SISTEMA PUBLICITARIO Y DE CONTROL DE INVENTARIOS TIENDA DE ROPA

PEKES

INSTRUCTORES:
JHON JAIRO DONATO ARIZA
ILMER CUELLO GARCÍA

PRESENTADO POR:
JULIAN ANDRÉS RIOS ARANGO
CARLOS EDUARDO FAJARDO HEREDIA

PROGRAMA DE FORMACIÓN:
ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

INSTITUCIÓN EDUCATIVA:
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
(SENA)

BOGOTÁ D.C.
2020
 Contenido

Pag.

1. Introducción. 2
2. Justificación 3
2.1. La Empresa 3
2.2. Delimitación del Proyecto 3
3. Imagen Institucional 4
3.1. Logo 4
3.2. Misión 4
3.3. Visión 4
4. Objetivos 5
4.1. Generales 5
4.2. Específicos 5
5. Aplicación de Entrevistas 6
5.1. Entrevista al Propietario 6
5.2. Entrevista al Administrador 7
6. Análisis de Situación 8
6.1. La Empresa 8
6.2. Delimitación del Proyecto 8
7. Propuesta Desarrollo Sistema de Información 9
8. Tabulación 10
8.1. Entrevista al Propietario 10
8.2. Entrevista al Administrador 11
9. Conclusiones 12

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 1. Introducción
Los sistemas de información vienen a ser uno de los principales productos
que la computación e informática provee. Es un sistema basado en
computadora, el cual es alimentado con datos por medio de
procedimientos de entrada y convierte los datos en información.

La importancia de los sistemas de información Radica en el contexto

global en el que se desenvuelven que les permite obtener ventajas
competitivas. Contribuyen con información veraz, oportuna, confiable
que le permiten realizar un análisis correcto de la información, lo cual le
permite reducir costos y mejorar procesos. También obtener una ventaja
competitiva en el mercado.

Hoy día muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos

por la implantación y uso eficiente de los Sistemas de Información, ya
que, de esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en
administración y gerencia de empresas.

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 2. Justificación
La creciente complejidad de las organizaciones ha aumentado en gran
medida la necesidad de tener información más conveniente y oportuna,
ya que actualmente las organizaciones públicas o privadas, se han
abocado a los avances tecnológicos de la época, los cuales tienden a
convertirse en una herramienta importante para el desarrollo de las
mismas, trayendo a favor una mejor optimización y desempeño del
personal que permitan agilizar los procesos, lo que genera un mejor
servicio al cliente.

Teniendo en cuenta la necesidad de optimizar capacidades, se

desarrollará la automatización de las actividades que se realizan en los
diferentes procesos de la empresa, como es el registro de entradas y
salidas del inventario, requisiciones de compras, solicitud, entrega de
productos y publicidad al público de productos en existencia.
Al respecto hay que tener en cuenta que una de las razones que
determina la importancia y justificación de desarrollar un sistema
automatizado para esta empresa, es la de registrar y controlar los
procesos, para dar así una respuesta inmediata a los diferentes clientes
(internos y externos) que soliciten información, en el momento en que lo
requieran optimizando el tiempo.

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 3. Identidad Corporativa
3.1. Logo:

3.2. Misión:

Ofrecer lo mejor en ropa y accesorios para jóvenes, niños y bebes, con

los más altos estándares de calidad que se encuentren a la vanguardia
de las nuevas tendencias, garantizando la satisfacción de nuestros
clientes ofreciéndoles productos y diseños de calidad, cumpliendo con
los parámetros de la moda actual en ropa infantil y juvenil.

3.3. Visión:

Tienda PEKES al año 2030 deberá ser reconocida a nivel nacional como
una empresa líder en la venta y comercialización de ropa y artículos para
jóvenes, niños y bebes, brindando un alto estándar de calidad en
nuestros productos y atención al alcance de sus manos.

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 4. Objetivos
4.1. Generales:
- Incursionar en el mercado de ventas en líneas ofreciendo a
nuestros clientes mejores productos desde la comodidad de sus
casas.
- Ser una empresa líder en la comercialización de ropa y artículos
para recién nacidos, ropa para prematuros, ropa para bebé,
ropa para niños, vestidos para niñas, vestidos para bautizo,
vestidos de primera comunión, zapatos para bebé, juguetes y
accesorios, todo en ropa infantil.

4.2. Especifico:
- Incrementar los niveles de venta y comercialización.
- Incursionar en ventas en todo el territorio nacional.
- Aumentar la participación en el mercado de ropa y artículos
para bebes.
- Mejorar la rentabilidad de la empresa mediante la innovación
de productos.
- Crear una imagen competitiva, haciendo que la marca sea
reconocida y considerada por los consumidores.

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 5. Aplicación de Entrevistas
5.1. Entrevista al Propietario:

1. ¿Cuál es su nombre?
Julian Andres Rios Arango
2. ¿Cuál es el nombre de su empresa?
Tienda PEKES
3. ¿Cuál es su Rol dentro de la empresa?
A) Propietario
B) Administrador
C) Empleado
4. ¿Está afiliado a Cámara y Comercio?
A) Si
B) No
5. ¿Tiene RUT?
A) Si
B) No
6. ¿Cuánto tiempo lleva la empresa en funcionamiento?
5 Meses aproximadamente
7. ¿Qué servicios presta su empresa?
Venta de ropa y accesorios infantiles y juveniles
8. ¿Tiene mapa de procesos en su empresa?
A) Si
B) No
9. ¿Su empresa cuenta con misión, visión y objetivos establecidos?
A) Si
B) No
10. ¿Es tienda física o virtual?
Física pero actualmente por temas de la pandemia estamos
ofreciendo solo servicios virtuales a través de redes sociales.
11. ¿Cómo lleva su inventario de los productos y servicios que ofrecen?
A) En un sistema de información
B) A través de una herramienta ofimática
C) Manual
12. ¿Cómo lleva el registro de sus ventas?
A) En un sistema de información
B) A través de una herramienta ofimática
C) Manual
13. ¿Utiliza alguna estrategia comercial para promocionar sus
productos?
A) Si
B) No

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14. ¿Tiene página Web?
A) Si
B) No
15. ¿Qué necesidades tiene para mejorar la atención al público y
potenciar su negocio?
Me gustaría que la tienda tuviera una página web con carrito de
compras, donde pueda promocionar al público los artículos que
tengo en existencia en la tienda; así mismo que en esa página
exista una sección donde solo puedan ingresar los administradores
o trabajadores del almacén a través de un login y contraseña que
muestre el inventario general actualizado en tiempo real y desde
este punto se pueda generar facturas de compra a los usuarios; por
último que permita generar reportes de ventas y contabilidad de
ingresos y egresos del negocio.

5.2. Entrevista al Administrador:

1. ¿Cuál es su nombre?
Carlos Eduardo Fajardo
2. ¿Para qué empresa trabaja?
Laboro para PEKES.
3. ¿Cuál es el cargo que ostenta dentro de la empresa?
Me desempeño como administrador contable del organismo.
4. ¿Administra algún sistema que le permita saber los ingresos y
egresos de la empresa en tiempo real?
A) Si
B) No
5. ¿El sistema de contabilidad que administra en la actualidad le
permite obtener un balance general de las ventas en tiempo real?
A) Si
B) No
6. ¿Lleva algún registro contable de la nómina del personal de la
empresa?
A) Si
B) No
7. ¿Mediante que método lleva el registro de inventarios?
Mediante facturación manual y tablas en Excel.
8. ¿Tiene algún método para identificar los días con mayores y
menores ventas?
No se cuenta con un sistema que me permita tener este tipo de
información a la mano.

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 6. Análisis de Situación
Para entender el desarrollo del proyecto es necesario explicar tanto el
contexto de la empresa como el de los usuarios, dando de esta manera
un punto de partida al presente proyecto, puesto que estos posibilitan y
modifican el progreso del mismo.
6.1. La empresa

El presente proyecto se desarrollará en la microempresa “Tienda de Ropa

Pekes”, ubicada en la ciudad de Bogotá D.C., la cual por motivo de su
fundación a principios del año 2020 es atendida y representada por 3
personas que a su vez son propietarios y administradores del negocio,
quienes serán los primeros usuarios del sistema de información acorde a
esta empresa, por lo anterior y por temas optimización de los recursos
económicos sus propietarios han venido desarrollado procesos de
inventarios, facturación y contabilidad de manera manual, como lo
realizan muchas empresas a nivel nacional, principalmente en varias
zonas del país, debido a la poca difusión, desarrollo e implementación de
sistemas de información acordes a las necesidades, que optimicen
procesos y solucionen problemáticas frente al tiempo, distancia y
circunstancias como sucede con la tienda de ropa anteriormente
mencionada.
6.2. Delimitación del proyecto

Al observar los procesos y actividades comerciales llevadas a cabo en la

Tienda de Ropa PEKES y después de analizar las respuestas de las
encuestas aplicadas, se pudo establecer que la mayoría de ellas, se
realizan de manera manual, factor que puede ser vulnerable a pérdida
de documentos y por otro lado centralizado puesto que solo pocos
usuarios pueden acceder a la información retardando procesos de
control, de seguimiento y de inventarios, por ello es necesario estructurar
y desarrollar un sistema de información que permita la optimización de
los procesos, en el cual se pueda conocer en tiempo la información real
de inventario, requisiciones de compras, solicitud y entrega de productos
y a su vez permitirá controlar el stock del almacén, lo cual facilitará
conocer el estado económico y de recursos con que cuenta la empresa,
productos en existencia, cantidad de productos, referencias y demás
aspectos de interés y una vez cuente con la optimización de los procesos,
esta información podrá ser suministrada de manera oportuna, confiable
y veraz a quien lo requiera.

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 7. Propuesta Desarrollo Sistema de
Información
Teniendo en cuenta el análisis de situación, se requiere empezar por
analizar y desarrollar un sistema de información accesible desde la
creación de una página web, que permita apoyar desde un mismo
espacio los procesos de inventarios, facturación, contabilidad y
publicidad comercial que permita que más personas conozcan la tienda
y coadyuve al crecimiento del negocio, puesto que en primer lugar la
empresa está en etapa de acreditación y crecimiento y para ello se hace
vital que tanto el propietario, empleados como clientes conozcan la
existencia de productos disponibles, que permita tener control y a su vez
comercializarlos de una manera ágil y genere alertas oportunas cuando
se esté agotando el stock con el fin de adquirir los elementos con los
proveedores correspondiente, en segundo lugar se considera que es
necesario delimitar el sistema de información puesto que se desea dar
solución a la necesidad más relevante de la empresa y generar cambios
importantes en el progreso y reconocimiento de la misma a través del
desarrollo de este sistema.

Para finalizar es necesario aclarar que existen en el mercado varios

sistemas de información que solucionarían las necesidades evidenciadas,
pero este tipo de software es de alto costo y por ende microempresas
que apenas inician no cuentan con los recursos necesarios para
adquirirlos y automatizar sus procesos; es por eso que hoy día hay muchas
empresas realizan sus controles de forma manual, debido a la relevancia
del control de activos en una compañía; sin embargo, el objetivo al
desarrollar este sistema de información estará enfocado especialmente
en el control y seguimiento de todos los productos de la empresa aquí
mencionada como su relación en el proceso de facturación,
abastecimiento, contabilidad y publicidad.

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 8. Tabulación
8.1. Entrevista al Propietario:

Pregunta Respuesta
1. ¿Cuál es su nombre? Julián Andrés Ríos Arango
2. ¿Cuál es el nombre de su
Tienda PEKES
empresa?
3. ¿Cuál es su Rol dentro de la
Propietario
empresa?
4. ¿El negocio está registrado en
Si
Cámara y Comercio?
5. ¿Tiene RUT? Si
6. ¿Cuánto tiempo lleva la
5 Meses aproximadamente
empresa en funcionamiento?
7. ¿Qué servicios presta su Venta de ropa y accesorios
empresa? infantiles y juveniles
8. ¿Tiene mapa de procesos en su
No
empresa?
9. ¿Su empresa cuenta con misión,
Si
visión y objetivos establecidos?
10. ¿Es tienda física o virtual? Física y Virtual (Redes Sociales)
11. ¿Cómo lleva su inventario de
A través de una herramienta
los productos y servicios que
ofimática (EXCEL)
ofrecen?
12. ¿Cómo lleva el registro de sus
Manual
ventas?
13. ¿Utiliza alguna estrategia
comercial para promocionar sus No
productos?
14. ¿Tiene página Web? No
Desarrollo de sistema de
15. ¿Qué necesidades tiene para
información para control de
mejorar la atención al público y
inventarios, contabilidad,
potenciar su negocio?
facturación y publicidad.

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8.2. Entrevista al Administrador:

Pregunta Respuesta
1. ¿Cuál es su nombre? Carlos Eduardo Fajardo
2. ¿Para qué empresa trabaja? Tienda PEKES
3. ¿Cuál es su Rol dentro de la
Administrador Contable
empresa?
4. ¿Administra algún sistema que le
permita saber los ingresos y egresos No
de la empresa en tiempo real?
5. ¿El sistema de contabilidad que
administra en la actualidad le
No
permite obtener un balance general
de las ventas en tiempo real?
6. ¿Lleva algún registro contable de
la nómina del personal de la No
empresa?
7. ¿Mediante que método lleva el Manual y Herramienta
registro de inventarios? Ofimática (EXCEL)
8. ¿Tiene algún método para
identificar los días con mayores y No
menores ventas?

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 9. Conclusiones
Con el desarrollo de este sistema de información se dinamizarán y
automatizarán los procesos, que permita un mayor reconocimiento a
nivel nacional de la Tienda de Ropa PEKES y una mejor atención al
público; así mismo permitirá obtener reportes en tiempo real del estado
del inventario, contabilidad, entradas, salidas, balances de facturación y
de esta manera coadyuvar al crecimiento financiero del negocio a
través de la buena optimización de los recursos.

De igual manera, con la creación y desarrollo de una página web con

carrito de compras se podrá potencializar y fortalecer el marketing
comercial de la tienda, generando una amplia difusión a nivel nacional
con el fin que los usuarios o clientes conozcan el catálogo de artículos
disponibles y de esta manera puedan realizar las compras que deseen
desde la comodidad de su hogar utilizando las herramientas
tecnológicas.

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