“Año de la universalización de la salud”

Instituto de Educación Superior Tecnológico Público

PEDRO A. DEL AGUILA HIDALGO

CONTABILIDAD

Los Documentos Administrativos

DOCENTE: Lic. Robert Paolo Santiago Valles

ALUMNA: Rosa Angelina Rodriguez Vasquez

TURNO: Nocturno

SECCION: I-C

CICLO: I – 2020

Iquitos, Perú

2020
 INDICE

1. DEFINICION...............................................................................3
2. FUNCIONES...............................................................................3
2.1. Función de constancia............................................................3
2.2. Función de comunicación........................................................4
3. CARACTERISICAS.......................................................................4
3.1. Caracteres externos: clase y soporte.......................................4
3.1.1. La clase..........................................................................4
3.1.2. El soporte.......................................................................4
3.2. Caracteres internos...............................................................5
3.2.1. Entidad productora..........................................................5
3.2.2. Producen efectos.............................................................6
3.2.3. Validez...........................................................................6
4. CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.............6
4.1. Según los participantes en la relación administrativa..................6
4.2. Según la normatividad del contenido del documento..................6
4.3. Según la fase del procedimiento..............................................7
4.4. Según la declaración que contienen.........................................8
5. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO............9
5.1. Encabezamiento....................................................................9
5.1.1. Cabecera impresa............................................................9
5.1.2. Titulo.............................................................................9
5.1.3. Datos identificativos del documento...................................9
5.1.4. Destinatario....................................................................9
5.2. Cuerpo...............................................................................10
5.3. Pie....................................................................................10
Ejemplo de Documento Administrativo - Resolución...........................11
BIBLIOGRAFIA..................................................................................12

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 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. DEFINICION

Los diccionarios de nuestra lengua, con ligeras variaciones, definen el

documento en general como «Escrito en el que constan datos fidedignos,
que sirve de prueba o testimonio, o que proporciona una información,
especialmente de carácter histórico, oficial o legal». Por su parte, las
ciencias documentales se refieren a documento como «La combinación de
un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como
prueba o para consulta»(1).

El documento administrativo es el soporte en que se materializan los actos

de la Administración pública, la forma externa de dichos actos. Por su parte,
el art. 46.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de
las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común (en
adelante, LRJPAC), define el documento administrativo público como aquél
válidamente emitido por los órganos de las Administraciones públicas (1).

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es

decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la
mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el
que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma
externa de dichos actos(2).

2. FUNCIONES

Dos son las funciones que cumplen los documentos(3):

2.1. Función de constancia

La Administración pública forma parte del poder ejecutivo y, como
institución representante de la autoridad, goza de la presunción de
veracidad, de objetividad y de sometimiento al ordenamiento jurídico en
todos sus actos. El medio que acredita el cumplimiento de dicha
obligación es la materialización de los actos, es decir, su expresión
documental.

3
 El documento es también una garantía de la pervivencia y la
conservación de dichos actos para demostrar su existencia, sus posibles
errores o vicios y sus efectos, sean jurídicos, administrativos o
meramente informativos. El registro material de los actos
administrativos en soportes estables permite garantizar el acceso de los
ciudadanos a los registros y archivos de las Administraciones públicas,
derecho previsto en el art. 35 h) de la LRJ-PAC.

2.2. Función de comunicación

Aparte de su función testimonial, el documento es la voz con que la
Administración se comunica con los ciudadanos, con otras entidades y
con los distintos órganos que la integran. Los documentos sirven,
pues, de vehículo de comunicación.

3. CARACTERISICAS

Las características de los documentos pueden dividirse en externas e

internas, según se refieran a su estructura física o a su contenido
sustantivo(4):

3.1. Caracteres externos: clase y soporte

3.1.1. La clase
Está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la
información. Los documentos pueden ser textuales, si la información
se transmite mediante texto escrito (manuscrito, mecanografiado o
impreso); también pueden ser iconográficos (mapas, planos, dibujos,
fotografías...); sonoros, o electrónicos e informáticos (generados en
el entorno de los ordenadores: disquetes, CD-ROM, etc.)

3.1.2. El soporte
En la Administración ha sido predominante y sigue siéndolo el
documento de texto sobre el soporte de papel, hasta el punto de
identificar el documento administrativo con el documento escrito.
Pero la implantación de las nuevas tecnologías exige alternativas para
mejorar y modernizar el servicio público. Aunque la pervivencia de la

4
 escritura como código de transmisión parece asegurada, los nuevos
soportes requieren codificaciones diferentes de la escritura los
códigos de barras, por ejemplo, para ser descodificados por el
destinatario.

 Requisitos de los nuevos soportes:

Varios son los requisitos exigibles a los nuevos soportes
documentales, una vez admitida plenamente su validez por las
normas anteriormente citadas:

- Autenticidad. El soporte debe garantizar la identificación y la

autenticidad del documento, impidiendo su falsificación,
suplantación y manipulación. Para ello, la Ley 59/2003 ha sido
un paso importante, ya que la firma electrónica goza del
mismo valor jurídico que la firma manuscrita, siempre que
esté basada en un certificado reconocido y haya sido generado
por un dispositivo seguro decreación de firma.
- Integridad. El nuevo soporte garantizará que el documento
mantiene su unidad, sin que puedan faltar u omitirse algunas
de sus partes o elementos.

- Conservación. Debe asegurar la conservación del documento,

evitando el deterioro y su pérdida, así como su compatibilidad
con los futuros sistemas informáticos de almacenamiento.

- Recepción por el interesado. Deberá asegurar que el

documento sea recibido por el destinatario, mediante sistemas
compatibles con los medios de que dispone y con
características que posibiliten acreditar la recepción.

3.2. Caracteres internos

3.2.1. Entidad productora

Para que un documento tenga la consideración de documento

público administrativo ha de ser emitido por un órgano de la
Administración pública, en el ejercicio de sus competencias. A este
respecto, a pesar de que suelen ser origen de los procedimientos
que tramita la Administración, los documentos de los ciudadanos

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 no pueden considerarse como administrativos, puesto que su
emisor no
tiene carácter oficial.
3.2.2. Producen efectos
Los documentos administrativos producen efectos jurídicos o
meramente informativos frente a terceros o en la propia
organización administrativa. De ahí que documentos como
anotaciones manuscritas, índices o extractos no puedan incluirse
dentro de la categoría de administrativos.

3.2.3. Validez
Para que su emisión sea válida, ha de cumplir unos requisitos
formales y sustantivos, exigidos por las normas reguladoras de la
actividad administrativa:

 Que el órgano actuante tenga competencia para adoptarlos.

 Su adecuación al ordenamiento jurídico.
 La formalización, es decir, la acreditación mediante la firma
manuscrita o símbolos o códigos que garantice la autenticidad
de la voluntad del órgano emisor.

4. CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

4.1. Según los participantes en la relación administrativa

Este criterio distingue dos categorías: documentos de la
Administración y documentos de los ciudadanos. Con esta base, se ha
propuesto una primera clasificación(2):

DOCUMENTOS DE Cartas, declaraciones, quejas, solicitudes,

LOS CIUDADANOS recursos, renuncias, reclamaciones
Anuncios, bandos,
DIRIGIDOS AL cartas, oficios,
DOCUMENTOS DE
CIUDADANO notificaciones,
LA
citaciones.
ADMINISTRACIÓ
Actas, cartas, notas
N DIRIGIDOS A LA
interiores, oficios,
ADMINISTRACIÓN
informes, diligencias.

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 4.2. Según la normatividad del contenido del documento

DOCUMENTOS Son las disposiciones

NORMATIVOS O generales que aprueban
DE DECISIÓN Genéricos o dispositivos los organismos públicos,
cuyo destinatario es
colectivo
Son aquellos
documentos que van
dirigidos a ciudadanos
Individuales
individualmente
considerados, como las
resoluciones, acuerdos,
etc
DOCUMENTOS De constancia
De juicio
NO
De transmisión
NORMATIVOS

4.3. Según la fase del procedimiento

 Acuerdo de inicio del procedimiento

 Requerimiento de subsanación de defectos de la
DOCUMENTOS DE LA solicitud
FASE DE  Petición de mejora voluntaria de la solicitud
INICIACIÓN  Acuerdo de adopción de medidas provisionales
 Acuerdo de acumulación de procedimientos
 Acuerdo de práctica simultánea de trámites
DOCUMENTOS DE LA  Acuerdo de apertura de un período de pruebas
FASE DE  Acuerdo de práctica de prueba
INSTRUCCIÓN  Acuerdo por el que se rechazan las pruebas
propuestas
 Oficio de petición de informes
 Citación de comparecencia
 Concesión de trámite de audiencia
 Acuerdo de apertura de período de información

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 pública
 Acuerdo de ampliación de plazos
 Acuerdo de tramitación de urgencia
 Acreditación de la notificación
 Resolución de caducidad por paralización del
procedimiento
 imputable al interesado
 Resolución de caducidad de procedimientos
iniciados de oficio
DOCUMENTOS DE LA  susceptible de producir efectos desfavorables o
FASE DE de gravamen
TERMINACION  Resolución tipo
 Resolución de inadmisión
 Certificación de acto producido por silencio
administrativo
 Acuerdo de suspensión de la ejecución de un
acto

4.4. Según la declaración que contienen

DOCUMENTOS DE DECISION O
RESOLUTIVOS Resoluciones

contienen una declaración de voluntad de un

órgano administrativo sobre materias de su Acuerdos
competencia
Notificaciones
Anuncios
DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN Oficios
Comunican la existencia de hechos o actos a Notas interiores
otras personas, órganos o entidades Cartas
Citaciones
Convocatorias
DOCUMENTOS DE CONSTANCIA O
Actas
CONSTATACION
Contienen una declaración de conocimiento de un
Certificados
órgano administrativo, persona o entidad pública
Diligencias
o privada, cuya finalidad es la acreditación de

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 actos, hechos o efectos.
DOCUMENTOS DE JUICIO
Informes
Contienen una declaración de juicio de un órgano
administrativo, persona o entidad, sobre las Propuestas
cuestiones de hecho o jurídicas que sean objeto
Dictámenes
de un procedimiento administrativo.

5. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Hay una característica que destaca en la escasa normativa sobre la

redacción de documentos: el antiformalismo: es decir, no hay normas que
impongan una forma obligatoria para los distintos tipos de documentos.
Pese a este antiformalismo, se observa en la mayoría de los documentos
comunes a las Administraciones una notable homogeneidad estructural (5).

El documento administrativo presenta una estructura tripartita:

encabezamiento, cuerpo y pie. Examinemos los criterios generales que
debemos aplicar en cada una de ellas.

5.1. Encabezamiento

Es la parte superior del documento. En ella se recoge la información

inmediata, básica y sintetizada del documento. Deben constar, al
menos, el título y el número clave de identificación del expediente.
Las partes en que se divide el encabezamiento son las siguientes(2):

5.1.1. Cabecera impresa

5.1.2. Titulo
5.1.3. Datos identificativos del documento
- Referencia - Identificación del
- Asunto interesado
- Fecha de inicio
5.1.4. Destinatario
5.2. Cuerpo
Es la parte reservada al contenido específico de cada documento. Su
longitud es variable y depende del mensaje y del tipo de documento.
Si por su complejidad o extensión fuera conveniente, se utilizaran
subtítulos indicativos de las distintas divisiones del documento,
destacados tipográficamente del resto(2).

9
5.3. Pie
O parte final del documento es el espacio reservado para las
indicaciones de tiempo y lugar (data) del documento, si no se han
expresado en otro lugar. Es también sitio destinado a la
formalización(2).

Ilustración 1: Estructura general de un documento administrativo

Ejemplo de Documento Administrativo - Resolución

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 BIBLIOGRAFIA

1. Figueroa M. Modelos de Documentos Administrativos [Internet]. UAM.

[citado 20 de junio de 2020]. Disponible en:
http://www.lllf.uam.es/~fmarcos/textos/documentosadmon/Documento
sadministrativos.htm

2. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: CONCEPTO, FUNCIONES Y

CARACTERÍSTICAS. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS [Internet]. Murcia: Escuela de Formacion e
Imnovacion Administracion publica; 2015 [citado 20 de junio de 2020].
Disponible en:
https://estaticos.sterm.org/spublicos/documentos/CARM/C2-TEMA-9.pdf

3. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: CONCEPTO, FUNCIONES Y

CARACTERÍSTICAS [Internet]. Escuela de Administracion Publica; 2016
[citado 20 de junio de 2020]. Disponible en:
https://estaticos.sterm.org/spublicos/documentos/CARM/C2-TEMA-9.pdf

4. Fernandez M. LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ADMINISTRACIÓN

PUBLICA [Internet]. Andalucia: Universidad de Cadiz; 2017 [citado 20
de junio de 2020]. Disponible en:
https://rodin.uca.es/bitstream/handle/10498/16815/MCP017.pdf?
sequence=1&isAllowed=y

5. Documentos Administrativos [Internet]. Administracion.gob.es. [citado

20 de junio de 2020]. Disponible en:
https://administracion.gob.es/pag_Home/espanaAdmon/Publicaciones-
oficiales-y-documentos-administrativos/Documentos-Administrativos-
basica.html?imprimir=1

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