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CICLO DE TESORERÍA

Comprende el manejo de los fondos de la empresa; comienza con el reconocimiento de los ingresos, incluye la
distribución del efectivo en las operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de éste a los
inversionistas y acreedores.
Introducción
El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento
del capital. Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo,
continúan con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan
con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. La mayor parte de las funciones
relacionadas con un ciclo de Tesorería pueden efectuarse en la Tesorería de la empresa. Sin embargo, la
Dirección Financiera, la Contraloría, Personal, por ejemplo, también pueden tener participación. Es frecuente
que algunas funciones de la alta dirección estén encaminadas a la planeación y control financiero.
Funciones Típicas
Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería podrían ser:
- Relaciones con sociedades financieras y de crédito
- Relaciones con accionistas
- Administración del efectivo y las inversiones
- Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos - Custodia física del efectivo y los valores
- Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios. - Administración y vigilancia de
la deuda (principal e intereses)
- Operaciones de inversión y financiamiento
- Administración financiera de planes de beneficio a empleados
- Administración de seguros
Asientos contables comunes
Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
- Obtención y pago de financiamiento
- Emisión y retiro de acciones
- Compra y venta de inversiones en valores
- Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos
- Amortización de descuentos, gastos y primas diferidos, en relación con deudas e inversiones
- Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda
- Compra y venta de moneda extranjera
ENFOQUE DE AUDITORÍA PARA LA REVISIÓN DEL CONTROL INTERNO
Formas y documentos importantes
Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de tesorería podrían ser:
- Certificados provisionales de acciones
- Acciones emitidas
- Obligaciones, bonos, papel comercial
- Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones
- Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito, etc.
- Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura
- Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficios a empleados
- Pólizas de seguro
Bases usuales de datos
Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc., que contienen
aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información
que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso
que se les da, se pueden clasificar como sigue:
a) Bases de referencia - Representadas por información que se utiliza para el proceso de las
transacciones.
b) Bases dinámicas - Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que
como tal se está modificando constantemente. Las bases usuales de datos para el ciclo de tesorería
podrían ser las siguientes:
Bases de referencia
- Archivo maestro de accionistas
- Cédulas de trabajo de intereses y dividendos
- Libro de registro de accionistas y utilidades
- Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de préstamos
Bases dinámicas
- Saldos de las cuentas bancarias
- Cartera de inversiones
- Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores.
Los sistemas que se utilizan para procesar las transacciones del ciclo de Tesorería varían de una empresa a
otra. Pueden usarse procedimientos detallados para manejar transacciones voluminosas y rutinarias como
en el caso de distribución dividendos e intereses, ventas y redenciones de papel comercial, y compras y
ventas de inversiones. Existen otras transacciones que son tan esporádicas que no son necesarios
procedimientos estandarizados para procesarlas, por ejemplo, una oferta de acciones al público o una
colocación privada de bonos u obligaciones que podrían registrarse directamente en el mayor general, por
medio de uno o más asientos contables diseñados para ello.
Enlaces con otros ciclos
Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones del ciclo de Tesorería
mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones
del ciclo de Tesorería, pero la entrada de efectivo también cierra actividades del ciclo de ingresos y el
desembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello, surge una duda sobre si la función de
los ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de Tesorería, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras.
Muchas empresas crean específicamente una función de ingresos de efectivo y otra función de desembolsos
de efectivo. En algún momento, tanto los ingresos del ciclo de Tesorería como del ciclo de ingresos se unen
para procesarse. También, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorería y del ciclo de
compras van unidos. En tales casos, una función común de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el
ciclo de Tesorería o con el de ingreso, como también una función común de desembolso de efectivo puede
identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de compras. Una forma práctica para decidir donde situar
una función común es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos
que hacen aportación a esa función común.
En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de Tesorería, o ambos, se procesan mediante
sistemas singulares y nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse
conjuntamente. En estos casos, es práctico identificar la función en ambos ciclos con el propósito de evaluar
los controles internos.
Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
- Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras
- Ingresos de efectivo con el ciclo de ingresos
- Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos
- Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nóminas.
Objetivos
Para efectos de este ciclo se han identificado 24 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido
clasificados en cuatro clases:
- De autorización
- De procesamiento y clasificación de transacciones
- De verificación y evaluación
- De salvaguarda física
a) Objetivos de autorización
Los objetivos de autorización tratan todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que
se estén cumpliéndolas políticas y criterios establecidos por la administración. Estos objetivos para este ciclo
son:
1. Las fuentes de inversión y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por
la administración.
2. Los importes, momento y condiciones de las transacciones de deuda y capital deben autorizarse de
acuerdo con políticas establecidas por la administración.
3. Los importes, momento, entidades en que se invierte y las condiciones de las inversiones en valores
deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
4. Los ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos bancarios, intereses por pagar, dividendos
por pagar, capital social, gastos, primas, diferidos y la distribución contable deben autorizarse de
acuerdo con políticas establecidas por la administración.
5. Los procedimientos de proceso del ciclo de Tesorería deben de estar de acuerdo con políticas
establecidas por la administración.
b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto
reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una
empresa, así como tos ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de Tesorería son:
1. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtención o entrega de recursos que se ajusten a las
políticas establecidas por la administración.
2. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de compra - venta de inversiones que se ajusten a las
políticas establecidas por la administración.
3. Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma
oportuna.
4. Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores
deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
5. Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
6. Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma oportuna.
7. Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, así como la distribución contable de
dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma
oportuna.
8. Las cantidades adeudadas a, o por entidades en que se invierte, corredores y otros, así como la
distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o
pasivos en forma oportuna.
9. Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se efectúen cambios a
los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse con exactitud y registrarse en forma
oportuna.
10. Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores, y
otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
11. Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores, entidades que invirtieron en la
empresa, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse, correcta y
oportunamente.
12. Los recursos obtenidos, los productos de esos recursos (intereses y dividendos), las entregas de los
mismos y los ajustes relativos, deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de
cada inversionista y acreedor.
13. Las compras y ventas de inversiones, los productos de las inversiones y los ajustes relativos deben
aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se
invierte.
14. Deben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a cobrar de, inversionistas,
acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros, y por los ajustes relativos.
15. Los asientos contables de Tesorería deben concentrar y clasificar las transacciones, de acuerdo con
políticas establecidas por la administración.
16. La información para determinar bases de impuestos derivados de las actividades de Tesorería debe
producirse correcta y oportunamente.
c) Objetivos de verificación y evaluación.
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los
saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el
ciclo de Tesorería son:
Verificación y evaluación de forma periódica los saldos registrados de efectivo, inversiones, las actividades de
transacciones relativas, financiamientos y capital.
d) Objetivos de salvaguarda física.
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes,
lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son:
- El acceso al efectivo y los valores debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la
administración.
- El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda y de inversiones, así como a las formas
importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas
establecidas por la administración.
AMIGOS DE LA SALUD, AMISALUD S.A.S
Buenas noches, nosotros escogimos la empresa AMISALUD S.A.S, la cual es una IPS como ya habíamos
explicado en anteriormente. Nosotros escogimos el ciclo de tesorería, ya que este ciclo se encarga de manejo
de fondos de la compañía y en el caso de una IPS, es un área de cuidado y de vital importancia para el correcto
funcionamiento, porque debe empezar reconociendo las necesidades de efectivo, luego se encarga de la
distribución para las operaciones corrientes y finaliza con el retorno de efectivo a los accionistas y acreedores.
Dentro de la empresa y ubicados en este ciclo, logramos identificar algunas funciones básicas, como las
actividades de inversión y financiamiento, administración de efectivo, vigilancia de la deuda, beneficios a los
empleados, relación con los accionistas y administración de seguros, ya que por su actividad se encuentran
muy expuestos a demandas.
Para el desarrollo de la actividad, miramos bases de información dinámica, debido a que este ciclo
específicamente en esta empresa, se concentra en los saldos en bancos, variando en su nivel de transacciones,
desde pequeñas y rutinarias, hasta esporádicas y voluminosas, por lo tanto, no es constante.
AMISALUD, tiene separados sus ciclos, por esta razón, no es fácil confundir el ciclo de ingresos o de compras,
con el de tesorería, por lo que cuentan con un filtro para manejar el volumen y tipo de transacciones que los
componen y permiten su enlace con otros ciclos.
Este ciclo se compone de 4 objetivos:
- Autorización: Controles establecidos para garantizar el cumplimiento de las políticas y criterios
establecidos por la administración.
- Procesamiento y clasificación de transacciones: Controles que aseguran el reconocimiento,
procesamiento, clasificación, registro, informes, reclasificación y ajustes ocurridos en ellas.
- Objetivos de verificación y evaluación: Control establecido para verificar y evaluar de forma periódica los
saldos registrados y la integridad de los sistemas de procesamiento.
- Salvaguarda física: Control relativo al acceso de activos, registros, formas, lugares y procedimientos para
los procesos.
PLANILLA DE DEFICIENCIAS, INCONSISTENCIAS Y EXCEPCIONES DE CONTROL INTERNO
De acuerdo con lo establecido en el ejercicio, encontramos unas deficiencias, inconsistencias y excepciones de
control interno en la revisión de las transacciones de la empresa, para un total de 2 deficiencias, 3
inconsistencias, 1 excepción y 1 caso que nos llamó la atención, ya que era una inconsistencia y deficiencia al
mismo tiempo.
DEFICIENCIAS 11 – 11/41
- (PLANILLA) La primera deficiencia se dio por un descuido hallado en la conciliación de las cajas, por un
valor sin registrar de $3’560.400. (SUMARIA 11) Por lo cual fuimos a la CAJA GENERAL DE CALI, realizando
un ajuste, acreditando el valor y lo debitamos en la cuenta del BANCO DE OCCIDENTE (área de CAJAS –
BANCOS), ya que es el banco en el cual se manejan las transacciones de Cali. La recomendación sugerida,
era la de revisar las competencias y adecuada capacitación de la persona encargada, debido a la
importancia del asunto y a que las cajas deben estar cuadradas mes a mes.

- (PLANILLA) La segunda deficiencia hallada, fue un recibo de caja perteneciente a Coosalud Cali, en el cual
no se había registrado un ingreso del servicio de laboratorio clínico por valor de $2’728.963 siendo un
excedente sin consignar. (SUMARIA 11) Por lo tanto se realizó un ajuste debitando la CAJA DE COOSALUD
CALI y acreditando en la cuenta de ingresos laboratorio clínico (SUMARIA 41), aquí como pueden ver, es
un ajuste que afecta el E.R, a lo cual se sugirió que la administración entregara los soportes de las cajas de
manera oportuna, para poder realizar la contabilidad a tiempo.

INCONSISTENCIAS
- (PLANILLA) La primera inconsistencia que hallamos, fue un recibo de caja perteneciente a Jamundí, en el
cual se registraban $725.869 pertenecientes a Cali. Esto sucedió por un error de digitación, por lo cual
fuimos a la CAJA DE JAMUNDÍ (SUMARIA 11) y realizamos una reclasificación con la CAJA DE CALI. La
única recomendación que se podía hacer, era la de colocar más cuidado al momento de digitar la
información.
- (PLANILLA) El segundo hallazgo, se encontró un dinero faltante por registrar por valor de $4’256.693. Por
lo tanto, se realizó un ajuste, (SUMARIA 11) acreditando el valor en la cuenta de CAJA SURA JAMUNDÍ y
debitándolo en la cuenta del BANCO DE OCCIDENTE.
- (PLANILLA) La tercera inconsistencia encontrada, fue un valor negativo en el libro auxiliar por un
sobregiro de la cuenta del banco Colmena, equivalente a $12’325.400, por lo que tuvimos que realizar una
reclasificación (SUMARIA 11) debitando el valor de la cuenta del BANCO COLMENA y acreditándolo
(SUMARIA 21) en la cuenta creada de OBLIGACIÓN POR SOBREGIRO. Ante esta situación, lo único que se
podía sugerir, era la verificación del saldo de las cuentas, antes de realizar la dispersión del pago de
nómina.
EXCEPCIÓN 11/12
- (PLANILLA) Debido a una inversión que se realiza para la construcción de una nueva sede por valor de
$15’000.000, reclasificando (SUMARIA 11) el rubro acreditando de la cuenta de BANCOOMEVA a una
cuenta que se debió crear (SUMARIA 12) de la IPS C.C. RÍO CAUCA, en la cual se debitó el valor. La
recomendación, es la de ser juiciosos con la creación de las cuentas para la inversión, así evitar desorden
en su manejo.
SITUACIÓN EXTRAORDINARIA
- Hace poco, durante la cuarentena se presentó una situación que terminó en el robo de un cheque por un
valor de $12’500.000. Esta situación puso en alerta a la empresa y la situación se considera excepcional,
porque como es una investigación en curso, no se puede registrar o realizar el pago al proveedor.