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SENA – CENTRO DE GESTIÓN DE MERCADOS, LOGÍSTICA Y TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN

Gestión de Mercados

TECNOLOGO EN GESTION DE MERCADOS

631110

POSTRES GOURMET

Presentado a instructor:

FRANCKLIN MARTINEZ

PROGRAMACIÓN DE UN EVENTO COMERCIAL Y

DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN

Presentado por:

Nury Parra
Mónica Parra G
Juan Carlos Cortes
Clevert Andrés castro Gómez

Maidy Julieth Umaña Robles

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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO…………………………………………….….……………... 2

INTRODUCCION………………………………………………………..………………. 3

TIPO DE EVENTO COMERCIAL……………………………………………………….4

PRESUPUESTO………………………….…….……………………………………...…..8

FINANCIACION……………………………………………………………….......……11

PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS Y DIFUSIÓN…………………………...…...…12

MATERIAL POP………………………………….……………………………………...13

PROTOCOLO DEL EVENTO COMERCIAL………………………………………….18

EVALUACION DEL EVENTO COMERCIAL………………………….……………..22

CUESTIONARIO DE SATISFACCION………………………………………….…….23

CIBERGRAFIA………………………………………………………………………….28
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INTRODUCCIÓN

El objetivo de este informe es dar a conocer de cómo será nuestro evento comercial para
que sea todo un éxito el cual se requiere de una buena planeación, su organización es una
de las tareas más difíciles y complicadas de realizar, ya que encierra una amplia gama de
actividades y detalles que son vitales para que el evento sea un éxito.

La organización de la feria se debe ubicar en la perspectiva del desarrollo económico local,

porque articula el espíritu empresarial a un compromiso con el desarrollo local y regional
del país

Por lo anterior nace la idea de crear la empresa Sabana Gourmet Postres la cual ofrece
postres saludables para toda ocasión. El objetivo de la empresa es que el cliente participe de
manera activa en la organización del evento sin que se preocupe por la organización del
mismo y se sienta feliz y satisfecho por los resultados obtenidos.

Se pretende facilitar, organizar y llevar a cabo todas las actividades y detalles que se deben
realizar en el evento, eliminar los errores de omisión y ser eficientes y complacientes con
los gustos de los clientes, además se busca emplear sistemas tecnológicos eficaces para
facilitar la ejecución del evento
 4

TIPO DE EVENTO COMERCIAL

Nuestro evento comercial será el de feria y exposiciones, ya que será nuestro punto de
encuentro entre la oferta y la demanda en el sector de Centro Nariño Corferias pabellón 6,
en donde haremos exhibición de postres y servicios.

La organización del grupo que dirigirá la feria, es lo primero que tendremos en cuenta y
principalmente definir quién será la persona que lidere el equipo de trabajo. El entusiasmo,
responsabilidad y buenas relaciones personales, son la clave para que nuestro grupo tenga
el éxito deseado.

La función de cada uno de nosotros es llevar a cabo cada actividad que le corresponde en el
tiempo, recursos y espacio descrito en el plan de trabajo.
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Las ferias permiten contactar a una variedad de agentes en poco tiempo. “Son una
importante herramienta del marketing, porque nos permiten desplegar una estrategia
comunicacional y promocional.

Nuestra empresa no solo quiere hacer publicidad sino también establecer comunicación con
el cliente, para llevarle un mensaje determinado que culmine en el establecimiento de
relaciones de confianza con la empresa.

REQUERIMIENTOS DEL EVENTO

Nuestros objetivos para esta feria serán los siguientes.

 Generar ventas.
 Obtener contactos cualificados.
 Introducir y promocionar nuevos productos y servicios.
 Testar nuevos productos y servicios.
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 Potenciar la imagen corporativa.

 Fidelizar a los clientes actuales.
 Desarrollar un control de calidad de nuestro producto o servicio.
 Analizar el mercado y la competencia.
 Apoyar y captar agentes, distribuidores y colaboradores.
 Penetrar en mercados exteriores.
 Potenciar las relaciones públicas ante los medios.
 Se suelen incrementar el porcentaje de ventas con la participación en estos eventos.
 El ambiente es de fiesta para contrapesar el esfuerzo del negocio y celebrar el
beneficio mutuo.
 Es una inversión para abrir nuevos mercados.
 Permite establecer contacto con un gran número de clientes actuales y potenciales
en un periodo de tiempo y espacio reducido.
 Proporciona un entorno privilegiado para una venta personalizada. Cuanto más
directa sea la venta habitual, mayor importancia      adquirirá.

El nombre de nuestro evento será SANO Y NATURAL, ya que pretendemos brindar a los
clientes una forma natural de consumir postres y dulces, sin que esto afecte su salud,
nuestro propósito es crear una microempresa que brinde a los consumidores una opción de
disfrutar y compartir en familia, de deliciosos postres endulzados naturalmente, con el
azúcar natural de las frutas y haciendo uso de las bondades de la stevia, para que no
perjudiquen su salud.

Nuestra feria se realizara el 19 de Febrero del 2017 a las 12:00 pm en Corferias pabellón 6,
la organización del grupo que dirigirá la feria, es el primer paso que se tomara en cuenta y
principalmente la persona que lidere el equipo de trabajo será Mónica Parra. El entusiasmo,
responsabilidad y buenas relaciones personales, son la clave para que nuestro grupo
organizador tenga el éxito deseado, nuestra función de equipo de trabajo es: llevar a cabo
cada actividad que le corresponde en el tiempo, recursos y espacio descrito en el plan de
trabajo.

Para lograr una buena feria tendremos asesorías de personas expertas en organización y
planificación de ferias y exposiciones, en donde se asistirá a seminarios o conferencias para
aprender de los casos exitosos y las nuevas tendencias. Participaremos en otras actividades
previstas de similares características, se investigara qué hacen otros prestadores que
ofrecen productos similares y así lograr nuestro objetivo.

Nuestro contacto para realizar el respectivo seminario

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PRESUPUESTO
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Proyecció
Rubros Estimado n
Primera feria de alimentos naturales Sana y
Natural

Lugar : Corferias Bogotá

Alquiler del establecimiento 12.000.000  

Equipos 4.300.000  

Sillas 1.120.000  

Mesas 2.100.000  

Adecuaciones 400.000  

Otros 500.000  
Publicidad

Impresiones 90.000  

Fotocopiado 100.000  

Piezas publicitarias periódicos y revistas 1.000.000  

Cuñas 600.000  

Publicidad exterior 500.000  

Otros 500.000  
Servicio de transporte

Suministros 200.000  

Otros 200.000  
Gastos de personal    

Nomina 966.000  

Auxilio de Transporte 78.400  

Horas extras 200.000  

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Liquidaciones 1.000.000  

Dotación personal 320.000  

Empaques y embalajes    

Bolsas 60.000  

Implementos 100.000  

Otros 100.000  
Comidas    

Almuerzos y cena 70.000  

Bebidas alcohólicas y no alcohólicas 400.000  

Postres 10.075.000  

Otros 500.000  
Decoración

Iluminación 300.000  

Recordatorios 1.000.000  

Papel 200.000  
Equipos

Equipos de audio 500.000  

Cortesías

Boletos 150.000  

Descuentos 100.000  

Premios 100.000  

Degustación 50.000  

TOTALES 39.879.400
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Ingresos Postres 15.400.000

  Bebidas 9.240.000

  Jugos 4.600.000

  Ponqués 16.170.000
     

    45.410.000

*1 Punto equilibrio 29.804.400

     
Sale del reglón 50 , menos la materia prima
*1 $10.075.000  
     
  Da el número de unidades a vender 656
     
  Se venden 770
     
  Genera utilidad 114

INGRESOS   45.410.000
     
INVERSIO
N   39.879.400
     
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UTILIDAD   5.530.600

FINANCIACIÓN: Se está realizando mediante 4 patrocinadores

AVIANCA 20% 7.975.880

CAMARA DE COMERCIO 20% 7.975.880
PORVENIR 20% 7.975.880
SENA 20% 7.975.880
CAPITAL PROPIO 20% 7.975.880
     
Los socios son 5 para el capital propio c/u. 1.597.176  
     
     
    39.879.400

dividimos la inversión en cinco partes, quedando la de los 5 socios en $1,597,176 c/u

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Plan de relaciones públicas y difusión para Sabana Gourmet en la primera feria de

alimentos saludable de Bogotá, “SANO Y NATURAL“

Objetivo

Generar ventas y obtener clientes potenciales que promuevan el buen nombre de Sabana

Gourmet

El plan de relaciones públicas de Sabana Gourmet para la feria está enfocado en la

comunicación asertiva para transmitir el mensaje del modo correcto sin desviar la atención
del punto de enfoque que es la propagación de la imagen de la marca y la consecución de
nuevos clientes afianzando nuevas relaciones comerciales y garantizando ventas
representativas.

La garantía de asistencia al evento se está desarrollando por medio de la difusión de

comerciales y cuñas promocionales en televisión, radio, periódico y revista, vinculando
también artículos acerca de la empresa despertando el interés y generando expectativa entre
los asistentes provocando así que se genere interés en visitar el stand.

Se tiene prospectado para el día del evento difusión del stand de Gourmet Sabana por
medio del volanteo con dos modelos que además de entregar volantes promocionales se han
capacitado para entregar una información adecuada y llamativa acerca de las bondades de
las frutas con las que se preparan los postres y la forma tradicional de su elaboración,
además de contar con productos endulzados con stevia, que esperamos sea el detonante
para un éxito rotundo; Se tiene prevista una asistencia del 95% de los invitados a la feria y
además de los productos de la empresa, entregaremos Mugs y esferos con la información
corporativa para que tengan un medio para comunicarse con nosotros para hacer sus
pedidos.

El día del evento en el stand se encontrará Nury Parra, nuestra gerente de marca, quien se
encargará de atender a los clientes corporativos y brindar la información institucional con el
brochure de la empresa y garantizando el levantamiento de la base de datos y agendando
citas para posteriores visitas a la compañía para contarles con detalle la forma de
elaboración de los productos y enseñarles las materias primas de excelente calidad con las
que contamos
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Público objetivo

Clientes potenciales asistentes a la feria, relacionados con pymes y que pueden convertirse
en promotores y distribuidores de la marca además del público curioso que se acerque al
stand o sea invitado por nuestras modelos para comprar al detal y para que obtengan
información acerca de nuestras tiendas y de cómo pueden adquirir nuestros productos
posteriormente

Mensaje a transmitir

Empresa participante en la feria, distribuidora de postres naturales endulzados con stevia y

azúcar convencional que proporcionan la satisfacción de un gusto sano y contribuyen al
consumo para aquellos que por problemas de salud o cuidado personal evitan ingerir este
tipo de golosinas.

Eslogan

“Con una iniciativa saludable Sabana Gourmet satisface tu necesidad de pecar sin pecar”

Material POP Disponible para la feria

Mugs Esferos
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Pendones Impulsadoras
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Aviso de Prensa
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Artículo Revista
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TABLA DE CONTROL DE DIFUSIÓN DE

MEDIOS

Nombre de la Duración
Medio Fech Hor ¿Cumplió?
piez (Segundos)
a a
Televisión a
Caracol Cortinilla 09-02- 19: 3 S
Otro Invitaciones 2017
23-01- 30
10:00 0
360 í
Sí
s correo 2017
Radio cuña 10-02- 6:30 15 Sí
2017
12- 6:30 15 Sí
Candela
0-.2017
16-02- 6:30 15 Sí
Vibra FM
2017
19-02- 06:30 15 Sí
Caracol
Artículo columna 2017
Periódicos
de negocios
vanguardia 15-02- 06:30 15 Sí
2017
16-02- 06:30 15 Sí
El tiempo
2017
17-02- 06:30 15 Sí
La verdad
2017
18-02- 06:30 15 Sí
La
notic 2017
60 segundos
ia
Revistas
Cambio Artículo 18-02- 06:30 15 Sí
2017
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ELABORACIÓN DEL PROTOCOLO DEL EVENTO

a) Protocolo antes del evento

Estudio de entorno: Se llevara a cabo en Corferias Primera Feria de alimentos saludables

Sano y Natural domingo 19 de febrero de 2017.

Contratación del equipo de protocolo: El personal qué se contratara lo haremos por una
temporal visión y marketing en donde llevaremos personal con perfil de protocolo

Identificación de recursos: Avianca, Cámara de Comercio, Sena

Envió de invitaciones y acreditaciones: Las invitaciones a nuestros clientes y futuros

compradores se harán virtuales también utilizaremos volantes y material POP adicional se
harán cuñas radiales y pauta televisiva

Construcción del cronograma y programa

Adecuaciones del lugar

1. El contratista Corferias nos debe garantizar la adecuación, montaje y desmontaje del

stand en CORFERIAS, cuya área corresponde a 19.13 mts2.

2. Contaremos con una bodega para almacenar mercancía y dentro de esta ubicar estanterías
y una silla. El acceso a esta bodega debe contar con una puerta con seguro la cual uno de
nuestra empresa operará
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3. Garantizaremos una iluminación adecuada y propia del stand.

4. Tendremos un realce de identidad visual utilizando el logo POSTRES SABANA

GOURMET

5. El mobiliario debe proyectar una imagen moderna y limpia lo cual estaremos

monitoreando como equipo

6. Los materiales empleados en el stand son de buena calidad para garantizar excelentes
acabados tanto estéticos como funcionales al igual que se utilizó en la feria alimentarte

En cuanto al espacio, distribuiremos bien para evitar saturación y que el usuario pueda
efectuar un recorrido nuestra propuesta tiene un buen aprovechamiento del espacio.

7. Garantía de instalación y soporte en el montaje durante el tiempo que dure la feria.

Piso en tapete. Cuatro (8) módulos con un total de 40 repisas o entrepaños para exhibición
de nuestros postres (degustaciones) y preparación del chef invitados debidamente
etiquetados según las categorías en que se clasifican los postres.

8. ubicaremos los precios de los productos en un lugar visible.

9. Techo en tela con sistema de iluminación.

10. (8) mesas de recepción con tres (4) sillas cada una.

15. Un punto de pago o Counter de atención con dos (2) sillas altas. Este Counter debe
tener un compartimiento para guardar cosas y debe tener su respectivo sistema de seguridad

16. Pantalla de mín. 50" para proyección (TV OLED + BLU RAY)

17. Decoración y señalización en vinilos adhesivos que incluya etiquetas para Nuestros
productos y logotipos

b) Durante el evento

En esta etapa, se aplica el protocolo a la organización del evento. Esto requiere:

1. Brindaremos información a los asistentes o invitados el espacio estará señalizado para

cualquier inquietud acompañado del personal de protocolo el cual tendremos contratado por
visión y marketing
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2. Para Recibir las invitaciones o entradas, señalaremos los lugares de ubicación en todas
las taquillas estará disponibles la entrada el horario de la feria el 12 del medio día

3. Refrigerios y comidas

Refrigerio: Tarta de frutas de la casa sabana Gourmet preparada por nuestro Equipo

Comida: Preparada por nuestro chef invitado Harry sasson

Platos en versión vegetariana de distintos platos, dado que su familiaridad vencerá las
reticencias que aquellos invitados no vegetarianos puedan sentir en un principio y, una vez
dado el primer bocado, quedarán igualmente enamorados que el resto acompañado de
nuestros postres

Así, se puede servir una deliciosa pechuga de frutas vegetariana con bechamel baja en
grasa, tacos de lentejas con salsa verde, granada y mango, burritos por citar sólo algunos
ejemplos.

El estupendo sabor y la marcada originalidad de estos platos seducirán a Nuestros

invitados y nos permitirá presentar un menú totalmente vegetariano y sano que agradará a
todos tus invitados. ¡Garantizado!

4. Daremos apertura a las 12 presentado las bondades de cada uno de nuestros ingrediente
en la preparación de postres sabana gourmet con nuestro conferencista

o Jesús J. Flores Sánchez, Coordinador nacional de proyectos estratégicos en la

Dirección de Nutrición, INNSZ Médico Cirujano por la Universidad Veracruzana,
Investigador Asociado "A" en el Instituto Nacional de Ciencias Médicas y
Nutrición Salvador Zubirán (INNSZ) desde 1991 y por los Institutos Nacionales de
Salud desde 1992. Asesor en salud de la Universidad Mexiquense del Bicentenario.
En la administración pública: ha dirigido programas alimentarios en DIF Estado de
México, DIF DF y Diconsa, S.A. de C.V. En ONG´s: consultor de la Cooperación
Técnica Alemana (GTZ) en Honduras,

o Tendremos cocineros de distintos rincones del país y de Latinoamérica compartirán

sus recetas.

o Para los visitantes con deseos de probar, tendrán el Espacio Degustación.

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5. Recesos, comidas, y preguntas después de la conferencia del señor Jesús J. Flores

Sánchez las responderá al igual que nuestros demás invitados

6. Para Corregir errores eventuales que se presenten utilizaremos personal staff en el tiempo
de preguntas o receso que se tengan.

7. Dar por finalizado el evento dando los respectivos agradecimientos a cada uno de
nuestros invitados y obsequiándoles bonos de dcto% para compras en nuestras sedes de
postes sabana gourmet

8. Indicaremos las zonas de salida y sitios de parqueo el cual está señalizado dentro de
Corferias

Después del evento

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Una vez se finalice el evento, daremos nuestras palabras de agradecimientos y les

ofreceremos una exhibición de preparación de postres y degustaciones a nuestros
comensales adicional tendremos la participación de nuestro artistas invitados Fonseca –
Carlos Vives que cerraran el evento.

EVALUACION DEL EVENTO COMERCIAL

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CUESTIONARIO DE SATISFACCION

A continuación incluimos el cuestionario que hemos entregado a los asistentes del evento
de la presentación de Postres Gourmet Sabana para saber su nivel de satisfacción

 Cuál ha sido su impresión sobre la celebración del evento?

1. Excelente
2. Buena
3. Regular
4. Mala

 Que le han parecido las instalaciones del evento?

1. Excelente
2. Buena
3. Regular
4. Mala

 Que le ha parecido la atención de nuestro personal en el evento?

1. Excelente
2. Buena
3. Regular
4. Mala

 Que le pareció nuestro servicio de catering?

1. Excelente
2. Buena
3. Regular
4. Mala

 Mejoraría algo?
1. Si
2. No

Si su respuesta es sí, coméntenos lo que mejoraría

_________________________________________________________________________
 26

CUESTIONARIO DE SATISFACCION

A continuación incluimos el cuestionario que hemos entregado a los asistentes del evento
de la presentación de Postres Gourmet Sabana para saber su nivel de satisfacción

 Cuál ha sido su impresión sobre la celebración del evento?

5. Excelente
6. Buena
7. Regular
8. Mala

 Que le han parecido las instalaciones del evento?

5. Excelente
6. Buena
7. Regular
8. Mala

 Que le ha parecido la atención de nuestro personal en el evento?

5. Excelente
6. Buena
7. Regular
8. Mala

 Que le pareció nuestro servicio de catering?

5. Excelente
6. Buena
7. Regular
8. Mala

 Mejoraría algo?
3. Si
4. No

Si su respuesta es sí, coméntenos lo que mejoraría

_________________________________________________________________________
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CUESTIONARIO DE SATISFACCION

A continuación incluimos el cuestionario que hemos entregado a los asistentes del evento
de la presentación de Postres Gourmet Sabana para saber su nivel de satisfacción

 Cuál ha sido su impresión sobre la celebración del evento?

9. Excelente
10. Buena
11. Regular
12. Mala

 Que le han parecido las instalaciones del evento?

9. Excelente
10. Buena
11. Regular
12. Mala

 Que le ha parecido la atención de nuestro personal en el evento?

9. Excelente
10. Buena
11. Regular
12. Mala

 Que le pareció nuestro servicio de catering?

9. Excelente
10. Buena
11. Regular
12. Mala

 Mejoraría algo?
5. Si
6. No

Si su respuesta es sí, coméntenos lo que mejoraría

_______________________________________________________________________
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CUESTIONARIO DE SATISFACCION

A continuación incluimos el cuestionario que hemos entregado a los asistentes del evento
de la presentación de Postres Gourmet Sabana para saber su nivel de satisfacción

 Cuál ha sido su impresión sobre la celebración del evento?

13. Excelente
14. Buena
15. Regular
16. Mala

 Que le han parecido las instalaciones del evento?

13. Excelente
14. Buena
15. Regular
16. Mala

 Que le ha parecido la atención de nuestro personal en el evento?

13. Excelente
14. Buena
15. Regular
16. Mala

 Que le pareció nuestro servicio de catering?

13. Excelente
14. Buena
15. Regular
16. Mala

 Mejoraría algo?
7. Si
8. No

Si su respuesta es sí, coméntenos lo que mejoraría

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CUESTIONARIO DE SATISFACCION

A continuación incluimos el cuestionario que hemos entregado a los asistentes del evento
de la presentación de Postres Gourmet Sabana para saber su nivel de satisfacción

 Cuál ha sido su impresión sobre la celebración del evento?

17. Excelente
18. Buena
19. Regular
20. Mala

 Que le han parecido las instalaciones del evento?

17. Excelente
18. Buena
19. Regular
20. Mala

 Que le ha parecido la atención de nuestro personal en el evento?

17. Excelente
18. Buena
19. Regular
20. Mala

 Que le pareció nuestro servicio de catering?

17. Excelente
18. Buena
19. Regular
20. Mala

 Mejoraría algo?
9. Si
10. No

Si su respuesta es sí, coméntenos lo que mejoraría

_________________________________________________________________________
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CIBERGRAFIA

Desbordes, M., & Falgoux, J. (2006). Gestión y organización de un evento deportivo. España:
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Díaz, L. A. (2012). Etiqueta y protocolo: base de la imagen empresarial. Contribuciones a la

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Martínez, M. C. (2001). Protocolo social y empresarial. Luna Publicaciones: Madrid. 

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Instituto Gallego de Promoción Económica - IGAPE. (s.f.). Manuales prácticos de la PYME. Como
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http://www.ejido-asesores.com/marketing-ferial-consejos-practicos-para-participar-en-una-
feria/

http://igeca.net/diseno-y-gestion-estrategica-de-eventos-congresos-y-ferias?
gclid=Cj0KEQiA2uDEBRDxurOO77Cp-
7kBEiQAOUgKV22ITwW7SOepZpvrReorFrlJaibWZlJvbAnnTz7-kYoaAuyg8P8HAQ