DEBIDA DILIGENCIA EN EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

Área administrativa Comercial

1. CONCEPTO BÁSICOS
La debida diligencia en el conocimiento del cliente son los procedimientos que la
empresa realiza a fin de identificar a sus clientes antes de concretar sus ventas, a
efectos de revisar su documentación y autorizaciones correspondientes, pudiendo de
este modo evitar prestar servicios a personas no identificadas.

Dentro de estos conceptos tenemos:

1.1. DE LA DEBIDA DILIGENCIA EN EL CONOCIMIENTO DE CLIENTE EN

GENERAL.
Existen muchas formas de conocer al cliente. Desde el punto de vista comercial se
puede conocer al cliente cuando se conocen sus hábitos de consumo, sus
preferencias y las demás características que describen su posición relativa frente a
los demás clientes. Desde el punto de vista social, es cuando se ha tenido algún tipo
de relación con el cliente, por ejemplo cuando el cliente es un conocido o un amigo.

Para efectos de la prevención del lavado de activos, la debida diligencia en el

conocimiento del cliente desde el punto de vista comercial y social es útil pero no
suficiente. Las políticas de conocimiento de cliente deben ser un esfuerzo
organizado para recolectar la información relevante que nos permita detectar y
analizar operaciones inusuales y/o sospechosas.

El esfuerzo de la empresa por conocer a sus clientes tiene dos propósitos generales:

1. Servir de medida disuasiva para alejar a los que quieran lavar activos
utilizando a nuestra empresa
2. Permitir la detección de operaciones inusuales y la determinación de
operaciones sospechosas, que deben reportarse a las autoridades.

De esta manera el conocimiento del cliente desde el punto de vista comercial sirve
como guía para la política de prevención de lavado de activos, la misma que puede
arrojar información valiosa que se traduce en un mejor servicio a los clientes.

1.2. INFORMACIÓN RELEVANTE.

Se puede tener mucha información sobre el cliente sin que esta sea relevante para
efectos de prevenir y controlar el lavado de activos. La información relevante para
este propósito es la que sirve para establecer los siguientes aspectos:

1. Identificación completa.
2. Actividad económica, procedencia u origen de los fondos.
3. Volumen y características de las transacciones.

1
Documento reproducido con fines de capacitación – año 2020
1.3 CLIENTE.
Se entiende como cliente a la persona natural o jurídica con la cual se tiene una
relación comercial, esta relación puede ser de manera ocasional o permanente.

Si bien cada cliente es único, se pueden establecer criterios clasificadores para

analizar las operaciones y orientar los controles correspondientes, dentro de ello
tenemos a los siguientes clientes especiales:

1.3.1 Personas naturales y jurídicas.

La identificación de personas jurídicas requiere la solicitud de más información de la
que se solicita a la persona natural, no es suficiente contar con los mismos datos que
suministraría la persona natural, siendo importante lograr identificar al beneficiario
final.

La persona jurídica está compuesta por socios, pueden tener varios representantes
legales y domicilios. Por esta razón, es importante ir más allá de los datos básicos
y conocer algo más sobre las personas que dirigen y controlan a la persona jurídica.

1.3.2 Clientes extranjeros.

Los clientes extranjeros generan una dificultad adicional para su identificación, pues
la mayoría de los documentos provienen de otros países y esto dificulta su
verificación. Es bien conocido en el medio la existencia de jurisdicciones blandas
frente a la supervisión bancaria y la constitución de sociedades. Empresas
provenientes de dichos países pueden presentar información documental original,
aparentemente satisfactoria, pero que induce al error en cuanto a la verdadera
apreciación de la seriedad y solidez de esas personas.

1.3.3 Actuaciones por medio de apoderados.

Jurídicamente existe la posibilidad de nombrar apoderados para realizar actuaciones,
incluyendo transacciones bancarias y financieras, en nombre de otra persona, Estos
apoderados pueden acercarse legítimamente a la empresa, en representación de un
cliente y realizar operaciones.

De acuerdo con las políticas de conocimiento del cliente, este tipo de operaciones
requieren una doble identificación, pues es necesario identificar tanto al cliente y
como a su apoderado. Además es necesario corroborar la validez y autenticidad del
poder o el documento en el cual consta la designación de apoderado.

1.3.4 Personas expuesta políticamente.

Las Personas Expuestas Políticamente (PEP) son personas naturales,
nacionales o extranjeras, que cumplen o que en los últimos cinco (5) años
hayan cumplido funciones públicas destacadas en el país o funciones
prominentes en una organización internacional, sea en el territorio nacional o
extranjero, y cuyas circunstancias financieras puedan ser objeto de un interés
público. Asimismo, se considera como PEP al colaborador directo de la máxima
autoridad de la institución. Por lo que, de acuerdo a las normas en materia de

2
Documento reproducido con fines de capacitación – año 2020
prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, se deben
establecer medidas de debida diligencia especiales con relación a dichas
personas.

La relación de las personas expuestas políticamente se encuentran detalladas en la

capacitación especial del año 2019, lo que deberá ser revisado constantemente.

El hecho de que se encuentre o descubra que un cliente es una persona expuesta

políticamente no significa que no debamos comercializar, pero si implica una debida
diligencia en el conocimiento de dichos clientes

2. ETAPAS DEL DEBIDA DILIGENCIA EN EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.

El conocimiento del cliente no es sólo una obligación puntual que se cumple con el
diligenciamiento de unos formatos. Se trata de una política que implica una acción
planeada y coordinada entre las áreas correspondientes, labor que se desarrolla en
cinco instancias: i) preparación y diseño, ii) vinculación del cliente, iii) análisis de
la información, iv) prestación del servicio y v) actualización de datos.

Por lo que dentro de la política de la debida diligencia en el conocimiento del cliente,

se deben realizar una labor continua y organizada que puede ser descrita
mediante las etapas siguientes:

2.1 PREPARACIÓN Y DISEÑO.

Conforme a la legislación vigente QUIMEX establece los procedimientos para cumplir
con la obligación de conocimiento del cliente, diseñando y elaborando los formatos
correspondientes, así como estableciendo los sistemas de almacenamiento,
conservación y consulta de la información.

2.2 VINCULACIÓN DEL CLIENTE.

Se trata acerca de la primera relación entre el cliente y la empresa, en el cual
presenta su documentación solicitada, donde la empresa decide sobre su vinculación
comercial. Esta oportunidad es muy valiosa para desarrollar la política de
conocimiento del cliente y prevención de lavado de activos, solicitando para el efecto
información básica como registros de firmas, fotocopias de documentos de identidad,
direcciones, referencias, autorizaciones, etc.

A su vez la política de conocimiento del cliente conlleva la solicitud y el análisis de

información necesaria que tiene como único fin evitar que la empresa sea utilizada
para lavar activos.

Es importante tener en cuenta que cuando se analizan operaciones inusuales y/o

sospechosas, la mejor fuente de información para realizar este estudio es aquella
suministrada por el cliente al momento de vincularse comercialmente.

3
Documento reproducido con fines de capacitación – año 2020
2.3 ANALISIS DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA.
La debida diligencia en el conocimiento del cliente no es una actividad pasiva, en el
cual se solicita información y el cliente la suministra. Se trata de una labor en la
cual se debe solicitar la información, asegurarse que esté completa, solicitar
información adicional o explicativa, verificar los datos recibidos y finalmente,
establecer que toda la información tenga sentido sea coherente.

2.4 PRESTACIÓN DEL SERVICIO (DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

COMERCIAL)
Cuando se vuelve a realizar actividades comerciales con un cliente ya vinculado,
sobre la cual se ejerció la política de conocimiento del cliente, se pretende
simplemente confirmar que la persona que realiza las transacciones es efectivamente
el cliente, asimismo para efectos de un buen enfoque basado en riesgos, se debe:

1. Comparar la operación con el perfil del cliente y el segmento del mercado.

2. Consolidar las operaciones periódicas del cliente para efectos de análisis y
control.
3. Confrontar los listados especiales (lista de clientes con quienes nos e debe
tener relación comercial, por ejemplo personas incluidas en las listas de la
OFAC.
4. Verificar las señales de alerta correspondientes.

2.5 ACTUALIZACIÓN DE DATOS.

Es importante actualizar en forma periódica y sistemática los datos suministrados por
los clientes. De lo contrario, la confrontación la confrontación de las operaciones
realizadas con la información no actualizada del cliente puede inducir a creer que
existen operaciones sospechosas donde no las hay o lo contrario.

3. ASPECTOS QUE IMPLICA LA DEBIDA DILIGENCIA EN EL CONOCIMIENTO

DEL CLIENTE.
Conocer al cliente implica recolectar y analizar información relevante sobre su
identidad y su actividad económica. Esta información proviene de diferentes fuentes,
públicas y privadas, y conforman un conjunto de datos que sirven a la empresa para
conocer el riesgo relativo de cada uno de sus clientes frente a operaciones de lavado.
A su vez, todos los documentos y los datos recolectados en desarrollo de esta
política servirán de sustento para detectar operaciones inusuales y/o sospechosas y
encontrarle justificación a operaciones que aparecían como tal a primera vista.

4. OBJETIVOS DE LA POLITICA DE LA DEBIDA DILIGENCIA EN EL

CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.
Son los procedimientos y mecanismos de identificación del cliente y determinación de
su actividad económica para prevenir el lavado de activos.

4
Documento reproducido con fines de capacitación – año 2020
4.1 PRINCIPALES OBJETIVOS
La política de la diligencia en el conocimiento del cliente no debe mirarse como una
actividad aislada que no cumple con los objetivos principales. Por el contrario, una
política efectiva de conocimiento del cliente puede servir de base para una exitosa
gestión comercial y de administración de riesgo.

4.1.1 Objetivos comerciales.

Conocer al cliente nos permite conocer sus características como consumidor de
nuestros productos. Los retos del mercado actual exigen el conocimiento de las
preferencias y los hábitos de consumo de los clientes, toda esta información,
debidamente analizada, permite personalizar y mejorar el producto y servicio.

4.1.2 Objetivos preventivos o de control.

Ejercer la política de conocimiento de cliente no solamente previene y controla la
ocurrencia de operaciones de lavado de activos. Una empresa bien informada sobre
la actividad económica de su cliente puede evitar otros delitos como el fraude, del
mismo modo se puede evitar la ocurrencia de créditos impagos.

4.1.3 Objetivos de administración de riesgo.

Un seguimiento constante de las operaciones de los clientes, en particular y en su
conjunto, permite evaluar correctamente el riesgo crediticio y tomar acciones frente a
otros riesgos como el fraude.

4.2 RESULTADOS DE LA POLITICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.

Al desarrollar políticas de conocimiento del cliente en forma efectiva, no solamente se
están cumpliendo con una obligación legal, sujeta a sanciones por incumplimiento,
sino que conocer al cliente le aporta beneficios a la empresa, entre los cuales se
puede mencionar:

 Selección adecuada de clientes, basada en información confiable y análisis del

riesgo de lavado de activos.
 Detección de operaciones inusuales cuando las operaciones del cliente se
alejan de los parámetros de normalidad que se deducen de la actividad del
cliente.
 Sustento para reportar las operaciones sospechosas, aquellas que una vez
comparadas con la información suministrada por el cliente se consideren como
sospechosas.
 Prueba ante la U.I.F. que se ha actuado diligentemente en aplicación de los
controles al lavado de activos.
 Datos y documentos sobre el cliente para atender las solicitudes particulares
de información que soliciten las autoridades competentes.

4.3 RELACION DE LA POLITICA DE LA DEBIDA DILIGENCIA EN EL

CONOCIMIENTO DEL CLIENTE CON OTROS CONTROLES.
La política de conocimiento del cliente se relaciona con otros controles al lavado de
activos. Cada uno de estos controles hacen parte del sistema de prevención

5
Documento reproducido con fines de capacitación – año 2020
establecido en la empresa para minimizar su exposición al riesgo de ser utilizada
para lavar activos, así como colaborar con la autoridades en prevención del delito,
estos punto de encuentro pueden ser:

4.3.1 Reporte de transacciones.

El reporte de transacciones es un control que consiste diligenciar información sobre
las ventas que se realizan por montos igual o mayores a US$ 10,000.00 dólares
americanos de un cliente en cada compra o por operaciones igual o mayores al monto
de US$ 50,000.00 dólares americanos realizados por un mismo cliente durante un
mes. Este reporte lo realiza el área respectiva a solicitud del oficial de cumplimiento.

4.3.2 Reporte de operaciones inusuales.

Cuando una operación se aparta del perfil del cliente o presente inconsistencias en
su giro ordinario de negocios, en la frecuencia o volumen de compra que realiza, o
porque sus características particulares se salen de toda lógica, la operación debe ser
considerada como inusual.

Este reporte de operaciones inusuales que realiza el cliente, es realizado por el

trabajador reportándolo a su supervisor, quien informará al oficial de cumplimiento.

La identificación de operaciones inusuales no significa que sean operaciones

sospechosas de lavado de activos.

4.3.3 Reporte de operaciones sospechosas.

Cuando se está frente a una operación inusual se debe reportar inmediatamente al
área encargada de cumplimiento a efectos proceda a realizar un análisis de la
situación a fin de verificar que refleje una respuesta lógica y razonable.

Es decir, para poder reportar una operación como sospechosa, se tiene que comparar
el perfil del cliente con el conjunto de operaciones usuales que realiza.

Se debe tener en cuenta que las operaciones por si solas no son inusuales o
sospechosas; es la relación entre la operación y la actividad económica del
cliente lo que puede originar que una operación sea considerada inusual, la
misma que si no tiene una respuesta razonable se convertiría en sospechosa.

4.3.4 Segmentación del mercado.

En términos simples, segmentar el mercado es agrupar a los clientes de acuerdo con
las características básicas de sus operaciones (volumen de compra, frecuencia,
productos, localización, entre otros). La racionalidad de los negocios dicta que los
clientes de un mismo segmento deben tener características similares. Es decir, que
los datos recolectados al momento de conocer a nuestros clientes nos deben
permitir asumir el segmento del mercado en el cual se situarán.

Cabe mencionar que en la debida diligencia de conocimiento del mercado nos

referimos a la información relevante del mercado que puede aportar elementos de
juicio para analizar operaciones sospechosas. Este conocimiento que se tiene del

6
Documento reproducido con fines de capacitación – año 2020
mercado, debe organizarse y sistematizarse en forma simple y efectiva, para
convertirse en una herramienta de control aplicable a todas las operaciones.

7
Documento reproducido con fines de capacitación – año 2020