para participar en el concurso “El concepto es correcto” propuesto por su
instructora. Finalmente apoyado por su instructora de contabilidad elabore los talleres sobre
“Contabilización de la nómina” suministrados por ella.

Representando procesos de Caja menor

Conforme equipo de máximo cuatro aprendices, infórmense sobre los procesos de:
 Constitución de la caja menor
 Manejo adecuado del fondo de caja menor
 Arqueo de caja menor
 Contabilización de movimiento y ajustes de la caja menor

Seguidamente, con el apoyo de su instructora prepare un juego de roles para socializar estos procesos.
Realice la apertura de la caja menor, sus egresos, reembolsos, arqueos y ajustes necesarios. 

Actividad 6. Intercambios sociales con vocabulario técnico

How was your visit?

La actualización sobre protocolos en los entornos de negocios, es de hecho y

aún más en el caso de su formación profesional; una tarea inaplazable. Es muy
importante, por ejemplo, estar familiarizado con el tipo de saludos que se usan
según las circunstancias y el lugar en el área de asistencia administrativa. El
desarrollo de este tipo de habilidades le permitirá realizar intercambios sociales
sencillos, que tendrán a su vez un efecto positivo en la imagen que usted
brinda de su compañía al momento de interactuar con clientes extranjeros.
 
Inicialmente debe revisar el siguiente material de estudio, así como realizar los ejercicios allí
postulados: https://learn.english360.com/pages/view/2574489https://learn.english360.com/pages/view/2574490 
A continuación la descripción de la actividad que le permitirá aprobar el correspondiente RAP (ver abajo).
 
Caso: Es viernes y su gerente quiere saber que hizo esta semana. Responda a las preguntas postuladas en los
audios que encontrara en el siguiente enlace:  https://learn.english360.com/pages/view/2574491
 
Una vez rellenados los espacios de la conversación, que corresponden a su intervención, llame a su instructor
para que este proceda a la correspondiente evaluación.

Your Budget Sheet

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En esta actividad, usted aprendiz aprenderá a mantener una proyección sencilla

de un presupuesto mensual básico. Esto le permitirá aumentar su eficiencia en
sus tareas de Asistencia Administrativa.

Debe completar los espacios del formato “Presupuesto en inglés” que le

proporcionara su instructor de inglés. Al final del ejercicio usted explicará en
inglés a sus compañeros el significado de cada sección.

El formato de presupuesto debe descargarse del siguiente sitio, en el documento

buscar la página 12:
http://www.mymoneycoach.ca/sites/default/files/Make-it-Count-Instructor-Guide-English-MSC.pdf
Actividad 7. Seguridad y Salud en el Trabajo

Fomentemos hábitos de vida saludables

Aprendiz, en parejas analice el Estudio de Caso N° 3 “Cuidado Rosita”, que se encuentra en la

Blackboard, identifique y elabore una descripción de tareas del personaje. Tenga en cuenta la tabla de
peligros que ha sido socializada por la instructora desde la fase de análisis y posterior a ello:

 En el ambiente de formación, elabore una Tabla de Identificación de Peligros con su respectiva

clasificación y descripción, retroalimente su análisis de la situación y prepárese como posible elegido
para exponer su tabla de peligros ante sus compañeros.

 Continúe ésta actividad estableciendo un plan de mejora tipo Campaña de prevención enfocada a
fomentar Hábitos de Vida saludable. Utilice las ayudas
que considere pertinentes y sea creativo para que logre
con esto, tener un impacto como una campaña de
prevención al Peligro más representativo del caso de
Estudio.

¡Manos a la obra! Participemos de la cultura del autocuidado

Fomentar en los entornos laborales técnicas de Higiene Postural,

permite identificar dicha organización como saludable, por ende
nuestros ambientes de formación son un punto de partida para
brindar herramientas que permitan fortalecer la cultura del
Autocuidado, teniendo como definición de ésta:

“El Autocuidado etimológicamente se presenta conformado de dos palabras:

Auto Del griego αὐτο que significa "propio" o "por uno mismo", y cuidado del
latín cogitātus que significa "pensamiento". Tenemos entonces el cuidado
propio, cuidado por uno mismo literalmente.”
fuente:

ergono-fis.blogspot.pe
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Aprendiz: de forma aleatoria se seleccionaran grupos de trabajo de 4 aprendices, los cuales deberán
seleccionar un tema relacionado con peligros Biomecánicos (posturas, movimientos repetitivos, esfuerzos,
etc) y realice una exposición que contenga Medidas Preventivas o tips para mejorar.

Actividad 8. Organización de eventos

Prepare el evento de cierre de la formación aplicando el proceso administrativo para lograr su éxito.
Apóyese en los documentos relacionados en la carpeta Material de apoyo en la plataforma: Blackboard y
en los videos:

Como organizar un evento: claves para el éxito https://www.youtube.com/watch?v=c0_gv12CYek

Cómo planear un evento exitoso https://www.youtube.com/watch?v=f4FXspnaVRw
Etapas de un evento https://www.youtube.com/watch?v=Ho6xhcnyuIw

Con sus compañeros de grupo defina: el tipo de evento, la fecha, la hora y el

lugar, el presupuesto de ingresos; los comités a conformar, sus integrantes,
las funciones a desempeñar y el cronograma de actividades.

Los comités conformados se reunirán para asumir sus compromisos con

responsabilidad y diligencia; elaborarán el documento resumen de la reunión
y ejecutarán todas las actividades específicas encomendadas. Aclare dudas
con sus compañeros y con el docente orientador.

Revise en el cronograma el cumplimiento de todas las actividades de preparación para contribuir a la

culminación exitosa del evento.

Actividad 9. Hábitos saludables en el ámbito pedagógico, laboral y social

Apropiando la pausa activa como hábito

En grupos conteste los siguientes interrogantes:

1. ¿Qué es una pausa activa?
2. ¿Cuánto debe durar mínimo una pausa activa?
3. ¿Mencione 5 beneficios de las pausas activas?
4. ¿En qué país y en qué año iniciaron las pausas activas?
5. ¿Qué se busca con las pausas activas?
6. ¿Cuándo deben hacerse las pausas activas?
7 ¿cómo se aplican las pausas activas en el entorno laboral o
pedagógico?
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Luego conforme grupos de trabajo de (3) y consulte las diversas pausas activas entregadas por la
instructora; para el próximo encuentro deberá preparar 4 ejercicios de cada tema para realizar la práctica;
luego de dicha sesión el grupo deberá crear un cronograma donde semanalmente se distribuyan las
personas encargadas de la pausa activa, al final de la fase presentar evidencia fotográfica de la actividad
con una reflexión grupal a cerca de la experiencia. Entregue evidencia digital para ser evaluada por su
instructora, posteriormente suba la lista de chequeo a su plataforma individual.

El juego y la lúdica

“El juego se puede entender como un vehículo de descarga, pues permite al jugador abandonarse a él, y le
libra del deber de la iniciativa, que es lo que constituye el verdadero esfuerzo de la existencia, pues
librándose el hombre puede encontrar su verdadero ser” (Cardona Calderón, 2007).

Partiendo del juego como elemento que libera al hombre y lo incluye en un mundo paralelo, conforme
grupos de trabajo (3) deberán crear un juego el cual tenga como objetivo mejorar una capacidad física
condicional o coordinativa u otros aspectos fundamentales inmersos dentro que hacer como trabajador
(expresión corporal), entregar evidencia física y fotográfica para ser calificada y subir a su plataforma
individual.

El trabajo en equipo

Permite generar excelentes ambientes de formación o entornos

laborales, por ende, es importante conocer a que hace referencia, los
beneficios que trae para el grupo y las consecuencias de no ponerlo
en uso. En su grupo de trabajo, desarrolle una actividad que permite
trabajar en equipo y desarrolle habilidades de pensamiento en su
ejecución. Entregar evidencia física y fotográfica para ser calificada y
subir a su plataforma individual.

El juego competitivo

Se caracteriza por la meta o éxito que una persona o grupo alcanza a partir
de las habilidades motoras superiores al contrincante, se destacan los
beneficios y valores como la motivación a ser mejor cada día y a la sana
competencia dentro del grupo.

La expresión corporal

El lenguaje corporal o expresión corporal es un medio de comunicación

olvidado, el ser humano mientras se comunica verbalmente usa gestos,
miradas, posturas ,tonos de voz y expresiones faciales u corporales, de todo
este proceso solo el 7% representa la comunicación verbal expuesta y el 93%
restante corresponde a nuestros mensajes corporales que resultan a veces
contradiciendo lo que se está tratando de comunicar; dada la importancia en
este aspecto, reúnase en grupos de 3 personas y consulten dos ejercicios o
juegos en los cuales se trabaje la expresión corporal y mencione las
situaciones que pueden mejorar a nivel laboral y social producto de una
buena expresión corporal.

Actividades acondicionamiento físico

Participe de las actividades orientadas por la instructora, donde se experimentarán juegos de fuerza,
velocidad, coordinación, agilidad, potencia y equilibrio.
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 Actividades de transferencia del conocimiento

Aplique los conocimientos adquiridos para lograr la eficiencia de las actividades de apoyo asistencial en las
áreas administrativa y contable de la empresa facilitadora de su campo real de aprendizaje. Ejecute los
procedimientos: de la gestión documental, del sistema de información contable y del servicio al cliente;
todos ellos en concordancia con la normatividad vigente para garantizar la calidad de sus acciones.

 Ambiente Requerido
S4, Comercio y Servicios, dotado de 10 computadores con acceso a internet; aplicativos: Office,
Typingmaster, SIIGO Académico, CRM; impresora, escáner, fotocopiadora, teléfonos IP

 Materiales
Kit contable, marcadores permanentes, marcadores borrables, vinilos, pinceles, cinta adhesiva, cinta
de enmascarar, pegastick, papel bond carta, papel bond tamaño oficio, sobres correspondencia, sobre
manila, cajas de archivo, guantes de vinilo, tapabocas, marbetes, rótulos, sello fechador, sello
numerador, sello de correspondencia, sello radicador, almohadilla para sellos, tinta para sellos,
sacaganchos, perforadora.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evidencias de Conocimiento :
Liquidación de impuestos y
retenciones y su contabilización
en transacciones de compra y
venta
Evaluación
Técnica:
Calcula el IVA, retenciones de Formulación de preguntas
Fuente, IVA e ICA de las
diversas transacciones,
aplicando las normas tributarias. Instrumento:
Cuestionario

Respuestas a preguntas sobre Registra las operaciones

contables, aplicando las normas
Comunicaciones comerciales, o principios de contabilidad
documentos especiales y generalmente aceptados en
redacción comercial Colombia.

Actividades administrativas y Recepciona los documentos

técnicas al interior de las fases
del programa de Gestión
Documental
Fases de la Gestión Documental
Uso y características de los
documentos empresariales
aplicando los procedimientos y
la normatividad vigente.
Ingresa los documentos
aplicando el manual de gestión
documental, las normas de
gestión de la calidad y la
legislación vigente.

Atención y servicio a clientes Clasifica la documentación

internos y externos recibida de acuerdo con las
políticas de la organización.
Coordinación de eventos
menores Direcciona los documentos de
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Evidencias de Desempeño:
Combinación de una carta
circular, a 10 destinatarios, con
sus respectivos sobres
Radicación y registro de seis
documentos recibidos
Despacho de tres documentos
generados
Operación de tres recursos
técnicos
Simulaciones de atención a tres
clientes diferentes
Atención a cinco (5) clientes
diferentes en inglés, a través de
un Call Center
Ejecución de un evento menor
Participación en actividades de
juego creado, competitivo,
trabajo en equipo y expresión
corporal.
Evidencias de Producto:
20 documentos empresariales,
así:
Dos cartas, dos memorandos,
dos circulares, dos constancias,
dos certificados, dos actas, dos
informes, cuatro tarjetas y dos
actos administrativos
Documento Word de las 7 leyes
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acuerdo con el destinatario o
dependencia correspondiente.
Realiza el descargue de los
documentos trasladados a las
dependencias responsables de
su trámite, de acuerdo con el
manual de gestión documental.
Comprueba el registro de los
documentos recibidos y
despachados, de acuerdo con
las normas y la legislación
vigente
Clasifica con responsabilidad
los tipos de clientes que visitan
Técnica:
la Organización
Observación directa
Atiende el público y facilita el
servicio al cliente con Instrumento:
objetividad, aplicando las Lista de Chequeo
estrategias de atención
personalizada y las normas de
la organización.
Ejecuta con responsabilidad
momentos de verdad estelares
durante la atención y el servicio
al cliente interno y externo.
Describe de manera diligente
los servicios ofrecidos por la
organización de acuerdo con el
portafolio de servicios.
Maneja cuidadosamente el
software disponible para la
atención y el servicio al cliente
Registra meticulosamente los
clientes o usuarios que ingresan
a la organización y el objetivo
de su visita.
Genera reportes de los clientes
y la frecuencia con que visitan
la organización de acuerdo con
los requerimientos del Sistema
de Gestión de la Calidad
(trazabilidad en el servicio)
Aporta elementos en la
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GUÍA DE APRENDIZAJE

de las relaciones Interpersonales construcción colectiva del

conocimiento según la
Diagrama de Gantt para la naturaleza del problema.
planeación del evento Armoniza los componentes
racionales y emocionales en el
Tarjeta de invitación al evento desarrollo de los procesos de Técnica:
trabajo colectivo según normas Valoración de producto
Un poster publicitario en inglés de convivencia.
para difundir el evento Instrumento:
empresarial Lista de Chequeo
Dispone los residuos teniendo
Presentación paso a paso 5 S en cuenta las normas de
clasificación de los mismos.
Álbum fotográfico 5 S
Mantiene limpio y ordenado el
Lista de verificación 5 S lugar donde desarrolla sus
actividades formativas y
Informe acciones correctivas productivas según estándares
de protección ambiental.
Documento Análisis de la
Postura en su ambiente de Optimiza los recursos
trabajo requeridos en el desarrollo de
sus actividades formativas y
Liquidación y contabilización de productivas según normas
nómina institucionales.

Evidencia pausas activas en fase Contribuye en el cuidado y uso

de los elementos que integran
su entorno formativo y laboral
según normas institucionales.

Aborda procesos de trabajo

colaborativo orientados hacia la
construcción colectiva según los
requerimientos de los contextos
sociales y productivos.

Dispone los residuos teniendo

en cuenta las normas de
clasificación de los mismos.

Mantiene limpio y ordenado el

lugar donde desarrolla sus
actividades formativas y
productivas según estándares
de protección ambiental.

Optimiza los recursos

requeridos en el desarrollo de
sus actividades formativas y
productivas según normas
institucionales.
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Diagnóstica los riesgos

ergonómicos y psicosociales de
su desempeño laboral según
normas de salud ocupacional

Registra las operaciones

contables, aplicando las normas
o principios de contabilidad
generalmente aceptados en
Colombia.

Selecciona las técnicas de

cultura física para prevenir
riesgos ergonómicos y
psicosociales según naturaleza
y complejidad del desempeño
laboral

Interpretar las cargas de trabajo

ergonómicas y psicosociales
según la naturaleza del
desempeño laboral.

Determinar los ejercicios

específicos para la prevención
del riesgo ergonómico y
psicosocial.

Interpretar los beneficios que se

adquieren para su rendimiento
en el desempeño laboral.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Ambiguo: Que puede entenderse o interpretarse de diversas maneras.

Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Calidad: Conjunto de propiedades inherentes a una cosa que permite caracterizarla y valorarla con
respecto a las restantes de su especie. Superioridad o excelencia de algo o de alguien.

Ciclo vital de los documentos: son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal,
hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Esmero: Cuidado y atención extremos que pone una persona al hacer una cosa.

Imagen corporativa: Conjunto de cualidades que los consumidores y el mercado en general le atribuyen a
una determinada compañía, es decir, es lo que la empresa significa para la sociedad, cómo se la percibe.

Séneca: Filósofo, político, orador y escritor romano conocido por sus obras de carácter moralista.
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Análisis de postura de trabajo: se refiere a la posición relativa que adoptan los segmentos corporales del
trabajador, independientemente de si se trabaja de pie o sentado. estas posturas adoptadas durante el
trabajo se constituyen como uno de los factores principales, asociados a los trastornos musculo
esqueléticos que suele sufrir el trabajador, cuyo origen se ve influenciado por varios aspectos, como lo tan
forzada que sea la postura, y el tiempo en que se mantiene dicha postura de manera continua, asimismo
se toma en cuenta la frecuencia con que se realice dicha actividad, así como también la duración de la
exposición a posturas similares durante toda la jornada de trabajo.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS
- Guía Técnica Colombiana 185. Icontec, octubre de 2009.
- Cartilla Gestión Documental. Servicio Nacional de Aprendizaje. División de apoyo a la formación
profesional. Centro de Comercio y Servicios. Regional Valle. Santiago de Cali, abril de 1999.
- Diligenciamiento de los documentos comerciales. Servicio Nacional de Aprendizaje, Regional Valle.
Programa de Servicios Administrativos, junio de 1999.
- Archivo General de la Nación. www.archivogeneral.gov.co
- Valenzuela, L.C. 2016. Colorterapia. Editorial Educativa Kingkolor S.A.S. Bogotá D.C., Colombia. ISBN:
978-958-730-304-9
- Juegos y deportes populares tradicionales Lavega Burgués, Pere. Editorial INDE  /978-84-
95114-04
- Expresión corporal: técnicas y expresión del movimiento. Marta Schinca. (4ª ed.) Editorial:
Wolters Kluwer, ISBN: 9788471977533. 2008.

Biblioteca Centro Tecnologías Agroindustriales

 Gutiérrez Chiñas Agustín. Manejo de información documental. Guía para organizar fuentes de
información. Editorial Trillas. México , 2004
 Castellano Domínguez, Oscar Fernando y otros. Análisis de Tendencias: de la información hacia la
innovación. Universidad Nacional de Colombia. Bogotá, 2011
 Unidades Autoformativas 10 a 20. Servicio Nacional de Aprendizaje. Subdirección de Desarrollo
Técnico Pedagógico. Módulo Mecanografía. Bogotá, junio de 1981

Biblioteca Virtual: www.bibliotecavirtual.sena.edu.co

 La Gestión Documental en las historias laborales. Hernán Oswaldo Parada Arias. El Cid Editor. 2004
 Gestión Documental y Organización de Archivos. Mayra Mena Mujica y otra. Editorial Félix Varela.
 SST Asesores SAC. 2014. Las 5 S. Descargue en: https://es.slideshare.net/SST_Asesores/las-5s-
37397736
 Patty, P. 2013. Herramienta 5 S. Descargue en: https://es.slideshare.net/paulapatty/presentacin-5-s?
qid=d15533c0-3f8b-4a96-909f-fc11c4d46388&v=&b=&from_search=6

Archivo General de la Nación. http://www.archivogeneral.gov.co

 Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos
 Acuerdos 049 de 2000 y 05 de 2013

Portales con información interesante:

- http://www.protocolo.org
- http://es.wikihow.com/realizar-un-evento
- http://www.santanderrio.com.ar/banco/online/pymes-advance/formacion-empresarial/pildoras-de-
conocimiento/marketing/10-consejos-para-organizar-un-evento
- http://etiquetaysociedad.blogspot.com.co/2013/07/normas-para-la-etiqueta-en-la-mesa.html
- http://norma-ohsas18001.blogspot.com.co/2014/03/posturas-en-el-trabajo.html
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Liliana Penilla Instructora Coordinación Mayo 2 de 2017
Académica
Semadar Peada Instructora Coordinación Mayo 4 de 2017
Académica
Gleindy Catalina Posso Instructor Coordinación Mayo 6 de 2017
Académica
Autor Juan Carlos Londoño Instructor Coordinación Mayo 6 de 2017
(es) Matta Académica
Carmen Alicia Medina Instructora Coordinación Mayo 8 de 2017
Académica
Gloria Eugenia Instructora Coordinación Mayo 8 de 2017
Escarria Académica

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio
Catalina Posso Instructora Coordinación Abril Adición
Contabilidad Académica 5/201 actividades
8 Contabilidad
Luis Adriano Ríos Instructor Coordinación Abril Adición
Cultura Académica 5/201 actividades
Física 8 Cultura Física
Lina María Becerra Instructor Coordinación Abril Reestructuración
López Gestión académica 5/201 actividades
Autor (es) Ambiental 8 Gestión
Ambiental
Ángela María Echeverry Instructora Coordinación Julio Reestructuración
SST académica 6/201 actividades de
8 SST
Carlos Bernal Instructor Coordinación Julio Reestructuración
Gestión académica 6/201 actividades
Ambiental 8
Claudia Marcela Barrios Instructora Coordinación Julio Reestructuración
Cultura académica 6/201 actividades
Física 8