Medellín, Diciembre 02 de 2014

Doctor(a)
Kennya Martinez, Oscar bentacur
Contratistas
Instituto técnico industrial Pascual Bravo

Cordial saludo.

Por medio de la presente me permito poner a su consideración ejecutar el

proyecto de gestión documental digital entre el contratista Osmar Montoya Calle
identificado con c.c. 1036611419 y el Instituto Técnico Industrial Pascual Bravo,
con el alcance que a continuación se relaciona.

Para el efecto le solicito muy comedidamente se sirva analizar los términos de

referencia indicados en el presente documento, e informarnos su interés en la
celebración de un contrato con la modalidad de prestación de servicios
personales.

A Objeto del contrato: Digitalización de la documentación perteneciente a las

series subseries Cuentas de tesorería, nomina, comprobantes contables, historias
laborales, fichas académicas de grado y notas y actos administrativos (actas,
acuerdos y resoluciones) cumpliendo con la normatividad vigente bajo el acuerdo
002 del 14 de marzo 2014 del AGN (artículo 58 ley 1437 de 2007)
“Por medio de la cual se establecen los criterios básicos para la creación, conformación,
organización, control y consulta de la unidad documental”

B Especificaciones técnicas:
1. Se debe de implementar un formato que permita obtener la trazabilidad de los
expedientes en caso de préstamo, consulta física. U orientación a consultar de
manera electrónica. Implementación por parte del contratista.
2. Digitalización de la información cumpliendo con las características y normas
vigentes que se rigen bajo el Archivo General de la Nación (AGN).
3. Las imágenes se digitalizaran con el atributo PDF/A.
“El PDF/A es un formato de archivo para el archivo a largo plazo de documentos electrónicos. Está
basado en la Versión de Referencia 1.4 de PDF”

4. Tonalidad bitonal blanco y negro, se pone en consideración que la digitalización

de las historias laborales su primera hoja sea a color ya que esta contiene la
fotografía del empleado, la resolución de las imágenes de las imágenes se realiza
a 300 DPI ya que el documento electrónico quedara totalmente legible y apto para
su consulta, la resolución es un tema importante para la legibilidad de la imagen,
queda supeditado a aprobación por parte del contratista, para realizar pruebas de
digitalización y de acuerdo a su calidad digital se puede sugerir un resolución
inferior a 300 DPI.
“DPI unión de puntos milimétricos que conforman una imagen o líneas paralelas a mayor DPI
mayor definición”

5. Cuando se presenta los siguientes documentos: papel térmico, copias de cedula

de ciudadanía o documentos con alto nivel de color negro en su contenido, se
digitalizara a escala de grises, dicha función permite que el documento electrónico
se vea aún mejor que el físico sin perder su valor probatorio. Articulo 12 ley 527 de
1999
6. Realizar el control de calidad pertinente por el cual se asegure la resolución de
las imágenes, la captura optima de las mismas, la totalidad de imágenes
digitalizadas de acuerdo a un recuento por lote y posteriormente el debido
procesamiento con el atributo estipulado.
5. Las imágenes se alojaran provisionalmente en una carpeta llamada Batches
que se encontrara alojada en el disco local C del equipo de cómputo, así como el
procesamiento de las imágenes tendrá como dirección destino la misma ruta, una
vez las imágenes estén procesadas se realizara una prueba con el área de
sistemas para la exportación de las imágenes al software documental de la
entidad contratante
6. La unidad documental reposa posteriormente en el Acervo del contratante
estratégicamente en su posición inicial (legajado).
7. El contratista suministrara a la entidad contratante un DVD con como copia de
respaldo una vez finalice el contrato o de modo parcial si es requerido.
C Obligaciones del contratista:

1. Aplicar la normatividad archivística vigente para los procesos y el producto final

de digitalización contratado, alistamiento documental y archivar de manera
adecuada.

2. El contratista se compromete a proponer a la parte contratante acciones de

mejora que pueden ayudar a optimizar los recursos físicos y económicos de la
entidad.

3. La trazabilidad es responsabilidad del contratista y por tal motivo debe de velar

por llevar un reporte al día en donde indique en qué estado se encuentra
actualmente un expediente en caso de ser requerido para consulta.

4. La información física debe de ser archivada en su ubicación inicial y de esta

manera garantizar siempre la posición física del expediente.

6. El contratista suministra tanto los recursos humanos físicos y tecnológicos

necesarios para la ejecución del contrato.

7. El contratista deberá de firmar un acuerdo de confidencialidad para guardar

absoluta reserva de las actividades o documentos generados en la entidad
contratante

10. Los requerimiento se harán de manera inmediata máximo en los próximos 5

minutos una vez se realice la consulta, en caso que los expedientes a intervenir
sean de gestión.

11. El personal que lo acredita como contratista debe de portar siempre la

identificación de la institución y demás distintivos que se requiera.

12. El contratista debe de suministrar todo aquello implemento que sea necesario
para el desarrollo de las actividades.

13. El contratista debe de suministrar de forma estratégica un medio de

conservación electrónico para la información digitalizada y publicada en el
software propio del contratante, el cual se realizara por medio de un DVD como
copia de seguridad de la labor ejecutada.

D Obligaciones a cargo del contratante:

1. El Contratante suministra el espacio para realizar el proceso como outsourcing
in house habilitando los puestos de trabajo necesarios, permitiendo y autorizando
el acceso de las personas que participen en el proyecto.

2. Suministrarle al contratista la información necesaria para desarrollar

adecuadamente el objeto del contrato

3. Realizar la entrega de los activos fijos en calidad de préstamo al contratista

debidamente relacionado ya que una vez finalice el contrato se debe de devolver
completo y en el mismo estado en el que se recibe.

4. El contratante define una persona que se encargue de la Interventoría del

proyecto y a su vez que canalice no solo inquietudes sino también que oriente al
líder en inquietudes que se presenten en el desarrollo del contrato, (las
inquietudes serán netamente bajo las políticas de la empresa), si el contratante lo
requiere se generan reportes de avance del proyecto para su monitoreo.

D Tiempo de ejecución:

El tiempo estipulado para el desarrollo de las actividades cumpliendo a cabalidad

con los objetivos propuestos será de 5 meses contados a partir de la firma del
acta de inicio o firma del contrato.

E Recurso humano y funciones:

Cargo cantidad Funciones

Coordinador 1 Seguimiento y revisión a la labor de los
auxiliares, delegar funciones según la
necesidad del contratante.
Auxiliar digitalización 6 Digitalizar todas las series propuestas
por la entidad contratante, e indexar
las imágenes de acuerdo a la tipología,
alistamiento documental

F Equipo técnico requerido:

Equipo Cantidad Especificaciones

Unidad de computo 7 Unidad de CD con quemador, sistema
completa operativo xp, Windows 98
Scanner Kodak i2800 4 Capacidad de 75 páginas por minuto,
procesamiento de imágenes en doble
formato
 H Presupuesto:

El valor total del contrato se estipula de la siguiente manera: Teniendo en cuenta

que el valor unitario se calcula en pesos.

INDEXACION

  VALOR UNITARIO CANT SUBTOTAL IVA TOTAL

HISTORIAS LABORALES 10 N/A  
FICHAS ACADEMICAS DE N/A
GRADO Y NOTAS 7  
CUENTAS DE TESORERIA 5 N/A  
NOMINA 5 N/A  
COMPROBANTES CONTABLES 5 N/A  
ACTOS ADMINISTRATIVOS 5 N/A  
8149680 1303948,8 9453628,8
PROMEDIO 6,16
9`453.628,8

La indexación varía según los campos, pero como no hay un total discriminado por
subserie, se detalla el cobro unitario pero se calcula bajo el promedio, ver detalle
cuadro anterior.

DIGITALIZACION

  VALOR UNITARIO CANT SUBTOTAL IVA TOTAL

ALISTAMIENTO
DOCUMENTAL 15 1323000 19845000 3175200 23020200
TOTAL DIGITALIZACION 24 1323000 31752000 5080320 36832320
59`852.520

SUBTOTAL 58`217.165
IVA 16% 11`088.983

69`306.148,
TOTAL 8

TOTAL CONTRATO: 69`306.148,8

I Términos contractuales:

1. Se determina entre las partes el modo de pago del valor del contrato para la
ejecución del mismo, sea quincenal, mensual y/o por producto entregado etc.

2. Se determina entre las partes un pago anticipado que posteriormente será

amortizado parcial o definitivo en los pagos que el contratante realice durante la
ejecución del contrato.

3. Es el contratante quien decide el uso de pólizas para la ejecución del contrato,

ya que si la propuesta es aprobada se va a realizar con una persona natural
perteneciente al régimen simplificado.

4. los valores del contrato se calcularon con base a las cotizaciones realizadas en
el año 2014, el valor para el 2015 está supeditado a la variación del IPC.